Jak krok po kroku założyć pracowniczy plan kapitałowy

Dziś drugi z cyklu artykułów przygotowywanych we współpracy z kancelarią Raczkowski Paruch. Opisujemy w nich założenie PPK krok po kroku, prawa i obowiązki związane z prowadzeniem takiego programu, zasady korzystania ze środków zgromadzonych w PPK oraz kwestie odpowiedzialności karnej.

• Pierwszy artykuł „Nowa pracownicza forma oszczędzania na emeryturę już pewna” ukazał się w tygodniku Kadry i Płace 29 listopada 2018 r. (DGP nr 232).

Procedurę zakładania PPK możemy podzielić na pewne etapy. Każdy z nich jest niezbędny, aby zakończyć wdrażanie PPK do porządku prawnego przedsiębiorcy we właściwym terminie i w najlepiej pojmowanym interesie osób zatrudnionych.

Procedura zakładania PPK, szczególnie w pierwszym – przejściowym etapie wynikającym z daty objęcia danego podmiotu zatrudniającego ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa), skupia się wokół dwóch umów:

• umowy o zarządzanie PPK będącej swoistą konstytucją PPK określającą zasady prowadzenia PPK oraz prawa i obowiązki podmiotu zarządzającego i wybranej instytucji finansowej;
• umowy o prowadzenie PPK, która jest zawierana w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych; opisuje ona przede wszystkim prawa i obowiązki podmiotu zatrudniającego i osoby zatrudnionej – uczestnika PPK.

Nim jednak powyższe umowy zostaną zawarte, trzeba ukończyć wcześniejsze etapy procedury zawierania PPK.

Wyłonienie reprezentacji

Głównym i jedynym uprawnieniem strony społecznej przy zakładaniu PPK jest udział w wyborze instytucji finansowej, która ma zarządzać tym programem. Wyłonienie reprezentacji osób zatrudnionych będzie konieczne u tych podmiotów zatrudniających, u których nie działają związki zakładowe. Wówczas to reprezentacja pracowników będzie uczestniczyć – jako strona społeczna – w wyborze instytucji finansowej. Wszędzie natomiast tam, gdzie działają związki zawodowe, tę rolę będą pełniły właśnie one.

Moment objęcia ustawą

Przypominamy – moment objęcia ustawą jest różny w zależności od poziomu zatrudnienia na określony dzień. Tym samym terminy zawarcia umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK będą różne dla poszczególnych grup podmiotów zatrudniających.

I tak ustawa obejmie:

• od 1 lipca 2019 r. – podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób na dzień 31 grudnia 2018 r.,

• od 1 stycznia 2020 r. – podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób na dzień 31 czerwca 2019 r.,

• od 1 lipca 2020 r. – podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób na dzień 31 grudnia 2019 r.,

• od 1 stycznia 2021 r. – pozostałe podmioty zatrudniające, w tym jednostki sektora finansów publicznych.

Dlaczego przygotowania warto zacząć już teraz

Może się wydawać, że termin na wprowadzenia PPK jest jeszcze dość odległy. Nic bardziej mylnego. Nieco ponad pół roku, które pozostało do objęcia ustawą największych przedsiębiorców, to wcale nie tak dużo czasu z administracyjnego punktu widzenia, jeśli weźmiemy pod uwagę złożoność procedury zakładania PPK oraz wpływ pracowniczych planów kapitałowych na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Warto przy tym pamiętać o tzw. wąskim gardle wynikającym z wielości podmiotów zobowiązanych do założenia PPK w określonym terminie w stosunku do liczby instytucji finansowych, które taki program będą oferowały. Szacuje się, że tych ostatnich będzie około czterdziestu, przy czym w początkowym okresie pewnie mniej. Przedsiębiorstw zobowiązanych utworzyć PPK w pierwszym terminie jest kilka tysięcy, a w kolejnym – już kilkanaście tysięcy.

Jednocześnie naruszenie terminów na założenie PPK zagrożone będzie odpowiedzialnością karną. Chcąc zatem zapewnić sobie komfort w zakresie założenia PPK, przygotowania do jego założenia powinniśmy zacząć jak najwcześniej. Oczywiście nie ma możliwości, aby wybierać instytucję finansową przed objęciem danego przedsiębiorcy ustawą, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby te pierwsze etapy procedury tworzenia PPK przeprowadzić jeszcze przed tą data – co gorąco rekomendujemy.

Reprezentacja pracowników powinna zostać wyłoniona w trybie przyjętym u danego podmiotu zatrudniającego. Ustawa nie precyzuje zasad wyboru takiej reprezentacji, pozostawiając w tym względzie decyzję pracodawcy. Takie wybory powinny być jednak demokratyczne i dawać osobom zatrudnionym możliwość rzeczywistego wyboru swoich przedstawicieli. Oznacza to, że podmiot zatrudniający nie może narzucić swoich kandydatów czy wręcz reprezentantów. Trudno bowiem wówczas uznać, że osoby uprawnione miały jakikolwiek wybór. Należy zatem zadbać, by osoby uprawnione mogły zgłaszać swoich kandydatów, a same wybory były tajne. Nie ma przeszkód, aby do przeprowadzenia wyborów wykorzystać coraz bardziej popularne platformy internetowe. Dużo jednak zależy od tego, w jakim przedsiębiorstwie wybory są organizowane. Inaczej będzie to wyglądało w firmie produkcyjnej, gdzie duża część pracowników z założenia nie ma służbowej poczty elektronicznej, a jeszcze inaczej w firmie usługowej.

Na tryb przeprowadzenia wyborów może też mieć wpływ wielkość zatrudnienia – im większa firma, tym trudniej takie wybory będzie można przeprowadzić. W takim przypadku rozwiązaniem mogą być wybory dwustopniowe. Zasady przeprowadzania takiej elekcji warto ustalić w regulaminie ogłaszanym w sposób zwyczajowo przyjęty w danym podmiocie zatrudniającym.

Co istotne, uprawnienia do wyboru instytucji finansowej nie będzie miała reprezentacja pracowników do spraw innych niż kwestie dotyczące PPK, szczególnie jeżeli jej powołanie nastąpiło przed 1 stycznia 2019 r., tj. przed wejściem w życie ustawy. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia ponownych wyborów w celu wyłonienia reprezentacji pracowników uprawnionych do wyboru instytucji finansowej w ramach tworzonego programu. Przy czym przepisy nie regulują, z ilu osób może składać się reprezentacja. Jednakże użycie przez ustawodawcę terminu „reprezentacja” zdaje się sugerować raczej gremium co najmniej dwóch osób. Aby więc uniknąć wątpliwości, warto wybrać do niej co najmniej dwie osoby, a nie tylko jedną.

I tak zgodnie z przepisami reprezentację należy wyłonić spośród osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy. To ostatnie jest pojęciem szerszym niż pojęcie pracowników, obejmuje bowiem swoim zakresem nie tylko osoby zatrudnione na umowie o pracę, ale również np. osoby fizyczne wykonujące prace na umowie-zleceniu, o świadczenie usług czy agencyjnej. Tym samym w wyborach należy uwzględnić wszystkie te osoby, którym przysługuje prawo uczestnictwa w PPK.

Wszędzie tam, gdzie działają organizacje związkowe, etap wyłaniania reprezentacji osób zatrudnionych należy pominąć. Uprawnienie do wyboru instytucji finansowej w takim przypadku będzie bowiem przysługiwało związkom zawodowym.

Wybór instytucji finansowej

Założenie PPK wymaga wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami zgromadzonymi w ramach PPK.

Takimi instytucjami finansowymi mogą być:

• fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI),
• fundusz emerytalny zarządzany przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne lub
• zakład ubezpieczeń.

Nie każda jednak instytucja finansowa w Polsce może zarządzać PPK. Takie uprawnienie będzie przysługiwało jedynie tym, które zostaną wpisane do ewidencji PPK po spełnieniu określonych warunków. Wybór instytucji finansowej będzie zatem dokonywany spośród tych właśnie figurujących w ewidencji. Uwaga! Oferty instytucji finansowych będą prezentowane na specjalnym portalu PPK. Na ten moment nie został on jeszcze uruchomiony.

Przy wyborze instytucji finansowej należy kierować się określonymi kryteriami zapisanymi w ustawie. Wybór ten powinien zostać dokonany przy uwzględnieniu (łącznie):

• warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK proponowanych przez instytucje finansowe,
• efektywności w zarządzaniu aktywami,
• posiadanego doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi,
• najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych.

Rzetelne przeprowadzenie analizy ofert będzie zatem wymagało specjalistycznej wiedzy. Z tego też względu warto zapewnić sobie wsparcie profesjonalisty, jakim jest broker. Rolą brokera będzie zebranie ofert, ich analiza pod kątem powyższych kryteriów i rekomendacja jednej czy dwóch ofert podmiotowi zatrudniającemu. Oczywiście ustawodawca nie narzuca pośrednictwa brokera, warto jednak z usług takiego specjalisty skorzystać. Podstawową zaletą jest to, że wówczas nie można zarzucić podmiotowi zatrudniającemu braku należytej staranności przy wyborze ofert.

Instytucja finansowa powinna zostać wybrana w drodze porozumienia ze stroną społeczną. Jeżeli jednak takie porozumienie nie zostanie osiągnięte w określonym terminie, to podmiot zatrudniający ma prawo samodzielnie wybrać instytucję finansową, kierując się powyżej wskazanymi kryteriami. Nie ma przy tym obowiązku zawierania porozumienia w formie pisemnej, ale jest to zalecane dla celów dowodowych.

Termin na wybór instytucji finansowej ze stroną społeczną jest powiązany z terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Wybór ten powinien bowiem nastąpić na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK.

Z kolei wybór instytucji finansowej przeprowadzony samodzielnie przez podmiot zatrudniający powinien zostać – dla celów dowodowych – opisany i potwierdzony w protokole.

Osoby zatrudnione to:

• pracownicy;

• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia;

• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych;

• osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług lub

• członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji

pod warunkiem, że podlegają z tych tytułów obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce.

Zawarcie umowy o zarządzanie

Po wyborze instytucji kolejnym etapem będzie już zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Zawiera ją podmiot zatrudniający z wybraną instytucją finansową w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie treści na trwałym nośniku.

Ustawa określa w sposób szczegółowy treść umowy o zarządzanie PPK. Mianowicie powinna ona określać:

• strony umowy;
• warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, zarządzane przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
• warunki zmiany umowy;
• warunki i okres wypowiedzenia umowy;
• warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Procedura – kolejne etapy

etap 1. Weryfikacja wymogów formalnych

etap 2. Wyłonienie reprezentacji osób zatrudnionych (u tych podmiotów zatrudniających, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa)

etap 3. Wybór instytucji finansowej zarządzanej środkami PPK

etap 4. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK

etap 5. Rejestracja PPK w ewidencji PPK

etap 6. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

etap 7. Uruchomienie wpłat do PPK

W przypadku umowy o zarządzanie PPK zawieranej z zakładem ubezpieczeń, do umowy należy załączyć regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Taka umowa powinna również określać:

• wysokość sumy ubezpieczenia;
• wysokość składki ochronnej;
• brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Podstawowe warunki umowy będą prezentowane przez instytucje finansowe na portalu PPK.

Na etapie zawierania umowy o zarządzanie PPK istotne będą ewentualne negocjacje z instytucją finansową dotyczące treści umowy, a także możliwości i zakresu wsparcia podmiotu zatrudniającego w realizacji obowiązków administracyjnych związanych z prowadzeniem PPK. Umowa o zarządzanie PPK nie może przy tym zawierać mniej korzystnych warunków niż te prezentowane na portalu PPK.

W praktyce analiza takiej umowy nie będzie łatwa. Należy się spodziewać mocno specjalistycznej treści i wielostronnicowych dokumentów.

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej podmiot zatrudniony ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. W przypadku przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 250 osób zatrudnionych tym granicznym terminem będzie 26 albo 28 września (w zależności od interpretacji przepisów).

Rejestracja w ewidencji

Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK konieczna będzie jej rejestracja w ewidencji PPK, którą będzie prowadzić Polski Fundusz Rozwoju (PFR). Zgodnie z ustawą wniosek o rejestrację składa instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o zarządzanie PPK. Należy go złożyć w terminie 14 dni od dnia zawarcia tej umowy.

Rejestracja umowy ma charakter administracyjny. W szczególności PFR nie będzie badać treści zawartej umowy o zarządzanie PPK pod kątem jej zgodności z prawem. Procedura rejestracji nie wpłynie zatem na ważność samej umowy i jej realizację.

Umowa o prowadzenie PPK

Niezależnie od procesu rejestracji, praktycznie niezwłocznie po zawarciu umowy o zarządzanie PPK, podmiot zatrudniający będzie musiał zawrzeć drugą istotną umowę tworzącą PPK, tj. umowę o prowadzenie PPK. Zawiera się ją z tą samą instytucją finansową, z którą została zawarta umowa o zarządzanie PPK.

Umowa o prowadzenie PPK będzie zawierana w imieniu i na rzecz wszystkich osób zatrudnionych uprawnionych do przystąpienia do PPK. Załącznikiem do niej będzie lista uczestników PPK. Warto podkreślić, że umowę zawiera się raz, i to jedną (choć ustawa czasami bywa w tym zakresie nieprecyzyjna), ale stałym obowiązkiem podmiotu zatrudniającego będzie aktualizacja listy uczestników PPK. Oznacza to konieczność regularnego jej ustalania, w szczególności weryfikowanie deklaracji o nieoszczędzaniu i wniosków o przystąpienie do PPK.

WAŻNE Uprawnienia do wyboru instytucji finansowej nie będzie miała reprezentacja pracowników do spraw innych niż dotyczące PPK, szczególnie jeżeli jej powołanie nastąpiło przed 1 stycznia 2019 r., tj. przed wejściem w życie ustawy o PPK. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia ponownych wyborów w celu wyłonienia reprezentacji pracowników uprawnionych do wyboru instytucji finansowej w ramach tworzonego programu.

Co do zasady umowa o prowadzenie PPK powinna zostać zawarta w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia. W praktyce, w przypadku okresu przejściowego u największych przedsiębiorców będzie to zatem okres od 1 do 10 października 2019 r. w odniesieniu do tych osób zatrudnionych, które były zatrudnione w dacie 1 lipca 2019 r. i przez cały ten okres współpracowały z podmiotem zatrudniającym (więcej na ten temat – zobacz „PPK: zamieszanie z terminami przyprawi o ból głowy” – tygodnik Kadry i płace z 15 listopada 2018 r., DGP nr 222).

W tym miejscu warto podkreślić, że osoby zatrudnione, które nie ukończyły 55. roku życia, nie muszą podejmować żadnych działań, aby zapisać się do PPK. W ich przypadku zapis jest automatyczny. Wszelkie obowiązki w tym zakresie ciążą zatem na podmiocie zatrudniającym. Dopiero złożenie przez taką osobę deklaracji o nieoszczędzaniu w PPK powoduje, że podmiot zatrudniający nie zapisuje takiej osoby do PPK, ewentualnie wykreśla z listy członków PPK. Inaczej sprawa przedstawia się w przypadku osób pomiędzy 55. a 70. rokiem życia. Zapis do PPK następuje na ich wniosek (z pewnymi wyjątkami). Tutaj podmiot zatrudniający nie podejmuje żadnych działań, dopóki nie otrzyma takiego wniosku. Dopiero wówczas zawiera w imieniu i na rzecz takiej osoby umowę o prowadzeniu PPK, umieszczając taką osobę na liście uczestników PPK.

Umowa o prowadzenie PPK w swojej treści bardzo przypomina umowę o zarządzanie PPK.

Co do zasady umowa o prowadzenie PPK powinna odpowiadać warunkom umowy o zarządzanie PPK wynegocjowanym w trakcie jej zawierania. Umowa o prowadzenie PPK nie podlega natomiast rejestracji w ewidencji PPK.

Po zawarciu umowy o prowadzenie PPK i przyjęciu do programu pierwszego uczestnika na podmiot zatrudniający spada cały szereg obowiązków związanych z codziennym prowadzeniem PPK, w tym zwłaszcza dokonywanie wpłat na konta uczestników.