Średnioroczne zatrudnienie jest podstawą do naliczenia odpisu

Zasada przyjmowania średniorocznego zatrudnienia do naliczenia corocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) dotyczy wszystkich pracodawców tworzących ten fundusz, wymienionych w art. 3 ustawy o ZFŚS. Należy pamiętać, że wyjątkiem od tej zasady są publiczne szkoły wyższe oraz pracodawcy zatrudniający nauczycieli objętych przepisami Karta nauczyciela, na których odpis na fundusz nalicza się według odrębnych zasad przewidzianych w pragmatykach zawodowych obydwu tych grup.

Sposób naliczania odpisu na ZFŚS określono w art. 5 ustawy o ZFŚS. Po pierwsze należy ustalić krąg osób zatrudnionych, które należy brać pod uwagę i przeliczyć niepełne etaty na liczbę pełnych etatów. Na początku każdego roku pracodawca ustala więc planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych (w warunkach normalnych oraz szczególnych warunkach lub pracach o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych). Jest ona podstawą naliczenia odpisu na ZFŚS. W końcu roku pracodawca (najpóźniej do 31 grudnia) powinien skorygować ją do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie za dany rok kalendarzowy.

Od 15 stycznia 2009 r. wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (przed zmianą przepisów zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy) wynosi 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W ustawie o ZFŚS wprowadzono bezpośrednie odwołanie do przepisów ustawy o emeryturach pomostowych. W związku z tym zmieniła się także treść delegacji ustawowej do wydania rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z nią minister właściwy do spraw pracy miał określić, w drodze rozporządzenia, sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na fundusz, biorąc pod uwagę w szczególności liczbę osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Minister pracy i polityki społecznej dopełnił tego obowiązku, wydając 9 marca 2009 r. rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych). Zastąpiło ono rozporządzenie o takiej samej nazwie z 14 marca 1994 r. Jego przepisy obowiązują od 18 marca 2009 r. Określono w nim szczegółowe zasady ustalania liczby osób, od których uzależniony został obowiązek tworzenia funduszu.

Zgodnie z rozporządzeniem w przeciętnej liczbie zatrudnionych pracodawcy mają obowiązek uwzględniania jedynie pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (w przeliczeniu na pełne etaty). Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.). Ustawowe zatrudnienie ma charakter pracowniczy oraz ustawowa definicja kręgu osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie obejmuje osób zatrudnionych na podstawie innych podstaw zatrudnienia niż pracownicze, dlatego nie ujmuje się w przeciętnym zatrudnieniu osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej oraz wykonujących pracę nakładczą.

Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy trzeba wykazywać w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Utrzymano dotychczasową zasadę obliczania przeciętnego zatrudnienia w roku, polegającą na zsumowaniu przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzieleniu tej sumy przez 12. Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym metoda ta powinna być stosowana także w przypadku, gdy pracodawca funkcjonuje niepełny rok kalendarzowy (nowy lub likwidowany pracodawca) lub nalicza odpis za niepełny rok kalendarzowy (odstępuje od naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego w drodze układu zbiorowego pracy lub w regulaminie wynagradzania).

Od 18 marca 2009 r. podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną podstawę tę stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

W 2011 r. ustalając liczbę zatrudnionych w obliczeniach należy uwzględnić:

● pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy (na podstawie umowy o pracę, wyboru, powołania, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę),

● pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, macierzyńskich,

● zatrudnionych w szczególnych warunkach lub pracach o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,

● pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową.

Nie uwzględnia się natomiast:

● osób zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej, dla których to agencja jest pracodawcą oraz zatrudnionych na podstawie umowy o wykonywanie pracy nakładczej, umowy agencyjnej, wykonujących pracę nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni w miesiącu,

● osób, z którymi zawarto umowy cywilne (zlecenia, umowy o dzieło, kontrakty menedżerskie),

● poborowych odbywających w zakładzie zastępczą służbę poborowych,

● osób, którym udzielono urlopów bezpłatnych (okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego są uzależnione uprawnienia pracownicze),

● osób uprawnionych do pobierania tzw. zasiłków lub świadczeń przedemerytalnych,

● pracowników tymczasowych, dla których pracodawca jest jedynie użytkownikiem na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,

● pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego (nie należy mylić z obowiązkiem naliczania za nich odpisów).

Pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych mają wpływ na liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, od której zależy, czy pracodawca będzie tworzył ZFŚS w danym roku. Osoby przebywające na urlopie bezpłatnym, co do zasady, nie są wliczane jedynie do liczby osób, które uwzględniane są przy ustalaniu przeciętnego stanu zatrudnienia, pozwalającego na obliczenie odpisu na ZFŚS. Jednak to, czy konkretny urlop bezpłatny wpłynie znacząco na wysokość odpisu, uzależnione będzie od czasu jego trwania. Jeżeli urlop będzie trwał cały rok - na etat ten nie będzie naliczany odpis, jeżeli tylko kilka dni - nie będzie to miało żadnego wpływu na wysokość odpisu.

Odpis podstawowy na fundusz oblicza się w odniesieniu do przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, a nie w stosunku do liczby pracowników zatrudnionych na początku roku. Pracodawca musi dokonać założenia co do średniej liczby zatrudnionych osób. Później według niej obliczy wysokość odpisu podstawowego.

Obliczenie przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych przeprowadzamy w następujący sposób:

● należy dokonać przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na osoby zatrudnione na pełen etat,

● zsumować liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i tak otrzymaną liczbę podzielić przez 12.

Z ewidencji osobowej wynika, że jest zatrudnionych 27 osób (24 pracowników na 1/2 etatu i 20 na 3/4 etatu).

24 x 0,5 = 12

20 x 0,75 = 15

Razem 12 + 15 = 27

Do wyliczenia odpisu uwzględniamy 27 etatów.

Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na zatrudnionych na pełny etat jest następujący:

● liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat,

● otrzymany współczynnik należy pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy.

Przeliczenia osób niepełnozatrudnionych na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy.

Wynikiem przeliczania niepełnozatrudnionych na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku. Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż 2 miejsca po przecinku. Powszechnie jednak przyjęte jest zaokrąglanie wyniku do 2 miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Gdy zatrudnione są osoby w warunkach szczególnie uciążliwych - osobno rozlicza się przeciętną liczbę zatrudnionych w warunkach normalnych i osobno w warunkach uciążliwych. Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy.

Założono, że przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku wyniesie 30 osób. Dokonując na koniec roku kalendarzowego korekty tych ustaleń do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, ustalono, że zatrudnienie, w przeliczeniu na pełne etaty, kształtowało się następująco:

@RY1@i02/2011/053/i02.2011.053.209.0010.001.jpg@RY2@

Łączna liczba zatrudnionych w ciągu roku wyniosła 389 pełnych etatów. W celu ustalenia przeciętnej średniorocznej liczby faktycznie zatrudnionych uzyskaną sumę podzielono przez 12, co dało wynik 32,4166, czyli średnioroczną liczbę zatrudnionych. Ponieważ planowana przeciętna liczba zatrudnionych była niższa od faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, na koniec roku należy zwiększyć podstawę naliczania odpisów i w efekcie kwotę odpisu.

Rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych nie określa, w jaki sposób obliczać przeciętne wynagrodzenie w skali miesiąca. Dlatego większość pracodawców wykorzystuje metody statystyczne opisane w objaśnieniach do sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach Z-06 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 17 stycznia 2008 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych. Chodzi tu o następujące metody:

● uproszczoną - stosowaną, gdy wskaźnik zatrudnienia jest stały, a rotacja personelu praktycznie nie występuje, jest to metoda najprostsza,

● średniej chronologicznej - może być stosowana w przypadku niskiej rotacji personelu,

● średniej arytmetycznej - może być stosowana przy dużej rotacji kadr, metoda najbardziej pracochłonna.

Przy wyliczaniu przeciętnego wynagrodzenia w skali miesiąca należy ustalić stan zatrudnienia pracowników z pierwszego dnia miesiąca i stan z ostatniego dnia miesiąca. Następnie dodać te dwie liczby, a otrzymany wynik podzielić przez 2.

Metoda ta polega na obliczeniu sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez dwa. Niewskazane jest jednak stosowanie metody średniej chronologicznej przy dużej zmianie zatrudnienia oraz gdy działalność zakładu nie jest prowadzona przez pełny miesiąc.

Liczy się ją według wzoru:

50 proc. x A + B + 50 proc. x C/2

gdzie poszczególne symbole oznaczają:

A - stan zatrudnienia na pierwszy dzień miesiąca

B - stan zatrudnienia na 15. dzień miesiąca

C - stan zatrudnienia na ostatni dzień miesiąca.

Metoda ta stosowana jest przy dużej rotacji zatrudnienia. Jest uważana za najbardziej wiarygodną. Polega na obliczaniu średniej miesięcznej na podstawie planowanego zatrudnienia w każdym dniu - także dla dni wolnych od pracy. Po zaplanowaniu zatrudnienia na każdy dzień i obliczenia średniej miesięcznej oblicza się średnią dla całego roku. Dodaje się do siebie na każdy dzień miesiąca liczby zatrudnionych osób w przeliczeniu na całe etaty, a następnie dzieli przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu.

ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Podstawą do wyliczenia kwoty odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Prezes GUS ogłasza wysokość przeciętnego wynagrodzenia - nie później niż do 20 lutego każdego roku. W 2011 r. jest to obwieszczenie prezesa GUS z 18 lutego 2011 r. Zgodnie z nim przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2010 r. wyniosło 2822,66 zł, a w drugim półroczu 2010 r. wyniosło 2917,14 zł. Przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2010 r. stanowiło kwotę wyższą, dlatego w 2011 r. podstawą do obliczenia wysokości odpisów na ZFŚS jest kwota 2917,14 zł. Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2011 r. jest następująca:

● na jednego pracownika (37,5 proc. podstawy naliczania) - 1093,93 zł,

● na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc. podstawy naliczania) - 1458,57 zł,

● na jednego młodocianego: w pierwszym roku nauki - 145,86 zł, w drugim roku nauki - 175,03 zł, w trzecim roku nauki - 204,20 zł.

1. Ustalamy przeciętną przewidywaną liczbę pracowników (już po przeliczeniu na pełny etat):

● pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach - 33,

● pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach - 2.

W zakładzie zatrudniony jest w celu przygotowania zawodowego młodociany w I roku nauki - 1, młodociani w II roku nauki - 2

2. Ustalamy wysokość odpisu podstawowego na każdą z tych osób na 2011 r.:

● pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach - 33 x 1093,93 zł = 36099,69 zł

● pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach - 2 x 1458,57 zł = 2917,14 zł

● młodociani w I roku nauki - 145,86 zł

● młodociani w II roku nauki - 2 x 175,03 zł = 350,06 zł

Roczny odpis podstawowy na fundusz wynosi: 36099,69 + 2917,14 + 145,86 + 350,06 = 39512,75 zł

Z tego 75 proc. odpisu podstawowego - 29634,56 zł, to kwota z terminem przekazania do 31 maja 2011 r.

Z dobrowolnych odpisów dodatkowych pracodawcy nie muszą korzystać, ale skoro obejmują opieką socjalną takie grupy osób, to powinni opcję zwiększenia wysokości odpisu rozważyć. I tak, wysokość odpisu podstawowego 37,5 proc. może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (czyli do 43,75 proc. podstawy wymiaru) na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Odpis taki w 2011 r. wyniesie 1276,25 zł (43,75 proc. podstawy naliczania). Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. W 2011 r. jest to kwota 182,32 zł.

Od 4 kwietnia br. wprowadzona zostanie zmiana w ustawie o ZFŚS. Zgodnie z nową zasadą pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. W 2011 r. jest to kwota 218,79 zł.

Pracodawca jest zobowiązany dokonać odpisów zgodnie z planowaną przeciętną liczbą zatrudnionych. Na ostatni dzień roku kalendarzowego ma on obowiązek zweryfikować planowaną liczbę i urealnić odpis.

Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) posługuje się już znaną i rzetelną ewidencją kadrową. Liczy więc osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przelicza na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Następnie sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12. Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia.

W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy.

Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku.

Środki ZFŚS gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Najczęstsze błędy w wyliczeniach należnego odpisu polegają na:

● nieprzeliczeniu liczby zatrudnionych na pełne etaty,

● nieuwzględnieniu obowiązujących w jednostce zwiększeń fakultatywnych,

● niezaliczeniu do liczby zatrudnionych pracowników osób, które świadczyły pracę na podstawie umów o pracę w okresie krótszym niż 12 miesięcy,

● pomyłkach w obliczeniach,

● nieskorygowaniu na koniec roku podstawy naliczania odpisu na fundusz do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Dochodzi też do naruszenia zasad dotyczących wysokości i terminów przekazywania środków na ZFŚS. Błędy polegają np. na przekazywaniu należnych środków na ZFŚS w miarę posiadanych środków w ratach przez cały rok lub tylko części środków należnych w danym roku. Często pracodawcy przekazują środki w prawidłowych terminach i wysokości, ale po pewnym czasie "pożyczają" je na swój rachunek bankowy. Zwracają je później na rachunek ZFŚS nawet po kilku latach. Działania takie są niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy). Jednak, choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić już przed terminem przekazania. Ostatecznej korekty wysokości funduszu pracodawcy dokonują w końcu roku.

Często pracodawcy błędnie interpretują przepisy ustawy o ZFŚS w zakresie obowiązku przekazania pierwszej raty na konto funduszu i do 31 maja przekazują 75 proc. wszystkich naliczonych odpisów i zwiększeń.

Przepisy art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS wskazuje, że do 31 maja danego roku pracodawca powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 - 3 ustawy. Przepisy art. 5 ust. 1 - 3 ustawy o ZFŚS dotyczą tylko odpisu podstawowego. Do końca maja pracodawca nie musi przekazywać równowartości 75 proc. zwiększeń, które są dobrowolne.

@RY1@i02/2011/053/i02.2011.053.209.0010.002.jpg@RY2@

Współczynnik

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Obwieszczenie prezesa GUS z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (M.P. nr 15, poz. 156).