Ogólne zapisy o monitoringu nie wystarczą. W regulaminie trzeba podać szczegóły

@RY1@i02/2014/093/i02.2014.093.217000500.804.jpg@RY2@

STANOWISKO GIODO

Co wynika z praktyki

Pracodawcy stosują różnego rodzaju formy nadzorowania pracowników. Do najbardziej popularnych należą: monitoring wizyjny stosowany w miejscu pracy, nagrywanie rozmów prowadzonych przez pracowników, przeglądanie służbowej poczty elektronicznej wykorzystywanej przez pracowników, monitorowanie sposobu wykorzystywania przez pracowników komputerów i internetu, stosowanie oprogramowań zabezpieczająco-lokalizujących. Dobór określonych środków jest uzależniony od profilu działalności oraz potrzeb konkretnego pracodawcy.

Pracownicy często nie są informowani o stosowanych środkach nadzoru. Niektórzy pracodawcy w ogóle nie przekazują pracownikom informacji o stosowanych środkach, w szczególności powołując się na konieczność zapewnienia odpowiedniej skuteczności tych środków (która mogłaby zostać osłabiona w sytuacji, gdyby pracownicy wiedzieli o nich wcześniej). Niekiedy pracownicy są jedynie ogólnie informowani o samym fakcie stosowania określonych środków nadzoru.

Stosowanie różnego rodzaju środków nadzoru wobec pracowników nie zawsze idzie w parze z istnieniem odpowiednich regulacji wewnętrznych dotyczących celów oraz zasad stosowania tego rodzaju środków. Zdarza się jednak, że kwestie te są regulowane w regulaminach pracy lub innych aktach wewnątrzzakładowych. Nie zawsze regulacje te są kompletne i zgodne ze standardami i wymogami wypracowanymi przez doktrynę.

Materiały i informacje pozyskane w związku ze stosowaniem określonych środków nadzoru nad pracownikami (np. nagrania z monitoringu, nagrania rozmów, maile pracowników) są wykorzystywane przez pracodawców w szczególności jako dowody w postępowaniu przed sądem. Wątpliwości budzi dopuszczalność wykorzystywania tego rodzaju materiałów i informacji w innych celach niż te ustalone wcześniej przez pracodawcę i podane do wiadomości pracowników.

Co mówią przepisy

Przepisy nie regulują w sposób jednolity kwestii stosowania przez pracodawców monitoringu wizyjnego oraz innych form nadzorowania pracowników. W doktrynie i orzecznictwie nie ma jednak wątpliwości, że stosowanie tego rodzaju środków jest dopuszczalne. Potwierdza to generalny inspektor ochrony danych osobowych. Pracodawcy muszą jedynie przestrzegać określonych standardów i wymogów.

Stosowanie określonych środków nadzoru powinno być przede wszystkim uzasadnione konkretnymi celami wskazanymi przez pracodawców. Podanie ich powoduje jednocześnie, że konkretne środki nadzoru mogą być stosowane wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne i uzasadnione z punktu widzenia tych celów.

Stosowane środki powinny być adekwatne i proporcjonalne do celów, którym mają służyć. Pracodawca powinien w każdym przypadku rozważyć, czy osiągnięcie zakładanych celów nie jest możliwe przy zastosowaniu innych, mniej uciążliwych dla pracowników środków. Stosowane środki nadzoru nie powinny nadmiernie ingerować w ich prywatność.

Pracownicy powinni mieć świadomość, w jakim celu są stosowane określone środki oraz w jaki sposób i w jakim zakresie będzie wykonywany nadzór. Kwestie te warto uregulować w regulaminie pracy lub innym akcie wewnątrzzakładowym (który będzie stanowił część regulaminu pracy i powinien być wprowadzany w trybie właściwym dla regulaminu pracy).

Stosowanie określonych środków nadzoru, a w szczególności wykorzystywanie pozyskiwanych w ten sposób informacji (np. zapisu obrazu, nagrań rozmów) wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników. Zatem na pracodawcy ciążą obowiązki administratora danych osobowych.

PODSUMOWANIE

@RY1@i02/2014/093/i02.2014.093.217000500.805.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/093/i02.2014.093.217000500.806.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Stosowanie konkretnych środków nadzoru powinno być uzasadnione określonymi celami, jakie pracodawca chce osiągnąć przy pomocy tych środków. Ich stosowanie powinno być w każdym przypadku poprzedzone refleksją, czy aby na pewno są one konieczne dla osiągnięcia założonych celów oraz czy cele te nie mogą zostać osiągnięte w inny sposób, mniej uciążliwy dla pracowników. Dlatego też cele powinny być określone przez pracodawcę w sposób precyzyjny.

Przykładowo uzasadnianie monitorowania pracowników wyłącznie potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa może zostać potraktowane jako zbyt ogólne. W jednym przypadku stosowanie monitoringu w celach bezpieczeństwa może być uzasadnione (np. nadzorowanie przestrzegania przepisów bhp przez pracujących w szczególnie niebezpiecznych warunkach), w innych - niekoniecznie (np. nadzorowanie pracy pracowników biurowych). Wszystko zatem zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Wskazanie przez pracodawcę konkretnych celów, których osiągnięciu ma służyć stosowanie określonych środków nadzoru, przesądza o tym, że środki te mogą być stosowane wyłącznie w tych konkretnych celach.

Pracownik powinien zostać poinformowany o rodzaju stosowanych wobec niego środków nadzoru, celach stosowania tych środków oraz o zakresie i sposobie wykonywania nadzoru. Regulacje w tym zakresie powinny zostać zawarte w regulaminie pracy lub w innym akcie wewnątrzzakładowym. Warto również odebrać od pracownika oświadczenie potwierdzające, że pracownik ma świadomość zasad stosowania określonych środków nadzoru. Nie ma jednak obowiązku uzyskiwania zgody pracownika na stosowanie tych środków.

Stosowanie przez pracodawcę określonych środków nadzoru nie może nadmiernie ingerować w prywatność pracowników. Dlatego też, jeżeli pracodawca zamierza kontrolować wykorzystywanie sprzętu służbowego przez pracowników lub przeglądać pocztę elektroniczną pracowników, w regulaminie pracy powinien znaleźć się zakaz wykorzystywania tych narzędzi do celów niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Nie oznacza to jednak, że w przypadku natrafienia (podczas przeglądania poczty) na prywatną wiadomość mailową, pracodawca ma prawo jej skontrolowania. Co do zasady pracodawca nie powinien tego robić, chyba że jest to w szczególny sposób uzasadnione celem stosowania środka nadzoru w postaci przeglądania poczty (np. celem jest zapobieganie występowaniu konfliktów interesu).

Jako że stosowanie określonych środków nadzoru wiąże się w sposób naturalny z wykorzystywaniem pozyskanych w ten sposób danych - pracodawca ma obowiązek stosowania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. W szczególności pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników pozyskane w toku kontroli wyłącznie w celach i w zakresie określonym w tej ustawie. Ponadto na pracodawcy ciążą obowiązki administratora danych osobowych, w tym w szczególności zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych (np. pracodawca nie może udostępniać swoim klientom nagrań rozmów pracowników).

Warto dodać, że przygotowany został projekt założeń do projektu ustawy o monitoringu wizyjnym. Ustawa ma ujednolicić regulacje dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego. Projekt dotyczy jednak wyłącznie stosowania monitoringu w przestrzeni publicznej i wyłącznie ze względu na bezpieczeństwo i porządek publiczny oraz ochronę osób i mienia. Nie odnosi się do wykorzystywania monitoringu w zakładzie pracy. Potwierdza jednak obowiązek stosowania reguł i standardów, o których mowa powyżej. Naszym zdaniem warto byłoby uregulować kwestie związane z monitoringiem pracowników w jednym akcie prawnym, co oczywiście wymagałoby przyjęcia nieco odmiennych założeń i standardów, aniżeli w przypadku regulacji dotyczących monitoringu w przestrzeni publicznej.