Jakie sytuacje dają pracownikom prawo do korzystania z urlopów okolicznościowych

Oprócz urlopu wypoczynkowego, pracownik może korzystać z celowych zwolnień od pracy, które w języku potocznym określa się mianem urlopów lub zwolnień okolicznościowych. Niewykonywanie pracy usprawiedliwiają powody osobiste pracownika lub realizacja ważnych celów, jakim się on poświęca. Tak jak dotychczas zwolnienia od pracy przysługujące pracownikowi mogą mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny.

W tym drugim przypadku zwolnienia z reguły wiążą się z pełnioną przez pracownika funkcją społeczną lub zawodową poza zakładem pracy, a także z wymaganą reakcją na wezwania różnych organów lub udziałem w prowadzonych przez nich postępowaniach. W takich przypadkach pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy, ale nie musi płacić wynagrodzenia. Natomiast za czas zwolnień z powodu osobistych lub rodzinnych wydarzeń pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Celem zwolnień okolicznościowych jest umożliwienie pracownikowi uczestniczenia między innymi w ważnych dla niego wydarzeniach osobistych lub rodzinnych albo załatwienia związanych z nimi spraw. O tym, na ile dni i z jakich osobistych powodów pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od wykonywania pracy, rozstrzygają przepisy wykonawcze do kodeksu pracy. Otóż pracodawca jest zobligowany zwolnić pracownika, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, w razie:

● ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, w wymiarze 2 dni,

● ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką - w wymiarze 1 dnia.

Z uwagi na to, że celem zwolnień okolicznościowych jest umożliwienie pracownikowi uczestniczenia w ważnych dla niego wydarzeniach osobistych lub rodzinnych, pracodawca jest zobowiązany udzielić zwolnienia tylko wówczas, gdy cel ten ma być przez pracownika realizowany. Poza tym należy pamiętać, że zwolnienie od pracy, jak sama nazwa wskazuje, może być udzielone tylko na dni, w których pracownik powinien pracować. Nie dotyczy to zatem okresu, w którym nie świadczy on pracy, np. przebywa na urlopie bezpłatnym, wypoczynkowym lub innym zwolnieniu od pracy.

Określając pozostałe przypadki, w których pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy, bez uszczerbku dla pobieranego przez niego wynagrodzenia, ustawodawca uznał konieczność wykonywania przez pracownika określonych działań, niezwiązanych wprawdzie z jego pracą, ale służących innym ważnym celom (np. ratowanie zdrowia i życia ludzi). Prawo do wynagrodzenia zachowuje bowiem pracownik, który:

● bierze udział w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze strony lub świadka w postępowaniu pojednawczym,

● przeprowadza obowiązkowe badania lekarskie i szczepienia ochronne przewidziane przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych,

● będąc ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego, uczestniczy w akcji ratowniczej,

● będąc krwiodawcą, oddaje krew w czasie oznaczonym przez stację krwiodawstwa lub przeprowadza zalecone okresowe badania lekarskie, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy.

Pracodawca powinien liczyć się też z tym, że pracownicy pełniący społeczne funkcje w zakładzie muszą poświęcać się zadaniom niezwiązanym z pracą. Chodzi tu na przykład o pracowników pełniących funkcje związkowe. Pracownicy ci mają bowiem prawo do zwolnienia od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnych czynności wynikających z ich funkcji związkowej, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane w czasie wolnym od pracy.

Poza tym, jeżeli w zakładzie działa komisja pojednawcza, pracodawca będzie musiał zwolnić pracowników biorących udział w jej posiedzeniach. Dotyczy to także członków komisji bhp. Podobnie jest, gdy w zakładzie działa rada pracowników. Wówczas pracodawca musi zwolnić jej członków w celu uczestniczenia w pracach rady, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy, a pracownicy nie korzystają ze zwolnienia z innego tytułu. Z pewnymi wyrzeczeniami trzeba godzić się także na rzecz społecznego inspektora pracy.

Pracodawca musi się liczyć z tym, że pracownicy, uczestnicząc w życiu społecznym, muszą niekiedy reagować na wezwania różnych organów i brać udział w prowadzonych przez nich postępowaniach. Reakcja ta jest powiązana z obowiązkiem pracodawcy udzielenia im zwolnienia od pracy na czas niezbędny do załatwienia określonej sprawy. Z reguły nie da się zaplanować takich zwolnień, ale pracodawca musi mieć na uwadze, że spoczywa na nim obowiązek ich udzielania, jeśli pracownik zwróci się o wolne z tego tytułu.

Poza tym kodeks pracy uprawnia pracownika do wnioskowania o udzielenie mu urlopu bezpłatnego w związku z jego osobistymi potrzebami. Tu jednak w przeciwieństwie do urlopu macierzyńskiego czy wypoczynkowego pracodawca ma możliwość decydowania o nieobecności pracownika w pracy. O ile bowiem pracownik może w każdym czasie złożyć wniosek o udzielenie mu takiego urlopu, o tyle pracodawca nie musi go rozpatrzyć pozytywnie.

Pojęcie urlopu bezpłatnego pojawia się w różnych przepisach prawa i w zależności od konkretnej regulacji prawnej jego udzielenie jest obowiązkiem pracodawcy lub też nie. Kodeks pracy, normując instytucję urlopu bezpłatnego udzielanego w celach osobistych pracownika, nie nakłada na pracodawcę obowiązku jego udzielenia. Innymi słowy, wniosek o taki urlop nie jest wiążący dla pracodawcy, który może zarówno przychylić się do niego, jak i go odrzucić.

Pracownik zatrudniony w brygadzie budowlanej zamierza w marcu wyjechać do pracy za granicę. W ostatnim czasie wyjechało już dwóch pracowników z brygady, a trzech zwolniło się z firmy. Odejście kolejnego pracownika spowoduje braki kadrowe w zakładzie. Pracownik może być zainteresowany skorzystaniem z urlopu bezpłatnego z różnych powodów. O tym jednak, czy pójdzie na taki urlop, decyduje pracodawca. Dlatego też istotne jest nie tylko to, w jaki sposób pracownik uzasadni potrzebę uzyskania urlopu, ale także to, czy jego nieobecność w pracy nie będzie kolidowała z potrzebami zakładu. Pracodawca ma bowiem prawo uwzględnić własne interesy i rozważyć, czy nieobecność pracownika nie zakłóci rytmu pracy. Jest naturalne, że w sytuacji gdyby uwzględnienie wniosku pracownika miało doprowadzić do nadmiernego uszczuplenia kadry i problemów z realizacją zadań, pracodawca nie musi wyrazić zgody na bezpłatny urlop pracownika.

Nie jest więc obojętne, w jaki sposób pracownik uzasadni potrzebę uzyskania zwolnienia od pracy. Istotna jest także ocena pracodawcy co do wpływu nieobecności pracownika na tok pracy. Jeżeli więc argumenty wskazane we wniosku nie przekonają pracodawcy, pracownik nie będzie mógł skorzystać z urlopu bezpłatnego. Nie ma on bowiem prawnych możliwości przymuszenia pracodawcy do zmiany jego decyzji.

Urlop w celach osobistych pracownika udzielany jest na jego wniosek. Inicjatorem udzielenia takiego zwolnienia nie może być zatem pracodawca. Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien być złożony na piśmie. Przepisy nie określają bliżej, co powinien on zawierać ani nie wymagają, aby pracownik w sposób szczególny go uzasadniał. Zważywszy na to, że udzielenie urlopu bezpłatnego zależy od uznania pracodawcy, w interesie pracownika będzie jednak właściwe uzasadnienie wniosku. Poza tym we wniosku należy określić przewidywaną długość urlopu. Jeśli jest on dłuższy niż 3 miesiące, strony mogą zastrzec dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu na sześć miesięcy. W trakcie jego urlopu poważnie zachorował pracownik, który w tym czasie wykonywał jego czynności, a pracodawca nie ma możliwości wyznaczenia innego zastępstwa. Strony nie zastrzegły dopuszczalności odwołania pracownika z urlopu. W opisanej sytuacji spełnione zostały dwie przesłanki umożliwiające odwołanie pracownika z urlopu. Zaistniały bowiem ważne przyczyny, a urlop został udzielony na okres dłuższy niż trzy miesiące. Zabrakło jednak trzeciej, a mianowicie, że przy udzielaniu urlopu strony nie przewidziały możliwości jego wcześniejszego zakończenia. W takim przypadku odwołanie z urlopu będzie możliwe tylko za zgodą pracownika.

W czasie urlopu bezpłatnego sytuacja pracownika i pracodawcy jest szczególna w tym znaczeniu, że podstawowe ich obowiązki i uprawnienia ulegają zawieszeniu. Urlop ten nie stanowi zatem obciążenia dla pracodawcy, poza jedną istotną niegodnością, jaką jest nieobecność pracownika w pracy. Pracodawca jest w tym czasie zwolniony z podstawowych powinności wobec pracownika. Natomiast pracownik, wnioskując o tego rodzaju urlop musi liczyć się z ujemnymi konsekwencjami swojej decyzji. Przede wszystkim urlop bezpłatny zwalnia pracownika z podstawowego obowiązku, jakim jest świadczenie pracy. Konsekwencją tego jest brak prawa do wynagrodzenia za czas urlopu oraz do innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Urlop bezpłatny ma również wpływ na inne świadczenia niezwiązane bezpośrednio ze stosunkiem pracy, a dotyczące sfery ubezpieczenia społecznego pracownika. Okresu urlopu udzielanego w związku z jego osobistymi potrzebami nie wlicza się także do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Od urlopu służącego celom osobistym pracownika należy odróżnić urlop udzielany z inicjatywy pracodawcy w celu wykonywania pracy w innej firmie, który także ma charakter bezpłatny. Za pisemną zgodą pracownika pracodawca może bowiem udzielić mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu zawartym między pracodawcami. Urlop ten wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

Urlop bezpłatny pracownika, choć nie wiąże się dla pracodawcy z obciążeniami finansowymi, krępuje go w zakresie wypowiedzenia takiemu pracownikowi umowy o pracę. Kodeks pracy zakazuje bowiem pracodawcy wypowiadać umowę o pracę w okresie każdego urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Urlop pracownika chroni go zatem przed utratą miejsca pracy, która byłaby następstwem wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę (także przed wypowiedzeniem zmieniającym), ale ochrona ta nie dotyczy już skutku w postaci rozwiązania umowy o pracę. Jeżeli więc oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy zostało złożone przed rozpoczęciem urlopu, a termin rozwiązania umowy przypada w trakcie jego trwania, to ochrona nie będzie miała wówczas zastosowania.

Ochrona pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym jest jednak wyłączona w sytuacjach szczególnych (ogłoszenie upadłości lub likwidacja pracodawcy). Ograniczenie tej ochrony wynika także z ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, na podstawie której wypowiedzenie nie jest możliwe w czasie urlopu trwającego krócej niż 3 miesiące. Natomiast wypowiedzenie zmieniające z przyczyn niedotyczących pracownika jest dopuszczalne niezależnie od czasu trwania urlopu bezpłatnego.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego przed organ właściwy w zakresie powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia. Dotyczy to także pracownika wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez NIK i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty. Pracodawca musi także zwolnić pracownika będącego członkiem działającej u niego rady nadzorczej na czas niezbędny do uczestniczenia w jej posiedzeniach.

Niektóre zwolnienia mają charakter limitowany. Dotyczy to pracowników wykonujących czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń. Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może bowiem przekraczać 6 dni w ciągu roku kalendarzowego. Także członkowie ochotniczej straży pożarnej uczestniczący w szkoleniach pożarniczych mogą liczyć na zwolnienie w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego. Limitowane zwolnienia dotyczą także pracowników prowadzących zajęcia dydaktyczne lub szkolenia na kursach zawodowych.

Pracownik prowadzi szkolenia na kursach zawodowych. Od marca zamierza prowadzić dodatkowe kursy w dwóch innych instytucjach, co wiąże się z częstszą nieobecnością w pracy. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej. Takie samo zwolnienie przysługuje pracownikowi prowadzącemu szkolenia na kursach zawodowych. Jednak przepisy prawa pracy limitują wymiar zwolnień z tego tytułu i łącznie nie mogą one przekraczać 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu. Oznacza to, że pracodawca może odmówić zwolnienia pracownika w celu prowadzenia kursów zawodowych, jeżeli jego nieobecność z tego powodu przekraczałaby ustalone granice czasowe. Za tego rodzaju zwolnienia pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia od pracodawcy.

W przypadku tego rodzaju zwolnień pracodawca nie ma obowiązku wypłacać wynagrodzenia. Wydaje on jedynie zaświadczenie określające wysokość utraconych zarobków, na podstawie którego pracownik może uzyskać rekompensatę od właściwego organu. Nie ma jednak przeszkód, aby obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe uprawniały pracownika do wynagrodzenia także za czas tych zwolnień.

Danuta Klucz

Art. 152-168, art. 174, art. 180-189¹, art. 237¹³, art. 257 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Ustawa z 5 listopada 2009 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy (Dz.U. z 2009 r. nr 219, poz. 1704).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

Art. 25 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).

Art. 17 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. nr 79, poz. 550 z późn. zm.).