Elektroniczna dokumentacja od 1 stycznia 2019 r.

Pracodawcy mogą odetchnąć z ulgą - rząd nie rezygnuje ze zmian w k.p., które umożliwią firmom prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej (i skrócą okres jej przechowywania). Ostatnia wersja projektu w tej sprawie (z 19 września 2017 r.) jest mocno okrojona w porównaniu z tą pierwotną (z listopada 2016 r.), ale przewiduje najważniejszą dla firm możliwość - zakładanie akt pracowniczych nowozatrudnionych osób w formie elektronicznej lub digitalizację dokumentacji zatrudnionych już osób. Zrezygnowano za to - zgodnie z zapowiedziami - z wykorzystania na szerszą skalę komunikacji elektronicznej w stosunkach pracy (np. nie będzie można złożyć wypowiedzenia umowy w formie e-mailowej).

Omawianym projektem zajmował się już Komitet Stały RM, który zdecydował o skierowaniu go do komisji prawniczej (ma ona m.in. doprecyzować definicje zawarte w nowych przepisach). Zmodyfikowane propozycje trafią pod obrady Rady Ministrów, a następnie do Sejmu. Jeśli ustawa zostanie uchwalona, zmiany zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Skan i druk

Zgodnie z nowymi przepisami to pracodawca zdecyduje o tym, czy prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Zmianę w tym zakresie (np. z formy papierowej na elektroniczną) będzie mógł przeprowadzić zarówno w trakcie zatrudnienia pracownika, jak i po jego zakończeniu (w okresie przechowywania akt osobowych podwładnego).

Konwersja z wersji papierowej na elektroniczną będzie polegała na sporządzeniu skanu dokumentów i opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej osoby. Następnie dokument elektroniczny zostanie zapisany w systemie teleinformatycznym firmy lub na nośniku danych wykorzystywanym przez pracodawcę do prowadzenia akt pracowniczych (szczegółowe zasady, w tym gwarantujące bezpieczeństwo i poufność danych, zostaną określone w rozporządzeniu do ustawy). Z kolei zmiana wersji elektronicznej w papierową będzie polegać na sporządzeniu wydruku dokumentu cyfrowego, który pracodawca opatrzy podpisem.

To właśnie kwestie związane z definicją poszczególnych form doprecyzuje jeszcze komisja prawnicza (np. zgodnie z tymi przepisami można kwestionować, czy oryginał dokumentu spełnia wymóg wersji papierowej, skoro nie jest zeskanowany i opatrzony podpisem; powstaje też np. wątpliwość co do faksów lub ksero dokumentów).

Z punktu widzenia firm istotne znaczenie ma też ograniczenie biurokratycznych obowiązków. Dla przykładu, jeśli firma ponownie przyjmie do pracy tę samą osobę (w ciągu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie), będzie mogła kontynuować prowadzenie istniejącej już i przechowywanej dokumentacji (nie musi przygotowywać nowej).

Zabezpieczone będą także interesy pracowników. Firmy zostaną zobowiązane do informowania podwładnych o każdorazowej konwersji akt i możliwości odbioru przez nich poprzedniej ich postaci (np. dokumentów papierowych po przejściu na wersję elektroniczną).

Obaw nie brakuje

Omawiane zmiany zdecydowanie popierają pracodawcy.

- W XXI w. możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji powinna być standardem. Brak takich regulacji negatywnie wpływa na konkurencyjność polskich firm - tłumaczy Wioletta Czaplicka-Żukowska, ekspert Pracodawców RP.

Podkreśla, że zatrudniający liczą na wprowadzenie omawianych modyfikacji i ich akceptację przez wszystkie zainteresowane strony.

- W szczególności mamy nadzieję na to, że elektronicznych dokumentów nie będzie kwestionować Państwowa Inspekcja Pracy - dodaje.

Znacznie bardziej sceptyczne stanowisko przedstawiają związki zawodowe.

- Na etapie konsultacji tych zmian zabrakło szczegółowych informacji. Akta osobowe pracowników zawierają istotne i wrażliwe dane, a projekt - choćby w ogólny sposób - nie określa sposobów ich zabezpieczenia. Tymczasem zagrożeń jest wiele - firma może utracić te dokumenty np. w wyniku ataku hakerskiego lub awarii systemu teleinformatycznego - zauważa Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ.

Jego zdaniem zmiany mogą też utrudnić kontrole PIP.

- Dostęp inspektorów do dokumentów elektronicznych może być ograniczony - podsumowuje.

@RY1@i02/2017/186/i02.2017.186.183001100.801(c).jpg@RY2@

Jak obecnie należy prowadzić dokumentację pracowniczą

Łukasz Guza

lukasz.guza@infor.pl