Jak minimalizować ryzyko kłopotów ze ściąganiem należności

Większość przedsiębiorców w pierwszej kolejności zapłaci bankowi lub firmie leasingowej ze względu na skuteczność ich procedur zarządzania ryzykiem kredytowym. Ostatecznie, gdy wystarczy dobrej woli i pieniędzy, przedsiębiorca, który ustala hierarchię swoich płatności, zaspokoi także roszczenia innych kontrahentów.

Środki bezpieczeństwa

Kto udziela kredytu, naraża się na ryzyko. Strategia ograniczania ryzyka nie eliminuje go całkowicie, lecz zmniejsza prawdopodobieństwo strat i minimalizuje koszty nieudanych transakcji. Można unikać ryzyka, rozliczając się natychmiast. Zatrzymywanie ryzyka polega na zabezpieczaniu rezerwy finansowej na pokrycie ewentualnych strat. Możliwy jest transfer ryzyka poprzez ubezpieczanie transakcji lub stosowanie faktoringu (faktoring tzw. z regresem nie transferuje całkowicie ryzyka).

Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa (MSP) często akceptują ryzyko związane z kredytowaniem kontrahentów. Wśród najważniejszych błędów popełnianych w tym zakresie wymienić można:

● brak oceny wiarygodności;

● nieefektywny monitoring spłat;

● niewłaściwe sformułowanie umowy;

● niestosowanie klauzul umownych, które ułatwiają ewentualną windykację należności;

● zbyt liberalne traktowanie nieterminowo płacących odbiorców w obawie przed utratą klientów;

● udzielanie zgody na zbyt długie terminy płatności, szczególnie w kontaktach z podmiotami o silnej pozycji rynkowej;

● brak procedur windykacyjnych.

Zaplanowanie procesu zarządzania należnościami ogranicza rolę czynnika ludzkiego - uległość, brak konsekwencji - zastępując go przynajmniej w części mechanizmem procedury.

Działania w tym zakresie można rozłożyć na trzy etapy:

● prewencję,

● monitoring,

● windykację.

Ufaj, ale kontroluj

Działania prewencyjne rozpoczynają się na etapie pozyskiwania kontrahenta i obejmują przede wszystkim gromadzenie informacji służących ocenie jego wiarygodności kredytowej. Kryteria oceny oparte mogą być na wskaźnikach ekonomiczno-finansowych lub/oraz reputacji kontrahenta, jego rzetelności płatniczej w relacjach z różnymi podmiotami. Źródłem danych może być dział księgowy własnej firmy, a także wiedza pracowników działu sprzedaży. Istotne jest zasięganie opinii innych partnerów naszego kontrahenta. Podstawowym źródłem informacji jest dostępna online baza KRS. Na podobnej zasadzie działa CEIDG, która ma własną stronę internetową i wyszukiwarkę osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i spółek cywilnych. Na bazie informacji zawartych w odpisach KRS powstają wyszukiwarki, które mogą dostarczyć dowolne dane, w tym powiązania spółek i osób.

Istnieją portale branżowe, np. etransport.pl; budownictwo.pl; archiweb.pl. Oprócz ofert firm zamieszczanych w tych portalach, zakładek z referencjami, przydatne mogą być fora, na których możemy na bieżąco pytać o naszego kontrahenta. Coraz popularniejsza staję się taka wymiana informacji.

Zasobnym źródłem informacji są giełdy wierzytelności. Wystawiane są tu faktury w celu sprzedaży. Aby sprawdzić, czy nasz kontrahent nie zalega zbyt długo z płatnościami, wystarczy się zalogować. Większość usług jest bezpłatna, inaczej niż w przypadku biur informacji gospodarczych. Na zamówienie raport o podmiocie gospodarczym sporządzają wywiadownie gospodarcze. Jeżeli poruszamy się sprawnie po internecie, to wielu opłat możemy uniknąć, zbierając informacje we własnym zakresie.

Zarówno kancelarie prawne, jak i biura informacji gospodarczych i niektóre firmy windykacyjne oferują pieczęcie prewencyjne, które informują o wsparciu dla przedsiębiorcy ze strony wyspecjalizowanego podmiotu.

Uzyskane informacje powinny wpływać na kształt umowy i narzędzia polityki kredytowej. Na etapie negocjacji i konstruowania umowy firmy MMSP nie zawsze korzystają z porady prawnej, a umowy mają charakter nieformalny, ustny lub też korzysta się z gotowych wzorów. W przypadku dochodzenia swoich należności wierzyciele nie są w stanie dostatecznie udokumentować swoich roszczeń.

Ocena wiarygodności służy klasyfikacji kontrahentów i optymalnemu stosowaniu narzędzi polityki kredytowej: długości okresu kredytowania, limitu, opustów, zabezpieczeń.

Przypominaj i egzekwuj

W trakcie realizacji umowy stosuje się monitoring, czyli kontrolę wywiązywania się kontrahenta ze zobowiązań. Proces monitoringu usprawniają aplikacje lub dodatkowe moduły do istniejących programów księgowych. Systemy takie tworzą listy kontaktowe na dany dzień według stopni ryzyka związanego z wysokością należności, przeterminowaniem, profilem klienta itp. Raportują oraz automatycznie generują działania zgodnie z zaimplementowaną procedurą - wysyłają np. sms-y lub e-maile.

W mniejszych firmach, które nie generują masowo faktur, proces monitoringu może obejmować taktowne przypominanie o zobowiązaniach. Wysyłając delikatne przypomnienia w dniu wystawienia faktury i w dniu płatności, zapobiegamy późniejszym wymówkom w rodzaju - "jaka faktura?", "faktura zawierała błędy", "nie wiem, bo księgowa się zmieniła" itd.

Po ok. siedmiu dniach powinniśmy rozpocząć działania windykacyjne. Odpowiednio wczesne zabezpieczenie współpracy (prewencja, monitoring) obniża koszty i zwiększa skuteczność windykacji. Najważniejszymi zasadami są szybkość reakcji i konsekwencja działania, przy założeniu, że właściwie stosujemy odpowiednie narzędzia. Obowiązuje zasada stopniowania nacisku. Gdy dłużnik okazuje chęć spłaty i ma możliwości - skuteczne mogą być: monit, negocjacje lub wezwanie do zapłaty. Sankcje na początku mogą dotyczyć zasad współpracy - tzn. odmawiamy dogodnych warunków kredytowania, zmniejszamy limit, skracamy czas lub po prostu rozliczamy się natychmiastowo gotówką. Następne kroki to zerwanie umowy, egzekwowanie zabezpieczeń, jeżeli takie zastosowaliśmy, czy też złożenie wniosku o upadłość dłużnika. Pozostają jeszcze takie narzędzia windykacyjne, jak np. dopisanie dłużnika do rejestru długów czy skierowanie sprawy do sądu. Wówczas na państwie spoczywa obowiązek dopełnienia sprawiedliwości. Od tego zależy wszak jego autorytet.

@RY1@i02/2013/010/i02.2013.010.13000040i.802.jpg@RY2@

Krzysztof Piłat, trener biznesu

Krzysztof Piłat

trener biznesu