Jak korzystać z urlopów wypoczynkowych

Nieobecność pracownika w związku z korzystaniem z uprawnień urlopowych stanowi dla pracodawcy pewną niedogodność, z którą musi się godzić co roku. Prawo do urlopu wypoczynkowego stanowi bowiem jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych, które zagwarantowane zostało nie tylko w kodeksie pracy, ale także w przepisach rangi konstytucyjnej.

Problematyka urlopów wypoczynkowych znana jest każdemu pracodawcy, ale ciągle budzi zainteresowanie. Jest to konsekwencją tego, że urlop stanowi jedno z podstawowych uprawnień pracownika o charakterze osobistym. Nie może on zrzec się tego prawa ani też być pozbawiony go na mocy decyzji pracodawcy. Poza tym urlop przysługuje w naturze, a tylko wyjątkowo może być zastąpiony ekwiwalentem pieniężnym.

Pracodawca, respektując prawa urlopowe pracowników, ma jednak prawo uwzględniać własne interesy. Nieobecność pracownika z reguły bowiem rzutuje na organizację pracy, dlatego pracodawca jako organizator procesu pracy musi mieć możliwość oddziaływania na korzystanie z uprawnień urlopowych, tak aby nie zakłóciło to normalnego toku pracy.

● coroczny - pracownikowi po nabyciu prawa do pierwszego urlopu przysługuje urlop w każdym kolejnym roku kalendarzowym zatrudnienia u danego pracodawcy, który powinien być wykorzystany w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, a najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego

● nieprzerwany - pracodawca udziela pracownikowi urlopu w całości, a jego podział na części może mieć miejsce tylko na wniosek pracownika, przy czym co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych

● płatny - za czas urlopu pracownik otrzymuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie wykonywał pracę, chyba że na podstawie odrębnych przepisów pracodawca jest zobowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu.

Pracodawca powinien zatem uprzednio zaplanować wypoczynek pracowników. Możliwe są tu dwie sytuacje. Otóż w zakładzie może funkcjonować plan urlopów stanowiący podstawę planowania wypoczynku albo jego konkretne terminy ustalane są w drodze porozumienia pracownika i pracodawcy, gdy plan taki nie obowiązuje. W obu przypadkach pracodawca ma prawo zadbać, aby realizacja prawa do wypoczynku nie wpłynęła ujemnie na proces pracy.

Sporządzenie planu urlopów wypoczynkowych to czynność powtarzająca się co roku, ale z uwagi na to, że jej celem jest zorganizowanie pracy w sposób zapewniający realizację założonych celów biznesowych, z reguły ustalanych na okres roku, nie należy traktować tej czynności schematycznie. Co roku więc pracodawca musi dokładnie przeanalizować sytuację w swojej firmie i tak ustalić terminy wykorzystania urlopów przez pracowników, aby ich nieobecność nie utrudniła normalnego funkcjonowania zakładu.

Przy konstruowaniu planu urlopów pracodawca musi mieć także orientację, jak przedstawia się stan wykorzystania wypoczynku za rok poprzedni. Niewykluczone jest bowiem, że u niektórych pracowników pozostała na koncie pula zaległego wypoczynku. Wówczas dla pracodawcy istotna jest data przypadająca na koniec pierwszego kwartału tego roku wyznaczająca najpóźniejszy termin wykorzystania urlopu za miniony rok.

Przypomnijmy, że obowiązek sporządzenia planu urlopów nie dotyczy każdego pracodawcy. Nie musi bowiem czynić tego pracodawca mający zgodę działającej u niego zakładowej organizacji związkowej. Także pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, może uzgadniać terminy udzielenia urlopów w porozumieniu z pracownikami, bez konieczności konstruowania planu. Niezależnie jednak od tego, czy obowiązek taki istnieje czy też nie, planowanie wypoczynku pracowników ma istotne znaczenie w zakresie organizacji pracy, gdyż umożliwia rozłożenie w czasie urlopów przypadających do wykorzystania w danym roku.

Z uwagi na to, że największe nasilenie pracy przypada w firmie w okresie od stycznia do kwietnia oraz od października do grudnia, przy ustalaniu planu urlopów pracodawca zaleca, aby mniej pracowite miesiące przeznaczać na wykorzystywanie dłuższych urlopów wypoczynkowych. Pracodawca ma prawo do takiego działania. Istotą planu urlopów jest ustalanie terminów wypoczynku pracowników w takim czasie, aby nie zakłóciło to normalnego toku pracy. W opisanej sytuacji trzeba uwzględnić to, że praca w zakładzie występuje z różnym natężeniem.

Pracodawca, zalecając terminy wykorzystania urlopów, ma więc na celu wypracowywanie kompromisu pomiędzy jego potrzebami i potrzebami pracowników. Niewykorzystanie urlopów w miesiącach, w których natężenie pracy jest mniejsze i ustalanie ich terminów na czas wzmożonej pracy mogłoby bowiem uniemożliwić realizację zamówień, a w konsekwencji ujemnie wpłynąć na kondycję zakładu, co zapewne nie jest w interesie żadnej ze stron.

Pracodawca, przystępując do sporządzania planu urlopów, powinien pamiętać, że uwzględnia się w nim urlopy bieżące, czyli urlopy, do których pracownicy nabędą prawo w okresie obowiązywania planu (w tym także urlopy uzupełniające i dodatkowe przysługujące na mocy odrębnych przepisów). Plan może też obejmować urlopy zaległe, tj. niewykorzystane w poprzednim roku kalendarzowym. Takie urlopy powinny być jednak zaplanowane do wykorzystania najpóźniej (powinny się rozpocząć) w pierwszym kwartale. Plan nie obejmuje natomiast 4 dni urlopu na żądanie.

Plan urlopów pracodawca powinien podać do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętą praktyką zakładową (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub wyłożenie do wglądu w dziale kadr). W orzecznictwie SN uznaje się, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do jego wiadomości w sposób przyjęty u pracodawcy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (zob. uchwała składu siedmiu sędziów SN z 6 marca 1980 r. V PZP 7/79, OSNCP 1980/7-8 poz. 132).

W planie urlopów na 2010 rok pracownik zaplanował wypoczynek, na przełomie lipca i sierpnia oraz w listopadzie i grudniu. Plan został podany do wiadomości pracowników w grudniu poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Plan urlopów podany do wiadomości pracowników jest wiążący dla obu stron. Jednak w wielu zakładach panuje zwyczaj potwierdzania udzielania urlopów. Choć wymóg taki nie wynika z kodeksu pracy, to jednak w praktyce częstym sposobem potwierdzania udzielenia urlopu jest karta urlopowa lub wniosek podpisany przez przełożonego.

Warto pamiętać, że pracownik nie może pójść na urlop bez akceptacji pracodawcy. Dotyczy to nie tylko urlopu bieżącego, ale także zaległego. W orzecznictwie przyjmuje się bowiem, że nawet gdy pracodawca naruszy obowiązek udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, to nie uprawnia to pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy (zob. wyrok SN z 5 grudnia 2000 r. I PKN 121/2000, OSNAPiUS 2002/15 poz. 353).

Pracownik działu księgowego złożył wniosek o udzielenie mu w styczniu sześciu dni urlopu z minionego roku. W okresie tym jeden z pracowników tego działu korzysta już z urlopu, a drugi przebywa na zwolnieniu lekarskim. W zakładzie nie obowiązuje plan urlopów. Wprawdzie pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi zaległego urlopu najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie oznacza to jednak, że każdy wniosek urlopowy jest dla niego wiążący.

Terminy urlopów powinny być bowiem uzgadniane między pracodawcą a pracownikiem. Uzgodnieniem takim jest w przypadku braku planu każdorazowa akceptacja wniosku urlopowego pracodawcy.

W opisanej sytuacji pracodawca nie musi więc zgodzić się na urlop we wnioskowanym terminie, jeżeli ze względu na nieobecność dwóch pracowników zakłóciłoby to normalny tok pracy działu księgowego.

Jednocześnie jednak w orzecznictwie SN postuluje się, aby przy ocenie stopnia winy pracownika rozpoczynającego urlop wypoczynkowy w określonym terminie, który nie wynika z planu urlopów bez zgody pracodawcy, uwzględniać okoliczności konkretnego przypadku, w tym zwłaszcza istnienie po stronie pracodawcy istotnych przyczyn uzasadniających odmowę udzielenia urlopu. W przypadku, gdy takie szczególne przyczyny nie istnieją, to zachowanie pracownika może nie być ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych (zob. wyrok SN z 12 sierpnia 2004 r. III PK 32/2004, Gazeta Prawna 2004/160 str. 21).

Przy ustalaniu uprawnień urlopowych pracowników pracodawca bierze pod uwagę przede wszystkim jego staż pracy oraz wykształcenie. Ważne jest też ustalenie, czy pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego czy do kolejnego. Trzeba również pamiętać, że niektórzy pracownicy mają prawo do urlopów dodatkowych wynikających z odrębnych ustaw.

Jeżeli pracodawca zamierza zatrudnić w tym roku nowych pracowników, to musi pamiętać, że osoba podejmująca swoją pierwszą pracę uzyskuje prawo do tzw. urlopów cząstkowych z upływem każdego miesiąca pracy. Prawo do kolejnych urlopów w zasadzie nie budzi wątpliwości, gdyż pracownik nabywa go z początkiem każdego następnego roku kalendarzowego, tj. z dniem 1 stycznia, niezależnie od tego, czy faktycznie świadczy pracę, czy np. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego, podczas którego ulegają zawieszeniu prawa i obowiązki stron.

Jeżeli pracodawca zatrudnił nowych pracowników, musi ustalić, czy dla nowo przyjętych osób praca w jego firmie jest pierwszym zatrudnieniem. Pracownik podejmujący swoją pierwszą pracę może bowiem niemal na samym starcie skorzystać z wypoczynku.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje bowiem prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Taka zasada nabywania prawa do urlopu obowiązuje niezależnie od tego, czy pracownik do końca roku kalendarzowego, w którym podjął pierwszą pracę, pozostaje w zatrudnieniu u jednego pracodawcy, u kilku kolejnych pracodawców, czy też u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnych umów o pracę. Nie ma także znaczenia, czy między kolejnymi zatrudnieniami wystąpią przerwy. Nieosiągnięcie miesięcznego okresu zatrudnienia w roku kalendarzowym, w którym pracownik podejmuje pierwszą pracę, oznacza, iż w ogóle nie nabędzie on w takim roku prawa do urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca zatrudnił od 1 grudnia 2009 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony nowego pracownika, który ukończył zawodową szkołę średnią i rozpoczął studia na pierwszym roku w systemie zaocznym. Jest to dla niego pierwsza praca. Pracownik uzyskał prawo do pierwszego urlopu w wymiarze 1/12 z 20 dni urlopu za miesiąc przepracowany w 2009 r. Od stycznia 2010 roku nabył prawo do kolejnego urlopu w pełnym wymiarze wynoszącym 20 dni.

Przy ustalaniu prawa do pierwszego urlopu pracownika bierze się pod uwagę nie miesiąc kalendarzowy, a miesiąc pracy (miesiąc pozostawania w zatrudnieniu).

Urlop w wymiarze ułamkowym przysługuje pracownikowi tylko w roku kalendarzowym, w którym podjął on swoją pierwszą pracę. Z początkiem następnego roku kalendarzowego, tj. z dniem 1 stycznia nabywa on już prawo do kolejnego urlopu w pełnym wymiarze, pod warunkiem jednak że jego zatrudnienie będzie trwało przez cały rok.

Rozpatrując prawo do pierwszego urlopu, należy zwrócić uwagę na dwie zasadnicze kwestie. Po pierwsze pracownik nabywa urlop sukcesywnie po przepracowaniu każdego miesiąca, a po drugie jego wymiar odpowiada wymiarowi urlopu, jaki będzie przysługiwał mu po przepracowaniu roku. Oczywiście na początku należy ustalić staż pracownika, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. Przeważnie wymiar urlopu dla początkującego pracownika wynosić będzie 20 dni. Młody pracownik zazwyczaj bowiem ma na swoim koncie staż urlopowy wynikający jedynie z zaliczenia okresu jego nauki. Nie można jednak całkowicie wykluczyć sytuacji, gdy w pierwszym roku zatrudnienia pracownik nabędzie prawo do urlopu w wyższym wymiarze wynoszącym 26 dni.

Pracodawca powinien brać pod uwagę wnioski urlopowe składane przez pracowników, ale poza pewnymi wyjątkami, nie jest związany propozycjami terminów zawartymi w tych wnioskach (zob. wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r. I PKN 590/2000, OSNP 2003/14 poz. 336). Do udzielenia urlopu we wskazanym terminie obliguje pracodawcę jedynie wniosek urlopowy złożony przez pracownika bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, adopcyjnym i ojcowskim oraz przez młodocianego uczęszczającego do szkoły na okres ferii szkolnych

Sporo trudności w praktyce nastręcza udzielanie pierwszego urlopu, gdy pracownik chce korzystać z niego np. już po pierwszym miesiącu zatrudnienia. Jest to konsekwencją tego, że urlop ten ustala się w ułamkowej części przysługującego pracownikowi wymiaru, który w przypadku 20 dni wynosi 1,66.

Kodeks pracy upraszcza zasady obliczania urlopu w przypadku urlopu proporcjonalnego i urlopu przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy, stwierdzając, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Brak jest natomiast podstawy prawnej do dokonania takiej operacji przy urlopie ustalanym dla pracownika podejmującego swoją pierwszą pracę.

W praktyce jest jednak znana metoda zaokrąglania urlopu w górę. Ma ona bowiem dwie zalety. Po pierwsze pozwala na udzielenie urlopu w pełnych dniach, po drugie wymiar urlopu jest ustalany na korzyść pracownika. W takim przypadku zamiast przykładowo 1,66 dnia urlopu udziela się 2 dni z upływem miesiąca, pamiętając, że w roku ogólny wymiar nie powinien przekroczyć 20 dni.

Pracownik, który podjął swoją pierwszą pracę, po 4 miesiącach chce wykorzystać przysługujący mu urlop. Z jego stażu wynika wymiar urlopu wynoszący 20 dni. Pracodawca powinien mu udzielić urlopu wypoczynkowego w wymiarze 4/12, tj. 6,64 (bo 1,66 x 4) względnie w wymiarze 7 dni, gdy zastosowana będzie metoda zaokrąglenia niepełnego dnia urlopu w górę.

Wymiar urlopu oznacza liczbę dni wypoczynku przysługującego danemu pracownikowi z uwzględnieniem jego ogólnego stażu pracy i wykształcenia, względnie innych okresów zaliczanych do stażu urlopowego.

W tym roku, tak jak dotychczas, obowiązują tylko dwa wymiary urlopu wypoczynkowego. O tym, który ma zastosowanie w konkretnym przypadku, decyduje staż pracy danego pracownika. Według kodeksu pracy granicą rozstrzygającą o niższym lub wyższym wymiarze urlopu jest staż wynoszący 10 lat. Wymiar urlopu wynosi bowiem:

● 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,

● 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Także pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo jak każdy inny pracownik do urlopu wypoczynkowego ustalonego stosownie do posiadanego stażu. Reguły ustalenia uprawnień urlopowych różnią się jednak od tych, które obowiązują pracowników pełnoetatowych. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na część etatu ustala się bowiem proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy.

Pracodawca zatrudnił pracownika na 3/4 etatu w księgowości. Ukończył on szkołę wyższą i jest to dla niego pierwsza praca. Proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego wyniesie dla tego pracownika 15 dni, co wynika z przeliczenia 3/4 z 20 dni. W związku z tym, że jest to dla tego pracownika pierwsza praca, za każdy miesiąc nabędzie on prawo do urlopu w wymiarze 1,25 dnia (1/12 z 15 dni).

Jeżeli efektem wyliczenia wymiaru urlopu według powyższych reguł byłby niepełny dzień urlopu, należy zaokrąglić go w górę do pełnego dnia.

Chcąc ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, trzeba przede wszystkim obliczyć jego staż pracy, na który składa się suma wszystkich okresów zatrudnienia. Istotne znaczenie ma tu więc zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, ale w grę mogą wchodzić także inne okresy, które na mocy odrębnych ustaw wliczane są do stażu pracownika.

Kodeks pracy ustala także zasadę, którą należy się kierować w sytuacji, gdy pracownik pracuje u więcej niż jednego pracodawcy. Otóż w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Ustalając wymiar urlopu wypoczynkowego, bierze się pod uwagę okres zatrudnienia przypadający u pracodawcy ustalającego uprawnienia urlopowe pracownika, a także wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Zsumowaniu podlegają zatem następujące po sobie okresy zatrudnienia rozumiane jako pozostawanie w stosunku pracy nawiązanym na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim wymiarze czasu pracy pracownik był zatrudniony u poprzednich pracodawców, ani też z czyjej inicjatywy, z jakiej przyczyny i w jakim trybie doszło do ustania zatrudnienia. Także przerwy pomiędzy kolejnymi zatrudnieniami nie eliminują żadnego okresu zatrudnienia ze stażu pracy warunkującego wymiar urlopu wypoczynkowego.

Pracownik w swojej karierze zawodowej udokumentował następujące okresy zatrudnienia:

● 5-letni okres pracy na 3/4 etatu zakończony rozwiązaniem umowy o pracę na mocy porozumienia stron,

● 4-letni okres zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy zakończony rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika,

● 2-letni okres zatrudnienia na 1/2 etatu zakończony z upływem czasu, na który umowa została zawarta,

● trwający 2-letni okres zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracownik dysponuje dla celów urlopowych 13-letnim okresem zatrudnienia.

Ogólny staż pracowniczy ustala się nie tylko w oparciu o poprzednie zatrudnienie na podstawie stosunku pracy. Uzupełniają go bowiem liczne okresy z życiorysu pracownika, które nie są pracą zawodową, ale na mocy różnych przepisów prawa są zaliczane do stażu pracowniczego. Najczęściej dotyczy to: okresu odbywania służby wojskowej, pracy w gospodarstwie rolnym czy pobierania zasiłku dla bezrobotnych lub stypendium z urzędu pracy, okresy pracy nakładczej czy odbywania studiów doktoranckich. Różnorodność tych okresów decyduje o tym, że różny jest także sposób ich dokumentowania. W interesie pracownika jest zaś dostarczenie pracodawcy wszystkich dokumentów, które mogą mieć wpływ na ustalenie jego uprawnień.

Stażysta odbył sześciomiesięczny staż, na który został skierowany przez powiatowy urząd pracy. Od 1 stycznia bieżącego roku pracodawca zatrudnił go w swojej firmie. W zakresie uprawnień urlopowych jest to dla niego pierwsza praca. Okres odbywania stażu ma bowiem wpływ na przyszłe uprawnienia urlopowe tylko w zakresie ustalania okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. W przytoczonej sytuacji pracodawca powinien więc wliczyć do stażu urlopowego pracownika sześć miesięcy z tytułu odbytego stażu, ale prawo do samego urlopu nabędzie on na zasadach przewidzianych dla pracownika, który podejmuje pracę po raz pierwszy, a więc po przepracowaniu miesiąca w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Poza stażem pracy na wymiar urlopu wypoczynkowego ma wpływ wykształcenie pracownika, przy czym kodeks pracy premiuje w tym zakresie pracowników o wyższym poziomie wykształcenia. Według kodeksu pracy do stażu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

● zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,

● średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,

● średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,

● średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,

● szkoły policealnej - 6 lat,

● szkoły wyższej - 8 lat.

Istotne jest to, że wymienione okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Natomiast wlicza się je albo według faktycznego przewidzianego programem nauczania czasu trwania nauki z zachowaniem granicy maksymalnego okresu, albo w liczbie lat określonej przepisami. Wliczeniu do stażu urlopowego podlega okres nauki odpowiadający najwyższemu poziomowi wykształcenia osiągniętemu przez pracownika (maksymalnie 8 lat).

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu przysługujący pracownikowi odpowiada 8 godzinom pracy. Zasada ta obowiązuje niezależnie od wymiaru czasu pracy i systemu, w jakim pracownik jest zatrudniony

● podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, powołanie, mianowanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę),

● przerwy w zatrudnieniu,

● sposobu ustania zatrudnienia (wypowiedzenie przez pracownika lub przez pracodawcę, rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron lub w trybie bezzwłocznym przez pracownika lub pracodawcę).

● okres, za który pracownikowi wypłacono odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony - art. 36¹ par.2 k.p.

● okres pozostawania bez pracy, za który przyznano wynagrodzenie pracownikowi przywracanemu do pracy - art. 51 par. 1 k.p.,

● okres pozostawania bez pracy, odpowiadający okresowi, za który przyznano odszkodowanie - art. 51 par. 2 k.p.,

● okres urlopu wychowawczego - art. 186⁵ k.p.

● okres wykonywania pracy nakładczej,

● okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie,

● okres pobierania zasiłku przez osobę bezrobotną lub okres pobierania stypendium przez osobę bezrobotną skierowaną przez starostę na szkolenie lub odbywającą staż albo przygotowanie zawodowe w miejscu pracy,

● okres pełnienia zawodowej służby wojskowej oraz służby kandydackiej,

● okres służby m.in. w Policji, w Straży Granicznej, Straży Pożarnej, Służbie Więziennej, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu,

● okres urlopu bezpłatnego udzielonego w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy - art. 174¹ k.p.,

● okres urlopu bezpłatnego udzielonego młodocianemu pracownikowi w okresie ferii szkolnych - art. 205 par. 4 k.p.

Terminy wykorzystania urlopów wypoczynkowych ustalane są na podstawie wniosków pracowników i korygowane potrzebą zapewnienia normalnego toku pracy. Planując pracę w nowym roku, pracodawca powinien jednak ustalić, ile niewykorzystanego urlopu pozostało jeszcze na koncie poszczególnych pracowników. Gdy bowiem z różnych powodów skorzystanie z urlopu w minionym roku było niemożliwe, najpóźniejszą datę wykorzystania urlopu wyznacza koniec I kwartału tego roku.

Zasadniczo pracodawca nie może zmusić pracownika do pójścia na urlop wypoczynkowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik jest w okresie wypowiedzenia. W takim przypadku przymusowy urlop nie budzi większych wątpliwości, gdyż kodeks pracy wprost reguluje taką możliwość.

Okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, na którym obecnie przebywa pracownik, upływa 31 marca. Pracownik ma na swoim koncie 12 dni zaległego urlopu oraz niewykorzystany urlop bieżący. Pracodawca może udzielić pracownikowi w miesiącach styczeń-marzec całego urlopu zaległego oraz urlopu bieżącego w wymiarze proporcjonalnym do czasu przepracowanego w tym roku, a więc za trzy miesiące.

Poza tą sytuacją udzielenie urlopu powinno odbywać się po konsultacji z pracownikiem. Co jednak zrobić, gdy pracownik posiada zaległy urlop i nie chce z niego skorzystać.

Dla pracodawcy jest to sytuacja niedogodna. Zmuszając pracownika do urlopu, może bowiem spotkać się z zarzutem, że narusza w ten sposób jego prawa pracownicze. Z drugiej strony wiąże go wymóg udzielenia urlopu w najpóźniejszej dacie określonej na 31 marca. Dlatego też SN udziela w takiej sytuacji przyzwolenia pracodawcy do udzielenia pracownikowi bez jego zgody urlopu do końca I kwartału (zob. wyrok z 2 września 2003 r., I PK 403/02; OSNP 2004/18/310, i z 25 stycznia 2005 r., I PK 124/05; M.Pr.Pr. 2006/3/119).

W praktyce kłopot sprawia niekiedy udzielenie urlopu pracownikowi, który przebywał na dłuższym zwolnieniu lekarskim. Nie budzi wątpliwości, że w czasie nieobecności spowodowanej chorobą pracownik nie może korzystać z urlopu, jak również to, że nie wolno mu bez zgody pracodawcy skorzystać z urlopu w terminie, który nie wynika z planu urlopów. Wątpliwości budzi natomiast to, czy po dłuższej chorobie warunkiem rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego jest przeprowadzenie lekarskich badań kontrolnych.

Kwestia ta wydaje się dyskusyjna, ale w orzecznictwie SN wyraża się stanowisko, że nie jest sprzeczne z przepisami prawa pracy rozpoczęcie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po ustaniu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownika, która trwała dłużej niż 30 dni (zob. wyrok z 20 marca 2008 r., II PK 214/2007; OSNP 2009/15-16, poz. 194). Pogląd ten opiera się na stwierdzeniu, że urlop wypoczynkowy polega na czasowym niewykonywaniu pracy na dotychczasowym stanowisku i choćby z tego powodu nie można przyjąć, że niezbędnym warunkiem rozpoczęcia urlopu jest przeprowadzenie badań lekarskich.

Jeśli pracownik nieprzerwanie przez cały rok zatrudniony jest u danego pracodawcy, urlop w przysługującym mu wymiarze (20 lub 26 dni) wykorzystuje u tego pracodawcy. Inaczej kształtują się jego uprawnienia urlopowe, jeżeli zatrudnienie nie trwa przez cały rok. Na wypadek takich sytuacji kodeks pracy przewidział instytucję urlopu proporcjonalnego. I tak w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

● u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,

● u kolejnego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego, w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego lub w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż za przepracowane miesiące, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze, przy czym łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego lub do okresu zatrudnienia w razie umowy zawartej na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego przysługuje także pracownikowi podejmującemu nowe zatrudnienia w ciągu innego roku niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Zasada proporcjonalnego urlopu ma również zastosowanie do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej jeden miesiąc okresie:

● urlopu bezpłatnego,

● urlopu wychowawczego,

● odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

● tymczasowego aresztowania,

● odbywania kary pozbawienia wolności,

● nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Uprawnienia urlopowe pracownika po okresie niewykonywania pracy zależą od tego, czy przed tym okresem nabył on prawo do urlopu czy też nie. W tym drugim przypadku urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego (względnie do końca zatrudnienia, jeżeli umowa na czas określony rozwiąże się przed upływem roku kalendarzowego).

W sytuacji gdy okres takiej nieobecności przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu wykorzystał on urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Pracownik w lutym i marcu planuje pobyt za granicą. W okresie tym zamierza korzystać z urlopu bezpłatnego. Biorąc pod uwagę długość urlopu bezpłatnego (dwa miesiące), będzie on miał wpływ na uprawnienia urlopowe pracownika. Okres niewykonywania pracy przypada po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego za dany rok, tak więc w takim przypadku wymiar przysługującego pracownikowi urlopu ulegnie proporcjonalnemu obniżeniu o 2/12 z 26 (lub z 20 dni).

Urlop uzupełniający jest uprawnieniem pracownika polegającym na podwyższeniu wymiaru przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w trakcie roku kalendarzowego. Do urlopu uzupełniającego uprawniony jest pracownik, który wykorzystał urlop za dany rok, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze. Uzupełnienie urlopu może wchodzić w grę w różnych sytuacjach. Najczęściej jednak dotyczy to pracownika, któremu upłynie w trakcie roku kalendarzowego 10 lat pracy albo który zdobędzie wykształcenie mające wpływ na wymiar urlopu.

Szczególnym uprawnieniem urlopowym pracownika jest urlop na żądanie, polegający na możliwości skorzystania z czterech dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku kalendarzowego bez wcześniejszego uzgodnienia z pracodawcą. Urlop ten nie rozszerza jednak uprawnień urlopowych pracownika, lecz stanowi odstępstwo od ogólnej zasady w zakresie wykorzystywania urlopów. Z urlopu na żądanie pracownik korzysta bowiem w ramach przysługującego mu wymiaru urlopu ustalonego zgodnie z kodeksem pracy (20 lub 26 dni).

Prawo do tego urlopu przysługuje pracownikowi niezależnie od rodzaju umowy o pracę (bezterminowa, na czas określony) czy wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony. Poza tym należy się on w każdym roku kalendarzowym w maksymalnej liczbie 4 dni, niezależnie od tego, czy w poprzednim roku pracownik skorzystał z tego uprawnienia.

Korzystanie z urlopu na żądanie nie jest uwarunkowane dodatkowymi wymogami. Nie jest też wymagane, aby pracownik podawał przyczynę skorzystania z tego urlopu. Pracownik powinien jednak zgłosić żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zgodnie z orzecznictwem SN powinno nastąpić to przed rozpoczęciem dniówki roboczej pracownika. Jeżeli pracownik nie skorzysta w danym roku z urlopu udzielanego w tym trybie, w następnym roku stanie się on zwykłym urlopem zaległym.

Urlop na żądanie z natury rzeczy dotyczy sytuacji nieprzewidzianych. Dlatego też nie uwzględnia się go w planie urlopów. Zasady udzielania tego urlopu nie zostały jednak wyrażone przejrzyście. Dlatego też w praktyce powstają niekiedy spory pomiędzy pracownikiem żądającym pilnego zwolnienia od pracy a pracodawcą powołującym się na swoje szczególne potrzeby.

W najnowszym orzecznictwie SN wyjaśniono więc, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, wobec czego ma identyczny charakter prawny i poza pewnymi wyjątkami stosuje się do niego regulacje urlopowe z kodeksu pracy. Najistotniejsza jest jednak teza mówiąca, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie dopóty, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu (zob. wyrok z 16 września 2008 r., II PK 26/2008; OSP 2009/12, poz. 129).

Danuta Klucz