Technologia w służbie projektów

Zadaniem mających formę software’owych aplikacji programów jest zbieranie i analiza najważniejszych, prowadzonych w firmie przedsięwzięć, wprowadzanie danych, stały monitoring zachodzących, związanych z realizacją zadania zmian, a w rezultacie tworzenie i dostarczanie wspomagających zarządzanie różnego rodzaju analiz. Ich atutem jest także planowanie na podstawie wprowadzanych do pamięci informacji, kolejnych zadań, ale także bieżące monitorowanie ich wykonania, ustalanie priorytetów oraz harmonogramów działań na rozmaitych poziomach realizacji prowadzonego projektu.

- Korzyści z posługiwania się takim specjalistycznym oprogramowaniem są spore, bo sprawdza się on w bardzo wielu aspektach zarządzania nowoczesną firmą - tłumaczy Krzysztof Adamczyk, dyrektor pionu systemów zintegrowanych spółki NetLine Group. - Najważniejszymi z nich jest możliwość automatyzacji pracy oraz likwidacja nadmiaru wprowadzanych i analizowanych danych. Zarówno jedno, jak i drugie daje wymierne, trudne do zlekceważenia oszczędności w wymiarze finansowym i czasowym.

Problem w tym, że większość dostępnych na rynku programów to proste klony rozwiązań zagranicznych, zbyt skomplikowane i nie do końca przystające do specyficznych oczekiwań polskiego przedsiębiorcy. Można jednak znaleźć zarówno darmowe, jak znacznie bardziej zaawansowane pełnopłatne systemy, które w sposób intuicyjny ułatwią sterowanie zarządzaniem i zasobami każdej organizacji.

Pomocne karty

Decydując się na wybór programu, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na oferowane funkcjonalności. Newralgicznym punktem jest system monitoringu, który powinien pozwalać na koordynację podejmowanych działań i jednocześnie funkcjonować w sposób intuicyjny. Najlepiej, gdy program działa w oparciu o tzw. karty, które odzwierciedlają kluczowe stany w cyklu realizacji monitorowanego projektu. Karta robocza powinna umożliwiać wprowadzanie danych, bazowa - zawierać zatwierdzone dane (ponieważ nie podlega ona dalszej modyfikacji, daje możliwość porównywania wprowadzonych informacji z pierwotnym planem). Zadaniem kart operacyjnych, będących zasadniczą częścią systemu, powinna być natomiast możliwość rejestracji bieżących informacji i zmian - wnioskowania na przykład o zwiększenie lub zmniejszenie zakresu i budżetu projektu.

Ostatnią pozycją łańcucha natomiast powinna być tzw. karta uchwalona. Jej zadaniem jest przechowywanie dotyczących zatwierdzonego planu informacji, zarówno w zakresie rzeczowym, jak i dotyczących finansowych aspektów zadania. - Taki system pozwala na rejestrowanie zachodzących podczas realizacji projektu procesów, które mają wpływ na zakres i budżet oraz podejmowanie kolejnych decyzji - tłumaczy Krzysztof Adamczyk.

System na każdym etapie realizacji powinien dawać dostęp do szczegółowych raportów, także poprzez klasyczną przeglądarkę WWW i to w różnych konfiguracjach.

- Osoby nadzorujące realizację powinny mieć stały dostęp do zebranych informacji i możliwość strategicznego zarządzania nimi - mówi Kowalczyk.

Zadaniem programów powinno być nie tylko, jak zauważają specjaliści, zarządzanie projektem w zakresie rzeczowym.

Śledzenie finansowania

Równie istotne jest gromadzenie i analiza danych finansowych. Dobra i funkcjonalna aplikacja powinna dawać możliwość bieżącego monitorowania kosztów oraz śledzenia wielu, czasem alternatywnych, czasem na wzajem się uzupełniających planów finansowania i porównywania ich z rzeczywistymi wydatkami. Dobrze, gdy program wyposażony jest w mechanizmy umożliwiające podjęcie decyzji o realokacji środków pomiędzy poszczególnymi projektami. Często się bowiem zdarza, że finansowanie jednego nie przynosi spodziewanych rezultatów. Zarządzający jednak nie mają dostępu do odpowiednich informacji albo nie mogą ich ze sobą na bieżąco porównywać. Funkcjonalna aplikacja w sposób intuicyjny powinna prezentować przepływy finansowe na poszczególnych etapach realizacji projektu. Gdy wynika z nich, że jeden nie przynosi oczekiwanych efektów, a inne rozwijają się zgodnie z planem, jednak brakuje im np. środków obrotowych, zarządzający może szybko podjąć decyzję o przesunięciu środków.

Program powinien być także wyposażony w moduł umożliwiający śledzenie finansowania projektów w podziale na źródła finansowania oraz klasyfikację budżetową.

- Pozwala to szybko i efektywnie zarządzać przeznaczonymi na poszczególne projekty środkami - mówi Krzysztof Adamczyk z NetLine Group. - Szybkość reakcji jest obecnie kluczową wartością w efektywnym zarządzaniu projektami.

Przydatna integracja

Ważną funkcjonalnością systemów jest także możliwość integracji z innymi aplikacjami, przede wszystkim finansowo-księgowymi. Pozwala ona bowiem na bezproblemowe, często niewymagające ingerencji przesyłanie informacji. Program powinien łatwo współpracować przede wszystkim z systemami klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) oraz EPM (ang. Enterprise Project Management). Pierwszy służy do gromadzenia informacji dotyczących posiadanych zasobów, stanów magazynowych, planowania produkcji, zarządzania zasobami ludzkimi, śledzenia łańcucha dostaw itp.

Z kolei integracja z systemami EPM, których zadaniem jest przede wszystkim kontrola i podnoszenie efektywności, daje możliwość stworzenia kompleksowego rozwiązania do zarządzania portfelami projektów oraz monitoringu wykorzystania zasobów z uwzględnieniem wymagań konkretnego przedsiębiorstwa.

Łączenie funkcjonalności systemu z aplikacjami księgowo-finansowymi natomiast pozwoli na stałą kontrolę nad kosztami prowadzonych projektów i da możliwość szybkiej reakcji, w razie gdyby pojawiły się nieprawidłowości. Dzięki temu firma zyskuje także kontrolę oraz możliwość kompleksowego i efektywnego zarządzania prowadzonymi projektami od strony finansowej.

Odpowiednie know-how

Warto przy tym pamiętać, że wdrożenie każdego systemu informatycznego, a szczególnie wspomagającego zarządzanie realizacją projektów, wiąże się z koniecznością nabycia u producenta odpowiedniego know how.

Dlatego wybierając firmę, jeszcze przed podpisaniem umowy warto poznać nie tylko samą cenę, ale zawarte w systemie funkcjonalności i aspekty oferty. Może się bowiem okazać, że aplikacja, która kusi niską ceną, nie spełni pokładanych w niej nadziei.

Aleksandra Kozicka-Puch

mf dgp@infor.pl