Sprawozdawczość z audytu wewnętrznego powinna być zgodna z międzynarodowymi standardami

Audytorzy wewnętrzni muszą informować kierownictwo o wynikach przeprowadzanych zadań. Standardy audytu nie określają, jaką formę powinna mieć taka informacja, precyzują jedynie, co powinna zawierać. W praktyce ostateczne sprawozdanie z audytu ma najczęściej formę pisemną.

Katarzyna Włodarska, menedżer i wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, wyjaśnia, że zgodnie ze standardami, informacja powinna obejmować cele i zakres zadania oraz odpowiednie wnioski, zalecenia i plany działań. Określenie celów i zakresu jest niezbędne, by odbiorca sprawozdania wiedział, dlaczego zadanie zostało wykonane (zwykle wynika to z analizy ryzyka) i jaka działalność podlegała badaniu.

Najistotniejszą częścią sprawozdania są ustalenia i zalecenia. Ustalenia to nic innego jak przedstawienie stanu faktycznego.

- W sprawozdaniu należy ująć tylko te ustalenia, które są istotne i niezbędne do uzasadnienia wniosków i zaleceń - twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje, że inne ustalenia, które audytor poczynił w trakcie badania (np. mniejszej wagi lub niezwiązane bezpośrednio z tematem zadania), można przekazać w sposób nieformalny, na przykład podczas spotkania zamykającego.

Jeśli badana działalność jest wykonywana dobrze, spełnia założone kryteria, audytor powinien o tym napisać w sprawozdaniu.

Audytorzy wewnętrzni często zadają sobie pytanie, z jaką szczegółowością przedstawiać ustalenia zadania. Czy powinni załączać lub wręcz wpisywać w treść sprawozdania dokładne wyniki testów (np. numery przejrzanych umów i uwagi dotyczące każdej z nich z osobna)?

Według Katarzyny Włodarskiej odpowiedź brzmi - nie. Sprawozdania z audytu są pisane dla kierownictwa i powinny zawierać informacje, które będą ważne i interesujące z jego punktu widzenia. Prezentując ustalenia, należy więc dokonywać uogólnień, przedstawiać istotne fakty, ale bez wchodzenia w szczegóły. Nadmiar informacji, tabelek, zestawień utrudnia zorientowanie się, co jest naprawdę ważne. Jeśli kierownictwo będzie zainteresowane szczegółami ustaleń, zawsze może poprosić o wgląd do dokumentacji roboczej.

Audytor może zawrzeć w sprawozdaniu własną ocenę sytuacji, czyli wnioski lub opinię.

- Wnioski mogą dotyczyć całego zakresu badania lub tylko wybranych zagadnień - twierdzi ekspert.

Dodaje, że ustalenia i wnioski powinny stanowić podstawę proponowanych zaleceń. Audytor może zalecić poprawę istniejącego stanu rzeczy (jeśli coś nie działa lub działa źle) lub usprawnienie działalności (np. jeśli dany proces mógłby działać lepiej). Proponując mądre zalecenia, audytorzy spełniają swoją rolę w organizacji i tworzą wartość dodaną.

Zalecenia powinny być praktyczne i konstruktywne.

Sylwia Wyborska, wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, wyjaśnia, że jeśli na przykład audytor natknął się na oszustwo, zalecenia będą dotyczyły poprawienia procedur, tak by podobne oszustwa się nie powtórzyły. Zalecenie np. zwolnienia pracownika nie będzie konstruktywne. Jeśli procedury się nie zmienią, jest duża szansa, że prędzej czy później ktoś znów popełni oszustwo.

Czy audytor powinien sam wymyślać zalecenia? Ekspert uważa, że najlepiej przedyskutować je z audytowanym jeszcze przed wydaniem sprawozdania. Omówienie wniosków i zaleceń zazwyczaj ma miejsce jeszcze w trakcie zadania lub na spotkaniu zamykającym. Taka dyskusja przyczynia się do wyeliminowania nieporozumień i nieprawidłowej interpretacji faktów, dając badanej jednostce możliwość wyjaśnienia konkretnych spraw oraz wyrażenia poglądów na temat ustaleń, wniosków i zaleceń.

- Może też spowodować, że audytowany będzie czuł się współautorem planu działań i chętniej go wprowadzi w życie niż w sytuacji, gdy pewne rozwiązania zostałyby mu narzucone - twierdzi nasza rozmówczyni.

Sprawozdania z audytu powinny być przekazane kierownictwu. Standardy precyzują, że chodzi o takie osoby z kierownictwa, które mogą zapewnić poświęcenie wynikom odpowiedniej uwagi. Oznacza to, że sprawozdanie powinno trafić do osób, które są władne podjąć działania korygujące lub zapewnić, że takie działania zostaną podjęte.

Sylwia Wyborska podkreśla, że najwyższe kierownictwo może otrzymać skróconą wersję sprawozdania, tzw. sprawozdanie podsumowujące. Sprawozdania można również przekazać innym zainteresowanym, na przykład audytorom zewnętrznym i radzie nadzorczej.

Temat sprawozdawczości regularnie pojawia się na egzaminach przeprowadzanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA.

Angelika Rokicka-Buczek, wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, wyjaśnia, że pierwsza grupa pytań sprawdza znajomość standardów audytu wewnętrznego. Pojawiają się pytania o minimalną zawartość sprawozdań, sposób prezentacji wyników zadania, czy też kryteria, jakie one powinny spełniać. W niektórych pytaniach trzeba wskazać, co może być celem zadania lub jak określić jego zakres. Trzeba wykazać się wiedzą na temat ustaleń: że muszą dotyczyć stanu faktycznego, a nie domysłów audytora. Podobnie zalecenia: że muszą odnosić się do przyczyn, dać się zastosować w praktyce itp.

- Druga grupa pytań to pytania scenariuszowe - twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje, że może się w nich pojawić fragment sprawozdania, a po nim pytania, np. dlaczego sprawozdanie nie było kompletne?, Jakie kryterium informacji nie było spełnione?, Która informacja była nie na temat?. Sprawdzana jest umiejętność odróżniania przyczyn od skutków, faktów od domysłów lub interpretacji. Angelika Rokicka-Buczek podkreśla również, że zdarzają się pytania, w których należy wskazać najlepsze zalecenie w odpowiedzi na sytuację przedstawioną w scenariuszu. Generalnie, większość pytań z tego tematu ma charakter praktyczny, ale zwykle nie są to pytania trudne.