Pracodawca ma prawo zbierać dane dotyczące sytuacji socjalnej pracownika

Od ustalenia przez pracodawcę sytuacji materialnej pracownika zależy przyznanie mu świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Weryfikując wniosek pracownika o pomoc socjalną, pracodawca może żądać oświadczenia o uzyskiwanym dochodzie, a także dokumentów potwierdzających sytuację pracowników, pod warunkiem, że określi to w regulaminie funduszu.

Przyznawanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz ich wysokość uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Oznacza to, że prawo do świadczeń ustalane jest w oparciu o kryteria socjalne. Aby więc zweryfikować zasadność wniosku pracownika o pomoc i ustalić jego prawo do świadczeń, pracodawca musi dysponować określonymi informacjami dotyczącymi np. liczby członków rodziny, ich dochodu, sytuacji materialnej czy też stanu zdrowia. Ma on zatem prawo żądać stosownych informacji, w tym danych osobowych.

Zasady tworzenia funduszu i zasady gospodarowania jego środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Nie normuje ona jednak kwestii pozyskiwania i gromadzenia informacji o pracowniku, nie wskazuje również, w jaki sposób pracownik ma udokumentować swoje uprawnienia do świadczeń z funduszu. Pracodawca ma więc prawo zbierać dane dotyczące sytuacji socjalnej pracownika, o tym zaś, jakie konkretnie będą to dane, decydować powinien regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W jego postanowieniach należy sprecyzować zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie.

Regulamin powinien także określać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie. Dokumentami takimi mogą być oświadczenia pracowników o uzyskiwanym dochodzie na członka rodziny, zaświadczenia o zarobkach lub innych pobieranych świadczeniach, zaświadczenia o dochodach współmałżonka, a także roczny PIT, zaświadczenie o uczęszczaniu dziecka do szkoły, decyzja z urzędu pracy o wysokości pobieranego zasiłku dla bezrobotnych lub o przyznaniu statusu bezrobotnego bez prawa do zasiłku czy też decyzja o przyznaniu emerytury, renty lub zasiłku przedemerytalnego.

W wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/2001, OSNP 2004/6/99) Sąd Najwyższy uznał, iż dla zasadności przyznania świadczeń z ZFŚS nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. W ocenie SN oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny.

W innym orzeczeniu Sąd Najwyższy podkreślił, że zasady wykonywania obowiązku udokumentowania sytuacji materialnej pracownika powinny być sprecyzowane w regulaminie funduszu świadczeń socjalnych (wyrok z 20 sierpnia 2001 r. I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331). Regulamin powinien zatem określać, jakie dane należy przedstawić w celu uzyskania świadczeń albo wskazywać rodzaj dokumentów, które pracownik ma obowiązek przedstawić.

Zgodnie z art. 221 par. 2 pkt 1 kodeksu pracy pracodawca może się domagać, oprócz danych wymaganych do zatrudnienia, także innych danych osobowych pracownika oraz imion, nazwisk i dat urodzenia jego dzieci, jeśli jest to potrzebne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracodawca może się również domagać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich przedstawienia wynika z odrębnych przepisów, a za takie można uznać postanowienia regulaminu ZFŚS.

@RY1@i02/2011/242/i02.2011.242.21700020d.802.jpg@RY2@

Małgorzata Kalisz-Pawluk, radca prawny z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy

Małgorzata Kalisz-Pawluk

radca prawny z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy