Kto i jak może kontrolować?

Złożenie wniosku o dofinansowanie oraz decyzja odpowiedniej instytucji o przyznaniu dotacji jest tylko połową sukcesu. Zanim unijne środki znajdą się na koncie Spółki, beneficjent musi dopełnić szeregu formalności oraz wywiązać się z obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie i odpowiednich przepisów prawa oraz, co najważniejsze, uzyskać pozytywny wynik kontroli realizacji projektu.

W trakcie realizacji projektu oraz w okresie trwałości (3 lata po zakończeniu inwestycji w przypadku MŚP, 5 lat w przypadku dużych przedsiębiorców) każdy projekt współfinansowany ze środków pomocy publicznej podlega kontroli pod kątem jego prawidłowej realizacji w zgodzie z umową o dofinansowanie oraz regulacjami polskiego oraz unijnego prawa. Kontrola może zostać przeprowadzona w siedzibie firmy lub na miejscu realizacji projektu i obejmuje weryfikację pełnej dokumentacji projektowej, efekty rzeczowe (w tym np. postęp prac budowlanych, maszyny i urządzenia, zatrudnienie pracowników), jak również promocję projektu. Nie ma ściśle określonych reguł, co do terminów czy liczby kontroli przeprowadzanych podczas trwania projektu (zwykle są to min. 2 wizyty kontrolne). Pierwsze kontrole najczęściej przeprowadzane są po złożeniu pierwszego wniosku o płatność. Zdecydowana większość projektów poddawana jest kontroli również tuż po zakończeniu projektu i finalnym rozliczeniu, gdzie następuje weryfikacja przede wszystkim osiągniętych wskaźników inwestycji.

Kontrola może być prowadzona zarówno przez podmioty bezpośrednio zaangażowane we wdrażanie instrumentów wsparcia ze środków UE, jak i inne instytucje do tego uprawnione.

Na schemacie zaprezentowano przykładowy rozkład zdarzeń oraz instytucje zaangażowane w monitoring poprawności realizacji projektu, od momentu podpisania umowy o dofinansowanie, do momentu zakończenia inwestycji.

Na 7 dni przed planowaną kontrolą beneficjent otrzymuje właściwe powiadomienie. Treść takiej informacji jest zazwyczaj standardowa i obejmuje następujący zakres:

"Uprzejmie informujemy, że na podstawie zawartej umowy o dofinansowanie (...) w dniach 25-27.02.2011 zostanie przeprowadzona wizyta kontrolna, która ma na celu sprawdzenie, czy projekt objęty ww. umową o dofinansowanie jest realizowany zgodnie z jej postanowieniami (...)

Prosimy o przygotowanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją ww. projektu oraz o obecność osób upoważnionych do reprezentowania Państwa przedsiębiorstwa, zgodnie z dokumentami rejestrowymi lub osób legitymujących się stosownymi upoważnieniami, którzy będą mogli udzielić wyczerpujących odpowiedzi na pytania związane z realizowanym projektem."

Obecność kompetentnych osób ze strony beneficjenta jest kluczowa z uwagi na specyfikę procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, np.:

● zasad prowadzenia ewidencji księgowej w związku z zastosowaniem specyficznego systemu IT - konieczność obecności osoby, która wyjaśni zasady jego funkcjonowania, stosowane skróty i oznaczenia operacji księgowych,

● sposobu wysyłania zapytań o ofertowych - z uwagi na (podobnie jak w ewidencji księgowej) zastosowanie wewnętrznego systemu odpowiedzialnego za ''generowanie'' zamówień na podstawie aktualnego zapotrzebowania w fabryce na dane wyposażenie (wyjaśnienia oznaczeń na wydrukach z systemu, sposobu identyfikacji potencjalnego dostawcy),

● specyfiki działania maszyn i urządzeń, która może być niezrozumiała dla osób nieposiadających wiedzy technicznej - wymagana obecność np. dyrektora fabryki.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas wizyty kontrolnej, komisja sporządza informację pokontrolną zawierającą zalecenia dla przedsiębiorcy, które należy wypełnić w określonym terminie. W pierwszej części powiadomienia Instytucja informuje o obowiązujących terminach: 14 dni na podpisanie i odesłanie zaleceń pokontrolnych lub zgłoszenie zastrzeżeń, 7 dni na odmowę podpisania informacji.

Zarówno odmowa podpisania informacji pokontrolnej jak i zgłoszenie do niej zastrzeżeń nie wstrzymują wykonania zaleceń pokontrolnych. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń z przekroczeniem ww terminu, przeprowadzający kontrolę mają prawo odmówić ich rozpatrzenia. Ponadto jeśli, przedsiębiorca zignoruje zalecenia pokontrolne lub nie wypełni ich w całości, umowa o dofinansowanie zostaje rozwiązana.

Druga część pisma - informacji pokontrolnej, zawiera zidentyfikowane nieprawidłowości oraz zalecenia dla beneficjenta.

Poniżej załączamy listę najczęstszych błędów, które mogą być zidentyfikowane w trakcie kontroli:

● nieprzestrzeganie Ustawy prawo zamówień publicznych lub zasady konkurencyjnego wyboru ofert,

● niedotrzymywanie harmonogramu realizacji projektu bez uzyskania uprzedniej zgody instytucji,

● wprowadzanie zmian w projekcie bez uprzedniej akceptacji instytucji udzielającej wsparcia,

● źle lub za ogólnie opisane dokumenty np. faktury, czy tzw. OTki (dokumenty potwierdzające przyjęcie środka trwałego),

● błędne dokonywanie płatności np. poprzez centra rozliczeniowe, wykorzystywanie kompensat,

● nieosiąganie wskaźników (rezultatu i produktu) zadeklarowanych we wniosku,

● przedstawianie do refundacji kosztów niezwiązanych z realizacją projektu lub niekwalifikujących się do wsparcia (spoza listy kosztów lub poniesionych niezgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym),

● nieterminowość w składaniu wniosków o płatność,

● stosowanie niewłaściwego kursu przy przeliczeniach walutowych,

● podpisy na dokumentacji osób nieuprawnionych,

● niewywiązywanie się z obowiązku informowania opinii publicznej o tym, iż projekt został sfinansowany z udziałem środków unijnych.

Właściwe rozliczenie realizacji projektu jest niezwykle ważne z punktu widzenia prawidłowego wykorzystania i zachowania przyznanej pomocy. Warto pamiętać o wszystkich obowiązujących zasadach na bieżąco w trakcie realizacji projektu. Weryfikacja dokumentów, i szybkie, nieprzemyślane działania tuż przed planowaną kontrolą zazwyczaj okazują się nieefektywne i mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy, w tym nawet zwrotem przyznanej dotacji.

Instytucje uprawnione do przeprowadzenia kontroli

● instytucja zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego)

● instytucja pośrednicząca (np. Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo Środowiska),

● instytucja wdrażająca (np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Regionalna Instytucja Finansująca, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Ministerstwo Gospodarki),

● instytucja certyfikująca (Departament Instytucji Certyfikującej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego).

● instytucja audytowa (Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej - sekretarz lub podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów),

● przedstawiciele Komisji Europejskiej,

● inne instytucje, np. urząd kontroli skarbowej, regionalne izby obrachunkowe, Urząd Zamówień Publicznych, NIK, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych OLAF, Europejski Trybunał Obrachunkowy.

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.0001.003.jpg@RY2@

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.0001.001.jpg@RY2@

Magdalena Burnat-Mikosz, Partner Deloitte

Magdalena Burnat-Mikosz

Partner Deloitte

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.0001.002.jpg@RY2@

Magdalena Kućma, Starszy Konsultant Deloitte

Magdalena Kućma

Starszy Konsultant Deloitte