Praca w UE

Jak jest teraz

radca prawny, kieruje działem prawnym w Grupie Promedica24

Najważniejszym aktem prawnym regulującym wysyłanie pracowników do pracy za granicą przez polskich przedsiębiorców jest dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz.UE.L. z 1997 r. nr 18, poz. 1, dalej: dyrektywa 96/71/WE). Dyrektywa nie wiąże wprost państw członkowskich, ale wyznacza cele, które muszą być przez nie osiągnięte, z tym że to państwa członkowskie ustalają, w jaki sposób ma to nastąpić. W Polsce dyrektywa została implementowana bezpośrednio do kodeksu pracy w art. 67¹-67⁴.

Zgodnie z art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71/WE z delegowaniem mamy do czynienia, gdy przedsiębiorstwa:

a) delegują pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium państwa członkowskiego, w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym a odbiorcą usług, działającym w danym państwie członkowskim, o ile istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania lub;

b) delegują pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania lub;

c) jako przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel wynajmuje pracownika przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium państwa członkowskiego, o ile przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą a pracownikiem.

Dyrektywa 96/71/WE nie definiuje samego stosunku pracy, nakazując odwołanie się do przepisów krajowych. W przypadku Polski jest to art. 22 par. 1, który wymienia podstawowe cechy stosunku pracy, w tym wykonywanie przez pracownika pracy pod kierownictwem pracodawcy. W przypadku gdy nie będzie można potwierdzić istnienia stosunku podporządkowania, ograny kontroli w państwie przyjmującym mogą uznać, że między pracownikiem delegowanym a przedsiębiorstwem przyjmującym doszło do nawiązania stosunku pracy. W związku z tym przedsiębiorca zagraniczny uznany za pracodawcę będzie musiał ponosić wszelkie konsekwencje, względem pracownika i organów fiskalno-socjalnych, związane z ubezpieczeniem społecznym, odprowadzaniem zaliczek na podatek dochodowy i innymi obciążeniami występującymi w państwie przyjmującym.

Aby uniknąć takich sytuacji, rekomenduje się ustalenie jasnych i przejrzystych zasad współpracy pomiędzy podmiotem delegującym pracowników a jego kontrahentem w kraju przyjmującym. Najlepiej zawrzeć je w pisemnej umowie, a spośród delegowanych pracowników wybrać koordynatora, który będzie wyznaczał zadania oraz kontaktował się z przedstawicielami przedsiębiorstwa, do którego pracownicy są delegowani. W branżach, w których deleguje się pojedynczych pracowników do określonego kontrahenta, np. w branży opieki, ważne jest utrzymanie stałego kontaktu, np. telefonicznego, z delegowanym pracownikiem oraz kontrahentem, aby móc przekazywać polecenia, wskazówki czy też zastrzeżenia do wykonywanej pracy.

Zgodnie z art. 3 dyrektywy 96/71/WE określone warunki zatrudnienia pracownika delegowanego nie mogą być mniej korzystne od warunków zatrudnienia obowiązujących w państwie, do którego pracownik został oddelegowany. Chodzi tu o obszary uprawnień związane z:

Pracownikom delegowanym muszą zostać zapewnione: maksymalny czas pracy i minimalne okresy odpoczynku obowiązujące w państwie, do którego pracownik został wysłany. Pracodawca będzie musiał zatem zachować minimalne standardy obowiązujące w tym zakresie w państwie, w którym delegowany będzie świadczył pracę. Jeżeli w państwie, do którego został wysłany pracownik, obowiązuje krótsza norma czasu pracy niż w Polsce (średnio 40 godzin tygodniowo), pracownik będzie zobowiązany do świadczenia pracy w krótszym wymiarze, jednak jego wynagrodzenie nie ulegnie obniżeniu. Przekroczenie wymiaru czasu pracy obowiązującego w państwie przyjmującym powinno być uznane za pracę w godzinach nadliczbowych z prawem do dodatkowego wynagrodzenia. [przykład 1]

Prawo do corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego zostało zagwarantowane m.in. w art. 7 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.Urz.UE.L. nr 299, poz. 9). Na jej podstawie państwa członkowskie zobowiązane są przyjąć niezbędne środki w celu zapewnienia każdemu pracownikowi uprawnienia do corocznego płatnego urlopu w wymiarze co najmniej 4 tygodni, zgodnie z warunkami uprawniającymi i przyznającymi mu taki urlop, przewidzianymi w ustawodawstwie lub praktyce krajowej.

Delegowanie pracowników do niektórych państw (np. Niemiec, Austrii) będzie wiązało się z koniecznością utworzenia funduszu urlopowego, do którego powinny być wpłacane składki na świadczenie urlopowe, wypłacane pracownikom w okresie korzystania z urlopu. [przykład 2]

Pracownik delegowany nabywa prawo do minimalnej stawki płacy oraz stawki za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązujących w państwie przyjmującym. Pojęcie minimalnej stawki płacy, zgodnie z dyrektywą 96/71/WE, definiowane jest przez prawo lub praktykę państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik jest delegowany.

Pracodawca wysyłający pracownika do pracy za granicą powinien sprawdzić, czy w państwie przyjmującym obowiązują stawki minimalne, a jeśli tak, to w jakiej wysokości, żeby móc ustalić, jakie wynagrodzenie powinien otrzymywać pracownik delegowany. Ze względu na różne systemy prawne konieczne jest również ustalenie, jakie świadczenia pieniężne poza wynagrodzeniem zasadniczym będą brane pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia minimalnego.

Zgodnie z dyrektywą 96/71/WE dodatki właściwe delegowaniu należy uważać za część płacy minimalnej, o ile nie są wypłacane z tytułu zwrotu wydatków faktycznie poniesionych na skutek delegowania, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania. W związku z takim brzmieniem dyrektywy nie jest jednoznaczne, czy diety wypłacane pracownikom na podstawie polskich przepisów prawa pracy z tytułu podróży służbowej mogłyby być uwzględniane w wymiarze stawki minimalnej. Tym bardziej że rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167) jasno precyzuje, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Chociaż nie jest to równoznaczne ze stwierdzeniem, że stanowi ona "zwrot wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie", wykładnia celowościowa tych przepisów wskazywałaby na uznanie, że diety powinny być wyłączone z płacy minimalnej. Warto dodać, że przy okazji prac nad nową dyrektywą o delegowaniu pracowników nie wyjaśniono jednak tych wątpliwości.

Jako składników płacy minimalnej nie uwzględnia się ponadto: wynagrodzenia za nadgodziny, składek na uzupełniające zakładowe systemy emerytalne oraz kwot ryczałtowych obliczanych na innej podstawie niż podstawa godzinowa. Należy natomiast uwzględniać wysokość płacy brutto. Jeżeli pracownik będzie wykonywał pracę w wymiarze wyższym, niż przewidują to przepisy państwa przyjmującego, wówczas taka dodatkowa praca będzie wynagrodzona, lecz nie ma to wpływu na obliczenie płacy minimalnej. [przykład 3, 4]

Pracodawca delegujący pracowników za granicę nie może zapomnieć o konieczności zapewnienia odpowiednich szkoleń BHP i przeciwpożarowych oraz zapoznać ich z instrukcjami stanowiskowymi, o ile będą tego wymagały przepisy wewnętrzne państwa przyjmującego. Powinien również pamiętać o wyposażeniu pracowników w odpowiednią odzież roboczą i środki ochrony osobistej, jeżeli będą one niezbędne przy zleconej pracy. W przypadku pracowników tymczasowych obowiązek zapewnienia przestrzegania przepisów BHP oraz wyposażenia pracowników w odzież roboczą będą regulowały przepisy wewnętrzne kraju członkowskiego pracodawcy użytkownika. Ważne zatem, aby polska agencja pracy tymczasowej potwierdziła z pracodawcą użytkownikiem w umowie, że to na nim będą ciążyły obowiązki związane z zachowaniem bhp tymczasowych pracowników delegowanych.

W art. 4 dyrektywy 96/71/WE uregulowane zostały kwestie dotyczące współpracy pomiędzy państwami członkowskimi w dziedzinie wymiany informacji. Państwa UE powinny zgodnie ze swoim krajowym prawodawstwem lub praktyką wyznaczyć instytucję, która będzie pełniła funkcję biura łącznikowego. Do zadań biura łącznikowego należy współpraca z urzędami innych państw członkowskich pełniącymi funkcję biur łącznikowych w tych państwach i informowanie, na ich pisemny wniosek, o minimalnych warunkach zatrudnienia pracowników w danym państwie członkowskim. Instytucje łącznikowe odpowiedzialne są również za nadzorowanie warunków pracy i zatrudnienia, o których mówi dyrektywa 96/71/WE, oraz wzajemne informowanie o wyraźnych wykroczeniach lub o domniemanych przypadkach nielegalnej działalności wykraczającej poza granice państwowe. W Polsce rolę takiej instytucji pełni Państwowa Inspekcja Pracy (art. 10 ust. 1 pkt 14 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 404 ze zm.).

W związku z tym, że w ostatnim czasie dochodziło do naruszeń i obchodzenia przepisów dyrektywy 96/71/WE, a system wymiany informacji pomiędzy instytucjami łącznikowymi był nieefektywny, Komisja Europejska przedstawiła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie projekt nowej dyrektywy w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE - w skrócie zwanej dyrektywą wdrożeniową. Nadrzędnym celem wprowadzenia nowych regulacji jest zapobieganie obchodzeniu i nadużywaniu obowiązujących przepisów przez przedsiębiorstwa delegujące oraz wzmocnienie ochrony pracowników delegowanych. Realizacji tego celu ma służyć przede wszystkim nowy efektywny system wymiany informacji w formie elektronicznej oraz nowo ustanowiony kompleksowy system środków zapobiegania i kontroli wraz z odpowiednimi karami, co zdaniem twórców projektu ma przyczynić się do zmniejszenia nieprawidłowości. Dyrektywa wdrożeniowa została przyjęta przez Parlament Europejski 16 kwietnia 2014 r., a teraz państwa członkowskie mają 2 lata na wdrożenie jej postanowień do rodzimych systemów prawnych.

WAŻNE

Jedną z najistotniejszych cech delegowania (poza aspektem wysłania pracownika do świadczenia pracy za granicą) jest pozostawanie przez pracownika przez cały okres delegowania w stosunku pracy z pracodawcą delegującym

PRZYKŁAD 1

Mniej godzin, ale płaca ta sama

Pracownik delegowany do Francji będzie wykonywał pracę w wymiarze 35 godzin w tygodniu, czyli o 5 godzin krócej niż w Polsce, ale jego wynagrodzenie nie będzie mogło zostać obniżone. Jeżeli pracownik będzie zobowiązany do pracy w wymiarze 40 godzin tygodniowo, wówczas pracodawca będzie zobowiązany do rozliczenia ponadwymiarowych godzin pracy jako godziny nadliczbowe.

PRZYKŁAD 2

Według przepisów korzystniejszych

Pracownik delegowany do pracy w Belgii za cały przepracowany rok uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 24 dni w 6-dniowym tygodniu pracy (20 dni w 5-dniowym tygodniu pracy) oraz 10 dni płatnych, wolnych od pracy ze względu na święta państwowe i kościelne. Jeżeli w Polsce pracownik nabył prawo do 26 dni płatnego urlopu, wówczas przepisy prawa polskiego będą dla niego korzystniejsze. Jego pracodawca powinien udzielać mu urlopu zgodnie z przepisami polskimi.

PRZYKŁAD 3

Bez obowiązku zmiany wynagrodzenia

Pracownik delegowany do Bułgarii otrzymuje w Polsce wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2000 zł brutto. Wynagrodzenie minimalne w Bułgarii wynosi 174 euro. Przy przyjęciu kursu 4,1 zł za 1 euro jest to 713 zł. Pracodawca nie będzie zobowiązany do zmiany wynagrodzenia, gdyż spełnione są minimalne warunki wynagrodzenia pracownika.

PRZYKŁAD 4

Trzeba podnieść do stawki brytyjskiej

Pracownik delegowany do Wielkiej Brytanii otrzymuje w Polsce wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2000 zł brutto oraz premię regulaminową w kwocie 300 zł brutto i dodatek funkcyjny w kwocie 250 zł brutto. Wynagrodzenie minimalne w Wielkiej Brytanii wynosi (dla osób, które ukończyły 21. rok życia) 6,31 funta na godzinę, czyli ok. 995 funtów miesięcznie. Wynagrodzenie pracownika w przeliczeniu na funty brytyjskie po kursie 5,1 zł za 1 funta będzie wynosiło 500 funtów. Pracodawca będzie zobowiązany podnieść wynagrodzenie pracownika co najmniej do minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w Wielkiej Brytanii.

Oddelegowanie a delegacja

radca prawny, kieruje działem prawnym w Grupie Promedica24

Delegowanie to nie podróż służbowa zwana też potocznie delegacją, o której mowa w art. 77⁵ par. 1 k.p. Zgodnie z nim przez podróż służbową należy rozumieć wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, zarówno w Polsce, jak i za granicą. Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że odbywa się:

a) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy;

b) na polecenie pracodawcy;

c) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie wymienione powyżej cechy muszą być spełnione jednocześnie. Brak choć jednej z nich spowoduje, że zakwalifikowanie wykonywania przez pracownika pracy na rzecz pracodawcy w ramach podróży służbowej nie będzie możliwe. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07 (OSNP 2009/11-12/134).

A zatem, jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje swoje typowe obowiązki w sposób ciągły poza miejscem świadczenia pracy, to nie mamy do czynienia z podróżą służbową. Nie został bowiem spełniony jeden z podstawowych warunków, jakim jest realizacja określonego zadania. Takie stanowisko ugruntowane jest już w doktrynie. Wielokrotnie sądy powszechne oraz SN wypowiadały się w takich sprawach. Wystarczy choćby wspomnieć jedno z ostatnich orzeczeń, w którym SN, dokonując podsumowania dotychczasowego orzecznictwa dotyczącego problematyki podróży służbowych, stwierdził, że "podróż służbowa to zjawisko wśród obowiązków pracownika niecodzienne, okazjonalne, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajne i nietypowe, stanowiące pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy. Pracę w ramach podróży służbowej wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania" (orzeczenie z 14 listopada 2013 r., sygn. akt II UK 204/13, LEX nr 1385953).

Zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie 96/71/WE przez pracownika delegowanego należy rozumieć osobę, która przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje. W świetle tej definicji z delegowaniem pracowników w ramach świadczenia usług będziemy mieć do czynienia w sytuacji, gdy w czasie trwania stosunku pracy przez ograniczony okres zmieni się miejsce świadczenia pracy pracownika, który nadal będzie wykonywał swoje normalne obowiązki poza terytorium państwa Unii Europejskiej, w którym pracownik zwyczajowo pracuje.

Ramy czasowe

Czas trwania podróży powinien być dostosowany do czasu wykonywania zadania poleconego przez pracodawcę. Wykonywanie zadania nie jest jednak tym samym, co wykonywanie pracy. Zadanie zamyka się w pewnych granicach czasowych i przedmiotowych, które zasadniczo mieszczą się w całym procesie pracy, jednak go nie wyczerpują. Jak wielokrotnie podkreślał SN, podróż służbowa powinna mieć charakter "incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały" (wyrok z 17 lutego 2012 r., sygn. akt III UK 54/11, LEX nr 1157573). Zwrócić jednak należy uwagę na to, że żadne przepisy nie ograniczają wprost długości trwania podróży służbowej. To zadanie polecone pracownikowi do wykonania będzie determinowało czas trwania podróży służbowej.

Wykładnia art. 3 ust. 2-5 dyrektywy 96/71/WE prowadzi do wniosku, że już krótkie, nawet kilkudniowe okresy wykonywania pracy na rzecz pracodawcy w ramach swobody świadczenia usług w innym kraju członkowskim stanowią delegowanie. Wprost wyłączone zostały, ale tylko częściowo, bo w odniesieniu do nabywania uprawnień urlopowych i płacy minimalnej "prace wstępnego montażu lub pierwszej instalacji wyrobów na dostawę wyrobów stanowiących nieodłączną część umowy, a które są niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów i wykonywane przez wykwalifikowanych lub wyspecjalizowanych robotników z przedsiębiorstwa dostawczego, jeśli okres delegowania nie przekracza ośmiu dni". Wyłączenie to nie dotyczy jednak prac budowlanych określonych w załączniku do dyrektywy 96/71/WE. Dodatkowo, w stosunku do pracowników delegowanych, państwa członkowskie mogą wprowadzać wyjątki w zakresie stosowania miejscowych warunków zatrudnienia. Może to jednak dotyczyć wyłącznie sytuacji, gdy okres oddelegowania nie przekracza jednego miesiąca.

Jeśli chodzi o maksymalny czas trwania delegowania, to dyrektywa 96/71/WE również nie daje odpowiedzi wprost. Stanowi jedynie, że okres delegowania jest obliczany na podstawie okresu odniesienia obejmującego jeden rok, licząc od rozpoczęcia delegowania. Należy jednak w tym miejscu pamiętać o art. 42 par. 4 k.p., który stwarza pracodawcom możliwość czasowego delegowania pracowników poza stałe miejsce świadczenia pracy, jednak w przypadku gdy okres delegowania będzie trwał dłużej niż 3 miesiące, konieczna będzie zmiana miejsca świadczenia pracy w umowie o pracę. W tym celu pracownik i pracodawca powinni zawrzeć porozumienie zmieniające. Jeżeli zakres obowiązków miałby również ulec zmianie w czasie delegowania, to na mocy tego samego porozumienia można te kwestie uregulować.

Podstawa wymiaru składek ZUS

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.), dla pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem: wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz przychodów zwolnionych z oskładkowania na podstawie przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1161 ze zm., dalej rozporządzenie składkowe).

W przedstawiony wyżej sposób ustala się też podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców oraz pracowników będących w podróży służbowej.

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, w przypadku pracownika delegowanego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne stanowi jego wynagrodzenie pomniejszone o wysokość diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalone wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek nie może być niższe od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Powyższe uregulowanie wzbudzało wiele kontrowersji i rozbieżności interpretacyjnych, które zdaje się ukróciło orzeczenie SN z 14 listopada 2013 r. (sygn. akt II UK 204/13, LEX nr 1385953) mówiące, że "kwota przeciętnego wynagrodzenia, o której mowa w par. 2 ust. 1 pkt 16 in fine rozporządzenia składkowego, nie jest progiem, od jakiego podstawa wymiaru składek nie może być niższa, jeżeli rzeczywisty przychód pracownika jest od tej kwoty niższy. Jest progiem mającym zastosowanie, gdy faktycznie wypłacone wynagrodzenie jest wyższe niż przeciętne, a zastosowanie odliczeń przewidzianych przepisem spowodowałoby obniżenie podstawy wymiaru składek poniżej tego progu". Oznacza to, że limit wynagrodzenia wskazany w przepisach (w 2014 r. na poziomie 3746 zł) nie może być traktowany jako stała podstawa wymiaru składek, jak uznawał ZUS, który w swoich decyzjach nakazywał podwyższyć podstawę wymiaru składek do poziomu przeciętnego wynagrodzenia - nawet jeżeli w danym miesiącu wynagrodzenie pracownika było niższe niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie.

Taką interpretację przepisów skrytykował SN, stwierdzając, że zasadniczą podstawą wymiaru składek na ubezpieczanie społeczne pracowników powinien być przychód podatkowy. Przepisy rozporządzenia ustalają jedynie możliwe obniżenia i zwolnienia z oskładkowania. Tym samym nie mogą być interpretowane w ten sposób, że gdy przychód jest niższy od podstawy wskazanej w par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego - tj. od przeciętnego wynagrodzenia, to podwyższa się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne do przeciętnego wynagrodzenia, pobierając wyższe składki niż były należne na podstawie faktycznego przychodu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne pracownika przebywającego w podróży służbowej stanowi, zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, wynagrodzenie z umowy o pracę z wyłączeniem diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej pracowników sfery budżetowej.

WAŻNE

Ani dyrektywa 96/71/WE, ani przepisy krajowe nie zawierają ograniczeń czasu trwania delegowania pracowników. Okres ten powinien być jednak ściśle określony w aneksie eksportowym

Pozostałe elementy odróżniające

Delegowanie odbywa się na podstawie porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą (zwykle w formie aneksu do umowy o pracę), w którym ustala się nowe miejsce wykonywania pracy oraz warunki zatrudnienia. Podróż służbowa odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, które wystawia pracodawca, w którym znajdują się co najmniej dane osobowe pracownika, informacje o miejscu i czasie trwania podróży oraz o przysługujących pracownikowi świadczeniach.

W przypadku oddelegowania zmianie ulega miejsce świadczenia pracy na miejsce znajdujące się na terytorium innego państwa członkowskiego UE, podczas gdy miejsce pracy pracownika przebywającego w podróży służbowej, określone w jego umowie o pracę, nie ulega zmianie.

Pracownikowi delegowanemu nie przysługują należności związane z podróżą służbową, tj. diety, zwrot kosztów przejazdów miejscowych czy zakwaterowania. Wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w okresie oddelegowania określane jest zazwyczaj w aneksie eksportowym.

Do pracownika delegowanego będą miały zastosowanie niektóre przepisy prawa pracy obowiązujące w państwie, do którego został oddelegowany, jeżeli są korzystniejsze niż przepisy państwa wysyłającego.

Jak ustalić wynagrodzenie dla oddelegowanego

ekspert ds. wynagrodzeń

Pracodawca, który czasowo oddelegował pracownika do pracy za granicę, musi ustalić, czy pracownik ten nadal będzie podlegał polskiemu systemowi ubezpieczeń oraz systemowi podatkowemu. Kluczowe, choć niejedyne znaczenie dla obu kwestii ma długość pobytu pracownika za granicą, czyli okres oddelegowania. Jeśli okaże się, że pracownik podlega polskiemu ustawodawstwu, rozliczenia w Polsce z uzyskanego przez niego przychodu dokonuje się na ogólnych zasadach, ale z uwzględnieniem pewnych dodatkowych operacji, których nie przeprowadza się u pracownika będącego cały czas w Polsce.

W opisanej sytuacji, w okresie pracy w Belgii pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń, a więc składki nadal muszą być opłacane w Polsce (warunki oddelegowania - spełnione). Analogicznie jest z podatkiem dochodowym. Pracownik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Przed naliczeniem zaliczki podatkowej oraz składek ubezpieczeniowych przychód w walucie obcej należy przeliczyć na złotówki. Dodatkowym krokiem jest również wydzielenie części zwolnionej z oskładkowania oraz z podatku dochodowego, której podstawą są diety za dobę podróży do kraju docelowego pracy.

Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, z wyłączeniami wymienionymi w par. 2 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. I tak zwolniona ze składek na ZUS jest część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców (...) - w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (w 2014 r. - 3746 zł).

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego miesiąca za granicą, minimalną podstawę wymiaru składek społecznych zmniejsza się proporcjonalnie. Zatem, jeżeli przychód pracownika, stanowiący podstawę wymiaru składek, po odjęciu części zwolnionej okaże się niższy niż kwota minimalna - 3746 zł za cały miesiąc (bądź odpowiednio obniżona), to wówczas składki należy ustalić od tej właśnie kwoty, a nie od rzeczywistego przychodu. W tym miejscu warto przytoczyć wyrok SN z 10 października 2013 r. (sygn. II UK 104/13, LEX nr 1380937), w którym sąd zanegował taką interpretację powołanego przepisu, uzależniając zastosowanie odliczenia w równowartości diet od wysokości przychodu. Według SN od podstawy wymiaru składek odlicza się wskazaną część wynagrodzenia (zasada) i że "nie stosuje się tego odliczenia w przypadku, gdy po tak dokonanym odliczeniu miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek okaże się być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy systemowej (wyjątek). Inaczej rzecz ujmując, odliczenie równowartości diety jest możliwe tylko w tym miesiącu, w którym po tej operacji miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek będzie wynosił co najmniej równowartość kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy systemowej. Nie chodzi więc o podwyższenie podstawy wymiaru składek do kwoty przeciętnego wynagrodzenia, ale o zaniechanie odliczenia w danym miesiącu, co oznacza, że podstawa wymiaru składki za ten miesiąc odpowiada przychodowi pracownika w rozumieniu art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. (w niniejszej sprawie - wypłaconemu wynagrodzeniu) bez żadnych odliczeń". Jednak ZUS w wydawanych decyzjach każe stosować zwolnienie wprost, uzasadniając, że obniżenie przychodu o część zwolnioną nie może powodować spadku podstawy za dany miesiąc kalendarzowy poniżej kwoty prognozowanego miesięcznego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce, czyli najniższej podstawy dla pracowników wysłanych do pracy za granicę. Paragraf 2 ust. 1 pkt 16 omawianego rozporządzenia wyraźnie określa, jak ustalać podstawę, tj. gdy przychód pracownika pomniejszony o równowartość diet będzie w danym miesiącu niższy od kwoty prognozowanego wynagrodzenia, to podstawę stanowi ta kwota, czyli w 2014 r. - 3746 zł, o ile pracownik przebywał za granicą cały miesiąc.

Zwolnienie jest naliczane za każdy dzień pobytu, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek. Tak więc wliczane są tu dni wolne dla pracownika według jego rozkładu czasu pracy (np. soboty, niedziele, święta), a pomijane dni choroby czy bezpłatnego urlopu. Przychód pracownika za pracę wykonywaną w Belgii wyniesie za maj 1500 euro. Zatem podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za maj należy ustalić w następujący sposób:

Ustalenie części przychodu zwolnionej ze składek:

48 euro (dieta za dobę podróży do Belgii) x 31 dni = 1488 euro

Kwotę w euro należy przeliczyć na złote, po średnim kursie 1 euro w NBP na dzień roboczy poprzedzający dzień uzyskania przychodu, czyli na 29 maja (wypłata 30 maja, gdyż ostatni dzień miesiąca przypada w wolną sobotę). Co prawda jeszcze nie nadszedł ten dzień, a kursy walut dynamicznie się zmieniają, ale dla potrzeb wyliczenia oszacujemy kurs na 4,1832 zł. Część zwolniona ze składek wynosi więc 6224,60 zł (1488 euro x 4,1832 zł)

Kwota prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej - 3746 zł

Kwota zagranicznego wynagrodzenia pracownika za maj wynosi 6274,80 zł (1500 euro x 4,1832 zł). Po odliczeniu części zwolnionej kwota przychodu jest niższa od minimalnej podstawy dla pracownika wysłanego do pracy za granicę (6274,80 zł - 6224,60 zł = 50,20 zł < 3746 zł). Oznacza to, że pracodawca nie może naliczyć składek na ubezpieczenia społeczne od majowej podstawy niższej niż 3746 zł.

Od tej podstawy naliczamy składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika:

3746 zł x 9,76 proc. = 365,61 zł

3746 zł x 1,5 proc. = 56,19 zł

3746 zł x 2,45 proc. = 91,78 zł

Razem składki : 513,58 zł

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej:

3746 zł - 513,58 zł = 3232,42 zł x 9 proc. = 290,92 zł - składka zdrowotna należna do ZUS od zagranicznego wynagrodzenia

Zaliczka na podatek dochodowy

Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium RP, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę fizyczną, która:

1) posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub

2) przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Powyższe uregulowania należy jednak stosować z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest RP. Polska zawarła z Belgią konwencję w sprawie unikania podwójnego opodatkowania oraz zapobiegania oszustwom podatkowym i uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku. Zgodnie z nią płace, uposażenia i inne podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w umawiającym się państwie, tj. w Polsce, otrzymuje z pracy najemnej, podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że praca wykonywana jest w drugim umawiającym się państwie, tj. w Belgii. Jeżeli praca jest tam wykonywana, to otrzymane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w Belgii. Jednak od tej zasady ustanowiono wyjątek. Mianowicie wynagrodzenie, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce otrzymuje z pracy najemnej, wykonywanej w Belgii, podlega opodatkowaniu tylko w Polsce, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

a) odbiorca przebywa w Belgii przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni w okresie dwunastu miesięcy, rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym i

b) wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Belgii, i

c) wynagrodzenia nie są ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Belgii.

Wszystkie warunki do opodatkowania wynagrodzenia w Polsce muszą być spełnione łącznie, co też w opisywanym przypadku ma miejsce.

Zatem przychód osiągnięty przez delegowanego pracownika za granicą podlega opodatkowaniu w Polsce i też jest w pewnej części zwolniony z podatku. Wolna od podatku dochodowego jest część przychodów osób mających miejsce zamieszkania w Polsce, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody ze stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej, określonej dla pracowników budżetówki. Dieta za dobę podróży do Belgii, jak już wcześniej podano, wynosi 48 euro. Oznacza to, że część zwolniona przychodu wynosi:

48 euro x 30 proc. = 14,40 euro

14,40 euro x 31 dni pobytu w Belgii = 446,40 euro

Po przeliczeniu tej kwoty na złotówki otrzymujemy 1867,38 zł (446,40 euro x 4,1832 zł).

Przychód pracownika, po pomniejszeniu go o część zwolnioną, wynosi: 6274,80 zł - 1867,38 zł = 4407,42 zł.

Zaliczkę na podatek dochodowy płatnik oblicza od dochodu, za który uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu ustawy podatkowej oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu ustawowych kosztów uzyskania oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika ze środków podatnika w danym miesiącu, składek na ubezpieczenie społeczne.

WAŻNE

Limit wynagrodzenia wskazany w przepisach (w 2014 r. na poziomie 3746 zł) nie może być traktowany jako stała podstawa wymiaru składek

Lista płac za maj 2014 r.

Przychód	6274,80 zł	6274,80 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	513,58 zł	Obliczenia na stronie obok
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku	290,92 zł 250,51 zł	Obliczenia na stronie obok 3232,42 zł x 7,75 proc.
Zaliczka na podatek dochodowy	384 zł	Przychód do opodatkowania - 4407,42 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 3783 zł [4407,42 zł (przychód) - 111,25 zł - koszty uzyskania przychodów - 513,58 zł - składki na ubezpieczenia społeczne] - zaliczka do US - 384 zł (3783 zł x 18 proc.) - 46,33 zł - 250,51 zł = 384,10 zł - zaliczka na podatek
Kwota do wypłaty	5086,30 zł	6274,80 zł - (513,58 zł + 290,92 zł + 384 zł)

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1, art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.)

Par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Art. 11a, art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Art. 15 Konwencji z 20 sierpnia 2001 r. między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Belgii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania oraz zapobiegania oszustwom podatkowym i uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (Dz.U. nr 211, poz. 2139).

Zakaz zastępowania

radca prawny, kieruje działem prawnym w Grupie Promedica24

Pojęcie "oddelegowania", o którym mowa w art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz.UE.L. nr 166, poz. 1, dalej: rozporządzenie 883/2004) oraz rozporządzeniach wykonawczych, ma znaczenie unijne i obejmuje swoim zakresem zarówno instytucję podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ par. 1 k.p., jak i oddelegowanie, które w polskiej doktrynie wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy. W konsekwencji art. 12 będzie miał zastosowanie zarówno do pracowników delegowanych, jak i do tych w podróży służbowej. Rozróżnienie tych form aktywności ma znaczenie jedynie na gruncie prawa krajowego, natomiast w kontekście rozważań dotyczących rozporządzenia 883/2004 będzie drugorzędne.

Zasada ogólna

Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 11 ust. 3 rozporządzenia 883/2004 każda osoba wykonująca pracę najemną (czyli pracownik lub osoba zatrudniona na podstawie umów cywilnoprawnych) lub pracę na własny rachunek (czyli samozatrudniony) podlega ustawodawstwo z zakresu ubezpieczeń społecznych tego państwa członkowskiego, w którym normalnie wykonuje działalność (zasada lex loci laboris). Ponadto osoby takie mogą podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego.

Wyjątki

W celu realizacji zasady swobody świadczenia usług i przepływu pracowników w ramach UE, w niektórych sytuacjach uzasadnione jest stosowanie wyjątków od powyższej zasady polegające na przyjęciu innych kryteriów niż rzeczywiste miejsce zatrudnienia. Do takich przypadków zalicza się delegowanie pracowników oraz wykonywanie pracy w dwóch lub w kilku państwach członkowskich.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 pracodawca, który prowadzi działalność w jednym państwie, może czasowo wysłać pracowników do innego państwa UE w celu wykonywania tam pracy na jego rzecz. Jednak takie delegowanie jest ograniczone czasowo i nie może co do zasady przekraczać 24 miesięcy, oraz musi być spełniony warunek, że osoba delegowana nie jest wysyłana, aby zastąpić inną delegowaną osobę.

Brak wiążącej definicji

Zakaz zastępowania pracowników delegowanych znany jest ustawodawstwu europejskiemu od dawna, gdyż występował już w rozporządzeniu Rady (EWG) nr 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych i ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie. Pojęcie "zastępowania" nie zostało do tej pory zdefiniowane, nie doczekało się również żadnej wiążącej interpretacji organów UE czy TSUE.

Jedyne wytyczne dotyczące interpretacji tego pojęcia zawarte zostały w "Praktycznym poradniku - ustawodawstwo mające zastosowanie w państwach UE, EOG i Szwajcarii" opublikowanym w grudniu 2013 r. przez Komisję Administracyjną na stronach Komisji Europejskiej.

Zgodnie z tą interpretacją do zastępowania dochodzi zawsze, gdy w miejsce pracownika delegowanego przyjeżdża inny pracownik delegowany, niezależnie od tego, czy jest on pracownikiem tego samego czy też innego przedsiębiorstwa oraz niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwa zatrudniające tych pracowników znajdują się na terytorium tego samego państwa członkowskiego. W konsekwencji prowadzi to do wprowadzenia tzw. jednorazowego delegowania.

Wątpliwości budzi również moc wiążąca Praktycznego poradnika, którego autorem jest Komisja Administracyjna ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, będąca organem doradczym Komisji Europejskiej. Moc prawna decyzji Komisji Administracyjnej została już raz zanegowana. Było to w wyroku ETS z 14 maja 1980 r., sygn. C-98/80 Romano vs. INAMI ETS. Skoro więc ETS odmówił mocy prawnej decyzjom wydawanym przez Komisję Administracyjną, trudno uznać, że poradnik, który jest wydawany na podstawie decyzji Komisji Administracyjnej, stanowi powszechnie obowiązujące źródło prawa.

Sąd Najwyższy także wypowiadał się w sprawie mocy prawnej decyzji Komisji Administracyjnej oraz poradnika. W wyroku z 6 maja 2010 r. (sygn. akt II UK 362/09, LEX nr 610164) uznał wprawdzie, że sądy nie są związane wykładnią proponowaną przez Komisję, ale ponieważ decyzje oraz poradnik odzwierciedlają orzecznictwo ETS, uregulowania w nich zawarte powinny być brane pod uwagę przy realizacji przepisów rozporządzeń UE.

Konsekwencje naruszenia

Pracodawca wysyłający pracowników za każdym razem musi ustalić, czy do jego kontrahenta wcześniej nie byli już delegowani pracownicy z Polski lub innego kraju UE. Interpretacja taka budzi niepokój w szczególności w kontekście trudności praktycznych, jakie wywołuje. W praktyce bowiem pracodawca może nie mieć świadomości, że doszło do niedozwolonego zastąpienia pracowników.

Konsekwencje związane z naruszeniem zakazu zastępowania pracowników delegowanych, które spadną na pracodawcę, obejmą przede wszystkim możliwość cofnięcia przez ZUS poświadczonego formularza A1 ze skutkiem wstecznym. To z kolei pociągnie za sobą obowiązek odprowadzenia składek za granicą według zasad i w wysokości wynikającej z zagranicznych przepisów, często z odsetkami za zwłokę.

WAŻNE

Chociaż definicja zastępowania zaproponowana w poradniku nie ma mocy prawnej, polskie sądy mogą ją brać pod uwagę w przypadku ewentualnych sporów pomiędzy pracodawcą delegującym pracowników za granicę a ZUS.

Praca w dwóch krajach

radca prawny, kieruje działem prawnym w Grupie Promedica24

W przypadku gdy spełnienie warunków koniecznych do skorzystania z instytucji delegowania zawartych w rozporządzeniu 883/2004 oraz w rozporządzeniu (WE) nr 987/2009 dotyczącym wykonywania tego pierwszego (Dz.Urz.UE.L. 2009.284.1, dalej: rozporządzenie 987/2009) nie jest możliwe, pracodawca może rozważyć, czy jego pracownicy w praktyce nie wykonują pracy w dwóch krajach.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 pracownik może wykonywać pracę w kilku państwach członkowskich jednocześnie. Podlega on wtedy ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych w kraju, w którym mieszka, jeżeli wykonuje w nim więcej niż 25 proc. czasu pracy lub otrzymuje więcej niż 25 proc. wynagrodzenia. Ale nawet gdy ten warunek nie jest spełniony, pracownik może nadal podlegać ubezpieczeniu społecznemu w Polsce, jeżeli tu ma siedzibę lub miejsce wykonywania działalności jego pracodawca lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców, którzy mają siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

Zgodnie z art. 14 ust. 5 rozporządzenia 987/2009 praca normalnie wykonywana w dwóch lub więcej państwach członkowskich powinna być wykonywana równocześnie lub na zmianę, w ramach jednej lub kilku umów, na rzecz jednego lub kilku pracodawców. Przy czym nie ma znaczenia, jak często następują zmiany pracy, natomiast wymagana jest pewna regularność działalności podczas kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych.

Pracodawcy, którzy często kierują pracowników do pracy za granicą i są w stanie przewidzieć, w sposób ogólny, harmonogram wyjazdów, mogą kierować swoich pracowników do świadczenia pracy na ich rzecz za granicą w oparciu o art. 13 rozporządzenia 883/2004.

To nie delegowanie

Warunki, które należy spełnić, żeby zastosować art. 13, są inne niż te dotyczące art. 12 rozporządzenia 883/2004. Dlatego nie ma konieczności spełnienia m.in. obowiązku:

● podlegania przez pracownika ustawodawstwu państwa wysyłającego przez co najmniej jeden miesiąc przed skierowaniem do pracy za granicą,

● maksymalnego okresu oddelegowania 24 miesięcy,

● przestrzegania zakazu zastępowania pracowników delegowanych,

● prowadzenia znacznej części działalności przez pracodawcę w państwie delegującym (w tym spełnienia warunku 25 proc. całkowitego obrotu).