Zarządzanie fakturą - od wyboru kontrahenta do zapłaty

Nie wystarczy sam pomysł i determinacja w jego wdrażaniu. Jeśli chce się być liderem na rynku i wyznaczać kierunki jego rozwoju, konieczne jest nieszablonowe myślenie, umiejętność przewidywania potrzeb klientów i dostosowanie oferty do zmieniającego się zapotrzebowania rynku. Krajowy Rejestr Długów w swojej ponad 13-letniej historii najpierw wspierał windykację, potem stał się źródłem informacji o kontrahentach, pomagał budować lojalność klientów i wspierał zarządzanie fakturą.

Kiedy ponad trzynaście lat temu rząd i Sejm zdecydowały o konieczności utworzenia w Polsce biur informacji gospodarczych, BIG-i z założenia kierowały się do dużych firm. To właśnie one z racji prowadzonej skali działalności mogły dostarczać sporo informacji o nierzetelnych klientach oraz pobierać dużo raportów o potencjalnych kontrahentach. Do tego tematu zupełnie inaczej podszedł Krajowy Rejestr Długów BIG SA. Już na samym początku jego działalności przyjęto zasadę, że skoro 99,8 proc. firm w Polsce stanowią przedsiębiorstwa z sektora MSP, to nie można zlekceważyć ich potrzeb i także im oferować usługi.

- Nadal towarzyszy nam to samo przekonanie, z którym startowaliśmy trzynaście lat temu. Jednak ambicje mamy zdecydowanie większe. Zmieniamy się tak, jak zmienia się polska gospodarka, a nasze produkty dostosowujemy do potrzeb przedsiębiorców. Początkowo pełniliśmy rolę dodatkowego narzędzia windykacyjnego, bo takie było po prostu zapotrzebowanie ze strony firm borykających się wówczas z olbrzymimi zatorami płatniczymi. Utrudniamy życie dłużnikom - takie było nawet nasze hasło przez kilka pierwszych lat. Nadal chronimy przedsiębiorców przed nieuczciwymi klientami, ale teraz zwracamy większą uwagę na konieczność weryfikacji ich wiarygodności przed zawarciem umowy - mówi Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej SA.

Przełom nastąpił w drugiej połowie 2007 roku, kiedy na świat zaczął rozlewać się kryzys finansowy. Wtedy także polscy przedsiębiorcy dostrzegli, jaką wartość ma informacja gospodarcza w bezpiecznym prowadzeniu biznesu. Konieczność weryfikacji kontrahentów w wielu firmach stała się standardową procedurą. W 2016 roku liczba pobranych raportów z KRD zwiększyła się o blisko 17 proc. w stosunku do poprzedniego roku. I to mimo tego, że dobra koniunktura w gospodarce w ostatnich latach sprawiła, że firmy płacą coraz lepiej. Jak wynika z ostatniego badania "Portfel należności polskich przedsiębiorstw", przeprowadzonego przez Krajowy Rejestr Długów i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce, średni okres oczekiwania na zapłatę w III kwartale 2016 roku wyniósł 2 miesiące i 25 dni. Jeszcze pół roku wcześniej przeciętny okres przeterminowania należności wynosił aż 3 miesiące i 17 dni.

- Nie oznacza to wcale, że zjawisko przestało być uciążliwe. Wciąż dla 52 proc. firm niezapłacone należności stanowią mniejszą lub większą barierę w prowadzeniu działalności gospodarczej - dodaje Adam Łącki.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Kiedy problem nieterminowych płatności od kontrahentów przeistacza się w kłopoty z płynnością, przedsiębiorca, zamiast skupić się na rozwoju, koncentruje się głównie na tym, aby jego firma utrzymała się na rynku.

- Nie da się wszystkiego zrobić samodzielnie. Im szybciej przedsiębiorcy to zrozumieją, tym będą w stanie rozwijać swój biznes bardziej dynamicznie. Aby firma mogła myśleć o przyszłości, powinna od początku skupić się na podstawowej działalności, a procesy niezwiązane z tym powierzyć ekspertom. Taką właśnie sferą jest zarządzanie fakturą, które zaczyna się w momencie, kiedy wybieramy kontrahenta, a kończy, gdy pieniądze za sprzedane towary lub usługi wpłyną na konto - tłumaczy Adam Łącki.

Proces jest szybki, jeśli kontrahent został zweryfikowany i zapłacił w terminie. Gorzej, gdy o weryfikacji zapomniano, a klient nie zapłacił. Wtedy konieczna jest windykacja należności. Tyle że przedsiębiorca nie powinien się nią sam zajmować, bo szybciej, taniej i bardziej skutecznie będzie skorzystać z usług profesjonalistów. Idea zarządzania fakturą polega na tym, aby dostarczyć polskim firmom wiele wzajemnie uzupełniających się usług, które łącznie obejmą cały proces. Mogą z niej skorzystać albo w całości, albo z jednego bądź kilku elementów. Taką kompleksową usługę oferuje konsorcjum Kaczmarski Group, w której skład wchodzi m.in. Krajowy Rejestr Długów, firma windykacyjna Kaczmarski Inkasso i kancelaria prawna Via Lex. To jedyne na rynku rozwiązanie, obejmujące usługi różnych spółek: sprawdzanie, monitorowanie, nagradzanie klientów informacją pozytywną za terminową płatność oraz dopisanie dłużników do bazy danych KRD, a także windykację polubowną i sądową.

Nowelizacja ustawy o BIG-ach to bardzo dobra zmiana

Aby uniknąć problemu z dłużnikiem, najbezpieczniej w ogóle na niego nie trafić. Dlatego tak ważna jest weryfikacja wiarygodności płatniczej partnera biznesowego przed zawarciem z nim umowy. Nie wystarczy jednak jednorazowe sprawdzenie. Monitorować należy również w trakcie realizacji kontraktu. Jak słusznie zauważa prezes zarządu KRD BIG SA, przedsiębiorcy oczekują nie tylko łatwego dostępu do informacji gospodarczych, ale przede wszystkim zintegrowanej wiedzy o potencjalnych kontrahentach. Istotna zmiana w weryfikacji kontrahentów ma nastąpić w 2017 roku. Wszystko za sprawą Ministerstwa Rozwoju, które przygotowało plan "#100zmianDlaFirm". Zawarty w nim pakiet wierzycielski ma zmienić m.in. ustawę o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Dzięki nowelizacji w jednym raporcie pobranym z KRD przedsiębiorca otrzyma kompleksową informację o swoim kontrahencie pochodzącą z wielu źródeł.

- Obecnie firmy, poszukując informacji o partnerach biznesowych, otrzymują rozproszone komunikaty z różnych źródeł. Tym najbardziej zasobnym są oczywiście biura informacji gospodarczej, jednak nie mają one wglądu do wszystkich danych, istotnych przy podejmowaniu decyzji o współpracy z potencjalnym kontrahentem. Brakuje w nich danych o długach wobec Skarbu Państwa czy ZUS, dostępna jest tylko część informacji z banków. Wprowadzenie obowiązku wzajemnego przekazywania danych o poszczególnych zobowiązaniach firm da nam możliwość dostarczenia przedsiębiorcom zintegrowanej wiedzy na temat długów kontrahenta widniejących w różnych BIG-ach oraz wgląd w informacje z publicznych rejestrów, m.in. CEIDG, PESEL i KRS. Taka poszerzona znajomość pomoże firmom lepiej ocenić wiarygodność płatniczą kontrahenta, a co za tym idzie, uchroni ich przed nierzetelnym partnerem - wyjaśnia Adam Łącki.

@RY1@i02/2016/248/i02.2016.248.000003300.801.jpg@RY2@

Przedsiębiorcy chcą bezpieczeństwa

@RY1@i02/2016/248/i02.2016.248.000003300.802.jpg@RY2@