Można się potknąć na wyborze dostawców towarów i usług

Beneficjenci muszą powierzone im unijne środki wydawać w sposób racjonalny i efektywny. Dotyczy to zarówno pojedynczych wydatków w projekcie, jak i realizowanych w jego ramach usług. Zgodnie z tą zasadą przedsiębiorca lub inny podmiot korzystający z unijnej pomocy ma obowiązek rozeznania rynku przed zakupem w ramach projektu każdego towaru lub usługi o wartości powyżej 20 tys. zł netto (bez VAT). Przez rozeznanie rynku rozumie się porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców. Chodzi o to, żeby nie dochodziło do sytuacji, w której usługi realizowane w ramach projektu są droższe niż takie same dostępne na rynku lub realizowane poza projektem przez tego samego przedsiębiorcę.

Zasada efektywnego rozeznania nie obowiązuje beneficjentów, jeśli są zobowiązani do stosowania prawa zamówień publicznych. Wyjątkiem jest również sytuacja, kiedy zakup towaru lub usługi odbywa się w projekcie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Tę z kolei zasadę należy stosować do wszystkich wydatków ponoszonych w ramach projektu, których równowartość netto w złotych przekracza 14 tys. euro. W praktyce, biorąc pod uwagę obydwa progi, beneficjenci są zobowiązani do dokonywania rozeznania rynku w przypadku wszystkich w zamówień o wartości od 20 tys. zł do 14 tys. euro.

Dokonując zakupu towaru lub usługi poniżej 20 tys. zł, beneficjent nie musi dokonywać rozeznania rynku. Nie zwalnia go to jednak z odpowiedzialności za to, aby wydatki były ponoszone w sposób efektywny i racjonalny. Próg 20 tys. zł netto dotyczy zakupu danej usługi lub towaru, bez względu na liczbę kupowanych sztuk. Przy czym dotyczy to towarów o tożsamych parametrach. Jeżeli zatem realizator projektu przewiduje zakup 7 identycznych komputerów, to jeżeli ich łączna wartość przekracza 20 tys. zł netto, musi przeprowadzić rozeznanie rynku przed dokonaniem zakupu. Jeżeli jednak przewidywałby zakup dwóch urządzeń kserograficznych o różnych parametrach technicznych, nie ma obowiązku sumowania wartości tych towarów i sprawdzenia ich łącznej wartości.

Beneficjent powinien dokonać opisu towaru lub usługi z najwyższą starannością, uwzględniając wszystkie kryteria, mogące mieć wpływ na cenę, w szczególności koszty dostawy i instalacji. Może w tym celu posłużyć się internetową porównywarką cen lub cennikami zamieszczanymi na stronach dostawców.

Przebieg procesu rozeznania rynku musi być odpowiednio udokumentowany. Np. firma szkoleniowa planuje w ramach projektu zlecić na zewnątrz wykonanie usługi druku i dystrybucji materiałów promocyjnych. Zgodnie z budżetem zatwierdzonym we wniosku o dofinansowanie projektu może na to przeznaczyć 20,5 tys. zł. W tym celu z powszechnie dostępnego katalogu firm wybiera trzy dowolne wydawnictwa lub agencje reklamowe, tj. podmioty, które zajmują się drukiem i dystrybucją materiałów oraz wysyła do nich e-mail ze szczegółowym opisem zlecenia oraz zapytaniem o cenę. Na podstawie informacji zwrotnych porównuje proponowane przez trzy podmioty ceny. Przy czym nie musi wybrać tego podmiotu, który zaproponował najniższą cenę. Może zlecić podwykonawstwo firmie, z którą współpracował dotychczas, jeżeli cena proponowana przez ten podmiot jest adekwatna do cen zebranych w wyniku rozeznania rynku. Podczas kontroli projektu beneficjent musi to kontrolerom udowodnić, przedkładając im np. wydruk e-maili od dostawców prezentujących ich ofertę.

Problematyczne są sytuacje, gdy beneficjent twierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców danego towaru lub usługodawców. Nawet to musi w jakiś sposób udokumentować. Organy kontrolujące projekt mają bowiem prawo domagać się dowodu na brak istnienia na rynku trzech dostawców danej usługi lub towaru.

Jeżeli wartość zamówienia przekracza próg 14 tys. euro netto beneficjent ma obowiązek stosować zasadę konkurencyjności. Oznacza to, że nie obowiązuje go wymóg rozeznania rynku. Jednak musi ponosić wydatki w sposób przejrzysty i konkurencyjny. W tym celu powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych podwykonawców. Jednocześnie musi je zamieścić na swojej stronie internetowej oraz w siedzibie. Zapytanie ofertowe powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty, termin składania ofert, przy czym powinien on wynosić nie mniej niż 7 dni od dnia otrzymania zapytania ofertowego. Zasadę konkurencyjności beneficjenci muszą stosować także do zatrudniania personelu w projekcie. Mają z tym duże problemy. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dopuściło tylko dwa wyjątki od tej reguły. Zasady konkurencyjności nie stosuje się w przypadku zamówień dotyczących zatrudnienia personelu zarządzającego w projekcie. Drugim wyjątkiem od zasady konkurencyjności jest angażowanie do projektu pracowników, z którymi beneficjent współpracował w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku w sposób ciągły lub powtarzalny.

Np. firma szkoleniowo- -doradcza ma zawarte umowy o współpracę z ekspertami, którzy tworzą jej markę i stanowią o jej potencjale. Firma otrzymała dofinansowanie na realizację projektu PO KL, w ramach którego przewidziana jest realizacja dwóch ekspertyz. Firma chce zatrudnić do projektu sprawdzonych ekspertów, tj. takich, którzy należą do grona jej stałych współpracowników. W tym przypadku może skorzystać ze zwolnienia ze stosowania zasady konkurencyjności przy ich zatrudnieniu.

Za niezastosowanie zasady konkurencyjności beneficjentom grożą kary finansowe. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego opracowało taryfikator korekt finansowych, czyli kar, które można stosować, gdy zasada ta nie została w projekcie zachowana. Katalog naruszeń oraz możliwych do zastosowania kar finansowych został opisany w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Kary wynoszą od 5 do 100 proc. wartości zamówienia. Mogą je stosować instytucje, które przyznały beneficjentowi unijne dofinansowanie. Najwyższy wymiar kary finansowej grozi za niedopełnienie obowiązku wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców przy jednoczesnym niezamieszczeniu zapytania ofertowego na stronie internetowej i w siedzibie beneficjenta. W takiej sytuacji instytucja, która przyznała dofinansowanie, będzie mogła zastosować korektę w wysokości 100 proc. Oznacza to, że wydatek, którego ta korekta dotyczy, w całości nie może zostać sfinansowany z funduszy unijnych. Przedsiębiorca musi zwrócić przyznane mu środki, a tym samym wydatek pokryć z własnych pieniędzy.

Karę w wysokości 100 proc. wartości zamówienia instytucje wdrażające PO KL mogą stosować również wtedy, gdy oferta została wybrana niezgodnie z przyjętymi kryteriami oceny ofert lub w przypadku gdy nie została zachowana forma pisemna postępowania, tzn. brak jest dowodów świadczących o zachowaniu zasady konkurencyjności.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

@RY1@i02/2011/227/i02.2011.227.13000050n.802.jpg@RY2@

Anna Zakrzewska, kierownik projektów PO KL, Firma 2000

Zmiany wprowadzone w styczniu 2011 r. przez nowe wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL nakładają na beneficjentów wiele nowych obowiązków i często są źródłem sporych trudności przy realizacji projektów. Najwięcej z nich wiąże się z przygotowaniem dokumentacji zapytania ofertowego. Pamiętajmy, że podzielenie zamówienia na kilka mniejszych nie zwalnia z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności. Np. jeżeli we wniosku mieliśmy rozpisany wynajem sali na każdy typ szkolenia oddzielnie, to i tak musimy zsumować kwoty przeznaczone na opłatę lokalu. Nie zawsze jednak wiadomo, co i jak sumować. Czy druk plakatów, ulotek i broszur na potrzeby promocji to zamówienia tego samego rodzaju? Podany przykład jest dość kontrowersyjny, a interpretacje są różne. Przede wszystkim trzeba pamiętać o definicji zamówień tego samego rodzaju, które muszą odznaczać się tożsamością podmiotową, czasową i przedmiotową. Tożsamość podmiotowa oznacza możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę, w tym przypadku drukarnię. Tożsamość czasowa - udzielenie zamówienia w tym samym czasie (czyli w przypadku rozpoczynania działań promocyjnych na początku realizacji projektu), zaś przedmiotowa dotyczy towarów tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu. Ostatni element budzi najwięcej wątpliwości, bowiem plakat to nie broszura, ale z drugiej strony oba produkty mają to samo przeznaczenie. W związku z powyższym wydatki na plakaty, ulotki i broszury mogą zostać potraktowane jako zamówienia tego samego rodzaju i wydatki z nimi związane mogą podlegać zasadzie konkurencyjności w przypadku przekroczenia 14 tys. euro.

Czy jednak zawsze musimy stosować zasadę konkurencyjności? Istnieje kilka przypadków, w których możemy od niej odstąpić. Np. w sytuacji gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia lub gdy zamówienie dotyczy zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu (uwzględniony w zadaniu "zarządzanie projektem"), personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę oraz taki, z którym beneficjent współpracował w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu w sposób ciągły lub powtarzalny.

W przypadku rezygnacji z zasady konkurencyjności zawsze musimy przygotować protokół, w którym uzasadnimy naszą decyzję. Zalecam również skonsultowanie takich kwestii z opiekunami projektów, ponieważ okazuje się, że niektóre z instytucji w takich sytuacjach wymagają przeprowadzenia rozeznania rynku.