Pierwsza kontrola nie zawsze ulgowa. PIP sprawdzi wszystko i nie odpuści przy istotnych przewinieniach

Część pracodawców kontrolowanych przez Państwową Inspekcję Pracy może zostać potraktowana - zarówno w zakresie sposobu przeprowadzania kontroli, jak i jej skutków - w sposób preferencyjny. Wynika to z założeń programowych PIP na lata 2016-2018 i dotyczy cyklu "pierwsza kontrola".

Po pierwsze, łagodniejsze zasady kontroli obejmą wyłącznie firmy:

wmikro - zatrudniające do 9 pracowników,

wmałe - zatrudniające do 49 osób,

wśrednie - zatrudniające do 249 pracowników.

Po drugie, preferencyjne warunki mają być stosowane wobec podmiotów, które nigdy wcześniej nie były przez PIP kontrolowane. W praktyce może jednak powstać m.in. problem, czy na łagodny przebieg kontroli może liczyć niekontrolowany nigdy wcześniej podmiot powstały w wyniku połączenia kilku pracodawców, którzy byli już kontrolowani przez PIP. W takim wypadku wydaje się, że nie ma podstaw, aby taki nowy podmiot został objęty zasadami pierwszej kontroli z uwagi na wcześniejsze wizyty inspektorów u pracodawców, jakie miały miejsce przed ich połączeniem.

Inaczej niż zwykle

Niekontrolowany dotąd pracodawca zatrudniający do 249 osób, może się spodziewać, że ewentualna kontrola PIP będzie miała nieco inny przebieg i konsekwencje, niż ma to miejsce w przypadku klasycznego postępowania kontrolnego. Z założeń programowych PIP wynika bowiem, że pierwsza kontrola ma mieć charakter instruktażowo-doradczy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca jest zwolniony z wypełniania obowiązków wynikających z prawa pracy. W żadnym wypadku nie powinien stać na stanowisku, że inspektor go wszystkiego nauczy i dopiero od tego momentu będzie mógł wymagać prawidłowego stosowania przepisów.

W ramach pierwszej kontroli inspektor pracy wskaże nieprawidłowości w kontrolowanym zakładzie pracy, przeanalizuje je pod kątem prawnym i technicznym oraz zastosuje odpowiednie środki prawne - decyzje, wystąpienia oraz polecenia. Określi również termin na usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, dostosowany do aktualnych możliwości techniczno-organizacyjnych pracodawcy. Zatrudniający będzie więc miał możliwość (powołując się na obiektywne względy) wspólnego ustalenia z inspektorem terminu realizacji środków prawnych, który będzie mógł wynosić nawet 3 miesiące (zależy to jednak od charakteru naruszenia).

Pierwsza kontrola jest kontrolą kompleksową obejmującą dużą liczbę zagadnień. [ramka] Może się więc okazać, że u pracodawcy pojawi się nie jeden (co jest standardem), ale dwóch inspektorów pracy. Działanie takich zespołów inspektorskich jest podyktowane szczególnymi wymaganiami i potrzebami kontroli. Czasem bowiem niezbędna będzie specjalistyczna wiedza z zakresu techniki czy prawa. Poza tym kontroli przez dwuosobowy zespół inspektorów powinien się spodziewać m.in. pracodawca, który stosuje szczególnie skomplikowane procesy pracy.

Uwaga! Co do zasady w ramach pierwszej kontroli inspektorzy odstępują od nakładania na pracodawców sankcji, czyli mandatów karnych. Nie należy ich jednak mylić ze stosowanymi przez inspektorów pracy środkami prawnymi - decyzjami, wystąpieniami oraz poleceniami ustnymi. Mandaty mają bowiem charakter represyjno-prewencyjny. Natomiast inny jest cel środków prawnych, o których mowa w ustawie z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 640 ze zm., dalej: ustawa o PIP). Mają one skłonić pracodawcę do wykonania określonych obowiązków w kwestiach technicznego bezpieczeństwa czy prawnej ochrony pracy.

Odstąpienie od ulgowego traktowania

Zasada łagodnego traktowania, bez nakładania sankcji w postaci mandatów w ramach pierwszej kontroli, nie zawsze będzie miała zastosowanie. Będzie to zależeć od charakteru stwierdzonych uchybień.

Sankcje niewątpliwie będą mogły zostać zastosowane w przypadku wystąpienia poniższych nieprawidłowości.

1. Rażące naruszenie przepisów i zasad bhp

Pracodawcy nie unikną sankcji w sytuacji ciężkich naruszeń dotyczących bezpieczeństwa pracy, czyli takich, którym towarzyszy bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia i życia pracowników. Jeśli pierwsza kontrola wykaże takie rażące naruszenie, pracodawca może się spodziewać zarówno mandatu, jak i decyzji o:

wwstrzymaniu prac lub działalności,

wskierowaniu pracowników do innych prac,

wwstrzymaniu eksploatacji maszyn i urządzeń,

wzakazaniu wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi.

2. Kontrole prowadzone w związku z wypadkami przy pracy - śmiertelnymi, ciężkimi lub zbiorowymi

Sankcje mogą być zastosowane zwłaszcza wtedy, gdy kontrola prowadzona w związku z wypadkiem przy pracy wykaże znaczne nieprawidłowości w postępowaniu pracodawcy, jak np. brak zawiadomienia PIP o wypadku zbiorowym, ciężkim lub śmiertelnym czy nieprzeprowadzenie przez pracodawcę postępowania powypadkowego.

3. Nielegalne zatrudnienie

Nałożeniem mandatu karnego mogą się skończyć m.in. przypadki, w których niekontrolowany dotąd pracodawca nie zgłasza pracowników do ubezpieczenia społecznego lub nie potwierdza na piśmie w wymaganym terminie rodzaju umowy oraz warunków zatrudnienia.

4. Rażące naruszenie przepisów z zakresu prawnej ochrony pracy

Mandaty mogą zostać zastosowane przede wszystkim w przypadkach ciężkich naruszeń tych przepisów, m.in. w sytuacjach niewypłacania wynagrodzenia za pracę we właściwym terminie i wysokości, nieudzielania urlopów wypoczynkowych czy jaskrawych naruszeń przepisów o czasie pracy, w tym dotyczących przerw w pracy.

Na jakiej podstawie

Niekontrolowany dotychczas pracodawca może mieć wątpliwości co do procedury, jaką będą stosować inspektorzy pracy podczas pierwszej kontroli - czy będą stosowane zasady wynikające z ustawy o PIP, czy może inne przepisy uwzględniające specyficzny charakter kontroli audytowej.

Trzeba więc jednoznacznie podkreślić, że choć z samych założeń programowych inspekcji na lata 2016-2018 wynikają wskazania co do przebiegu pierwszej kontroli, to w żadnym razie nie ma podstaw, aby uznać, iż ustawa o PIP nie będzie miała zastosowania.

Pierwsza kontrola - podobnie jak każda inna realizowana przez inspektorów pracy - ma na celu ustalenie stanu faktycznego oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. Podczas niej inspektor ma ustawowo zagwarantowane liczne uprawnienia do pozyskiwania informacji mających znaczenie dla celów kontroli. Brak współpracy z inspektorem może się skończyć zarzutem utrudniania czynności kontrolnych, co w skrajnych przypadkach może być zakwalifikowane jako przestępstwo. Po kontroli należy się spodziewać protokołu, w którym inspektor opisze stwierdzone nieprawidłowości i do którego pracodawca może wnieść zastrzeżenia. Uwzględniając jednak instruktażowo-doradczy charakter kontroli, istnieje duża szansa, że uchybienia, które zostaną wskazane w protokole kontroli, będą wyjaśnione na etapie dokonywania ustaleń, co sprawi, iż wniesienie zastrzeżeń będzie zupełnie zbędne.

Protokół kontroli stanowi bazę dla wydawanych następnie środków prawnych - decyzji czy wystąpień. Termin na ich realizację, o czym była już mowa, będzie dostosowany do możliwości pracodawcy. Warto jednak jak najszybciej wykonać to, co jest zawarte w nakazach czy wystąpieniach, a następnie zawiadomić o tym inspektora pracy.

Reasumując, pierwsza kontrola to bez wątpienia nowe doświadczenie dla pracodawcy. Warto się do niej dobrze przygotować i współpracować z inspektorem, którego wskazówki pozwolą pracodawcy na uniknięcie popełniania nieprawidłowości w przyszłości. ©?

Ważne

Pierwsza kontrola jest kontrolą kompleksową, może się więc okazać, że u pracodawcy pojawi się nie jeden (co jest standardem), ale dwóch inspektorów pracy.

Kompleksowy audyt

Pierwsza kontrola ma charakter kompleksowego audytu. Oznacza to, że w praktyce może być sprawdzone każde zagadnienie pozostające we właściwości PIP.

W pierwszej kolejności inspektorzy zwrócą uwagę na wiele zagadnień technicznego bezpieczeństwa pracy. Wchodząc na teren zakładu pracy, inspektor dokona oceny stanu obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy - czy umożliwiają one świadczenie pracy w sposób niezagrażający zdrowiu oraz życiu. Kontroli mogą być poddane stosowane maszyny i inne urządzenia techniczne. Do sztandarowych zagadnień, które także mogą być sprawdzane, zalicza się też badania profilaktyczne, szkolenia, ocenę ryzyka zawodowego czy wyposażenie pracowników w środki ochrony indywidualnej.

Obok kontroli z zakresu bhp badaniu w ramach pierwszej kontroli może podlegać wiele zagadnień prawnej ochrony pracy. Do typowych kwestii kontrolowanych w tym obszarze zalicza się zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę, regulacje wewnątrzzakładowe (regulaminy, zarządzenia), wynagrodzenie za pracę, czas pracy, urlopy oraz uprawnienia związane z macierzyństwem czy zatrudnianiem pracowników młodocianych. W ramach kontroli kompleksowej inspektorzy z pewnością zwrócą też uwagę na legalność zatrudnienia.

@RY1@i02/2016/130/i02.2016.130.217000400.802.jpg@RY2@

Sebastian Kryczka

prawnik, ekspert prawa pracy