Przełożony sprawdzi, czy zatrudnił odpowiedniego pracownika

Zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, z osobą podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej zawiera się umowę o pracę na czas określony - 12 miesięcy. Podczas trwania tej umowy pracownik podlega pierwszej ocenie w służbie cywilnej. Przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej rozumie się taką, która nie była wcześniej zatrudniona w tej służbie na czas nieokreślony albo nie była zatrudniona na czas określony przez 12 miesięcy i nie otrzymała pozytywnej pierwszej oceny albo też nie jest osobą zatrudnianą w służbie cywilnej na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej. Pierwszej ocenie w służbie cywilnej nie podlega tylko absolwent Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, który złożył wniosek o mianowanie w służbie cywilnej (art. 37 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej). Zatem absolwent KSAP, który spełnia przesłanki do uznania go za osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej i który nie złożył ww. wniosku, będzie podlegał pierwszej ocenie w służbie cywilnej.

Najpierw rozmowa

Proces pierwszej oceny rozpoczyna się przeprowadzeniem z ocenianym pracownikiem rozmowy mającej na celu zapoznanie ocenianego ze sposobem dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Rozmowa ta powinna odbyć się w ciągu 21 dni od nawiązania stosunku pracy. Pierwszej oceny dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 8 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy i nie później niż miesiąc przed upływem okresu, na który zawarta została umowa o pracę ocenianego. Termin ten nie może przypadać jednak przed terminem złożenia przez pracownika sprawozdania z realizowanych zadań oraz przed egzaminem kończącym służbę przygotowawczą pracownika.

Pierwszej ocenie w służbie cywilnej może również podlegać osoba zatrudniona w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej. Dokonanie takiej oceny możliwe będzie tylko za zgodą pracownika oraz dyrektora generalnego urzędu. Przewidywany okres, na jaki nawiązano stosunek pracy, powinien pozwalać na zachowanie ustawowych terminów dokonania takiej oceny (tj. przewidywana nieobecność zastępowanego pracownika będzie trwała dłużej niż 8 miesięcy). W takim przypadku proces pierwszej oceny rozpoczyna się w momencie wyrażenia zgody na poddanie się procedurze pierwszej oceny przez ocenianego i dyrektora generalnego urzędu. Od tego momentu powinny być liczone terminy związane z procesem pierwszej oceny. W przypadku poddania się procedurze pierwszej oceny pracownik powinien także odbyć służbę przygotowawczą.

Zmiana terminu

W przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika trwającej dłużej niż 3 miesiące - dyrektor generalny urzędu może, na wniosek pracownika, podjąć decyzję o przedłużeniu umowy o czas tej nieobecności (art. 35 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej).

Przedłużenie nie oznacza zawarcia kolejnej umowy o pracę, a jedynie zmianę terminu rozwiązania się zawartej na podstawie przepisu art. 35 ust. 3 ustawy. Nowy termin ustala się przez dodanie okresu usprawiedliwionej nieobecności do terminu, w którym umowa uległaby rozwiązaniu z upływem 12 miesięcy od dnia jej nawiązania. W dokumencie stwierdzającym przedłużenie umowy należy wskazać nową datę rozwiązania umowy. Jeżeli jednak w dniu wyrażenia przez dyrektora generalnego urzędu zgody na przedłużenie (lub w dniu podpisania dokumentu przedłużającego umowę) usprawiedliwiona nieobecność pracownika trwa nadal i nie można ustalić nowej daty rozwiązania, należy jedynie wskazać, że umowa ulega przedłużeniu o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Literalne brzmienie art. 35 ust. 4 ustawy mogłoby wskazywać, iż usprawiedliwiona nieobecność powinna być nieobecnością nieprzerwaną, przy czym bez znaczenia jest, czy przyczyna tej nieobecności w całym okresie jej trwania jest taka sama. Jednak ze względu na cel regulacji należy uznać, iż przedłużenie umowy o pracę może być uzasadnione także przy krótszych nieobecnościach, których suma w ciągu 12 miesięcznego zatrudnienia będzie dłuższa niż 3 miesiące i spowoduje niemożność odbycia przez pracownika służby przygotowawczej lub dokonanie pierwszej oceny. Należy pamiętać, iż z wnioskiem o przedłużenie umowy może wystąpić wyłącznie zainteresowany pracownik. Przy braku takiego wniosku, jeżeli nieobecność była na tyle długa, że nie było możliwe dokonanie oceny pracy, należy pozostawić ją nieukończoną.

Na czas nieokreślony

Zgodnie z art. 38 ust. 3 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej kierujący komórką organizacyjną, przyznając pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej, wnioskuje do dyrektora generalnego urzędu o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony. Z tego przepisu jasno wynika, że przyznanie pracownikowi służby cywilnej pozytywnej pierwszej oceny wyklucza możliwość niezawnioskowania o przedłużenie z nim umowy o pracę. Należy zatem stwierdzić, że niezłożenie przez kierującego komórką organizacyjną wniosku o zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony w sytuacji uzyskania przez podległego pracownika pozytywnej pierwszej oceny będzie naruszeniem obowiązujących przepisów.

Co do zasady, pozytywna pierwsza ocena prowadzi do zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony. Mając jednak na uwadze wynikającą z prawa pracy zasadę nawiązywania stosunku pracy oraz kształtowania jego treści, należy uznać, iż dyrektor generalny urzędu ma pewną swobodę w podjęciu decyzji o zatrudnieniu takiego pracownika na czas nieokreślony. Ewentualna decyzja dyrektora generalnego o niezawieraniu z pracownikiem umowy na czas nieokreślony, pomimo uzyskania przez niego pozytywnej oceny, powinna jednak wynikać jedynie z obiektywnych i uzasadnionych przyczyn uniemożliwiających zawarcie takiej umowy (np. reorganizacja urzędu, likwidacja stanowiska pracy bądź też konieczność redukcji zatrudnienia).

Negatywne przesłanki

Zgodnie z art. 38 ust. 3 pkt 2 ustawy o służbie cywilnej, kierujący komórką organizacyjną, w przypadku przyznania negatywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej, wnioskuje do dyrektora generalnego urzędu o niezawieranie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony albo o rozwiązanie umowy o pracę na czas określony. Należy zatem stwierdzić, że pracodawca ma prawo zdecydować, czy rozwiązać stosunek pracy natychmiast, czy zakończyć go z upływem okresu, na który była zawarta umowa o pracę. W świetle tego przepisu wydaje się, że nie ma przeszkód do zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony z osobą, której przyznano negatywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej z tym, że może to być wyłącznie umowa, o której mowa w art. 35 ust. 3 ustawy (umowa na czas określony na 12 miesięcy).

Ważna nawet nieprawidłowa

Czynności wykonywane przez oceniającego w trakcie przeprowadzania procesu oceniania członka korpusu służby cywilnej są czynnościami z zakresu prawa pracy. W nim obowiązuje zaś zasada, że skutek prawny w postaci nieważności z mocy prawa występuje jedynie wówczas, gdy przepis tak stanowi. Ustawa o służbie cywilnej nie przewiduje nieważności czynności dokonanych z naruszeniem prawa przez oceniającego przeprowadzającego pierwszą ocenę lub ocenę okresową podległych członków korpusu służby cywilnej. W związku z tym naruszenia przepisów w zakresie przeprowadzania ocen nie powodują nieważności z mocy prawa oceny, przy sporządzaniu której doszło do tych nieprawidłowości. Dla pierwszej oceny ustawa o służbie cywilnej nie przewiduje trybu odwoławczego od sporządzonej oceny, a zatem ani dyrektorowi generalnemu urzędu, ani szefowi Służby Cywilnej nie przysługują uprawnienia do zmiany treści pierwszej oceny dokonanej przez bezpośredniego przełożonego w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną. Jednak ze względu na to, że sporządzenie pierwszej oceny jest czynnością z zakresu prawa pracy, pracownik, którego prawa zostały naruszone w związku z tą oceną, może dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy.

Ewa Łukasik

prawnik, pracownik administracji rządowej

Podstawa prawna

Art. 35 - 38 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505, z późn. zm.), Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz.U. nr 94, poz. 772).