Listy płac należy przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez podwładnego pracy

Przepisy kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników i jej przechowywania w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.).

Nałożenie na pracodawcę obowiązku przechowywania dokumentacji kadrowej nastąpiło w wyniku nowelizacji ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która weszła w życie 26 kwietnia 2007 r.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników po ustaniu stosunku pracy stanowią materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.) - dalej ustawa. Na pracodawcy ciąży zatem obowiązek ich należytego przechowywania, tak aby nie uległy uszkodzeniu lub zniszczeniu (art. 12 powołanej ustawy).

Przepisy nie regulują jednoznacznie, przez jaki okres powinno się przechowywać akta osobowe. Rozbieżności w tym zakresie istnieją już od dawna. Takiego problemu nie ma natomiast przy dokumentacji płacowej, którą należy przechowywać przez 50 lat (wprost stwierdza to art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Stanowisko, że akta osobowe należy przechowywać przez 50 lat od dnia ustania zatrudnienia, opiera się na art. 51u ustawy, który stwierdza, że w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy powinien on przekazać dokumentację do dalszego przechowywania na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Jednakże według innych interpretacji taki zapis w ustawie wcale nie wskazuje jednoznacznie, ile lat akta osobowe powinny być przechowywane. Jednak chociaż wprost przepisy tego nie stanowią, to dla zabezpieczenia swoich interesów pracodawca powinien przyjąć tę pierwszą interpretację i przechowywać zarówno dokumentację płacową, jak i akta osobowe przez 50 lat od ustania zatrudnienia danego pracownika.

W stosunku do list obecności i harmonogramów czasu pracy nie przewidziano obowiązku ich przechowywania po wykorzystaniu. Mając jednak na uwadze 3-letni okres przedawnienia roszczeń pracowniczych, dokumenty te należałoby przechowywać przez co najmniej 3 lata na wypadek ewentualnych sporów sądowych.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości wskazuje on podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu przekazuje ją do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania liczonego od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy dla dokumentacji osobowej, a dla dokumentacji płacowej - od dnia jej wytworzenia.

Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana, z tym że nie ma wymogu numerowania poszczególnych stron dokumentacji.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy, podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku w powiecie grodziskim, województwie mazowieckim, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Przed wydaniem postanowienia sąd może zasięgnąć opinii właściwego miejscowo urzędu skarbowego o stanie majątkowym pracodawcy.

Ustawodawca wprowadzając w art. 94 pkt 9b k.p. obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej nie sprecyzował, o jakie warunki przechowywania chodzi.

Optymalne warunki przechowywania dokumentacji na nośniku papierowym określono natomiast w rozporządzeniu ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284) - dalej rozporządzenie. Chociaż rozporządzenie to dotyczy przechowywania dokumentacji przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, to wydaje się, że z uwagi na brak odpowiedniego uregulowania dotyczącego pracodawców, wytyczne w niej zawarte powinny być posiłkowo stosowane przez każdego pracodawcę przechowującego dokumentację kadrową.

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem budynek, w którym przechowywana jest dokumentacja, powinien być sytuowany na suchym, niegrożącym osunięciem gruncie oraz powinien być położony powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych, z dogodnym dojazdem dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji natomiast nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku.

Przez pomieszczenia te nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe oraz nie powinny być w nim stosowane farby i lakiery zawierające formaldehyd, ksylen lub toluen. Powinno ono być natomiast wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, należy także utrzymywać odpowiednie warunki wilgotności i temperatury.

Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia poziom temperatury powinien utrzymywać się w przedziale 14-20°C, a wilgotności powietrza w przedziale 45-60 proc. Ponadto dokumentacja kadrowa powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego ustawodawca zaleca używanie świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Natomiast maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.

Światło słoneczne powinno się eliminować, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

Naruszenie omawianego obowiązku przechowywania dokumentacji kadrowej ze względu na to, że może godzić w prawa pracownika nie tylko w ramach prawa pracy, lecz także zabezpieczenia społecznego, oraz dlatego, że narusza interes państwowego zasobu archiwalnego, uznane zostało za wykroczenie.

Pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 7 k.p.).

Odpowiedzialność za omawiane wykroczenie ponosi pracodawca albo inna osoba lub organ obowiązany do działania we wskazanym zakresie za pracodawcę.

W praktyce obowiązki prowadzenia dokumentacji pracowniczej powierza się zwykle pracownikom bądź działom kadr. W takim przypadku za wykroczenie zwykle odpowiada pracownik wykonawczy, na którym spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Pracownik wystąpił do sądu z pozwem o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny, za miesiąc maj 2009 r. Ponieważ pracodawca kwestionuje wysokość świadczenia na rzecz pracownika, to powinien wykazać inicjatywę dowodową, przykładowo przedkładając ewidencje czasu pracy tego pracownika. Jednak kadrowa w ramach prowadzonych porządków w dokumentacji zniszczyła całą ewidencję czasu pracy za 2009 rok, uznając ją już za nieprzydatną. Tymczasem w powyższej sytuacji pracodawca, choć nie był zobowiązany do przechowywania tych dokumentów, to jednak powinien je przechowywać przez trzy lata, czyli w tym wypadku do końca maja 2012 r.

Katarzyna Gospodarowicz

prawnik z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp. k.

Art. 94 pkt 9a i 9b, art. 281 pkt 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j.Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284).