W jaki sposób prawidłowo rozliczyć pożyczkę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Udzielanie pracownikom świadczeń ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) wymaga od pracodawcy dyscypliny. Z takiej pomocy uprawnione osoby mogą korzystać jedynie w sposób zgodny z przepisami ustawy o zfśs. Udzielenie pożyczki uzależnione jest zatem od spełnienia określonych warunków. Dodatkowo pracodawca musi dokładnie wskazać zasady udzielania pożyczki, jej wykorzystania czy zwrotu. Niewłaściwe gospodarowanie środkami funduszu może wiązać się z zastosowaniem wobec pracodawcy kary grzywny

Pożyczki ze środków zfśs są tylko jedną z form pomocy udzielanej pracownikom i innym uprawnionym osobom w ramach działalności socjalnej. Jak wynika z przepisów ustawy o zfśs, działalność socjalna to m.in. udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Pomoc ta może się przejawiać w postaci bezzwrotnej zapomogi na różne cele mieszkaniowe, określone w regulaminie funduszu oraz w formie zwrotnej pożyczki.

Instytucję pożyczki regulują przepisy kodeksu cywilnego. Przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą rzecz tego samego gatunku i tej samej jakości (art. 720 par. 1 k.c). W związku z powyższym pożyczka to świadczenie czasowe, podlegające zwrotowi. Ze względu na taki charakter świadczenia warunki jej udzielania powinny zostać określone w regulaminie funduszu lub umowie pożyczki. Co istotne, pożyczka z zfśs, może być udzielona tylko na cele mieszkaniowe, czyli na:

● budowę lokalu w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego, uzupełnienie wkładów mieszkaniowych,

l zakup lokalu mieszkalnego od dewelopera czy też od osoby fizycznej, od spółdzielni mieszkaniowej, nadbudowę i rozbudowę budynku mieszkalnego,

l modernizację i przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych na lokal mieszkalny,

l dostosowanie mieszkania lub domu do potrzeb osoby niepełnosprawnej,

l wykup zajmowanych lokali mieszkalnych na własność, a także uzupełnienie zaliczki na wkład budowlany w związku z przekształceniem spółdzielczego, lokatorskiego prawa do zajmowanego lokalu na własnościowe prawo do lokalu,

l remont i modernizację mieszkania lub domu, a także pomoc finansową na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych, np. dopłatę do czynszu.

Niedopuszczalne jest udzielanie ze środków zfśs pożyczek przeznaczonych na inne cele, nawet w przypadku gdy bezpośrednio dotyczą ciężkiej sytuacji pracownika (np. pożyczka na leczenie dziecka czy pożyczka na zakup najpotrzebniejszych rzeczy codziennego użytku). Kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy o zfśs, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z jej przepisami, podlega karze grzywny.

Regulamin funduszu powinien określać, na jakich zasadach i w jakim trybie osoba uprawniona może się ubiegać o taką pomoc, zasady oraz tryb rozpatrywania wniosków, a także warunki przyznawania pożyczki (np. częstotliwość udzielania pożyczek oraz minimalną i maksymalną ich wysokość. Dodatkowo pracodawca powinien ustalić zasady spłaty pożyczek, wysokość ich oprocentowania, zasady poręczania, zasady umarzania w całości lub w części, tryb spłaty zadłużenia w przypadku rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę, okoliczności powodujące natychmiastową wymagalność spłaty pożyczki czy np. możliwości udzielania pożyczek uzupełniających.

Pomoc w formie pożyczki może zostać udzielona jedynie osobom uprawnionym do korzystania z funduszu, tj. pracownikom i ich rodzinom, byłym pracownikom - emerytom i rencistom i ich rodzinom, a także innym osobom, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z funduszu. Bezwzględnym warunkiem udzielenia takiej pomocy jest zawarcie stosownej umowy między pracodawcą a osobą korzystającą z pomocy.

Pożyczki mieszkaniowe mogą być oprocentowane, jednak nie jest to obligatoryjne. Nie ma przepisów regulujących oprocentowanie pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe ze środków funduszu socjalnego. Brak lub wysokość oprocentowania zależy od pracodawcy i jego wskazania zawartego w wewnętrznym regulaminie. Zabezpieczenie spłaty pożyczki może stanowić również poręczenie lub weksel. W przypadku poręczenia - przeważnie przez pracowników tego samego zakładu - poręczyciele przejmują na siebie solidarnie obowiązek spłaty, jeśli nie wywiąże się z niego pożyczkobiorca.

Raty pożyczki z zfśs udzielonej pracownikowi mogą być przez pracodawcę potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego pisemną zgodą (art. 91 par. 1 k.p.). Na potrącenia rat zgodzić się mogą również poręczyciele zatrudnieni u tego samego pracodawcy. Zgoda może być wyrażona np. w umowie pożyczki.

Przy dokonywaniu potrąceń rat pożyczki z zfśs należy pamiętać o tym, że po dokonanym potrąceniu pracownik musi dysponować kwotą co najmniej równą minimalnemu wynagrodzeniu za pracę w danym roku, po odliczeniu składek na ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy (art. 91 par. 2 pkt 1 k.p.). W przypadku braku zgody na takie potrącenia, pracodawca - w celu dokonania potrąceń z wynagrodzenia - będzie zmuszony uzyskać stosowny tytuł wykonawczy, w którym zostanie stwierdzony obowiązek spłaty rat pożyczkowych (np. prawomocne orzeczenie sądu zaopatrzone klauzulą wykonalności).

Pożyczka udzielona ze środków zfśs osobom uprawnionym na cele mieszkaniowe nie podlega opodatkowaniu. Dotyczy to także tego rodzaju pożyczek udzielanych na zasadach preferencyjnych, tj. oprocentowanych w sposób znacznie odbiegający od stawek rynkowych stóp oprocentowania. Opodatkowany będzie natomiast dochód powstały po umorzeniu pracownikowi części lub całej pożyczki.

Pracodawca powinien w pierwszej kolejności określić w regulaminie funduszu szczegółowe cele, na jakie może być udzielona pożyczka. Ustalając zapisy regulaminu, należy je dokładnie sprecyzować, ponieważ pożyczka nie będzie mogła zostać przyznana na cele niewskazane w regulaminie. Konieczne jest też określenie szczegółowych warunków udzielania takiej pomocy, czyli wskazanie zasad i trybu ubiegania się o pożyczkę, trybu rozpatrywania wniosków oraz wysokości pożyczek, częstotliwości ich przyznawania czy okresu spłaty.

Jednym z ważniejszych dla pracodawcy punktów regulaminu jest określenie sposobu zabezpieczania spłaty pożyczek oraz ich oprocentowania. Wyróżniamy dwie formy zabezpieczenia spłaty pożyczki: poręczenie i weksel. Odrębną formą zabezpieczenia pożyczki jest zgoda pożyczkobiorcy czy poręczyciela (o ile jest pracownikiem u tego samego pracodawcy) na dokonywanie potrąceń rat z jego wynagrodzenia za pracę. Zgoda taka może zostać wyrażona w umowie pożyczki lub w odrębnym dokumencie. Miesięczną ratę pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków zfśs udzielonej osobie uprawnionej na podstawie zawartej z nią umowy - zgodnie z obowiązującym w jednostce regulaminem zfśs, wraz z odsetkami, powinno liczyć się według następującego wzoru: (kwota pożyczki + kwota odsetek) : okres spłaty.

Poza zasadami udzielania pożyczek istotne jest również uregulowanie trybu dochodzenia ich zwrotu. Pracodawca w regulaminie powinien wskazać:

● tryb ściągania zadłużenia w przypadku niespłacania pożyczek, zmiany miejsca zamieszkania lub niewypłacalności pożyczkobiorcy,

● okoliczności powodujące natychmiastową wymagalność spłaty,

● tryb spłaty w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

W przypadku, gdy pracodawca przewiduje również możliwość zawieszenia lub umorzenia spłaty pożyczki w całości lub w części, powinien określić warunki takich działań.

Udzielamy pożyczek na cele mieszkaniowe naszym pracownikom i emerytom - byłym pracownikom. Z pożyczki takiej skorzystało dwóch pracowników i jeden emeryt. Pracownik X otrzymał pożyczkę w wysokości 5000 zł na okres 3 lat. Pożyczka jest oprocentowana na 2 proc. Jak obliczyć faktyczną wysokość miesięcznej raty? Pracownik Y w grudniu 2011 r. otrzymał pożyczkę w wysokości 6000 zł na 2 lata, która spłacana będzie od stycznia 2012 r. W umowie wyraził zgodę na potrącanie rat pożyczki z wynagrodzenia. Pracownik zarabia 1350 zł netto. Jak dokonać potrącenia rat? Nasz były pracownik - emeryt otrzymał pożyczkę w wysokości 3000 zł. Przed jej całkowitym spłaceniem zmarł. W regulaminie funduszu mamy zapis, zgodnie z którym z chwilą śmierci pożyczkobiorcy pożyczka zostaje umorzona. Czy spadkobiercy zmarłego byłego pracownika muszą zapłacić podatek od umorzonej części pożyczki?

Rozliczenie udzielonych pożyczek powinno zostać dokonane w następujący sposób:

1. Rozliczenie dla pracownika X

Wysokość miesięcznej raty pożyczki w okresie jej spłaty powinna być naliczona zgodnie ze wzorem: (kwota pożyczki + kwota odsetek) : okres spłaty. Wartość pożyczki wynosi 5000 zł, okres spłaty to trzy lata - 36 miesięcy, oprocentowanie pożyczki zostało ustalone na 2 proc., czyli wartość odsetek w sumie przez trzy lata wyniesie 100 zł (5000 zł x 2 proc. = 100 zł).

Miesięczna rata pożyczki wyniesie: (5000 zł + 100 zł) : 36 = 141,70 zł miesięcznie przez okres 3 lat.

2. Rozliczenie dla pracownika Y

Najpierw obliczamy wysokość miesięcznej raty udzielonej pracownikowi pożyczki.

6000 zł : 24 miesiące = 250 zł - miesięczna rata pożyczki

Następnie ustalamy kwotę wolną od potrąceń przy potrącaniu rat pożyczki z wynagrodzenia pracownika. W przypadku dokonywania potrąceń świadczeń na rzecz pracodawcy (np. pożyczka udzielona z zfśs), wolna od potrąceń jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. Skoro spłata pożyczki ma nastąpić od stycznia 2012 r., kwotą gwarantowaną pracownikowi będzie więc minimalne wynagrodzenie netto obowiązujące w 2012 r., czyli przy podstawowych kosztach uzyskania przychodu i PIT-2, będzie to kwota 1111,86 zł.

1350 zł - 250 zł raty = 1100 zł - tyle pozostałoby pracownikowi po potraceniu raty pożyczki

1100 zł to jednak mniej niż gwarantowana pracownikowi kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. 1350 zł - 1111,86 zł kwota wolna = 238,14 zł - tyle pracownikowi można potrącać maksymalnie z tytułu miesięcznych rat pożyczki

3. Rozliczenie pożyczki byłego pracownika - emeryta

W regulaminie zfśs znajduje się postanowienie, że z chwilą śmierci pracownika, emeryta i rencisty (byłego pracownika) niespłacona pożyczka na cele mieszkaniowe podlega umorzeniu. W takim przypadku z chwilą śmierci pożyczkobiorcy (pracownika, emeryta lub rencisty - byłego pracownika) niespłacona część pożyczki udzielona z zfśs podlega na mocy regulaminu umorzeniu. Zatem nie stanowi ona dla spadkobierców pożyczkobiorcy przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Inaczej byłoby, gdyby w regulaminie zfśs nie było zapisu o umorzeniu niespłaconej części pożyczki w przypadku śmierci pożyczkobiorcy. Wówczas, zgodnie z art. 922 par. 1 k.c., prawa i obowiązki zmarłego przechodzą z chwilą śmierci na spadkobierców. I tak, jeżeli umorzenie pożyczki nastąpiłoby po śmierci pożyczkobiorcy (byłego pracownika - emeryta), a w regulaminie zfśs lub w umowie o udzielenie pożyczki zawarto zapis o obowiązku uregulowania niespłaconych rat pożyczki przez spadkobiercę po śmierci pożyczkobiorcy, to udzielona pożyczka umorzona zostałaby faktycznie już spadkobiercy, a nie byłemu pracownikowi. W takim przypadku, gdy po śmierci pożyczkobiorcy dochodzi do umorzenia pożyczki spadkobiercy, który przejął obowiązki dłużnika, u tego spadkobiercy powstaje przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten odpowiada wartości umorzonej pożyczki.

@RY1@i02/2011/251/i02.2011.251.217000500.803.jpg@RY2@

Magdalena Kasprzak, ekspert z zakresu prawa pracy

Magdalena Kasprzak

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 2, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późń. zm.).

Art. 720 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 6, poz. 93 z późn. zm.).

Art. 87, art. 87¹, art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).