Trzeba precyzyjnie określić swoje potrzeby

Jest bardzo wiele istotnych czynników, które należy wziąć pod uwagę w zależności od specyfiki prowadzonego biznesu, jego skali, perspektyw rozwoju itd.

Na początek należy sobie odpowiedzieć na proste pytania, np. jaki będzie tryb pracy kasy fiskalnej. Czy to będzie praca w jednym punkcie, czy też kasa będzie czasem przenoszona i używana w różnych miejscach?

Jeśli będzie to praca na ladzie, wówczas wybieramy kasę stacjonarną. Natomiast przy konieczności przenoszenia, zdecydowanie należy się kierować w stronę oferty specjalnie zaprojektowanych kas przenośnych.

Zarówno lekarze, jak i prawnicy docenią małe, zgrabne i przenośne urządzenie. Jeśli będzie konieczność wystawiania paragonów z komputera (potrzebna odpowiednia aplikacja), to wówczas należy wybrać drukarkę fiskalną zamiast kasy. Innymi ważnymi kryteriami są np. wielkość bazy towarowej kasy (ile różnych nazw towarów/usług będziemy musieli zaprogramować) oraz jakie urządzenia współpracujące będziemy w przyszłości do kasy podłączać: komputer, skaner, wagę, terminal płatniczy, PIN-pad, modem itp. Wszystko to należy przewidzieć przed zakupem, bo później nie ma już możliwości rozbudowy kasy.

Każdemu podatnikowi, który zamierza kupić kasę fiskalną, polecamy kasy z elektroniczną kopią paragonu. Niezależnie od wielkości i typu kasy każdy powinien już wybierać nowoczesne urządzenia, które oprócz wygody, prostoty obsługi zapewniają również mniejsze koszty eksploatacji, mniejsze zużycie papieru. Takich urządzeń fiskalnych na rynku jest obecnie około dwudziestu modeli, z czego niemal połowa to urządzenia marki Novitus. Nie każde urządzenie z elektroniczną kopią to jednak dobry wybór dla nowych podatników. Oni nie potrzebują dużych kas systemowych czy bardzo wydajnych drukarek fiskalnych.

Zaletą kas mobilnych jest ich dostosowanie do wygodnego prowadzenia sprzedaży, a raczej wystawiania paragonów w różnych miejscach. Czyli przede wszystkim niewielkie gabaryty, poręczność, wydajny akumulator pozwalający na wiele dni pracy bez konieczności podłączania zasilacza, zwiększona odporność na szkodliwe warunki, np. ochrona klawiatury przed zalaniem czy też szybka i łatwa wymiana papieru. Dla przykładu kasa Nano E dzięki wydajnemu wewnętrznemu akumulatorowi pozwala na wydanie do 2500 paragonów bez konieczności podłączania urządzenia do prądu. Kasy stacjonarne mają swoje zalety, ale wyłącznie w zastosowaniu stacjonarnym - np. nieco większa klawiatura może być wygodniejsza w obsłudze. Będą dobrze pracować tylko w miejscu ich instalacji i nie powinno się ich zabierać w teren.

Obecne urządzenia mobilne oprócz rozmiaru właściwie niczym nie ustępują dużym stacjonarnym kasom. Mają parametry i funkcjonalność, których próżno szukać w wielu dużych kasach. Oprócz elektronicznej kopii paragonu mogą pracować online z komputerem, skanerem, wagą, terminalem płatniczym. Można w niej włączyć tryb menedżerski - dokładnie kontrolować pracę i dostęp do jej funkcji każdego z użytkowników, na bardzo wiele sposobów raportować pracę kasy itp.

Ceny zaczynają się od około 1 tys. zł netto w przypadku prostych kas do niemal 3 tys. zł. Dla nowych podatników właściwą kategorią są kasy z dolnego przedziału cenowego. Zdarzają się okazje cenowe za, powiedzmy, 800 zł, jednak należy bardzo ostrożnie podchodzić do takich ofert. Należy pamiętać, że kasa fiskalna to narzędzie codziennej pracy przez minimum 5 - 6 lat i pozorna oszczędność kilkudziesięciu czy nawet kilkuset złotych może się okazać bardzo kłopotliwa podczas eksploatacji. Awaria urządzenia uniemożliwia sprzedaż, jeśli podatnik nie ma kasy rezerwowej.

Ceny drukarek fiskalnych są wyższe, zaczynają się w granicach 2000 zł netto.

Zakup np. dwóch kas dla podatnika, któremu do normalnej pracy wystarcza jedna sztuka, zalecany jest ze względu na zapewnienie ciągłości pracy w chwili awarii lub utraty kasy głównej. Zgodnie z przepisami, jeśli nie ma możliwości wystawienia paragonu na urządzeniu fiskalnym, należy zaprzestać prowadzenia sprzedaży czy wykonywania usług. Jeśli jedna kasa ulegnie awarii, można wówczas pracować na drugiej. Zakup i zgłoszenie od razu dwóch kas pozwala na otrzymanie zwrotu 90 proc. (do 700 zł) ich wartości. Jeśli podatnik zgłosi tylko jedno urządzenie, a potem dopiero zdecyduje się na kolejne, nie otrzyma już zwrotu. Dwie kasy mają sens również w przypadku zapełniania się pamięci fiskalnej w jednej z nich. Można wówczas płynnie przejść na pracę na kasie rezerwowej.

Solidnie przygotowujemy się się do obsługi nowego rynku już od pewnego czasu. Zdecydowaliśmy się przygotować specjalną ofertę urządzeń przeznaczonych dla nowych grup. Mimo że nowi podatnicy mogą spełnić obowiązek fiskalny, decydując się na dowolne urządzenie fiskalne obecnie dostępne na rynku, to jednak mają oni nieco odrębne potrzeby i oczekiwania, a specyfika ich pracy również jest inna niż w przypadku tradycyjnego handlu.

Oczywiście spodziewamy się zwiększenia obrotów. Skala fiskalizacji nowych grup podatników jest największa od 7 lat, kiedy to zwolnienie z obowiązku stosowania kas fiskalnych przestało dotyczyć taksówkarzy. Dobre przygotowanie firmy wówczas pozwoliło nam na zdobycie 60 proc. tego nowego rynku. Wówczas sytuacja była jednak nieco inna - ustawodawca nie pozostawił zwolnienia podmiotowego, czyli wszyscy taksówkarze niezależnie od osiąganych obrotów musieli zainstalować w samochodach kasy fiskalne, które musiały spełniać odrębne wymagania określone rozporządzeniem, z czym poradzili sobie tylko najlepsi dostawcy.

@RY1@i02/2010/211/i02.2010.211.130.012b.001.jpg@RY2@

Fot. Wojciech Górski

Piotr Marzec, prezes spółki Novitus

ROZMAWIAŁA PATRYCJA OTTO