Dobrze skonstruowany budżet ułatwi realizację inwestycji

W ramach programu Kapitał Ludzki (PO KL) koszty projekty są przedstawione we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego. To istotna różnica w porównaniu z dotacjami w innych programach operacyjnych, w których podejście do konstruowania budżetu nie jest aż tak rygorystycznie opisane. W przypadku PO KL szczegółowy budżet jest załącznikiem do wniosku i jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie.

Szczegółowy budżet projektu powinien być czytelnym odzwierciedleniem opisanych wcześniej zadań i etapów ich realizacji. Ujmowane są w nim jedynie wydatki kwalifikowane, czyli spełniające warunki określone w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

Wszystkie kwoty w szczegółowym budżecie wyrażone są w polskich złotych i zawierają podatek VAT, w sytuacji gdy jest on kwalifikowany.

W związku z tym, że budżet projektu ma konstrukcję zadaniową, wyróżniamy dwa rodzaje kosztów:

● bezpośrednie - takie, które można przypisać do konkretnych zadań,

● pośrednie - takie, które nie są bezpośrednio związane z zaplanowanymi w projekcie zadaniami, ale trzeba je ponieść, aby zrealizować projekt. W wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL wskazano zamknięty katalog takich kosztów (patrz ramka po lewej).

Wszystkie działania i kategorie wydatków, które są umieszczone w szczegółowym budżecie projektu, muszą być zgodne z zadaniami we wniosku o dofinansowanie. Opis sposobu formułowania zadań możliwych do realizacji w projekcie znajduje się w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób wykazywania wydatków, które powinny być ujmowane w zadaniu Zarządzanie projektem. Ujęcie wydatków odnoszących się do zarządzania projektem w innych zadaniach jest powodem do uznania ich za niekwalifikowane.

Jeśli wykonanie danego zadania zostało zlecone zewnętrznemu wykonawcy, to należy zaznaczyć to w planie budżetu. Dotyczy to jedynie zadań merytorycznych lub ich istotnej części. Przez zadania zlecone nie rozumie się działań, które mają formę zleceń pojedynczych usług (np. wynajmu sali szkoleniowej w przypadku organizowania szkolenia). Dodatkowo w ramach każdego z zadań merytorycznych projektodawca ma możliwość wskazania, czy dany wydatek dotyczy stawki jednostkowej, o której mowa w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

Koszty pośrednie to koszty administracyjne związane z działalnością beneficjenta, których zamknięty katalog został wskazany w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Należy pamiętać, że nie ma możliwości wykazania żadnej z kategorii kosztów pośrednich ujętych w ww. katalogu w kosztach bezpośrednich projektu, w szczególności w zadaniu Zarządzanie projektem. Dodatkowo w ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem (patrz ramka po prawej).

Wybór sposobu rozliczania kosztów pośrednich należy do projektodawcy. Istnieją dwa sposoby rozliczania wydatków pośrednich, tj.:

● ryczałtem - bez konieczności dokumentowania wydatków na etapie rozliczania, z zachowaniem wskazanych w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL limitów procentowych,

● na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków - bez wskazanych powyżej ograniczeń, przy czym na etapie realizacji i rozliczania konieczne jest dokumentowanie poniesionych wydatków w ramach kosztów pośrednich.

Należy pamiętać, że koszty pośrednie nie mogą być rozliczane w jednym projekcie jednocześnie w oparciu o dwa różne sposoby.

Koszty pośrednie mogą obejmować wyłącznie następujące koszty administracyjne:

● koszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierowników jednostki);

● koszty personelu obsługowego (w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii);

● koszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu);

● opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz;

● amortyzacja środków trwałych;

● opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków itp.;

● usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, kurierskie;

● usługi kserograficzne;

● koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek), niezwiązanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie;

● koszty ubezpieczeń majątkowych;

● koszty ochrony;

● sprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcja, dezynfekcja, deratyzacja pomieszczeń itp.).

W ramach funduszy unijnych na lata 2007 - 2013 możliwe jest łącznie wsparcie z dwóch źródeł: Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. W ten sposób w projektach miękkich mogą być realizowane elementy inwestycja twarde i vice versa.

Dzięki temu rozwiązaniu w przypadku PO KL można przy projektach miękkich (np. szkoleniowych) zrealizować takie zadania, jak zakup komputerów, sprzętu specjalistycznego czy dostosowanie budynku do potrzeb niepełnosprawnych uczestników projektu. Cross-financing dotyczy zakupu lub leasingu:

● pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość;

● innych sprzętów rozumianych jako środki trwałe (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa od 350 zł;

● sprzętu (z uwzględnieniem definicji środka trwałego) o wartości początkowej wyższej od 350 zł.

Wydatki w ramach cross-financingu obejmują wyłącznie takie kategorie wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i które są wprost powiązane z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10 proc. (15 proc. w przypadku integracji społecznej) wszystkich wydatków stanowiących budżet projektu.

Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowane.

Mariusz Gawrychowski

mariusz.gawrychowski@infor.pl

@RY1@i02/2011/125/i02.2011.125.130.0004.001.jpg@RY2@

Radosław Runowski | dyrektor departamentu wsparcia e-Gospodarki, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Przy określaniu czasu trwania poszczególnych etapów projektu należy mieć na uwadze, iż każdy etap nie może trwać krócej niż dwa miesiące oraz nie może być dłuższy niż sześć miesięcy. Konieczne jest precyzyjne zaplanowanie czasu trwania poszczególnych działań, tak aby daty określające czas trwania kolejnych etapów nie pokrywały się ani nie występowały między nimi przerwy. Podział planowanych działań i wydatków pomiędzy poszczególne etapy powinien uwzględniać zasadę, iż łączne dofinansowanie przekazane w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 90 proc. maksymalnej wysokości dofinansowania. Poszczególne rodzaje wydatków powinny być określone w sposób umożliwiający ich łatwą identyfikację oraz późniejsze rozliczenie. Dotyczy to zwłaszcza kategorii kosztów wynagrodzeń osób zaangażowanych w realizację projektu, w przypadku których należy określić stopień zaangażowania danej osoby wraz ze stawką przysługującą za to zaangażowanie, oraz zakupu środków trwałych.

Opis poszczególnych działań i wydatków powinien być odpowiednio szczegółowy. Zakupy poszczególnych dóbr i usług powinny być prezentowane w oddzielnych pozycjach (np. nie łączy się zakupu różnych środków trwałych lub zatrudnienia kilku pracowników wykonujących zadania w innym zakresie, za inną stawkę lub w innym wymiarze czasu pracy). Wydatki na pokrycie kosztów ogólnych nie mogą przekroczyć 20 proc. sumy pozostałych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem (podstawę wyliczenia stanowią zsumowane wydatki kwalifikowalne z wyłączeniem wydatków związanych z ponoszeniem kosztów ogólnych).

* na przykładzie Działania 8.1 w programie Innowacyjna Gospodarka