Rynek imprez biznesowych rośnie, ale staje się coraz trudniejszy

Rynek spotkań biznesowych wciąż jest na fali wzrostowej. Branża szacuje, że ubiegły rok był kolejnym, w którym liczba tego rodzaju imprez wyraźnie się zwiększyła - z 33 tys. do ok. 40 tys. Eksperci twierdzą, że to z jednej strony zasługa promocji Polski i polepszającej się infrastruktury transportowej, a z drugiej - dobrej koniunktury w gospodarce, przekładającej się pozytywnie na wyniki przedsiębiorstw, które nie muszą już zaciskać pasa. Prognozy gospodarcze wróżą zatem utrzymanie dobrej passy.

Firmy wychodzą na zewnątrz

Jak wynika z najnowszego badania "Rynek spotkań biznesowych w Polsce pod lupą organizatorów i uczestników: Kto? Co? Za ile? I gdzie?", przeprowadzonego na zlecenie Hotelu Narvil Conference & Spa przez niezależny instytut badawczy, ciągle dwie na dziesięć firm deklarują organizowanie spotkań biznesowych i konferencji poza własną siedzibą. To wynik podobny jak w 2016 r. Odsetek przedsiębiorstw gotowych zorganizować biznesowe spotkanie na zewnątrz rośnie wraz ze wzrostem zatrudnienia. Nadal najchętniej kongresy, konferencje i imprezy poza siedzibą robią firmy zatrudniające ponad 250 osób. Dotyczy to 50 proc. z nich. W grupie małych, czyli tych zatrudniających od 10 do 50 osób, do zewnętrznych eventów przyznaje się 10 proc. podmiotów.

Coraz bardziej cenione są innowacje i nowe technologie, ale też wysoki standard obsługi. W takiej sytuacji szkolenie i edukowanie pracowników czy prezentowanie nowych rozwiązań dostępnych w firmie potencjalnym partnerom biznesowym staje się koniecznością. - To nakręca rynek spotkań i sprawia, że firmy mogą zapomnieć o oszczędzaniu na konferencjach, kongresach czy spotkaniach zatrudnianej kadry - zauważa Jacek Piasta, ekspert Instytutu Hotelarstwa.

Przebić konkurencję

To dobre wiadomości dla właścicieli obiektów wyposażonych w sale konferencyjne. Mogą bowiem oczekiwać stałego napływu klientów. Niestety z drugiej strony pozyskanie kontraktu na przygotowanie spotkania biznesowego nie staje się łatwiejsze.

Jak podkreśla Jacek Piasta, w walce o klienta zaczyna się już liczyć coś więcej niż tylko atrakcyjna cena. Nią trudno wyróżnić się na tle konkurencji, bo w tym kierunku poszli już wszyscy przedsiębiorcy. Trzeba zaproponować coś więcej, a to nie jest łatwe. Po pierwsze dlatego, że z każdym rokiem rośnie liczba hoteli, czy ośrodków kongresowo-wystawienniczych. Tylko tych pierwszych przybywa kilkadziesiąt rocznie. Do tego, jak wynika z danych Instytutu Badań Rynkowych i Społecznych, firmy ciągle nie są skore do dużych wydatków na organizacje zewnętrznych eventów. Połowa z nich chce przeznaczać na ten cel do 100 tys. zł rocznie. Wydatki na poziomie do 500 tys. planuje zaledwie 10 proc. przedsiębiorstw.

- 100 tys. zł wystarczy na zorganizowanie w skali roku trzech wyjazdowych imprez konferencyjnych z noclegiem, cateringiem w ciągu dnia i uroczystą kolacją dla 50 osób - mówi Dawid Musiał, menedżer marketingu w Hotelu Narvil Conference & Spa i dodaje, że 2-3-dniowa konferencja dla 500-600 osób to już wydatek na poziomie 300 tys. zł.

Z tego też względu jednodniowe i dwudniowe spotkania są na polskim rynku najpopularniejsze i coraz bardziej zyskują na znaczeniu. - Kilkudniowe kongresy to już rzadkość. Można jednak przekonać osoby odpowiedzialne za organizowanie imprez w firmach do wydłużenia czasu. Potrzebne są jednak mocne argumenty - komentuje Dorota Smagur, dyrektor sprzedaży w krakowskim Hilton Garden Inn.

Argumentem może być program lojalnościowy, dzięki któremu zrobienie kolejnego spotkania będzie tańsze. A warte podkreślenia jest to, że 3 proc. firm preferuje stałą współpracę z hotelami i ośrodkami konferencyjnymi. Trzeba też przygotować się na zejście nieco z pierwszej ceny. Najłatwiej jest obniżyć koszt noclegów. - W zamian można zaproponować wieczorny bankiet na terenie hotelu, podczas którego uczestnicy imprezy zostawią pieniądze w barze, płacąc za drinki - dodaje Dorota Smagur.

Co jest ważne

Cena to nadal podstawowy parametr dla organizatorów spotkań biznesowych i konferencji. Kieruje się nią 76 proc. klientów. Jak zauważają eksperci z Instytutu Badań Rynkowych i Społecznych, jej waga jednak maleje. W zeszłym roku jako najważniejsze kryterium wymieniało ją 80 proc. badanych.

Innym kluczowym czynnikiem jest łatwość dojazdu (48 proc.) oraz jakość kuchni (44 proc.). Warto podkreślić, że w ubiegłym roku właśnie jakość kuchni była ważniejsza.

To sygnał dla hoteli i centrów konferencyjnych leżących z dala od ośrodków miejskich, które będą musiały włożyć więcej niż dotychczas pracy w to, by przyciągnąć do siebie klientów. Szczególnie że wśród gości zagranicznych coraz większym powodzeniem cieszą się obiekty położone w pobliżu lotnisk.

Odpowiedzią na to może być zaproponowanie darmowego transportu z lotniska. Ważne są też usługi dodatkowe, które pozwolą zapewnić równowagę między pracą, a wypoczynkiem, takie jak SPA. To ważne jest dla 6 proc. firm, szukających obiektu pod spotkanie biznesowe. Niemal trzy razy tyle firm kieruje się przy wyborze miejsca bliskością miejsc rozrywki lub wypoczynku.

Co ważne, cena plasuje się też na pierwszej pozycji wśród kryteriów, które ostatecznie zadecydowały o wyborze danej oferty konferencyjnej. Wskazuje na nią 53 proc. firm, tłumacząc ostatni wybór lokalizacji spotkania biznesowego. I w tym przypadku widać spadek wagi ceny w porównaniu z rokiem poprzednim - o 8 p.p. Niewiele mniej, bo 48 proc. badanych kierowało się bliskością ośrodka lub hotelu oraz dogodnym dojazdem do niego. Dopiero w dalszej kolejności wymieniane były wysoki standard i obsługa, przywiązanie do miejsca oraz atrakcyjne położenie. Odsetek badanych wskazujących na nie wynosił po ok. 30 proc. Najmniejsze znaczenie dla firm miała natomiast rekomendacja, czy opinia innych oraz prestiż miejsca. Choć warto nadmienić, że wskazał je jeden na pięciu zapytanych.

Dopieścić klienta

Aż 71 proc. firm deklaruje, że miejsca na wyjazdowe konferencje i imprezy poszukuje samodzielnie. 14 proc. firm wyboru miejsca konferencji dokonuje wyłącznie na podstawie nadesłanych ofert. Z pośredników korzysta natomiast 8 proc. przedsiębiorców.

- Polegamy przede wszystkim na własnej intuicji i rozmowach z przedstawicielami obiektu. Mamy świadomość, że nie wszystkie opinie są rzetelne. Wolimy w związku z tym nie brać ich pod uwagę, podobnie jak ofert reklamowych - słyszymy od przedstawiciela jednej z firm działającej w sektorze finansowym.

Fachowcy doradzają, że przy takim nastawieniu klientów niezwykle ważne są kompetencje osób, które specjalizują się w przygotowywaniu ofert. Najlepiej mieć kilku takich pracowników, by od samego początku do końca jedna osoba prowadziła negocjacje z daną firmą. Istotne jest bowiem, by szybko reagowała na zapytanie ze strony klienta - obowiązującym standardem staje się odpowiedź najpóźniej po kilku godzinach. Dotyczy to nie tylko pierwszego kontaktu, ale też potwierdzania rezerwacji na każdym jej etapie. Istnieje bowiem ryzyko, że klient, który czeka zbyt długo, zainteresuje się inną propozycją.

- Dlatego istotne jest, by dążyć do stworzenia skutecznego działu sprzedaży aktywnej, który będzie odpowiedzialny nie tylko za utrzymywanie dobrych relacji z dotychczasowymi klientami, ale też za poszukiwanie nowych - tłumaczy Grażyna Kowalczyk, dyrektor generalny Hotelu Narvil. Eksperci podkreślają, że celem takiego zespołu powinno być poznanie potrzeb klienta jeszcze przed przedstawieniem mu oferty.

A gdzie szukać nowych klientów? W sieci i podczas targów branżowych. Działać trzeba szybko, bo czas w jakim firmy szukają dziś obiektu pod imprezę biznesową nie jest długi. Ponad 40 proc. firm stara się to zrobić w czasie wynoszącym od miesiąca do trzech. Ponad sześć miesięcy zajmuje to 10 proc. przedsiębiorstw.

- Co ciekawe w 2016 r. żadna z badanych firm nie zadeklarowała, że potrzebuje mniej niż 14 dni na poszukiwanie lokalizacji. W tym roku takich było już 1 proc. - zauważają eksperci IBRiS.

@RY1@i02/2017/191/i02.2017.191.130000100.801.jpg@RY2@

Firmowe imprezy w terenie

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl