Wymiana skanów nie zastąpi oryginału, przynajmniej na razie

Powszechna dostępność udogodnień technologicznych, takich jak e-mail, skan czy fotokopiarka, skłania pracodawców do ich wykorzystywania i upraszczania procedury obiegu dokumentów. Dotyczy to także dokumentów kadrowych. Zgodnie z kodeksem pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Zmiana umowy o pracę także wymaga formy pisemnej. Popularny ostatnio sposób zawierania umowy o pracę polega na tym, że pracodawca przesyła kandydatowi projekt umowy o pracę e-mailem. Pracownik taki projekt drukuje, podpisuje a następnie jego skan przesyła pracodawcy. Pracodawca drukuje skan otrzymany od pracownika, podpisuje go i ponownie przesyła pracownikowi e-mailem skan dokumentu. W tym przypadku żadna ze stron nie dysponuje oryginałem dokumentu podpisanego przez drugą stronę. Posiada jedynie wierne odwzorowanie oryginału, tj. skan. Dla pracodawcy i pracownika sytuacja jest jasna. Wymieniając się skanami oryginałów, potwierdzają sobie nawzajem wolę zawarcia umowy o pracę na określonych warunkach. Pojawia się jednak pytanie, czy w takiej sytuacji na pewno doszło do zawarcia umowy o pracę na piśmie i czy pracodawca nie jest narażony na jakieś negatywne konsekwencje z tego tytułu. Kwestią wymagającą rozstrzygnięcia jest to, czy posługiwanie się elektronicznymi sposobami utrwalania treści dokumentów, w tym skanów oryginalnych umów, pozwala zachować pisemną formę umowy o pracę. Kodeks cywilny dopuszcza zawarcie umowy, w tym umowy o pracę, poprzez wymianę pism. Polega ona na tym, że każda ze stron umowy podpisuje jeden jej egzemplarz. Następnie strony wymieniają się podpisanymi przez siebie dokumentami. Podstawowy wymóg to jednak wymiana oryginalnych dokumentów, a nie skanów. Zeskanowany dokument, mimo że stanowi idealne odwzorowanie oryginału, nie jest za taki uważany. W związku z powyższym, jeżeli pracodawca i pracownik wymienią się jedynie zeskanowanymi wersjami podpisanych przez siebie dokumentów, nie zachowają formy pisemnej umowy o pracę. Stosunek pracy będzie istniał, jednak pracodawca może spotkać się z zarzutem, że nie potwierdził na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę. Jest to wykroczenie zagrożone karą grzywny nawet do 30 000 zł. W opisanym powyżej przykładzie nie wydaje się jednak, aby w praktyce takie wykroczenie było ukarane grzywną w najwyższej dopuszczalnej wysokości. Minimalna kara to 1000 zł. Interesującym zagadnieniem jest, czy wysłany przez pracodawcę do pracownika skan umowy o pracę można traktować jako potwierdzenie warunków pracy na piśmie. Opierając się na powyżej wskazanym założeniu, że skan nie jest równy formie pisemnej, należy stwierdzić, że do takiego potwierdzenia na piśmie nie dochodzi. Ponadto z uwagi na brak umowy o pracę na piśmie mogą pojawić się wątpliwości, jaka jest treść stosunku pracy pracownika. W razie sporu wskazówkę mogą stanowić zeskanowane dokumenty. Jednakże i tak nie usunie to wszelkich wątpliwości. Wykorzystywanie elektronicznych środków przekazu oraz metod utrwalania treści dokumentów na pewno przyspiesza i usprawnia proces rekrutacji. Jednakże nie powinna być to droga na skróty.

@RY1@i02/2012/077/i02.2012.077.21700020e.802.jpg@RY2@

Tomasz Sancewicz radca prawny w CMS Cameron McKenna

Tomasz Sancewicz

radca prawny w CMS Cameron McKenna