Jak papierowe dokumenty przenieść do sieci i dobrze zarobić

Polska stała się zagłębiem centrów usług wspólnych (Shared Service Center - SSC) oraz obsługi outsourcingowej biznesu (Business Process Outsourcing - BPO). Według opublikowanego niedawno przez "Financial Times" rankingu FDI Markets pod względem wartości bezpośrednich inwestycji w tej branży w latach 2011-2012 oraz liczby utworzonych etatów Polska zajęła trzecie miejsce, ustępując tylko tradycyjnym liderom: Indiom i Malezji. Europa Środkowo-Wschodnia, gdzie główną rolę odgrywa Polska (43 proc. etatów), zajęła natomiast pierwsze miejsce pod względem liczby zajmujących się rozwojem i utrzymaniem aplikacji placówek ADM (Application Development and Maintenance). Jest także największym dostawcą usług inżynieryjnych oraz bazującej na wiedzy obsługi prac badawczo-rozwojowych (Research & Development). W ciągu ostatnich sześciu lat, jak twierdzą eksperci organizacji ADSL, skupiającej firmy tej branży, niemal połowa nowych miejsc pracy w Polsce powstała dzięki centrom usług i obsługi biznesu. Dwa lata temu liczba zatrudnionych w SSC/BPO przekroczyła 100 tys. osób, a w ciągu najbliższych dwóch, trzech lat, jak twierdzą analitycy, może osiągnąć 200 tys. Szykują się bowiem nowe, duże inwestycje.

Dotychczas piętą achillesową branży była koncentracja na mało skomplikowanych procesach, takich jak obsługa centrów telefonicznych. Niewielki natomiast był udział usług trudniejszych, związanych na przykład z bankowością inwestycyjną. W parlamencie jednak trwają prace nad przygotowaniem przepisów, które będą zachęcać międzynarodowe korporacje finansowe do lokowania nad Wisłą oddziałów. Jak szacują analitycy, obroty branży mogą wzrosnąć nawet o 7 mld zł. - Wzrośnie popyt na mniej skomplikowane usługi - twierdzi Jan Raczyński, analityk inwestycyjny.

50 lat na półce

Szczególnie duże będzie zapotrzebowanie na usługi związane z archiwizacją i zarządzaniem dokumentami. Obecnie, jak wynika z badania pracowni analitycznej Ipsos, ok. jednej czwartej przedsiębiorstw zleca tego rodzaju procesy firmom zewnętrznym. W tym roku, jak szacują specjaliści, popyt na archiwizację dokumentów i zarządzenie nimi wzrośnie o co najmniej jedną trzecią. Jest szansa, że do 2016 r. w stosunku do br. zwiększy się natomiast dwukrotnie. - Prócz oczekiwanych inwestycji wpływ na to mieć będzie rosnąca świadomość przedsiębiorców oraz nacisk na poszukiwanie oszczędności - twierdzi Jolanta Augustyniak, dyrektor na Europę Środkową i Wschodnią w firmie OSG Records Management, zajmującej się obsługą takich procesów.

Obecnie z outsourcingu w tym zakresie najczęściej korzystają branże telekomunikacyjna, bankowa, ubezpieczeniowa oraz sieci sklepów detalicznych. W najbliższej przyszłości analitycy spodziewają się, że najszybciej popyt będzie rosnąć ze strony branży finansowej, energetycznej, zakładów opieki zdrowotnej, a także jednostek administracji centralnej i samorządu terytorialnego. - Każda organizacja prowadząca działalność gospodarczą ma ustawowy obowiązek przechowywania dokumentów, zarówno umów, faktur, jak i zwykłych rachunków z kasy fiskalnej przez okres pięcioletni - przypomina Augustyniak. - Dokumentacja medyczna, w zależności od rodzaju, powinna być archiwizowana 20 lat, a teczka osobowa pracownika - nawet 50 lat. To pokazuje skalę popytu, jaki jest i będzie na tego rodzaju usługi. Powierzenie archiwizacji firmie zewnętrznej powoduje, że koszty w tym zakresie mogą być niższe nawet o 20-30 proc. w stosunku do zarządzania dokumentami w ramach struktury wewnętrznej przedsiębiorstwa - dodaje.

Narzędzia archiwisty

Tego rodzaju usługi muszą być świadczone profesjonalnie. Jako że wchodzą w skład procesów informatycznych konieczne jest, rzecz jasna, kupno odpowiedniej mocy obliczeniowej serwera i zaopatrzenie go w dużą ilość pamięci (ze względów bezpieczeństwa najlepiej posługiwać się zewnętrznymi dyskami twardymi). Podstawowym narzędziem jednak w tego rodzaju działalności jest soft, tzw. DMS (Document Management System - system zarządzania dokumentami). W firmach najczęściej wykorzystywane są systemy Microsoft SharePoint, Xerox DocuShare oraz bezpłatny OpenKM. Wybierając oprogramowanie, trzeba zwrócić uwagę na jego szczególne funkcjonalności. Program powinien dawać możliwość przetwarzania dokumentów w maksymalnej liczbie formatów. Dokumenty powstają bowiem zarówno u klienta, jak i u jego kontrahentów, w różnych programach (rachunki, zamówienia, umowy, faktury, paragony itp.). Za pomocą dobrego softu można rejestrować i porządkować, ale także dokonywać klasyfikacji, monitorować na bieżąco pliki i foldery, przenosić oraz segregować. System powinien mieć możliwość tworzenia specjalnej, opisującej cechy szczególne dokumentu, metryczki (np. datę powstania, historię użycia itp.). Aplikacja rozbudowana o funkcję WorkFlow może z kolei kontrolować i wzmagać obieg dokumentów wśród pracowników. Pozwala to na wysyłanie do poszczególnych osób tego samego dokumentu, na którym mogą one dokonywać wynikających z ich zakresu obowiązków zawodowych zmian i dopisków (dział sprzedaży może np. coraz bardziej szczegółowo opisywać zamówienie, logistyki - planować termin i ścieżkę wysyłki, księgowość - dokonać rozliczenia, zamknąć umowę i ponownie odesłać dokument do archiwizacji). Warto zwrócić przy tym uwagę, jak sugerują specjaliści, na systemy OCR (z ang. Optical Character Recognition). - Część dokumentów nie wymaga przechowywania w wersji oryginalnej, a OCR pozwala na przetwarzanie dokumentów z formy papierowej (graficznej) w tekstową - wskazuje Robert Chynek, współwłaściciel firmy StandUp zajmującej się archiwizacją dokumentów. - W ten sposób łatwiej można je archiwizować.

BackUp w chmurze

Ale myliłby się ten, kto by sądził, że raz pozyskane do przechowywania dokumenty przynoszą tylko dochody i w zasadzie nie wymagają pracy. Firma musi wykonywać kopie zapasowe danych i zapisywać je na różnych nośnikach tak, by w razie awarii można było w miarę szybko je odzyskać. Właściciele zajmujących się archiwizacją spółek polecają korzystanie z zewnętrznych serwerów w chmurze. Na rynku dostępnych jest kilkadziesiąt rozwiązań, które można wykorzystać w zajmującym się archiwizacją przedsiębiorstwie. W przypadku zbiorów o niewielkiej pojemności można skorzystać z komercyjnych wersji popularnych aplikacji, takich jak Dropbox, Box, OneDrive (Microsoft), Google Drive, Mega czy SugarSync. Pozwalają one szybko i w zasadzie niezawodnie umieścić dowolny plik na zewnętrznym serwerze, a wysyłać i pobierać można za pomocą wszystkich mających możliwość korzystania z internetu urządzeń (standardowe stacje robocze PC lub mac, smartfon, tablet). Wadą tego rodzaju publicznych rozwiązań jest jednak stosunkowo niska pojemność: standardem jest zaledwie 5 GB pamięci, chociaż za dodatkową opłatą pamięć można zwiększyć nawet do 100 GB. - Do świadczenia tego rodzaju usługi na zlecenie kilku korporacji nawet taka ilość pamięci, rzecz jasna, będzie niewystarczająca - mówi Chynek. - Jednak do obsługi kilku małych lub średniej wielkości podmiotów przez rok, dwa lata powinna wystarczyć.

W przypadku większej ilości danych lepiej zaopatrzyć się w pamięć masową o pojemności co najmniej kilku, kilkunastu TB (terabajtów). Najlepsze urządzenia tego typu mają podobną funkcjonalność jak pamięci publiczne. - W przypadku niektórych zbiorów trzeba pamiętać, że muszą być zarejestrowane przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO) i odpowiedni sposób nadzorowane - przypomina współwłaściciel StandUp.

Bezpieczeństwo danych

● Przechowując w formie cyfrowej dokumenty, warto sięgnąć po nowsze systemy operacyjne (OS). Wciąż ok. 40 proc. firmowych pecetów pracuje na systemie Windows XP, który nie dość, że traci właśnie wsparcie techniczne, to jeszcze od czasu premiery Windows Vista był już na bocznym torze pod względem priorytetu reagowania na zagrożenia;

● Osoby w delegacji często otwierają firmowe pliki na niezabezpieczonych, obcych komputerach (np. w hotelach). Zastąpienie tradycyjnych PC laptopami mającymi dostęp do VPS (Virtual Private Network - z ang. wirtualna sieć prywatna) znacznie ogranicza to zagrożenie, a przy okazji podnosi efektywność (pracować można także w domu);

● Praca nad dokumentem papierowym jest czasem konieczna (trzeba np. złożyć podpis). Nie warto zatem bagatelizować systemów drukowania, które, podobnie jak archiwum, muszą być bezpieczne i nadzorowane. Profesjonalna drukarka powinna być wyposażona w systemy zabezpieczeń kontroli i historię dostępu przez poszczególnych użytkowników.

@RY1@i02/2014/068/i02.2014.068.13000020e.803.jpg@RY2@

Na czym zależy pracownikom

@RY1@i02/2014/068/i02.2014.068.13000020e.804.jpg@RY2@

Maria Kamila Puch

mf_dgp@infor.pl