Już teraz zacznij się martwić o swoje pieniądze. Im wcześniej, tym lepiej

@RY1@i02/2013/190/i02.2013.190.000001500.809.jpg@RY2@

Przygotowując kontrakt, dobrze jest założyć czarny scenariusz - czyli przekazaliśmy towar lub wykonaliśmy usługę, ale nie otrzymaliśmy zapłaty. I już na etapie tworzenia umowy należy się zabezpieczyć przed taką ewentualnością na tyle dobrze, na ile to tylko możliwe. Najlepiej ściągnąć zapisy zabezpieczające z umowy kredytowej, którą sami zawieraliśmy kiedyś z bankiem. Ustanowienie zabezpieczeń - choćby na nieruchomościach kontrahenta - daje nam potem pierwszeństwo w dochodzeniu należnych pieniędzy przed innymi wierzycielami, którzy takich zabezpieczeń nie mają. I ułatwia nieco cały proces egzekucji długu.

Oczywiście wierzyciel nie musi od razu biec do sądu, gdy jego kontrahent spóźnia się z płatnością. Ale też nigdy nie powinien biernie czekać na spóźnioną zapłatę. Już w pierwszych dniach przeterminowania powinien zastosować miękką windykację.

Traktuj dłużnika "na miękko"

Jak zwykle należy zacząć od przypomnienia dłużnikowi, że ten jest nam coś winien. Samo wysyłanie monitów może nie wystarczyć. Jak najszybciej wierzyciel powinien się skontaktować z dłużnikiem i podjąć z nim bezpośrednie rozmowy. Ale - i to jeden z podstawowych warunków - musi być do tych rozmów dobrze przygotowany.

Przede wszystkim powinien wiedzieć, kto po drugiej stronie podejmuje decyzje w sprawie regulowania faktur. I to z nim powinien szukać kontaktu. Wierzyciel musi wiedzieć, dlaczego jego faktura została zepchnięta na drugi plan. To o tyle istotne, że decyduje o przyjęciu potem odpowiedniej strategii negocjacyjnej.

Jeśli dłużnik nie zapłacił, bo sam ma kłopoty ze swoimi kontrahentami, to znaczy, że dług nie jest wynikiem złej woli. To dobra informacja. W takim przypadku miękka windykacja powinna opierać się na strategii ugodowej. Odwołując się do rzetelności dłużnika, sugerując kontynuowanie współpracy - pomimo przeciwności - można próbować ustalić plan spłat zaległości. Taki, który będzie do zaakceptowania przez obie strony. W toku rozmów - by dodatkowo zmobilizować drugą stronę - można złożyć ofertę np. utrzymania limitów na kredyt kupiecki czy też wydłużenia terminów zapłaty.

Eksperci zajmujący się windykacją polubowną podkreślają, że w tego typu rozmowach nie ma miejsca na amatorszczyznę. - W małych i średnich firmach windykacja często jest prowadzona przez pracowników księgowości, którzy nie radzą sobie w sytuacjach, gdy w grę wchodzą emocje, dochodzi do niepotrzebnych spięć, które często zamykają drogę do polubownego załatwienia sprawy - mówi Radosław Koński, kierownik departamentu windykacji Kaczmarski Inkasso. Jego zdaniem to jest główny powód, dla którego wiele firm nawet polubowną windykację zleca na zewnątrz. Przydaje się to zwłaszcza wtedy, gdy druga strona nie płaci, bo w ten sposób świadomie kredytuje swoją działalność. Tu prośby raczej nie pomogą, rozmowy muszą być bardziej stanowcze.

Kiedy przydaje się twarda ręka

Gdy przeciwnik jest hardy, zaczynamy od formalnego wezwania do zapłaty - to pierwszy element egzekucji długu. Zbieramy pełną dokumentację, która będzie nam potrzebna na kolejnych etapach, zakładając, że dłużnik zignoruje nasze wezwanie. Wierzyciel musi mieć w ręku wszystko to, co potwierdza jego roszczenia: podpisane przez dłużnika faktury, potwierdzenie odbioru towaru lub wykonania usługi, ustalony wcześniej przez obie strony harmonogram spłat.

Gdy dłużnik faktycznie zignoruje wezwanie, stosujemy kolejne straszaki. Pierwszy - wstrzymanie dostaw. Najlepiej zagrozić tym w momencie istotnym dla działalności biznesowej dłużnika. Np. producent piwa, nie otrzymawszy zapłaty za towar, może zapowiedzieć brak wysyłki napoju przed długim majowym weekendem. Wizja spadku obrotów na 90 proc. może podziałać mobilizująco na kontrahenta.

Inny sposób to groźba wpisania dłużnika do rejestru długów. To też niezła metoda wywierania presji. Wpisywanie dłużników można stosować równolegle z innymi metodami polubownej windykacji. To pokaże, że wierzyciel nie żartuje i naprawdę jest zdeterminowany do odzyskania należności. - Wpis może być zresztą zawieszony, to znaczy będzie widoczny tylko dla dłużnika i wierzyciela, o ile ten pierwszy podejmie próby spłaty długu. Gdy go spłaci, wpis zostaje skasowany. Jeśli dłużnik nie dotrzyma słowa, to wpis zostanie ujawniony - wyjaśnia Andrzej Kulik z Krajowego Rejestru Długów.

Rejestry biur informacji gospodarczej są jak tablice ogłoszeń. Dłużnik traci reputację, co może mu utrudniać kontakty w biznesie i dostęp do finansowania (bank niechętnie udziela kredytów tym, którzy nie wywiązują się ze zobowiązań). Ale też wierzyciel musi spełnić kilka warunków, by go dokonać. Pierwszy: minimalna wartość należności od osoby fizycznej, jaką można wpisać do bazy, to 200 zł. Gdy dłużnikiem jest przedsiębiorca, dolny próg wynosi 500 zł. Kolejny warunek: opóźnienie w spłacie należności musi wynosić co najmniej 60 dni, a miesiąc przed dokonaniem wpisu dłużnik powinien się dowiedzieć o zamiarach wierzyciela. Wierzyciel musi bezwzględnie usunąć wpis, gdy dług zostanie spłacony. Inaczej czekają go kary.

Co zrobić, jeśli po dobroci się nie da

Ujawnienie długów kontrahenta to ostatni etap windykacji polubownej. Dalej jest już egzekucja długów. Wierzyciel może robić to na własną rękę, składając pozew w sądzie. Ale może też zlecić to firmie windykacyjnej lub sprzedać wierzytelność na rynku. W tym przypadku musi jednak pogodzić się z tym, że nie odzyska całej należnej mu kwoty. Cena sprzedaży takiej wierzytelności zawsze jest niższa niż wielkość dochodzonej należności.

Zasady negocjacji z kontrahentem

Okopywanie się stron na pozycjach tylko zaogni problem. Ale należy negocjować rzeczowo. I przestrzegać kilku ważnych reguł:

● Oddziel ludzi od problemu - to sposób na kontrolowanie emocji. Celem nie jest pognębienie dłużnika, nurzanie się w przeszłości, straszenie, atakowanie osoby, lecz rozwiązanie problemu.

● Skoncentruj się na interesach, a nie stanowiskach. Interesy to niesformułowane wprost, bardziej złożone niż stanowiska motywy postępowania. Stanowiskiem jest np. żądanie natychmiastowej spłaty całości zobowiązania, gdy interesami są: utrzymanie sprzedaży i klientów czy ochrona wizerunku firmy. Stanowiskiem drugiej strony może być długoterminowe odłożenie spłaty, a interesami np. zachowanie płynności finansowej, utrzymanie relacji handlowych.

● Jeżeli dostrzeżesz i zrozumiesz głębsze interesy drugiej strony, możesz znaleźć rozwiązanie korzystne i dla ciebie, i dla niego. Wymyśl wiele opcji, generuj konstruktywne rozwiązania. W grę może wchodzić np. odnowienie długu - dłużnik jako kompensatę wierzytelności wykona inne świadczenie niż pierwotne.

● Nalegaj na stosowanie obiektywnych kryteriów - potrzebne są do tego rzetelne informacje dotyczące dyskutowanych kwestii. Jeżeli dłużnik proponuje odległe terminy płatności, domagaj się ekonomicznego uzasadnienia takiej opcji.

Doradzał Krzysztof Piłat, KRD

@RY1@i02/2013/190/i02.2013.190.000001500.810.jpg@RY2@

Firmy narzekają na opóźnienia w płatnościach

Marek Chądzyński

marek.chadzynski@infor.pl