Do 31 maja 2011 r. należy wpłacić pierwszą ratę środków na ZFŚS

Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wynikający z art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej ustawa), dotyczy pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jedynie pracodawcy należący do sektora finansów publicznych, czyli prowadzący działalność w formie:

● jednostek budżetowych,

● samorządowych zakładów budżetowych,

mają obowiązek tworzenia funduszu bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy).

W przypadku pracodawców spoza sektora finansów publicznych, którzy zatrudniają jednak wymaganą liczbę 20 pracowników, przewidziano możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu. Wyjątek taki przewiduje bowiem art. 4 ustawy. Zgodnie z tym przepisem u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz, może również postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony.

U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu może zawierać regulamin wynagradzania. Dodatkowo, jeżeli nie ma zakładowej organizacji związkowej, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Czy pracodawca musi tworzyć fundusz od momentu rozpoczęcia działalności, czy też od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika?

Pracodawca nie musi tworzyć funduszu od momentu rozpoczęcia działalności. Pojęcie rozpoczęcie działalności pracodawcy może być rozumiane jako rozpoczęcie działalności w ogóle (np. rozpoczęcie działalności gospodarczej) lub jako zatrudnienie pierwszego pracownika - nie każdy nowy przedsiębiorca jest od razu pracodawcą, a nie każdy pracodawca jest przedsiębiorcą. Za przyjęciem rozwiązania, że chodzi tu o zatrudnienie pierwszego pracownika, przemawia fakt, iż dany podmiot uzyskuje dopiero wtedy status pracodawcy, a jak stanowi art. 1 ustawy - ta określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu. Dopiero od momentu uzyskania statusu pracodawcy dany podmiot zaczyna podlegać przepisom ustawy. Gdyby upierać się przy pierwszym rozwiązaniu, regulacjom tej ustawy podlegałby w praktyce każdy od momentu uzyskania pełnej zdolności do czynności prawnych. Pracowników może zatrudniać każdy (bez względu na to, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nienależący do sfery budżetowej mogą kształtować wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Mogą również postanawiać, że fundusz ten nie będzie tworzony. Pracodawca może dowolnie wybrać formę i metodę kształtowania odpisu na fundusz, jak również, w jakiej wysokości i w jaki sposób zostanie on naliczony (w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania). Koszty działalności pracodawcy obciążają odpisy i zwiększenia ukształtowane zarówno w wysokości ustalonej zgodnie z przepisami ustawy, jak i w wysokości wynikającej z układów zbiorowych pracy lub regulaminu wynagradzania.

Należy zatem przyjąć, że pracodawca, który skorzystał z możliwości dowolnego kształtowania odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych ustalony odpis na fundusz w przyjętej przez siebie wysokości. Warunkiem dopuszczalności zaliczenia do wspomnianych kosztów jest przekazanie środków pieniężnych na rachunek funduszu.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ustawy).

Środki funduszu pochodzą jednak nie tylko z odpisów dokonywanych przez pracodawcę. W świetle art. 7 ustawy środki tego funduszu zwiększa się o:

● wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, czyli z:

a) usług świadczonych przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,

b) opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

c) udzielania pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową,

● darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,

● odsetki od środków funduszu,

● wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

● wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,

● przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,

● przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,

● inne środki określone w odrębnych przepisach.

Odpisy i zwiększenia oraz kwoty wypłaconego świadczenia urlopowego obciążają koszty działalności pracodawcy.

Szczególne zasady dysponowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dotyczą sytuacji, w których dochodzi do przejęcia zakładów pracy.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca przejmujący (u którego nie ma funduszu) i zakładowa organizacja związkowa (lub przedstawiciel pracowników) zadecydowali, jeśli taka będzie ich wola, o stosowaniu regulaminu funduszu, który obowiązywał u poprzedniego pracodawcy (u którego fundusz działał). Ponieważ art. 7 ust. 3a ustawy nie normuje w sposób szczególny kręgu osób uprawnionych do korzystania z pomocy socjalnej finansowanej z tych środków, należy uznać, że będą mogli z niej korzystać wszyscy pracownicy pracodawcy przejmującego, a nie tylko ci, którzy przeszli do pracodawcy w wyniku transferu.

Nasz pracodawca przejął inną firmę wraz z pracownikami. Firma ta miała utworzony zfśs. Nasza firma funduszu jednak nie ma. Jak zatem postąpić ze środkami finansowymi zfśs przejętego pracodawcy?

W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 23¹ k.p. na pracodawcę, który nie jest zobowiązany do tworzenia funduszu, pracodawca przejmujący przejmuje również środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego (art. 7 ust. 3a ustawy). Nadwyżka przejętych środków pieniężnych oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami wraz z odsetkami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego.

Generalną zasadą jest, że w razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 23¹ k.p. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego (art. 7 ust. 3 ustawy).

W takim przypadku fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu - według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście. Zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, a dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami.

Przekazanie takich środków następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że porozumienie zawarte między pracodawcami (przekazującym i przejmującym), stanowi inaczej.

Skoro zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, a odpisy ustala się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, należy zatem omówić, jak taką liczbę ustalić.

Podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Zasady naliczania liczby zatrudnionych wynikają z przepisów rozporządzenia z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych w celu naliczania odpisu na fundusz, uwzględniamy tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę:

● na czas nieokreślony i określony oraz

● w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy.

Nie bierzemy w niej pod uwagę zatrudnionych w ramach pracy nakładczej i umów agencyjnych - tych ostatnich nawet jeśli wykonują pracę nieprzerwanie przez 30 dni.

Obliczamy przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników w naszej firmie. Czy powinniśmy uwzględnić pracowników zatrudnionych na zastępstwo w niepełnym wymiarze czasu pracy? Co z pracownikami przebywającymi na zwolnieniach lekarskich?

Pracodawca obliczający przeciętne zatrudnienie w roku w celu naliczenia odpisu na fundusz powinien uwzględnić wszystkich zatrudnionych na podstawie bezterminowych i terminowych umów o pracę, tzn. na: czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny, na zastępstwo, do prac interwencyjnych, na czas wykonywania określonej pracy, do prac sezonowych. Uwzględnia się zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Metody, jakie możemy stosować do obliczenia przeciętnej miesięcznej liczby zatrudnionych w zależności od nasilenia rotacji kadr w firmie, to:

● średnia arytmetyczna - polega na dodawaniu do siebie, na każdy dzień miesiąca, liczby zatrudnionych osób (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej sumy przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu,

● uproszczona - polega na zsumowaniu stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz podzieleniu przez 2,

● średnia chronologiczna - polega na zsumowaniu dwóch stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i podzieleniu przez 2, a następnie dodaniu do otrzymanego wyniku stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie podzieleniu przez 2.

Taki sposób wyliczenia liczby zatrudnionych pracowników będzie wystarczający, gdy nie będziemy mieli do czynienia ze zmianą stanu zatrudnienia. Taka sytuacja zdarza się jednak rzadko.

W przypadku gdy w firmie nie ma dużych wahań stanu osobowego, wystarczy przyjąć liczbę zatrudnionych z początku i końca danego miesiąca i podzielić wynik przez 2. W przypadku jednak gdy nasz pracodawca planuje większe wahania kadr, może wziąć pod uwagę stan zatrudnienia z większej liczby dni w miesiącu i podzielić wynik przez liczbę tych dni.

Pracodawca zatrudnia w swoim zakładzie 32 osoby, z tym że 15 z nich pracuje na pełnym etacie, 8 na 1/2 etatu, 3 na 1/3 etatu i 6 na 1/8 etatu. W jaki sposób prawidłowo obliczyć przeciętną miesięczną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty?

Należy obliczyć sumę etatów, przyjmując za każdy niepełny etat odpowiedni ułamek. Postępujemy zatem w następujący sposób:

15 x 1 = 15 - liczba osób na pełnym etacie

8 x 1/2 = 4 - liczba osób zatrudnionych na 1/2 etatu

3 x 1/3 = 1 - liczba osób zatrudnionych na 1/3 etatu

6 x 1/8 = 0,75 - liczba osób zatrudnionych na 1/8 etatu

Razem:

15 + 4 + 1 + 0,75 = 20,75, czyli w przeliczeniu na pełne etaty wynosi 21.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy zakład pracy działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na fundusz za niepełny rok kalendarzowy.

Pracodawcy, którzy 1 stycznia 2011 r. zatrudniali przynajmniej 20 pracowników i tworzą zfśs, mają obowiązek do 31 maja 2011 r. wpłacić pierwszą ratę środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Obowiązek ten dotyczy również pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, bowiem jednostki te mają obowiązek tworzyć fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Przypomnijmy, że obowiązkowo pracodawca powinien:

● do 31 maja danego roku przekazać co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego, a następnie

● do 30 września danego roku przekazać pozostałą część środków (czyli 25 proc.).

Do 31 maja danego roku można dokonać odpisu również w pełnej wysokości.

Termin wrześniowej wpłaty dotyczy tylko tych pracodawców zobowiązanych do tworzenia zfśs, którzy nie przelali wcześniej całej kwoty.

Terminy dokonywania wpłat nie wiążą pracodawców, którzy nie będąc zobowiązani do jego utworzenia (zatrudniają poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), a utworzyli fundusz dobrowolnie.

Nasza firma ma problemy finansowe - w związku z tym I rata odpisu została zaksięgowana, ale środki finansowe nie zostały jeszcze przekazane. Czy za takie działanie firma zostanie ukarana?

Jeżeli w danym roku kalendarzowym z przyczyn ekonomicznych nastąpiło jedynie zaksięgowanie odpisu podstawowego na fundusz - pracodawca pozostaje dłużnikiem funduszu i powinien powstałe wobec tego funduszu zobowiązanie wypełnić w najbliższym możliwym terminie. Pracodawca w przypadku niewykonywania przepisów ustawy albo podejmowania działań niezgodnych z jej przepisami zagrożony jest karą grzywny.

Czy pracodawca, który rozpoczął swoją działalność w kwietniu 2011 r. i zatrudnia 23 pracowników, pierwszą wpłatę na ZFŚS musi dokonać już w maju? Nie, jak wynika z art. 6a ustawy pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym zobowiązany do utworzenia funduszu dokonuje odpisu na ZFŚS od następnego roku kalendarzowego. Jeżeli jednak rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca od razu tworzy fundusz według zasad ogólnych.

Podkreślenia wymaga, iż odpis podstawowy odprowadza się od każdego zatrudnionego, podczas gdy wśród uprawnionych do korzystania ze świadczeń mogą być także inne osoby (np. emeryt - były pracownik, czy uprawniony przez regulamin członek rodziny pracownika). To, że dany podmiot może korzystać z zfśs, nie oznacza, iż należy od niego odprowadzać odpisy - są to dwie różne kwestie, których nie należy mylić. Zgodnie z regulaminem uprawnienia do korzystania z funduszu mogą być nadane np. osobom pobierającym zasiłki i świadczenia przedemerytalne, a mimo to pracodawca nie będzie naliczał odpisu na fundusz na te osoby.

W myśl art. 190 k.p. młodocianym w rozumieniu kodeksu jest osoba, która ukończyła 16 lat (zabronione jest zatrudnianie osoby, która nie ukończyła 16 lat), a nie przekroczyła 18 lat. Ukończenie przez pracownika 18 lat pozbawia go charakteru pracownika młodocianego.

Wolno zatrudniać tylko tych młodocianych, którzy:

● ukończyli co najmniej gimnazjum,

● przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu.

Młodociany nieposiadający kwalifikacji zawodowych może być zatrudniony tylko w celu przygotowania zawodowego na warunkach określonych w rozporządzeniu z 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania. Zgodnie z par. 19 tego rozporządzenia młodocianemu w okresie nauki zawodu przysługuje wynagrodzenie obliczane w stosunku procentowym do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, obowiązującego od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Stosunek procentowy wynagrodzenia wynosi:

● w pierwszym roku nauki - nie mniej niż 4 proc.,

● w drugim roku nauki - nie mniej niż 5 proc.,

● w trzecim roku nauki - nie mniej niż 6 proc.

Naliczanie przy tak niskim wynagrodzeniu pełnego odpisu podstawowego spowodowałoby nadmierne obciążenie pracodawcy, wobec czego wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5 proc., w drugim roku nauki 6 proc., a w trzecim roku nauki 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Kolejną grupą pracowników, których dotyczą szczególne zasady dokonywania odpisów, stanowią pracownicy niepełnosprawni. Dotyczy to pracowników, wobec których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Pracownik, którego zatrudniamy, w kwietniu dostarczył nam orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym. Od kiedy należy uwzględniać go jako pracownika niepełnosprawnego?

Osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych,

począwszy od dnia przedstawienia orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność.

W przypadku przedstawienia kolejnego orzeczenia, osobę wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, począwszy od dnia złożenia wniosku o wydanie orzeczenia. Warunkiem jest jednak, aby z orzeczenia wynikało, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna, a wniosek o wydanie orzeczenia został złożony nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia. Osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych również w okresie do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia, jeżeli z treści tego orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna.

Do znacznego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającą, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki i pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji.

Do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej lub wymagającą czasowej albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych.

Do lekkiego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę o naruszonej sprawności organizmu, powodującej w sposób istotny obniżenie zdolności do wykonywania pracy, w porównaniu ze zdolnością, jaką wykazuje osoba o podobnych kwalifikacjach zawodowych z pełną sprawnością psychiczną i fizyczną lub mająca ograniczenia w pełnieniu ról społecznych, dające się kompensować przy pomocy wyposażenia w przedmioty ortopedyczne, środki pomocnicze lub środki techniczne - przy czym niezdolność do samodzielnej egzystencji oznacza naruszenie sprawności organizmu w stopniu uniemożliwiającym zaspokajanie bez pomocy innych osób podstawowych potrzeb życiowych, za które uważa się przede wszystkim samoobsługę, poruszanie się i komunikację.

Nie jesteśmy zakładem pracy chronionej, ale zatrudniamy pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Czy powinniśmy dokonać odpisu na zfśs na takiego pracownika?

Zaliczenie danej osoby do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wyklucza możliwości zatrudnienia tej osoby u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, w przypadku uzyskania pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy o przystosowaniu przez pracodawcę stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej. Pracownik ten jest zatem pełnoprawnym pracownikiem, który powinien być uwzględniony w przeciętnej liczbie zatrudnionych u tego pracodawcy. Pracodawca na takiego pracownika dokonuje też normalnego lub zwiększonego odpisu.

Wpływ na zwiększenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mają również emeryci i renciści objęci opieką socjalną przez pracodawcę, czyli uprawnieni do korzystania ze świadczeń z zfśs.

Warto podkreślić, że wysokość odprowadzanego odpisu nie ma wpływu na możliwość korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS - zasady te powinny być określone w regulaminie. Jeżeli regulamin ten nie stanowi inaczej, takie samo prawo do świadczeń ma emeryt - były pracownik (chociaż nie odprowadza się od niego odpisu) jak pracownik zatrudniony w szczególnie uciążliwych warunkach, od którego odpis wynosi 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

W jaki sposób uwzględniać i czy w ogóle uwzględniać emerytów i rencistów uprawnionych do świadczeń z zfśs przy naliczaniu wysokości odpisu?

Zasada przeliczania na pełne etaty dotyczy wyłącznie naliczania odpisu podstawowego na pracowników. Liczba emerytów i rencistów, na których pracodawca zdecyduje dokonać naliczenia zwiększającego fundusz, może być przyjęta np. w dacie naliczenia zfśs i może być dokonywana do końca września, gdyż do końca tego miesiąca należy przekazać równowartość

odpisów i zwiększeń, o których mowa w art. 5 ustawy o zfśs. Liczba byłych pracowników - emerytów i rencistów, na których pracodawca dokona zwiększenia zfśs w danym roku - nie podlega korekcie.

Dokonujemy odpisu na emerytów i rencistów byłych pracowników naszego zakładu. Ile powinien wynieść taki odpis - 37,5 proc. czy 6,25 proc.?

Za emerytów i rencistów jako byłych pracowników zakładu nie dokonuje się odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jak wynika z art. 5 ust. 5 ustawy, pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego stanowiącego podstawę odpisu w danym roku, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Podstawę ustalenia wysokości odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz wysokości świadczenia urlopowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w II półroczu poprzedniego roku - w zależności od tego, który z tych wskaźników jest wyższy.

Jak wynika z obwieszczenia prezesa GUS z 18 lutego 2011 r., przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2010 r. wyniosło 2822,66 zł, natomiast w drugim półroczu 2010 r. - 2917,14 zł. Zatem jako podstawę do obliczania odpisów na zfśs i świadczenie urlopowe w 2011 r. przyjmujemy większą z tych kwot, czyli 2917,14 zł.

Aby obliczyć wartość odpisu w przeliczeniu na jedną osobę, należy wskaźnik (2917,14 zł) pomnożyć przez wartość procentową właściwą dla poszczególnych grup pracowników.

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w danym roku, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (art. 5 ust. 5a ustawy).

W przypadku pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym lub umiarkowanym odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych może wynosić 37,5 proc. średniego wynagrodzenia miesięcznego w danym roku stanowiącego podstawę naliczania odpisów na fundusz. W 2011 r. normalny odpis na takiego pracownika wynosi zatem 1093,93 zł. Obowiązujące przepisy umożliwiają również zwiększenie takiego odpisu na niepełnosprawnych pracowników o 6,25 proc., czyli o 182,32 zł. Decyzja o takim zwiększeniu jest dobrowolna i to pracodawca musi ją podjąć. W przypadku gdy zdecyduje się na takie zwiększenie odpisów na fundusz, odpis za każdego niepełnosprawnego pracownika w stopniu znacznym lub umiarkowanym wyniesie w sumie 1276, 25 zł.

Stawek dotyczących wysokości odpisów podstawowych na fundusz, określonych przepisami ustawy, nie stosuje się do:

● szkół wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym,

● szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty nauczyciela.

Na ogólnych zasadach wynikających z ustawy odpisów dokonuje się dla pracowników administracji i obsługi oraz emerytów i rencistów objętych opieką socjalną, którzy nie byli pracownikami pedagogicznymi. Natomiast w stosunku do nauczycieli podlegających Karcie nauczyciela kwestię odpisów na fundusz regulują jej przepisy.

Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, obowiązującej 1 stycznia danego roku (art. 53 Karty nauczyciela).

A zatem, na czynnego nauczyciela odpis socjalny w 2011 r. wynosi 2691,50 zł (2446,82 zł x 110 proc.).

Z art. 53 Karty Nauczyciela, wynika bowiem, że całoroczny odpis jest iloczynem

● planowanej liczby zatrudnionych nauczycieli przeliczonych na pełny wymiar zajęć (skorygowanej na koniec roku do faktycznego stanu zatrudnienia) i

● 110 proc. kwoty bazowej przewidzianej w ustawie budżetowej na bieżący rok dla tej grupy zawodowej, obowiązującej 1 stycznia tego roku (1 stycznia br. 2446,82 zł według art. 13 ust. 2 ustawy budżetowej na 2011 r.).

Natomiast na nauczyciela emeryta lub rencistę 5 proc. pobieranego przez niego świadczenia emerytalnego lub rentowego oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych.

Odpisy na nauczycieli, łącznie z naliczonymi odpisami podstawowymi na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na pozostałych pracowników oraz emerytów, rencistów i nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne - byłych pracowników, stanowią jeden fundusz w szkole.

Czy nauczyciel emeryt, który został zatrudniony na część roku, powinien zostać uwzględniony w przeciętnej liczbie zatrudnionych nauczycieli uwzględnianych przy naliczaniu odpisu na zfśs?

Wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli zależy od faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć). Bez znaczenia w tym względzie jest to, czy nauczyciel zatrudniony w szkole pobiera równocześnie emeryturę lub rentę.

Karta nauczyciela nakłada obowiązek dokonania odpisu na zfśs na każdego byłego nauczyciela danej szkoły, który przeszedł na emeryturę lub rentę, niezależnie od tego, czy nauczyciel ten łączy pobieranie emerytury lub renty z pracą w szkole.

W sytuacji opisanej w pytaniu na emerytowanego nauczyciela należy dokonać odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w szkole w odpowiedniej wysokości (5 proc. pobieranej przez niego emerytury). Jeżeli nauczyciel ten zostanie zatrudniony w szkole na pewien okres roku szkolnego, znajdzie to odzwierciedlenie w faktycznej przeciętnej liczbie zatrudnionych nauczycieli, co w konsekwencji wpłynie na wysokość obligatoryjnego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla zatrudnionych w szkole nauczycieli.

Znając wartość odpisu na poszczególne kategorie pracowników oraz średnioroczną planowaną liczbę pracowników poszczególnych kategorii, należy pomnożyć obie te wartości. Przykładowo w styczniu 2011 r. pracodawca zaplanował, że w całym 2011 r. średniomiesięcznie będzie zatrudniać 30 pracowników (20 w przeliczeniu na pełne etaty), w tym:

● 12 pełnoetatowców - w normalnych warunkach pracy,

● 3 pełnoetatowców - w szczególnych warunkach pracy,

● 10 pracowników na 1/2 etatu - o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności (zwiększony odpis),

● 5 pracowników młodocianych w III roku nauki.

W jaki sposób prawidłowo obliczyć wysokość rat odpisów na zfśs? W pierwszej kolejności obliczamy kwoty odpisów na poszczególne grupy pracowników:

a) zatrudnieni w normalnych warunkach: 12 pracowników × 1093,93 zł = 13127,16 zł,

b) zatrudnieni w szczególnych warunkach: 3 pracowników × 1458,57 zł = 4375,71 zł,

c) osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności:

10 pracowników na 1/2 etatu = 5 pełnych etatów

(5 etatów × 1093,93 zł + 10 pracowników x 182,32 zł) = 5469,65 zł + 1823,20 zł = 7292,85 zł (pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdą osobę niepełnosprawną o 6,25 proc.),

d) młodociani w III roku nauki: 5 pracowników × 204,20 zł = 1021 zł,

(nie przelicza się ich na pełne etaty i nie wlicza do przeciętnego zatrudnienia).

A zatem kwota wstępnego naliczenia funduszu za 2011 r. po zsumowaniu powyższych wyliczeń wyniesie: 25 816,72 zł (13 127,16 zł + 4375,71 zł + 7292,85 zł + 1021 zł)

Następnie obliczamy wysokość poszczególnych rat:

1. Rata

Wynosi co najmniej 75 proc. ogólnego odpisu. Pracodawca powinien przekazać taką kwotę na konto zfśs do 31 maja 2011 r. Pierwsza rata odpisu w przypadku naszego pracodawcy wyniesie zatem co najmniej:

25 816,72 zł x 75proc. = 19 362,54 zł

2. Rata

Pozostałe 25 proc. ogólnego odpisu powinno zostać wpłacone do 30 września 2011 r. Druga rata wyniesie zatem: 25 816,72 zł x 25 proc. = 6454,18 zł

Pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia 2011 r. zatrudniali co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dowolnie kształtować wysokość odpisów na zfśs. Zapisy w tej sprawie muszą znaleźć się jednak w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania - jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym.

Środki funduszu muszą być gromadzone na osobnym rachunku bankowym. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń, naliczonych na dany rok kalendarzowy, pracodawca może wpłacać na rachunek jednorazowo lub właśnie w dwóch ratach.

Pod koniec roku obowiązkiem pracodawcy jest skorygowanie kwoty odpisu na podstawie zatrudnienia rzeczywistego. Po dokonaniu korekty możliwe są dwie sytuacje - niedobór lub nadwyżka. W przypadku niedoboru obowiązkiem pracodawcy jest jego uzupełnienie. Załóżmy, że planowane zatrudnienie w jednostce budżetowej w 2011 r. zostało ustalone na poziomie 150 etatów. Na koniec roku przeciętne faktyczne zatrudnienie w jednostce ustalono na 148 etatów. Jakie informacje powinna zawierać ewidencja księgowa odpisów na fundusz? Ustalenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jego korekta na koniec roku oraz ewidencja w księgach rachunkowych powinny zawierać następujące informacje:

1. Utworzenie odpisu w marcu 2011 r. i zaliczenie go w koszty: 1093,93 zł x 150 etatów = 164 089,50 zł.

2. Przekazanie do 31 maja 2011 r. z rachunku wydatków bieżących na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - I rata w wysokości 75 proc., tj.

164 089,50 zł x 75 proc. = 123 067,13 zł.

3. Wpływ środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - I rata.

4. Przekazanie do 30 września 2011 r. środków z rachunku wydatków bieżących na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - II rata w wysokości 25 proc., tj. 164 089,50 zł x 25proc. = 41 022,38 zł.

5. Wpływ środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - II rata.

6. Korekta w końcu roku odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w związku z ustaleniem faktycznego zatrudnienia:

164 089,50 zł - (1093,93 zł x 148 etatów) = 164 089,50 zł - 161 901,64 zł = 2187,86 zł.

7. Zwrot środków z rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rachunek podstawowy w związku z korektą odpisu.

8. Wpływ na rachunek bieżący zwróconych środków z rachunku zfśs.

9. Techniczny zapis ujemny na rachunku bieżącym.

Dokonując korekty odpisu na zfśs, należy porównać planowany stan zatrudnienia ze stanem rzeczywistym osobno dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, pracowników pracujących w warunkach szczególnie uciążliwych oraz osobno dla pracowników młodocianych. Dopiero po porównaniu przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych grupach pracowników możliwe będzie ustalenie, czy łączna kwota całorocznego odpisu musi zostać skorygowana.

Pracodawca, naliczając na początku roku odpis na fundusz, powinien uwzględnić już w tym odpisie przewidywane dodatkowe zatrudnienie lub planowaną redukcję zatrudnienia. Zdarza się, że w trakcie roku mogą wystąpić dodatkowe, często nieprzewidywalne okoliczności, które spowodują zmianę stanu zatrudnienia, np. redukcja zatrudnienia. Dlatego na koniec roku, najpóźniej do 31 grudnia, pracodawca powinien dokonać korekty odpisu na zfśs do rzeczywistej, przeciętnej liczby pracujących w zakładzie za dany rok kalendarzowy. W przypadku gdy średnia rzeczywista liczba zatrudnionych okaże się wyższa od zaplanowanej, wówczas do końca roku należy odprowadzić na wyodrębnione konto funduszu dodatkowe środki. W odwrotnej sytuacji powinniśmy wycofać część pieniędzy z rachunku zfśs i zasilić nimi rachunek bieżący zakładu lub zmniejszyć o określoną kwotę przyszłoroczny odpis.

W sytuacji gdy już w trakcie roku pracodawca będzie miał pewność, że planowany poziom zatrudnienia ulegnie zmianie, może wówczas wstępnie skorygować wysokość odpisów na zfśs jeszcze przed przelaniem pieniędzy na konto funduszu. Najpóźniej do 31 grudnia danego roku pracodawca musi dokonać finalnej korekty odpisu.

Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy o zfśs, nie wykonuje przepisów tej ustawy albo podejmuje działania niezgodne z jej przepisami, podlega karze grzywny (art. 12a ustawy).

W sprawach dotyczących naruszenia przepisów ustawy orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Czy są jakieś ograniczenia w egzekucji ze środków zfśs? Egzekucja ze środków funduszu może odbywać się jedynie w związku z zaciąganymi przez zfśs zobowiązaniami.

Przypomnijmy, że w przypadku egzekucji z wierzytelności z rachunku bankowego dochodzi do zajęcia praw dłużnika przysługujących mu z umowy rachunku bankowego (także rachunku bankowego obejmującego wkład oszczędnościowy). Środki finansowe funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, co umożliwia wyodrębnienie ich z pozostałego majątku pracodawcy. Środkami tymi administruje pracodawca, jednak administrowanie to podlega istotnym ograniczeniom.

Co istotne - od momentu przelania konkretnych środków pieniężnych na rachunek funduszu pracodawca nie jest już ich właścicielem. Administrowanie funduszem oznacza jedynie wykonywanie obowiązków i uprawnień określonych w ustawie (takich jak: zapewnienie obsługi technicznej, kadrowej i finansowej niezbędnej do funkcjonowania funduszu w zakładzie pracy oraz odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów ustawy).

Do funduszu jako wyodrębnionej masy majątkowej mają zastosowanie zasady szczególne (art. 12 ust. 2 ustawy). Otóż przepisy ustawowe wprowadzają ograniczenia egzekucji w stosunku do środków funduszu. Egzekucja może być bowiem prowadzona w stosunku do środków funduszu tylko wtedy, gdy egzekwowane roszczenie wynika z określonego zobowiązania pracodawcy. Chodzi o zobowiązanie zaciągnięte w związku z prowadzeniem działalności socjalnej finansowanej z funduszu. Jeżeli zfśs sam nie zaciągnął zobowiązań wobec banków i nie ma zadłużeń u innych wierzycieli, to nikt nie ma prawa zająć rachunku bankowego funduszu. Zgromadzone na nim środki są bowiem przeznaczone na pomoc socjalną dla pracowników zakładu pracy, nie stanowią więc źródła finansowania innych potrzeb operacyjnych tego zakładu.

Co za tym idzie w zakresie możliwości prowadzenia egzekucji ustawa nakazuje traktować fundusz jako masę majątkową odrębną od mienia pracodawcy, który jest podmiotem zaciągającym określone zobowiązania handlowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Ograniczenie egzekucji ze środków funduszu ma ścisły związek z obowiązkiem gromadzenia środków zfśs na odrębnym rachunku bankowym. W praktyce w sytuacji gdy pracodawca nie ma odrębnego rachunku bankowego funduszu, to nie może korzystać z ograniczenia prowadzenia egzekucji. Jest to spowodowane trudnościami z wyodrębnieniem majątku funduszu z pozostałego majątku pracodawcy.

Równie istotne jest to, że w świetle wyjaśnień ministra finansów przelanie środków pieniężnych, stanowiących równowartość odpisów na zfśs, na rachunek funduszu warunkuje możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Pracodawca za naruszenie przepisów ustawy może zostać ukarany karą grzywny. Takim wykroczeniem może być np. niedokonywanie odpisów na zfśs, nieutworzenie funduszu w sytuacji gdy pracodawca jest do tego zobowiązany, niezgodne z przepisami wydatkowanie środków funduszu (bez uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych). Będzie to również nieterminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu.

W myśl art. 24 kodeksu wykroczeń grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5000 złotych, chyba że przepis ustawowy stanowi inaczej. Ustawa o zfśs nie wprowadza innych wysokości grzywien.

● Przy stosowaniu art. 7 ust. 3 ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych należy mieć na uwadze cel tej ustawy. Sprzeczne z tym celem byłoby przyjęcie, że przepisy wymienionej ustawy pozwalają na finansowanie świadczeń socjalnych przyznanych pracownikom zatrudnionym przez jednego pracodawcę z funduszów innego pracodawcy przeznaczonych na finansowanie świadczeń socjalnych jego pracowników.

● Granica wieku jest również warunkiem, od którego prawo uzależnia możność uzyskania przymiotu pracownika.

● W razie przejścia części zakładu pracy na postawie art. 231 par. 1 kp. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy przejmującemu służy, wobec pracodawcy przekazującego, roszczenie o wypłatę środków pieniężnych zgromadzonych na tym funduszu w wysokości określonej w art. 7 ust. 3b ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

● Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku określonego w art. 3 ust. 3a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi wykroczenie sankcjonowane w art. 12a ust. 1 wspomnianej ustawy. W żadnym natomiast razie naruszenie przepisów ustawy poprzez niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy do wypłaty świadczenia urlopowego, które - o ile pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie - nie stanowi świadczenia należnego.

@RY1@i02/2011/091/i02.2011.091.209.0005.001.jpg@RY2@

Wysokości odpisów na poszczególnych pracowników

@RY1@i02/2011/091/i02.2011.091.209.0005.002.jpg@RY2@

Magdalena Kasprzak, ekspert z zakresu prawa pracy

Magdalena Kasprzak

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 5, art. 6 ust. 2, art. 7, art. 12 ust. 2, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późń. zm.)

Art. 53 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674 z późn. zm.).

Art. 13 ust. 2 ustawy budżetowej na rok 2011 z 20 stycznia 2011 r. (Dz.U. nr 29, poz. 150).

Art. 2a ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 214, poz. 1407 z późń. zm.).

Art. 24 ustawy z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 46, poz. 275 z późń. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).