Polisy kredytu kupieckiego nie można zawrzeć od ręki

Podpisanie umowy ubezpieczenia należności to proces, który wymaga wielu uzgodnień pomiędzy klientem a ubezpieczycielem.

- Jako ubezpieczenie wysoko wyspecjalizowane wymaga czasu na prawidłowe wytłumaczenie jego istoty, zakresu ochrony, konieczności i sposobów oceny ryzyka partnerów biznesowych, ocenę struktury sprzedaży i należności przedsiębiorstwa - mówi Agnieszka Żółtowska z KUKE.

Rozmowy i negocjacje często trwają nawet kilka tygodni, szczególnie w przypadku firm, które do tej pory z podobnego ubezpieczenia nie korzystały.

- Takiej polisy nie trzymamy w segregatorze jak ubezpieczenia majątku lub polisy na życie - mówi Rafał Wietrzyński, dyrektor Działu Serwisu Klienta i Sprzedaży w Coface Poland.

Dodaje, że taka usługa łączy elementy oceny kontrahenta z przejęciem ryzyka transakcji i zmniejszeniem strat. Dlatego w praktyce procedura wygląda w ten sposób, że z zainteresowanym ubezpieczeniem klientem przedstawiciel firmy ubezpieczeniowej przeprowadza długą rozmowę. Na tym etapie rozpoznaje on wstępnie firmę klienta, skalę działania, branżę, zwyczaje płatnicze.

- Pierwszym krokiem do rozpoczęcia negocjacji jest wypełnienie deklaracji wstępnej, która stanowi podstawę do przygotowania przez nas konkretnej oferty i jest później także częścią składową polisy ubezpieczenia należności - mówi Rafał Wietrzyński.

Dodaje, że klient podaje w niej dane finansowe z ostatnich trzech lat, informacje dotyczące historii i struktury swoich należności, warunków dostaw i terminów płatności oraz struktury klientów według branż i krajów. Bardzo istotne jest także podanie danych na temat 15 największych odbiorców, dzięki czemu ubezpieczyciel może ocenić główną część portfela klienta pod kątem ryzyka i możliwej wysokości limitów kredytowych.

To umożliwia ubezpieczycielowi przygotowanie wstępnej propozycji umowy, zawierającej m.in. wysokość składki minimalnej, opłatę za limity, terminy płatności, terminy zgłoszeń przeterminowanych należności oraz wszystkie pozostałe ważne zapisy.

- Wprowadzając ofertę skierowaną do sektora MSP, przyjęliśmy zasadę, iż po przedstawieniu nam wypełnionego wniosku ubezpieczeniowego w ciągu 48 godzin przedstawiamy potencjalnemu klientowi ofertę cenową ubezpieczenia jego transakcji - mówi Grzegorz Błachnio z Euler Hermes.

Dodaje, że jeśli ten okres się wydłuża, to zazwyczaj jest to efekt braku zdecydowania klienta na przedstawione warunki.

- Klient po otrzymaniu propozycji umowy może wnioskować o zmiany odpowiadające specyfice jego firmy, np. o wyłączenie z ubezpieczenia grupy klientów, może negocjować wysokości stawek, terminy i inne warunki współpracy - mówi Rafał Wietrzyński.

Po ustaleniu zapisów, które muszą znaleźć się w umowie, ubezpieczyciel przygotowuje wniosek o wystawienie polisy, który jest praktycznie ostateczną wersją umowy. Klient po podpisaniu wniosku odsyła go do ubezpieczyciela, który przygotowuje polisę i tzw. dokumenty okołopolisowe, czyli hasła dostępu do systemów, procedurę współpracy, nazwiska osób kontaktowych itp.

Ten dodatkowy czas nie jest problemem, bo polisa w większości przypadków obowiązuje od określonej w jej warunkach daty wybiegającej zazwyczaj naprzód - pierwszego dnia przyszłego miesiąca.

- Nierzadko gdy jest taka potrzeba, obejmuje transakcje sprzedaży wstecz, od określonej daty - mówi Grzegorz Błachnio.

Taka umowa podpisywana jest na rok, po tym okresie ulega automatycznemu przedłużeniu, jeśli strony nie zgłaszają chęci wprowadzenia zmian.

- W praktyce zdarza się to rzadko, bo polisa powinna odzwierciedlać zmieniające się warunki handlowe, np. uwzględniać dłuższe lub krótsze okresy płatności, zmiany kondycji branży, ale także np. ewentualne bonusy za bezszkodowość - mówi Rafał Wietrzyński.

Dlatego najczęściej po kolejnym roku obowiązywania polisy następuje renegocjowanie niektórych warunków. Idzie to już znacznie szybciej niż przy pierwszej umowie.

● informacje o kontrahencie - adresowe, rejestrowe oraz finansowe, o zwyczajach płatniczych, odszkodowaniach wypłaconych w latach poprzednich;

● informacje o kraju kontrahenta (o sytuacji gospodarczej i politycznej, barierach w handlu, specyficznych wymogach walutowych, częstotliwości występowania katastrof naturalnych);

● informacje o branży/sektorze kontrahenta - trendach w rozwoju sektora w danym kraju, zwyczajowych opóźnieniach płatniczych, stosowanych terminach płatności itp.;

● informacje o wnioskodawcy - pozycji na lokalnym rynku, znaczeniu dla kontrahenta. Kontroli procesu zarządzania kredytem kupieckim - czy i jak ustalane są wewnętrzne limity kredytowe na poszczególnych dłużników, w jaki sposób kontroluje się terminowość regulowania zobowiązań przez dłużników, jakie sankcje są stosowane w stosunku do dłużników niewywiązujących się z zobowiązań.

Źródło KUKE

Marcin Jaworski

marcin.jaworski@infor.pl