Aby rozliczenie nie było koszmarem

Właściciel firmy podpisuje umowę o dofinansowanie, startuje z projektem. Kilka miesięcy później otrzymuje odpowiedź z Regionalnej Instytucji Finansującej (RIF) na pierwszy wniosek o płatność pośrednią. Jest to zwykle... lista uwag i poprawek. Część kosztów zostaje wykluczona z dofinansowania. W odpowiedzi na poprawiony wniosek dostaje kolejną listę uwag.

Jest to typowy scenariusz dla większości beneficjentów dotacji unijnych w Polsce. Niewiele jest firm, które szybko i bezboleśnie rozliczyły projekt, otrzymując płatność w czasie wskazanym w umowie o dofinansowanie. Opóźnienia w płatnościach są największym problemem firm, które swoje inwestycje ściśle uzależniają od otrzymanego wsparcia. Brak na koncie środków z UE często powoduje trudności z płynnością finansową, w szczególności gdy spółka jest powołana w celu realizacji projektu.

Na co zwrócić uwagę przy wypełnianiu wniosku o płatność, aby uniknąć podstawowych błędów?

Realizując projekt, często spotykamy się z sytuacją, że koszty danych pozycji różnią się od wskazanych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Według obowiązujących zasad beneficjent ma prawo przesuwać koszty do 10 proc. między poszczególnymi kategoriami, bez konieczności informowania właściwej instytucji. Jednakże przy składaniu wniosku o płatność warto w piśmie przewodnim wyjaśnić zaistniałe rozbieżności i w sposób jasny przedstawić przesunięcia oraz kwoty między danymi kosztami.

W przypadku gdy przesunięcia dotyczą większych zmian, beneficjent ma obowiązek zwrócić się z pytaniem o możliwość dokonania korekty w harmonogramie. Takie działania wykluczą możliwość uznania niektórych kosztów jako niekwalifikowalne.

Taka zasada dotyczy zakupu środków trwałych bądź nabycia usług o parametrach innych niż wskazane we wniosku. Niezbędne w takiej sytuacji jest pismo wraz z uzasadnieniem planowanych zmian oraz wskazaniem przewagi nowych pozycji nad pierwotnymi. Właściwa argumentacja pozwoli kontynuować realizację projektu bez zbędnych problemów oraz niekorzystnej informacji pokontrolnej. Świętą zasadą jest informowanie instytucji zarządzającej o zmianach w projekcie oraz podmiocie realizującym projekt. Permanentna współpraca z opiekunami projektu pozwoli sprawniej realizować projekt, a to z kolei wpłynie na szybszą refundację poniesionych kosztów.

Szczegółowość przedstawionej dokumentacji do rozliczenia projektu jest czynnikiem wpływającym na jakość przeprowadzonego rozliczenia. Do każdej pozycji kosztowej wskazane jest udostępnienie wszystkich dokumentów z nią związanych. Posiadając odpowiednio opisaną fakturę na zakup środka trwałego, należy do tego przedstawić przelewy bankowe, potwierdzające dokonanie płatności, umowy z dostawcą sprzętu, protokół odbioru, specyfikację techniczną, która świadczy o zgodności zakupionego środka trwałego ze wskazanym w harmonogramie.

W przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniami pracowników niezbędne jest dołączenie potwierdzeń przelewów wszelkich świadczeń, jakie ciążą na pracodawcy, oraz udokumentowanie tego w postaci:

l listy płac,

l podpisanych oświadczeń pracowników o otrzymanych wynagrodzeniach,

l kopii deklaracji ZUS RCX lub RCA oraz DRA,

l kopii umów określających warunki zatrudnienia,

l kopiami dokumentów potwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń.

Co istotne, w umowach zawartych z pracownikami należy umieścić informację o finansowaniu wynagrodzenia ze środków UE.

W przypadku gdy projekt uwzględnia szkolenia pracowników, niezbędne będzie sporządzenie w trakcie szkoleń list obecności, certyfikatów za uczestnictwo oraz materiałów dydaktycznych.

Mimo zachowania wysokiej staranności i skrupulatności co do składanej dokumentacji możemy spodziewać się kolejnych uwag z prośbą o wyjaśnienie poszczególnych działań bądź poprawę nieścisłości w nazwie lub numerach między zestawieniem dokumentów ujętych we wniosku a oryginałami dokumentów.

Bardzo ważna jest zgodność nazw pozycji w harmonogramie z nazwami w umowach, fakturach i protokołach zdawczo-odbiorczych.

Ponadto należy pamiętać o zachowaniu zasady konkurencyjności, czyli wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie określonych kryteriów wyboru, co może być weryfikowane podczas kontroli. Brak właściwych kontrofert może być podstawą do uznania danego kosztu za niekwalifikowalny.

Proces rozliczania projektów często powoduje zniechęcenie beneficjentów do korzystania z kolejnych dotacji. Wiele firm uznaje, że problemy nie są warte otrzymanej dotacji.

@RY1@i02/2010/161/i02.2010.161.130.004a.001.jpg@RY2@

Fot. Shutterstock

Uwagi i poprawki to codzienność przy unijnych dotacjach

Damian Kyć

prezes zarządu Trinity Fundusze Europejskie