Jakie informacje przekazać reprezentantom załogi

Regulacje z zakresu szeroko rozumianego prawa pracy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków informacyjnych wobec organów przedstawicielskich załogi zakładu pracy, którymi co do zasady są związki zawodowe lub rady pracowników.

Obowiązek informacyjny realizowany jest z reguły na wniosek określonego podmiotu. Niemniej w pewnych sytuacjach stosowne regulacje zobowiązują pracodawcę do przedstawienia takiemu podmiotowi informacji bez składania przez niego wniosku.

1. Obowiązki wobec organizacji zakładowej

Obowiązki informacyjne wobec związku zawodowego wynikają z ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881; dalej: u.z.z.). Zgodnie z art. 28 u.z.z. pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie związku zawodowego informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania. Informacja ta nie jest udzielana samoistnie przez pracodawcę; niezbędny jest stosowny wniosek organizacji związkowej. Wniosek ten nie wymaga uzasadnienia, choć względy praktyczne przemawiają za tym, aby związek tak uczynił.

Ustawa używa przy tym nieostrego określenia "informacje niezbędne do prowadzenia działalności związkowej". Stąd wynika, że związek zawodowy nie ma prawa do informacji, które nie służą temu celowi. Nie jest jednak możliwe ustalenie zamkniętego katalogu informacji, do których przekazania pracodawca jest zobowiązany. Z tego też względu należy uznać, że zakres przedmiotowy i podmiotowy informacji udzielanych przez pracodawcę jest uzależniony od konkretnych okoliczności danej sprawy.

Związek zawodowy jest uprawniony do uzyskania informacji, która nie tylko łączy się z konkretną sprawą, lecz także obejmuje wszystkie aspekty działalności związku, a więc musi się ona obiektywnie wiązać z jego działalnością oraz być niezbędna do jej prowadzenia. Pracodawca może się zatem zwrócić do związku zawodowego o uzasadnienie wniosku. Jeżeli z uzasadnienia wyraźnie wynika prawo do określonej informacji, a pracodawca bezzasadnie odmawia jej udzielenia, to osoba działająca w jego imieniu może być pociągnięta do odpowiedzialności na podstawie art. 35 ust. 1 pkt 2 u.z.z.

Uprawnienie do żądania przedłożenia informacji przysługuje tylko i wyłącznie związkowi zawodowemu mającemu status zakładowej organizacji związkowej. Natomiast organizacja związkowa nieposiadająca takiego statusu w świetle art. 25¹ u.z.z. pozbawiona jest wszelkich uprawnień.

RAMKA 1. Status zakładowej organizacji związkowej

Organizacja związkowa, aby uzyskać status zakładowej organizacji związkowej, musi zrzeszać u danego pracodawcy co najmniej 10 członków będących: pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą albo funkcjonariuszami, o których mowa w art. 2 ust. 6 u.z.z., pełniącymi służbę w jednostce objętej działaniem tej organizacji (funkcjonariusze policji, Straży Granicznej, Służby Więziennej, strażacy Państwowej Straży Pożarnej, a także pracownicy NIK pełniący służbę w jednostce objętej działaniem tej organizacji). Oznacza to tym samym, że do wymaganej liczby członków nie wlicza się: emerytów, rencistów, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych, osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej oraz bezrobotnych.

Zgodnie z projektem nowelizacji u.z.z., uprawnienia związkowe mają wkrótce przysługiwać także pracującym na podstawie umów cywilnoprawnych i samozatrudnionym. Przy ustalaniu, czy dany związek ma status zakładowej organizacji związkowej, będą uwzględniane również takie osoby, jeśli wykonują pracę u danego pracodawcy przez minimum 6 miesięcy, o ile w tym okresie co najmniej połowę pensji z tytułu pracy zarobkowej uzyskiwały u tego pracodawcy.

PRZYKŁAD 1

Wpływ oddziałów pracodawcy

Jeżeli spółka jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666, dalej: k.p.) i posiada 10 oddziałów, które nie mają statusu pracodawcy, a związek zawodowy nie obejmuje działaniem całego pracodawcy, to związek taki nie ma statusu zakładowej organizacji związkowej (wyrok Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2011 r., sygn. akt I PK 144/10, LEX nr 786796, a także uchwała SN z 20 września 2005 r., sygn. akt III SZP 1/05, OSNP 2005, nr 24, poz. 401).

WAŻNE

Co do zasady, zakładowa organizacja związkowa musi obejmować swym działaniem całego pracodawcę (a nie tylko niektóre oddziały).

Prawo związku zawodowego do uzyskania informacji może wynikać także z innych aktów prawnych. Są to zazwyczaj akty prawa pracy, a niekiedy prawa administracyjnego (np. ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2058 ze zm.).

Sprawy indywidualne i zbiorowe

Prawo do uzyskania informacji przez związek zawodowy może dotyczyć spraw indywidualnych i zbiorowych.

W sprawach indywidualnych są to:

●informacje o sprawach związanych z rozwiązaniem lub zmianą stosunku pracy, tj. szczegółowe informacje o przyczynach i podstawach prawnych, na których pracodawca oparł swoją decyzję o rozwiązaniu lub zmianie stosunku pracy z danym pracownikiem (art. 38, art. 42 par. 1-3, art. 52 par. 3, art. 53 par. 4 czy art. 177 k.p.),

●informacje dotyczące warunków świadczenia pracy przez konkretnego pracownika,

●inne informacje, do uzyskania których, z uwagi na ochronę danych osobowych, pracownik upoważni związek zawodowy.

W sprawach zbiorowych prawo to dotyczy m.in. następujących zagadnień:

●zawarcia porozumienia o zawieszeniu w całości lub w części przepisów prawa pracy (art. 9¹ k.p.),

●zawarcia porozumienia o stosowaniu przejściowo mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23^1a k.p.),

●negocjacji związanych z zawarciem zbiorowego układu pracy (art. 238-241³⁰ k.p.),

●negocjacji związanych z zawieszeniem stosowania zbiorowego układu pracy (art. 241²⁷ k.p.),

●zwolnień grupowych (art. 2-4 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 192 ze zm., dalej: ustawa o zwolnieniach grupowych),

●przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 23¹ k.p. i art. 26¹ u.z.z.),

●informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania (art. 28 u.z.z.),

●spraw związanych ze sporami zbiorowymi (art. 1 i 13 ustawy z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 295 ze zm.),

●badania bezpieczeństwa pracy (art. 29 u.z.z.).

Należy zaznaczyć, że związki zawodowe mają prawo do uzyskania informacji również w sprawach, w których przepisy nie przewidują tego wyraźnie. Są to informacje o charakterze szczególnym, w sytuacji gdy związki zawodowe konsultują z pracodawcą wprowadzenie w życie aktów wewnątrzzakładowych (układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy, wynagradzania, premiowania i nagród itp.). Od uzyskania informacji w tym zakresie związki zawodowe mogą uzależnić wyrażenie zgody na zawarcie ww. aktów prawnych.

To, co niejawne

Związek zawodowy nie ma prawa żądać informacji, które nie służą realizacji uprawnień związków zawodowych oraz innych, które są chronione prawem. W szczególności chodzi tutaj o tajemnicę przedsiębiorstwa. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego: "Tajemnicą przedsiębiorstwa są nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Fakt, że informacje dotyczące poszczególnych elementów urządzenia są jawne, nie decyduje o odebraniu zespołowi wiadomości o produkcie przymiotu poufności" (wyrok SN z 28 lutego 2007 r., sygn. akt V CSK 444/06, M. Praw. 2007, nr 7, s. 342, LEX nr 449836). W tym też względzie należy zwrócić uwagę, że ujawnienie informacji chronionych, a uzyskanych przez przedstawicieli związku zawodowego, upoważnia pracodawcę do rozwiązania w trybie natychmiastowym umowy o pracę z osobą, która dokonała ujawnienia danych (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.), gdyż może to być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok SN z 14 grudnia 1999 r., sygn. akt I PKN 447/99, OSNP 2001, nr 10, poz. 336). W tym zakresie wymaga się zatem przestrzegania obowiązku lojalności wobec pracodawcy. Nie można zapominać także o tym, że w świetle regulacji zawartej w art. 100 par. 2 pkt 4 k.p., obowiązkiem pracownika (w tym także działacza związkowego) jest dbałość o dobro zakładu pracy rozumianego przedmiotowo jako jednostka organizacyjna będąca miejscem pracy (wyrok SN z 9 lutego 2006 r., sygn. akt II PK 160/05, OSNP 2007, nr 1-2, poz. 4). Taka wykładnia obowiązku zachowania tajemnicy jest zgodna z prawem międzynarodowym - Konwencją nr 87 Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącą wolności związkowej i ochrony praw związkowych przyjętą w San Francisco 9 lipca 1948 r. (Dz.U. z 1958 r. nr 29, poz. 125). W art. 8 ust. 1 tej konwencji wskazano bowiem, że pracownicy oraz zorganizowane zbiorowości powinny przestrzegać obowiązujących w danym kraju przepisów prawnych.

WAŻNE

Jeżeli żądanie danej informacji nie daje się uzasadnić żadnym celem działalności związkowej, a więc wykracza poza ustawowo określony obowiązek informowania związku zawodowego, to pracodawca może odmówić udzielenia takiej informacji.

Wynagrodzenia i warunki pracy

W zakładzie pracy obowiązuje z reguły wiele aktów prawnych dotyczących wynagrodzeń pracowników. Są to układy zbiorowe pracy lub regulaminy wynagradzania, a także regulaminy premiowania, nagród itp. Wskazane akty prawne są związkom zawodowym znane. Wnioskowana przez taką organizację informacja dotyczy zatem spraw, które nie są objęte tymi wewnętrznymi aktami prawnymi, np.:

●wysokość funduszu płac,

●wielkość środków wypłaconych w danym roku na premie czy nagrody,

●liczba osób, które w danym okresie otrzymały podwyżki wynagrodzeń itp.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z przyjętym i utrwalonym poglądem doktryny oraz orzecznictwem Sądu Najwyższego uprawnienie do kontrolowania przez związek zawodowy przestrzegania prawa pracy jest równoznaczne także z uprawnieniem do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników. Nie oznacza to jednak uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody, gdyż taka okoliczność może stanowić naruszenie dobra osobistego. W uchwale składu siedmiu sędziów SN z 16 lipca 1993 r. (sygn. akt I PZP 28/93, OSNC 1994, nr 1, poz. 2) wyraźnie wskazano, że ujawnienie przez pracodawcę przedstawicielom organizacji związkowej, bez zgody pracownika, wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm., dalej: k.c.). W szczególności może to mieć miejsce w sytuacji, gdyby taka informacja wkraczała w sferę szeroko rozumianej intymności pracownika (np. gdyby nastąpiło ujawnienie potrąceń należności alimentacyjnych).

UWAGA

Związek zawodowy nie może żądać informacji o wynagrodzeniu osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Jest to uzasadnione tym, że zgodnie z art. 24126 par. 2 k.p. układ zbiorowy pracy nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających zakładem pracy. To samo stosuje się odpowiednio do regulaminu wynagradzania (art. 772 par. 5 k.p.).

Dane gospodarcze

Ustawodawca wprost nie formułuje w treści art. 28 u.z.z. normy prawnej upoważniającej do żądania od pracodawcy udostępnienia szeroko rozumianych informacji gospodarczych (biznesowej, handlowej, finansowej itp.). Jednak pomimo braku wyraźnej i bezpośredniej podstawy prawnej należy uznać, że związek zawodowy takie żądanie może wystosować wobec pracodawcy z uwagi na szczególne okoliczności z tym związane, którymi mogą być:

● Zgodnie z art. 2 ust. 3 tej ustawy, zawiadamiając organizacje związkowe o zamierzonych zwolnieniach grupowych, pracodawca jest zobowiązany podać liczbę pracowników objętych zwolnieniem, grupy zawodowe, kryteria doboru oraz ewentualne środki pieniężne przeznaczone na odszkodowania. Związek zawodowy powinien znać kondycję finansową pracodawcy, aby móc w ogóle wypowiedzieć się co do zakresu przewidywanych zwolnień lub walczyć w imieniu pracowników o ich ograniczenie albo o zwiększenie wysokości odszkodowań ponad wynikające ze stosownych regulacji ustawowych;

● W tym zakresie związkowi zawodowemu może być niezbędna informacja o kondycji przejmowanego pracodawcy w celu zawarcia np. ochronnego pakietu, zwanego pakietem socjalnym;

● W tym względzie w kodeksie pracy jest wyraźnie zawarta podstawa prawna do żądania informacji. Otóż zgodnie z art. 241⁴ par. 1 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić związkom zawodowym prowadzącym rokowania informacji o swojej sytuacji ekonomicznej w zakresie objętym rokowaniami i niezbędnym do prowadzenia rokowań. Obowiązek ten dotyczy w szczególności informacji objętych sprawozdawczością GUS;

●

- zawieszenia stosowania niektórych przepisów prawa pracy (porozumienie zawarte w trybie art. 9¹ k.p.),

- stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę (porozumienie zawarte w trybie art. 23^1a k.p.),

- zawieszenia układu zbiorowego pracy (porozumienie zawarte w trybie art. 241²⁷ k.p.).

Nie ulega wątpliwości, że czasowe ograniczenia dotyczące warunków płacowych pracowników łączą się głównie z sytuacją gospodarczo-finansową i trudno odmówić związkom zawodowym prawa do uzyskania pewnych (ze zrozumiałych względów - nie wszystkich) informacji gospodarczych w celu szeroko rozumianej ochrony pracowników. Konieczność przekazywania informacji gospodarczych, w tym o kondycji finansowej przedsiębiorstwa, uwarunkowana jest ochroną wynagrodzeń pracowników, zarówno w aspekcie negatywnym - zakazem ich obniżania, jak i pozytywnym - żądaniem wzrostu płac. Pracownicy poprzez swoich przedstawicieli, jakimi są związki zawodowe, mają bowiem prawo uczestniczyć we wzroście gospodarczym i tym samym partycypować w podziale wypracowanych środków.

Poufne i wrażliwe

Związek zawodowy nie może się domagać od pracodawcy informacji poufnych czy wrażliwych. Niemniej jednak w wyniku prowadzonej przez związek zawodowy działalności może on uzyskać od pracodawcy wiele informacji. Mogą to być dane o niewielkim znaczeniu, jak również informacje o charakterze szczególnym. Nie oznacza to, że związek zawodowy ma dowolność w przetwarzaniu oraz ujawnianiu uzyskanych informacji. Dane dotyczące np. przynależności związkowej mogą być przetwarzane wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody pracownika. Zgoda ta nie może być dorozumiana ani domniemana. Czym innym jest zatem zgoda na potrącanie składek członkowskich, a czym innym zgoda na przetwarzanie danych o przynależności danego pracownika do związku zawodowego. Dlatego w każdym przypadku przekazania takich informacji powinna być wyrażona osobna zgoda przez zatrudnionego.

Informacje w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

Na żądanie związku zawodowego pracodawca jest zobowiązany przedstawić informacje dotyczące zagrożeń dla życia i zdrowia pracowników, które występują w zakładzie pracy. W przypadku gdy na ich podstawie związek podejmie uzasadnione podejrzenia, że w zakładzie pracy występuje zagrożenie dla życia lub zdrowia pracowników, to w trybie art. 29 u.z.z. organizacja ta może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o przeprowadzenie odpowiednich badań.

Ustawodawca użył w tym przepisie określenia "podejrzenie". Oznacza to, że związek zawodowy może uzyskać o tym fakcie informację z każdego dostępnego mu źródła. Z oczywistych względów nie każda informacja powzięta przez związek zawodowy skutkuje po stronie pracodawcy obowiązkiem przeprowadzenia badań. Powstanie on dopiero wtedy, gdy będą to informacje wiarygodne, a więc obiektywne, tj. kwalifikujące się do sprawdzenia.

RAMKA 2. Wniosek związku zawodowego

Ustawa nie wprowadza ścisłych wymogów co do zakresu wniosku związku zawodowego. Brak ścisłych wymagań prawnych w tym zakresie upoważnia do uznania, że wniosek ten może mieć charakter bardzo ogólny (a jednocześnie musi być konkretny), jak również może w swojej treści zawierać sugestie sprowadzające się do rodzaju badań, jakie należy przeprowadzić (np. o charakterze epidemiologicznym, technicznym, organizacyjnym, budowlanym, chemicznym, biologicznym, związane z zagrożeniem promieniotwórczym czy higieniczno-sanitarnym). Ponadto związek zawodowy może pracodawcy zaproponować podmiot, który dokona określonych przedmiotowo badań, ekspertyz czy opinii. Przy czym nie musi nim być jednostka ściśle badawcza, naukowa czy mająca stosowne uprawnienia w tym zakresie. Z uwagi na potrzebę racjonalizacji kosztów oraz swobodę prowadzenia działalności może to być każdy podmiot, w tym także osoba fizyczna mająca stosowną wiedzę, uznanie czy autorytet naukowy lub praktyczny.

Po przeprowadzeniu badań pracodawca jest ustawowo zobowiązany do powiadomienia zakładowej organizacji związkowej o ich wynikach. Niestety brak jest w tym zakresie stosownych regulacji prawnych określających, w jakim terminie powinien to uczynić. Z tego też względu należy uznać, że powinien to zrobić niezwłocznie po uzyskaniu stosownych wyników, ekspertyz, analiz itp. Ponadto jeżeli badania wykazałyby istnienie zagrożenia dla życia bądź zdrowia pracowników, pracodawca powinien niezwłocznie podjąć wszelkie działania mające na celu wyeliminowanie tych zagrożeń. Zatrudniający powinien także przekazać zainteresowanej zakładowej organizacji związkowej informację o sposobach działania i terminach podejmowanych czynności.

UWAGA

Pracodawca musi w terminie 14 dni od otrzymania wniosku zawiadomić zakładową organizację związkową o swoim stanowisku. Może on uznać żądanie związku zawodowego za niezasadne. W takiej sytuacji powinien podjąć decyzję o odrzuceniu wniosku o przeprowadzenie badań z zakresu bhp. Konieczne jest przy tym jej merytoryczne uzasadnienie.

Z uwagi na to, że przedmiotowa materia dotyczy istotnej sfery życia ludzkiego - bezpieczeństwa zdrowia lub życia w procesie pracy - wyniki badań (opinia, ekspertyza, analiza) powinny być przekazane w całości, tj. bez żadnych skrótów, skreśleń, zakreśleń, wraz ze wszystkimi załącznikami. Za bezwzględnie niedopuszczalne należy uznać utajnianie wyników badań bądź przeprowadzanie jakiejkolwiek manipulacji tymi danymi (uzasadniając to np. interesem gospodarczym pracodawcy). Tego rodzaju działania pracodawcy mogą być uznane według art. 35 ust. 1 pkt 2 u.z.z. za utrudnianie wykonywania działalności związkowej prowadzonej zgodnie z przepisami ustawy. Jeżeli zatem badania wykażą istnienie zagrożenia dla życia bądź zdrowia pracowników, pracodawca powinien niezwłocznie podjąć wszelkie działania mające na celu usunięcie tego zagrożenia.

WAŻNE

Koszty badań ponosi w całości pracodawca. Ponadto brak jest przeszkód formalnoprawnych, aby taka informacja nie została przekazana również wszystkim funkcjonującym u pracodawcy związkom zawodowym (nie tylko organizacji wnioskującej), pod warunkiem że mają one status zakładowej organizacji związkowej.

Dodatkowym gwarantem spełnienia przez pracodawcę obowiązku zajęcia stanowiska wobec żądania przeprowadzenia badań jest jednoczesne powiadomienie o podjętej przez niego decyzji okręgowego inspektora pracy w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia. Należy uznać, że powinien on przekazać Państwowej Inspekcji Pracy nie tylko negatywną decyzję, lecz także pozytywną. W przypadku odpowiedzi negatywnej należy uznać, że pracodawca powinien podać szczegółowe uzasadnienie, dlaczego odmawia wykonania badań. W przypadku decyzji pozytywnej do obowiązków pracodawcy należałoby wskazanie podmiotu, który będzie realizował badania, ich rodzaju oraz zakresu przedmiotowo-podmiotowego, a jeżeli jest to możliwe, również czasu ich trwania. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, że do pracodawcy należy wybór podmiotu przeprowadzającego badania oraz ich rodzaj i zakres. Powinien on wziąć jednak pod uwagę uzasadnione merytorycznie sugestie zgłaszane w tej materii przez organizacje związkowe.

RAMKA 3. Sprzeciw pracodawcy i reakcja PIP

Brak zgody pracodawcy na przeprowadzenie badań podlega kontroli PIP. Zatrudniający, który oponuje przeciwko zasadności ich przeprowadzenia, ma prawo zwrócić się do właściwego inspektora pracy o ustalenie celowości badań bądź ich niezbędnego zakresu. Powinien tego dokonać w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia od zakładowej organizacji związkowej o podtrzymaniu jej żądania.

Uznanie przez inspekcję, że wykonanie badań jest niecelowe, nie oznacza jednak, iż związek zawodowy nie może zlecić ich wykonania. Przepis wyraźnie jednak stanowi, że przeprowadzenie badań wbrew stanowisku inspektora pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku pokrycia ich kosztów. Z powyższego wynika, że jeżeli badanie zostanie zlecone przez związek zawodowy, to on - a nie pracodawca - będzie legitymowany czynnie w procesie sądowym (w przypadku pozwu o zapłatę za badania skierowanego przez instytucję lub osobę, która je przeprowadziła) i ewentualnie zobowiązany do zapłaty za wykonanie usługi.

Pracodawca nie może uniemożliwić przeprowadzenia badań przez podmiot wybrany przez organizację związkową. Zachowanie takie mogłoby być uznane za utrudnianie prowadzenia działalności związkowej w świetle normy prawnej zawartej w art. 35 ust. 1 pkt 2 u.z.z.

Zachowanie tajemnicy przez związek zawodowy

Przepisy w niewielkim stopniu bezpośrednio regulują obowiązek związków zawodowych do zachowania tajemnicy. Nie ma w tym zakresie stosownego zapisu w ustawie o związkach zawodowych. Niemniej obowiązek zachowania tajemnicy przez działaczy związkowych jako pracowników może wynikać np.:

●z art. 100 par. 2 pkt 4 k.p. - można z niego wyprowadzić obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

●z art. 241⁴ par. 2 k.p. - przedstawiciele związków zawodowych są zobowiązani do nieujawniania uzyskanych od pracodawcy informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.). Ustawa ta w art. 11 ust. 4 definiuje tajemnicę przedsiębiorstwa, przez którą rozumie się nieujawnianie do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych lub innych posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Ujawnienie takich informacji przez związkowca skutkować może uznaniem tego czynu za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, co może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z winy pracownika. Ujawnienie tajemnicy pracodawca można traktować również jako czyn nieuczciwej konkurencji, za który uznaje się przekazywanie, ujawnianie lub wykorzystywanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża istotnym interesom przedsiębiorcy. Popełnienie takiego czynu może rodzić odpowiedzialność karną związkowca. Poniesie ją osoba, która wbrew ciążącemu na niej obowiązkowi w stosunku do pracodawcy ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa - jeżeli wyrządza poważną szkodę przedsiębiorcy. Popełnienie takiego czynu jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch. Pracodawca, który w wyniku ujawnienia przez związkowca tajemnic handlowych poniósł szkodę, może dochodzić od niego także jej wyrównania (odszkodowania):

●z ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922) - zabrania ona bowiem m.in. przetwarzania danych wrażliwych. Związek zawodowy nie może zatem upubliczniać informacji (w gablotach, w gazetkach zakładowych, na stronach internetowych), których ujawnienie może być odebrane jako naruszenie norm etycznych, moralnych, dobrych obyczajów itp., nie mówiąc już o naruszeniu dóbr osobistych. Upublicznianie informacji należy tutaj rozumieć w ten sposób, że nie będą przekazywane informacje o liczbie i skutkach drastycznych wypadków przy pracy, chorobach pracowników, patologiach społecznych występujących u pracodawcy (alkoholizmie i narkomanii), rozwodach czy matkach samotnie wychowujących dzieci.

UWAGA

Związek zawodowy nie ma również prawa do żądania udostępnienia całości akt osobowych pracownika. Jeżeli organizacja związkowa wykonuje swoje uprawnienia konsultacyjne (np. przy rozwiązaniu umowy o pracę lub wymierzeniu kary porządkowej pracownikowi), może się domagać jedynie udostępnienia jej wyciągu z akt dotyczących wyłącznie tych okoliczności, które dotyczą konsultacji.

2. Obowiązki wobec rady pracowników

Rada pracowników to szczególny reprezentant pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy, powoływany do życia w trybie ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (t.j. Dz.U. nr 79, poz. 550 ze zm., dalej: ustawa o radach pracowników). Celem tej regulacji jest wspieranie dialogu pomiędzy pracownikami i pracodawcą, a dialog jest możliwy, gdy pracownicy mają pełną informację o stanie zakładu pracy. Nie oznacza to jednak, że zakres informacji przekazywanych radzie pracowników jest nieograniczony. Pracownicy w świetle powyższej regulacji mają prawo do uzyskania wiedzy, która de facto będzie się odnosić do utrzymania trwałości ich zatrudnienia.

Radę należy informować o działalności, sytuacji ekonomicznej i przewidywanych zmianach działalności lub sytuacji pracodawcy. Informacje o działalności i sytuacji ekonomicznej przekazuje się tylko w razie przewidywanych zmian, zamierzonych działań oraz na pisemny wniosek rady. Z tego też względu informacja o aktualnym stanie działalności czy sytuacji ekonomicznej nie jest obowiązkowa.

Nowo powstałej radzie należy podać informacje o sytuacji istniejącej w czasie powstania rady, a następnie powiadomić ją o przewidywanych zmianach. Co do rodzaju zmian podlegających obowiązkowi informowania należy stwierdzić, że kryterium selekcji stanowi wpływ zmian lub możliwość wpłynięcia na sytuację pracowników. Biorąc jednak pod uwagę to, że co do zasady istnieje potencjalny związek pomiędzy sytuacją gospodarczą podmiotu zatrudniającego a sytuacją pracowników, to pojęcie zmian należy rozumieć szeroko.

Informacje gospodarcze (ekonomiczne)

Z uwagi na to, że ustawa o radach pracowników nie reguluje kwestii informowania pracowników w sposób szczegółowy, należy się odwołać do ustawy o związkach zawodowych. Artykuł 28 u.z.z. upoważnia związek zawodowy do żądania od pracodawcy udostępnienia szeroko rozumianych informacji gospodarczych (biznesowej, handlowej, finansowej itp.). Są to zatem informacje mające charakter co do zasady jawny, są one ujęte w bilansie zakładu pracy czy druku F 01.

Dane wrażliwe

Rada pracowników nie może się domagać od pracodawcy informacji dotyczących sfery prywatnej pracownika, np. wysokości jego zarobków. Jeżeli jednak takie informacje uzyska, nie może ich upubliczniać. Podobnie jak w przypadku związków zawodowych, rada nie ma dowolności w ich przetwarzaniu oraz ujawnianiu. Ochrona tych informacji objęta jest regulacją ustawy o ochronie danych osobowych. W myśl zawartej w niej definicji: "Danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej". Zgodnie z art. 23 tej ustawy, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych oraz wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne także wówczas, gdy:

●jest to konieczne do realizacji umowy,

●osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy,

●jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

●jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

●jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Pod pojęciem przetwarzania danych osobowych rozumie się, na mocy art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych.

@RY1@i02/2016/213/i02.2016.213.050000100.101(c).gif@RY2@

ⒸⓅ PiSZ

Jakie operacje na danych osobowych stanowią ich przetwarzanie

Przedmiotem informowania jest zmiana trwała i istotna z punktu widzenia wielkości pracodawcy. Chodzi przy tym zarówno o zwalnianie pracowników, jak i ich zatrudnianie. W każdym razie przedmiotem informowania powinny być np. zwolnienia grupowe czy programy dobrowolnych odejść.

Przedmiotem informowania powinny być zatem zjawiska, które mają wpływ na zatrudnienie, takie jak planowane zatrudnienie istotnej grupy pracowników tymczasowych, angażowanie na podstawie umów cywilnoprawnych osób samozatrudnionych czy outsourcing oraz przejmowanie lub przekazywanie pracowników w trybie przejścia zakładu pracy (art. 23¹ k.p.). Należy mieć również na uwadze informacje potrzebne pracownikom z punktu widzenia ich zainteresowania tym, aby zachować dotychczasowy poziom zatrudnienia, poszukiwać rozwiązań ograniczających skalę zwolnień lub też redukujących ryzyko ich dokonywania. Może chodzić np. o programy przekwalifikowania dla już zatrudnionych pracowników. Powinny to być zatem informacje, np. o zatrudnieniu, które spada na skutek upływu terminu trwania umów o pracę i nieprzedłużeniu ich dla istotnej grupy pracowników, jak również dotyczące sytuacji, w których poziom zatrudnienia wprawdzie rośnie, jednak w niektórych grupach spada. Jest to bowiem także zmiana zatrudnienia. Ponadto obowiązek informacyjny obejmować będzie przykładowo zamiar zastąpienia jakiejś grupy umów o pracę umowami cywilnoprawnymi.

RAMKA 4. Inna organizacja pracy

Informacje dotyczące zatrudnienia związane są także ze zmianami organizacyjnymi pracodawcy. Przez zmiany w organizacji pracy należy rozumieć:

● zmiany w wewnętrznej strukturze organizacyjnej pracodawcy w zakresie, w jakim ma to wpływ na pracę pracowników (np. podległość służbowa),

● zmiany systemu czasu pracy dotyczące całych grup pracowników,

● wprowadzenie dodatkowych przerw w pracy itp.

UWAGA

Obowiązek informacji nie dotyczy przypadku, kiedy dochodzi do zwolnień z przyczyn dotyczących samych pracowników, ponieważ ich celem nie jest trwała zmiana wielkości zatrudnienia.

Rada pracowników ma prawo również samodzielnie żądać informacji, nawet w sytuacji gdy pracodawca nie przewiduje żadnych zmian lub podjęcia działań. Ustawa nie określa przy tym formy, w której rada pracowników powinna złożyć pracodawcy wniosek o udostępnienie informacji. Jednak dla celów dowodowych należałoby przyjąć, że najbardziej pożądane jest złożenie go na piśmie, co pozwala na sprecyzowanie zakresu oczekiwanych informacji.

RAMKA 5. Przekazanie informacji

Warunkiem prawidłowo spełnionego przez pracodawcę obowiązku jest przekazanie informacji w terminie, formie i zakresie umożliwiającym radzie pracowników zapoznanie się ze sprawą, przeanalizowanie tych informacji, a w określonych sprawach przygotowanie się do konsultacji. Ustawodawca nie precyzuje przy tym terminu do przekazania informacji. Można jednak bez wątpienia stwierdzić, że proces informowania powinien być uprzedni w stosunku do działań pracodawcy lub zdarzeń od niego niezależnych.

Ustawa nie określa także formy udzielania informacji. Jest ona zatem dowolna. Z uwagi na konieczność zapoznania się przez członków rady z zakresem informacji, nie powinny być one przekazywanie ustnie, ponieważ taka forma może nie odpowiadać potrzebom rady związanym z koniecznością przeanalizowania sytuacji i ewentualnym przygotowaniem się do konsultacji. Za dopuszczalne należy natomiast uznać przekazy w innych formach, w tym elektronicznej.

Z kolei wymaganie, aby zakres przekazywanych informacji umożliwiał radzie zapoznanie się ze sprawą, oznacza, że informacja powinna być pełna.

Zachowanie tajemnicy przez radę pracowników

Członkowie rady pracowników są zobowiązani do zachowania, a więc nieupubliczniania tajemnicy z tytułu uzyskanych informacji. W tym też względzie należy zwrócić uwagę, że ustawa o radach pracowników nakłada obowiązek zachowania poufności przez członków rady przez okres:

●pełnienia funkcji,

●trzech lat od dnia zaprzestania pełnienia funkcji.

Ustawa nie wskazuje przy tym, czy i w jakich okolicznościach okres ten może być krótszy. Może to jednak wynikać z polityki ochrony informacji prowadzonej przez pracodawcę, który samodzielnie określi takie okresy. Ponadto skrócenie obowiązku zachowania poufności może oczywiście nastąpić na skutek ustania stanu tajemnicy. Z kolei wprowadzenie przez pracodawcę dłuższych terminów ochrony należy uznać za bezskuteczne.

WAŻNE

Do zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy może dojść także z inicjatywy pracodawcy.

Osobno należy także zwrócić uwagę na to, że obowiązek zachowania tajemnicy wynika również z kodeksu pracy. Zgodnie z art. 100 par. 2 pkt 4 k.p. pracownik jest w ogóle zobowiązany do zachowania poufności przez cały okres zatrudnienia. W rozumieniu tego przepisu zatrudniony nie może ujawniać wszelkich informacji, jeśli takie działanie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jest to więc obowiązek niezwykle szeroki.

Pracodawca, chcąc objąć informacje tajemnicą, musi poinformować przedstawicieli pracowników o niejawnym statusie przekazywanych im informacji, albo też opatrzyć dostarczane im dokumenty informacją o zakazie ich ujawniania i dalszego wykorzystywania.

Informacje, które mogą być utajnione, to np.:

opatentowane i nieopatentowane wynalazki,

plany techniczne,

wzory użytkowe lub zdobnicze,

plany techniczne,

sposoby zbierania informacji,

listy klientów i kontrahentów,

metody kontroli jakości towarów i usług,

sposoby marketingu,

dane dotyczące organizacji pracy,

informacje przydatne w pracy naukowo-badawczej i rozwojowej,

informacje dotyczące doświadczeń i wiadomości przydatnych do prowadzenia przedsiębiorstwa,

informacje dotyczące rynków zbytu, marketingu, wielkości sprzedaży, stosowanych cenników.

wyniki prób i badań, ⒸⓅ

@RY1@i02/2016/213/i02.2016.213.050000100.102(c).gif@RY2@

PiSZ

Informacje, które mogą być utajnione, to np.:

Należy przy tym pamiętać, że prawnie chronione są tylko informacje o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym i innym, o ile mają wartość gospodarczą. Wszelkie informacje niemające tej wartości, jak również te, w stosunku do których pracodawca nie podjął kroków zmierzających do nadania im poufnego charakteru, nie podlegają ochronie prawnej.

Co do zasady o obowiązku zachowania poufności powinno się poinformować osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy w osobnym oświadczeniu pracodawcy przy okazji przekazywania informacji. Nie musi ono mieć formy pisemnej, choć jest ona wskazana dla celów dowodowych. Jeżeli pracodawca przekazuje w formie pisemnej dokumenty opatrzone klauzulą poufności, lub też poufność informacji jest znana członkom rady z uwagi na obowiązujące u pracodawcy procedury, to odrębne oświadczenie nie jest wymagane. Ponadto zatrudniający może skierować do rady jedno pismo, w którym precyzyjnie wskaże zakres informacji poufnych. Nie może to być natomiast jedno pismo generalne, nakładające ogólny obowiązek zachowania w poufności informacji przekazywanych radzie. W takim bowiem przypadku może budzić wątpliwości, które informacje są, a które nie są objęte tajemnicą.

W pojęciu tajemnicy pracodawcy nie mieszczą się informacje, które osoba zainteresowana może uzyskać zwykłą, dozwoloną drogą, np. analizując skład produktu finalnego wytworzonego przez pracodawcę będącego producentem. Ponadto do zakresu informacji objętych tajemnicą pracodawcy nie powinny być zaliczane te informacje, które stanowią element wiedzy ogólnej, wykształcenia czy kwalifikacji pracownika lub jego naturalnych umiejętności albo uzdolnień, stanowiące swoisty wkład wnoszony przez niego niejako do powstającego stosunku pracy. Tajemnica pracodawcy powinna być raczej łączona z konkretnymi, specyficznymi informacjami, związanymi z jego działalnością, tj. takimi, które tworzą różnicę pomiędzy nim a innymi pracodawcami o podobnym zakresie działania.

RAMKA 6. Tajemnica zawodowa

Osobną kwestią jest zachowanie tajemnicy zawodowej. Obejmuje ona informacje uzyskane w związku z wykonywaniem zawodu przez osobę reprezentującą profesję, z wykonywaniem której dana ustawa łączy obowiązek zachowania tajemnicy. Tajemnice zawodowe stanowią zatem kolejne ograniczenie zakresu przedmiotowego pracowniczego prawa do informacji. Jeżeli zatem przedstawiciel zawodu zobowiązany do zachowania tajemnicy jest pracodawcą, np. bankiem, apteką, kancelarią prawniczą, podmiotem dokonującym ubezpieczeń, jednostką medyczną zatrudniającą powyżej 50 pracowników (szpitale, przychodnie, gabinety lekarskie), na którego przepisy nakładają obowiązki z zakresu informowania pracowników, wówczas w zakresie, w jakim jest on zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej, jest zwolniony z obowiązku udzielenia informacji w ramach procedur informacyjnych. Przepisy wprowadzające tajemnicę zawodową stanowią więc lex specialis w stosunku do regulacji z zakresu procedur informacyjnych.

Odmowa udostępnienia informacji przez pracodawcę

Prawo pracodawcy do odmowy udzielenia informacji stanowi najdalej idące ograniczenie zbiorowego prawa pracowników do informacji. Uprawnienie takie wynika z art. 16 ust. 2 ustawy o radach pracowników, zgodnie z którym: "Pracodawca, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może nie udostępnić radzie pracowników informacji, których ujawnienie mogłoby, według obiektywnych kryteriów, poważnie zakłócić działalność przedsiębiorstwa lub zakładu, których dotyczą, albo narazić je na znaczną szkodę". W tym też względzie powstaje pytanie, czy chodzi już o przekazanie radzie informacji, czy też o ryzyko ujawnienia jej innym podmiotom przez członków rady po ustaniu ustawowego zakazu. Należy uznać, że w przepisie tym chodzi już o niedostarczenie informacji, a nie o obawę o jej dalsze ujawnienie.

Artykuł 16 ust. 2 wskazuje, że nie chodzi tylko o informacje, których ujawnienie bezpośrednio naraża pracodawcę na szkodę, lecz także takie, których ujawnienie zostało objęte ochroną, gdyż mogłoby to zakłócić działalność przedsiębiorstwa. Ocena tego zależy od obiektywnych kryteriów. Warunkiem odmowy udostępnienia informacji jest zatem zagrożenie, że ujawnienie informacji prowadzi lub może doprowadzić do wywołania skutku w postaci poważnego zakłócenia działalności przedsiębiorstwa albo narażenia go na znaczną szkodę.

3. Obowiązki wobec organów przedstawicieli wyłonionych czasowo

Regulacje polskiego prawa pracy przewidują także wyłonienie szczególnych organów przedstawicielskich załogi zakładu pracy, jakimi są podmioty określane jako przedstawiciele pracowników wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Tacy przedstawiciele pracowników wyłaniani są jedynie czasowo w celu reprezentowania pracowników, jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje związek zawodowy mający status zakładowej organizacji związkowej, gdyż w polskim prawie pracy w imieniu pracowników wypowiadają się tylko i wyłącznie ich organy przedstawicielskie, jakimi z reguły są właśnie związki zawodowe.

Czasowe organy przedstawicielskie wyłaniane są u pracodawcy, gdy zachodzi konieczność dokonania pewnych czynności i uzgodnień z załogą. Dotyczą one z reguły potrzeby czasowego zawieszenia w całości lub w części przepisów prawa pracy określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy (art. 9¹ k.p.).

UWAGA

Polskiemu prawu pracy nie jest znana instytucja demokracji bezpośredniej, tj. podejmowanie decyzji przez pracodawcę w uzgodnieniu z ogółem załogi, np. poprzez głosowanie (przeprowadzenie referendum) pośród wszystkich pracowników.

Obowiązki informacyjne pracodawcy w stosunku do wyłonionych przedstawicieli pracowników dotyczą z reguły zagadnień związanych ze sferą gospodarczą lub finansową zakładu pracy. Muszą one bowiem posiadać niezbędną wiedzę umożliwiającą im wypowiedzenie się, czy przejściowo trudna kondycja finansowa i gospodarcza pracodawcy przemawia za czasowym zawieszeniem w całości lub części uprawnień pracowniczych (z reguły dotyczy to czasowego ograniczenia płac). Brak zgody przedstawicieli pracowników uniemożliwia bowiem pracodawcy czasową rezygnację z określonych świadczeń na rzecz pracowników. W takim wypadku wyjściem dla pracodawcy z przejściowych trudności jest jedynie redukcja zatrudnienia albo dokonanie wypowiedzeń zmieniających warunki pracy lub płacy, jak też zawarcie z każdym pracownikiem indywidualnego porozumienia modyfikującego czasowo lub na stałe warunki umowy o pracę.ⒸⓅ

@RY1@i02/2016/213/i02.2016.213.050000100.810.jpg@RY2@

dr Janusz Żołyński

radca prawny, ekspert w zakresie zbiorowego prawa pracy