Trzy etapy, trzy odrębne adresy i siedem wydzielonych dokumentacji

Wyobraźmy sobie następującą sytuację: pracownik otrzymuje kwestionariusz osobowy, a w nim musi podać cztery adresy: zamieszkania, zameldowania, do korespondencji i do ustalenia właściwości urzędu skarbowego. Niebywałe? Bynajmniej – zdarzają się pracodawcy, którzy o podanie takich czterech danych proszą (oczywiście czasami jest to jeden adres wpisywany w czterech polach kwestionariusza). Tymczasem z wydanych na prośbę DGP najnowszych stanowisk Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, że nie wszystkiego można wymagać i nie w każdym momencie. Warto pokazać to, przechodząc przez kolejne etapy zmierzające do zatrudnienia. Pierwszy to rekrutacja. Kodeks pracy mówi, że kandydat podaje wówczas dane kontaktowe, przy czym to, jakie one będą, zależy od niego. Może więc podać np. adres zamieszkania lub do korespondencji, ale równie dobrze wystarczy przekazać adres e-mail lub numer telefonu. Kolejny etap to ten pośredni, gdy mamy do czynienia z osobą przyjmowaną do pracy – czyli kandydatem wyłonionym w procesie rekrutacji, ale jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Wówczas – jak wynika ze zgodnych interpretacji MRPiPS i UODO – można już pozyskać adres zamieszkania (prawie) pracownika, mimo że kodeks pracy pozwala na to, dopiero gdy zostanie podpisana umowa o pracę (stanowisko resortu pracy w tej kwestii publikowaliśmy już pod koniec czerwca). Wreszcie po zatrudnieniu od pracownika można już wymagać, poza adresem zamieszkania, także adresów zameldowania i do korespondencji. Wszystkie te adresy pozwala bowiem pozyskać ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych dla celów zgłoszenia do tych ubezpieczeń. Przy czym uwaga – nie można zmieniać adresu na potrzeby właściwości urzędu skarbowego.

Ponadto zdaniem MRPiPS nie można wymagać podania przez pracownika wszystkich ww. adresów w kwestionariuszu osobowym. Resort uzasadnia to w ten sposób: dane osobowe pozyskiwane dla innych celów niż nawiązanie stosunku pracy powinny być zbierane na podstawie oraz w sposób przewidziany odrębnymi przepisami, np. na odpowiednim druku. A w przypadku zgłoszenia do ubezpieczeń jest nim ZUS ZUA. W interpretacji przyjętej przez resort czai się jednak pewne niebezpieczeństwo. Zgodnie z nią każda dokumentacja, która wynika z odrębnej dziedziny prawa, zasługuje na wyodrębnienie. Tak będzie z dokumentacją podatkową i ubezpieczeniową. A jeśli weźmiemy pod uwagę, że sama dokumentacja pracownicza dzieli się na pięć części, to takich osobnych przegródek mamy już siedem. Łatwo się w tym pogubić. ©℗ C4–5