Wyjazdy służbowe mogą być tańsze

Firmy prowadzące sprzedaż zagraniczną oceniają obecnie znacznie lepiej swoje perspektywy niż działające tylko w kraju. Aby aktywność eksportowa była efektywna, konieczne są jednak podróże służbowe. Jak zauważa Michał Leman, prezes przedsiębiorstwa LOT Travel, po wywołanej kryzysem zapaści z 2009 r., kiedy krajowe firmy najchętniej nawiązywały i utrzymywały kontakty z kontrahentami zagranicznymi za pośrednictwem telekonferencji, obecnie rynek wyjazdów służbowych znowu rozwija się dynamicznie. Ale przedsiębiorcy coraz częściej szukają w tym obszarze oszczędności. Z badania zrealizowanego przez LOT Travel wynika, że ok. 80 proc. podmiotów chciałoby zoptymalizować wydatki związane z delegacjami. Najważniejszym kryterium wyboru środka transportu, jak deklaruje 85 proc. przedsiębiorstw, pozostaje cena. - Podróże w firmach są dzisiaj nieodzowne - przekonuje prezes Michał Leman. - Nie da się załatwić wszystkiego za pośrednictwem e-maili czy wideokonferencji. Bezpośrednie spotkanie, w trakcie którego omawiane są szczegóły umów, jest wciąż najlepszą formą doprowadzenia do korzystnego dla obu stron kontraktu.

Nocleg optymalny

Jak wynika z analizy LOT Travel, większość podróży zagranicznych realizowana jest samolotem, na który wskazuje 83 proc. ankietowanych (w przypadku wyjazdów krajowych zdecydowanym liderem jest auto). Każda podróż przy tym wymaga wypełnienia wielu procedur, z których, zdaniem właścicieli przedsiębiorstw, najważniejsza jest rezerwacja noclegu.

Istotne oszczędności w tym zakresie można uzyskać, monitorując na bieżąco strony hoteli i pensjonatów lub korzystając z odpowiednich aplikacji ułatwiających wyszukiwanie. Placówki coraz rzadziej oferują bowiem przez cały tydzień ceny na stałym poziomie. Częściej natomiast wartość noclegu jest uzależniana od aktualnego zapotrzebowania. Generalnie w dużych miastach, nawet takich jak Berlin, podczas weekendu ceny są o około 15-20 proc. niższe niż w pozostałe dni tygodnia. Poza wielkimi aglomeracjami natomiast najczęściej bywa odwrotnie: w dni wolne od pracy cena noclegu idzie do góry, a w trakcie tygodnia może być niższa nawet o 30 proc.

Inaczej także ceny usług hotelowych kształtują się w poszczególnych miesiącach. Atrakcyjne, turystyczne miejsca zyskują wtedy na wartości, by poza sezonem oferować noclegi znacznie taniej. - W coraz większej liczbie przypadków wartość nawet jednostkowego pobytu podlega negocjacjom, choć klienci nie są o tym z reguły informowani - przekonuje Łukasz Kostrzewa, pracownik jednej z wyszukiwarek. - Oficjalne cenniki są, rzecz jasna, istotnym punktem odniesienia. Ale najważniejsze czynniki decydujące o cenie noclegu to: moment przyjazdu, miejsce, czas trwania pobytu oraz zakres tzw. usług dodatkowych. Cena pobytu w hotelu lub pensjonacie może się okazać nawet o jedną trzecią niższa od podawanej w folderach lub na stronie WWW.

Oszczędności można uzyskać, korzystając z placówki regularnie. Lepszą pozycję negocjacyjną mają bowiem organizacje, które wykupują z odpowiednim wyprzedzeniem dużą liczbę noclegów niż mała firma korzystająca z pojedynczej usługi i w dodatku okazjonalnie. Dlatego, wbrew pozorom, szczególnie gdy roczny budżet firmy na podróże służbowe wynosi nie mniej niż 70-100 tys. zł., bardziej opłacalne jest skorzystanie z oferty organizującego całą podróż pośrednika niż poleganie jedynie na własnych kontaktach.

- Specjaliści pomogą znaleźć oszczędności, zracjonalizować podróż nie tylko pod kątem ceny, ale także jakości, komfortu i czasu podróży, co jest istotne szczególnie w przypadku osób na wyższych szczeblach zarządzania - przekonuje Michał Leman. - Czas pracy menedżera, jego stawka godzinowa jest np. na podobnym poziomie co cena biletu. Każde wydłużenie przelotu np. o 60 minut stanowi więc stratę dla firmy, bo w tym czasie nie można raczej efektywnie pracować. Niestety, bardzo niewiele firm bierze to pod uwagę.

Bilet z promocji

Z opracowania LOT Travel wynika, że kolejne pod względem ważności procedury to rezerwacja (zakup) wszystkich usług w pakiecie oraz kupno biletów na transport (samolot, pociąg) wraz z ubezpieczeniem. Również w tym zakresie można zaoszczędzić.

Znacznie taniej kosztować będą bilety lotnicze tzw. taniej linii niż tradycyjnej. Sporo można zyskać także monitorując na bieżąco strony przewoźników, jak również zamawiając usługę ze znacznym wyprzedzeniem oraz gdy podroż odbywa się poprzez mniej prestiżowe lotniska w kraju odlotu i miejsca docelowego.

Znaczne oszczędności przynosi również korzystanie z promocyjnych usług tradycyjnego przewoźnika. Trzeba się jednak także liczyć z możliwością przesiadki, dojazdu do lotniska lub koniecznością zapłaty długo przed odlotem. Takie połączenia są sprzedawane m.in. poprzez wyspecjalizowane strony internetowe w rodzaju Fly.pl czy Fly4Free.pl. Zapisując firmę do subskrybcji newslettera do podanej w rejestracji skrzynki e-mailowej spływać będą propozycje najtańszych połączeń. - Szansa na to, że wymagane połączenie będzie dostępne w niskiej cenie akurat, gdy to stanie się potrzebne, wbrew pozorom jest spora - przekonuje Kostrzewa.

Także w przypadku połączeń kolejowych kryterium decydującym o cenie biletu jest moment rezerwacji. W ramach uruchomionej przez PKP Intercity taryfy "Wcześniej" przejazd na wybranym dystansie można nabyć ze zniżką od 10 do 30 proc. (najmniej zapłaci firma, która wykupi bilet w okresie od dwóch tygodni do miesiąca przed datą wyjazdu).

Europejska siatka połączeń kolejowych jest stosunkowo szeroka. Pociągi Euro City kursują z Warszawy do Wiednia (EC Sobieski i Polonia), Pragi (EC Praha i Porta Moravica), Budapesztu (EC Varsovia), Berlina. Z Gdyni można się dostać koleją do stolicy Niemiec oraz Austrii. Nocą kursuje z Warszawy pociąg EuroNight Jan Kiepura, który przez Poznań, Berlin i Kolonię dojeżdża do niemieckiego Oberhausen. Międzynarodowe składy pospieszne docierają także do Moskwy, Kijowa, Lwowa, Sofii oraz Belgradu.

Dofinansowanie eksportu

Każda podróż służbowa oznacza jednak ponadstandardowe wydatki. Jak wynika z opracowania LOT Travel w pierwszym kwartale 2016 r. ok. 10 proc. badanych przedsiębiorstw będzie chciała zmniejszyć wydatki na tego rodzaju podróże. Najczęściej wskazywanym sposobem (64 proc.) ma być po prostu ograniczenie liczby delegacji. To jednak nie musi okazać się konieczne, bo rozwój eksportu jest jednym z deklarowanych priorytetów rządu.

Rusza kolejna edycja organizowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju programu GoGlobal, w ramach którego można uzyskać dotację na rozwój eksportu nawet w wysokości 150 tys. zł. O dofinansowanie mogą starać się małe i średnie przedsiębiorstwa tzw. sektora wysokiej i średnio wysokiej techniki w przemyśle (zgodnie z definicją Eurostatu), zmierzające do komercjalizacji badań naukowych i prac rozwojowych, wytwarzające innowacyjne produkty i usługi oraz mające szanse wygrać z zagranicznymi odpowiednikami.

Mniej zaawansowane technologicznie firmy mogą ubiegać się o dotacje np. w ramach tzw. branżowych programów promocji. Jak informuje Ministerstwo Rozwoju, tylko na tego rodzaju działania i tylko w branży rolno-spożywczej przeznaczono w br. niemal 5 mln zł. Poza tym do dyspozycji przedsiębiorców są środki, którymi zarządza Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), prowadząca m.in. nabory na dofinansowanie udziału w zagranicznych imprezach targowych.

@RY1@i02/2016/065/i02.2016.065.130000100.802.jpg@RY2@

Zagraniczne podróże służbowe

Aleksandra Puch

mf_dgp@infor.pl