Firmowe auta pod pełną kontrolą

Czy to auto osobowe, czy dostawcze, jego rolą w firmie jest wykonanie określonej pracy, najlepiej jak najmniejszym kosztem, a nie zawsze pracownicy wykorzystują samochody wyłącznie zgodnie z ich przeznaczeniem i w sposób najwłaściwszy z punktu widzenia właściciela. W większym przedsiębiorstwie taboru dopilnuje fleet manager albo wyspecjalizowana firma, która zadba o pojazdy od A do Z, czyli od zamówienia, rejestracji, ubezpieczenia, poprzez przeglądy, naprawy i tankowanie po sprzedaż, gdy przyjdzie pora na wymianę. Mniejsi przedsiębiorcy muszą radzić sobie sami. W dzisiejszych czasach na wszystko jest jednak sposób.

Pomoc z satelity

W zarządzaniu pomocny będzie monitoring floty za pośrednictwem urządzeń GPS. Dzięki niemu właściciel firmy będzie w stanie ustalić, w jakim faktycznie celu pracownicy wykorzystują przekazane im w użytkowanie auta, czy wyłącznie służbowo, jak deklarują, czy też prywatnie. To cenna informacja dla zarządzającego przedsiębiorstwem, bo pozwoli uniknąć nieporozumień podczas ewentualnej kontroli skarbowej. Korzystanie z auta służbowego w celu prywatnym zalicza się do świadczeń nieodpłatnych. Jego wartość stanowi więc przychód pracownika ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

To niejedyna zaleta monitoringu. W przypadku samochodów dostawczych można nawet zweryfikować rodzaj przewożonego towaru, dzięki czemu właściciel firmy ma pewność, że pojazd przeznaczony np. do przewozu artykułów spożywczych nie transportuje innego rodzaju towarów, czy wreszcie sposób eksploatacji auta przez kierowcę. Jazda na wysokich obrotach przyspiesza zużycie silnika, ale i przekłada się ma większe zużycie paliwa. - Większe koszty wynikają też z robienia większych przebiegów, niż to jest konieczne, na przykład przez to, że trasa dojazdu do odbiorcy nie jest właściwie zaplanowana - wyjaśnia Mateusz Gniewek z firmy GPS Guardian. Nie mówiąc już o tym, że dzięki monitoringowi można ukrócić ewentualny proceder kradzieży paliwa czy nieprzestrzegania przez kierowców czasu pracy.

Szacuje się, że koszty wynikające z przebiegu pojazdu po zainstalowaniu monitoringu spadają średnio o 10 proc. W sytuacji gdy w firmie dochodziło faktycznie do nadużyć przy korzystaniu ze służbowego auta, oszczędności mogą sięgnąć nawet 40 proc.

Przydatna e-kartoteka

Przy okazji instalowania na komputerze czy w smartfonie aplikacji do zarządzania flotą, którą otrzymuje się od dostawcy urządzenia, można wpisać do niej wszelkie informacje dotyczące posiadanych aut, zyskując coś w rodzaju elektronicznej książki serwisowej.

- Wpisując dane dotyczące wymiany oleju, przeglądu czy ubezpieczenia aplikacja będzie nas powiadamiała o tym, kiedy zbliża się czas następnej tego rodzaju czynności - tłumaczy Mateusz Gniewek. Nie mówiąc już o tym, że w ten sposób będzie można też lepiej zapanować nad kosztami za tego rodzaju usługi.

- Skorzystanie z tego rozwiązania ma jeszcze jedną zaletę. Pracownik, który ma świadomość tego, że jest kontrolowany, wydajniej pracuje, co również wpływa na oszczędności w firmie - podpowiada Marcin Kawka z Gannet Guard, podkreślając jednocześnie, że o instalacji urządzenia GPS w aucie trzeba poinformować pracownika.

Uzyskując dane na temat faktycznego wykorzystania aut, czasu pracy pracowników można znacznie lepiej zaplanować grafik w firmie. Można też poprawić relacje z odbiorcami. Dane pozyskane dzięki aplikacji można udostępniać klientom, co będzie przydatne zwłaszcza przy reklamacjach. - Wyobraźmy sobie sytuację, w której odbiorca skarży się na to, że dostawa nie przyjechała do niego w danym dniu. Właściciel firmy ściągając dane o trasie przejazdu kierowcy, który był za nią odpowiedzialny, może nie tylko zweryfikować zasadność zarzutów postawionych przez odbiorcę, ale też udostępnić mu informacje na ten temat za pośrednictwem e-maila, facebooka czy zamieszczając pod czasowo aktywnym linkiem - opowiada Mateusz Gniewek.

Dwa auta to też flota

Kilka lat temu panowało przekonanie, że monitoring to luksus zarezerwowany dla dużych firm, dysponujących rozbudowaną flotą. Dziś nie ma to już racji bytu. Firmy specjalizujące się w monitoringu podkreślają, że ich klientami są też tacy przedsiębiorcy, którzy mają dwa, trzy samochody. Na upowszechnienie się monitoringu wpływ miał spadek cen. Dekadę temu zakup i instalacja urządzenia GPS w jednym samochodzie kosztowały 4-5 tys. zł. Do tego dochodził comiesięczny abonament, z tytułu udostępnienia aplikacji pozwalającej śledzić pojazd, który wahał się od 80 do 200 zł. Dziś urządzenie można nabyć za złotówkę lub wręcz nic za niego nie płacić przy montażu, bo jest dzierżawione.

- Koszty pod stronie przedsiębiorcy to ok. 200 zł za montaż GPS w jednym samochodzie i stawki za abonament, który średnio wynosi 30-40 zł netto miesięcznie. Stawka będzie dwukrotnie wyższa w sytuacji, gdy samochody poruszają się po całej Europie, a aplikacja ma służyć nie tylko do kontroli ich trasy i czasu pracy kierowcy, ale też pozwolić na generowanie skomplikowanych raportów - wyjaśnia Marcin Kawka.

Czas montażu urządzenia w samochodzie to ok. 1,5-2 godzin. Jeśli w grę wchodzi kontrola za jego pośrednictwem zużycia paliwa, wówczas trzeba je zestroić z sondą paliwową, co może potrwać nawet 4-5 godzin.

Eksperci ostrzegają, by przy wyborze firmy specjalizującej się w monitoringu pojazdów nie kierować się wyłącznie ceną. Rynek szybko rośnie, co zachęca do wchodzenia na niego nowych graczy. Łatwo natknąć się na partnera, oferującego urządzenia kiepskiej jakości, albo takiego, który po krótkim czasie nie poradzi sobie z konkurencją. Istotniejsze od ceny powinny być doświadczenie, portfolio klientów, z którymi firma współpracuje oraz opinie innych klientów, które można znaleźć w internecie.

Czym i z kim jeździć

Przy zarządzaniu flotą istotne jest również to, kto jest dostawcą samochodów i co oferuje poza szerokim wyborem modeli. Dobry program serwisowy będzie bowiem przydatny dla firm, które dysponują stosunkowo niewielką liczbą aut służbowych. W ich przypadku każda awaria rodzi problem pozyskania auta na zastępstwo. - Warto wybrać dostawcę, który ma rozbudowaną sieć serwisową. Istotne są jednak również warunki, na jakich można liczyć na naprawę auta. W tym przypadku mowa m.in. o szybkim dostępie do części oryginalnych, do tego w atrakcyjnych cenach, co wpływa na czas obsługi i koszty związane z naprawą - komentuje Mariusz Kasiński ze spółki Ford Polska.

Zewnętrzne finansowanie pojazdów, ale również pełną obsługę serwisową i administracyjną floty można powierzyć firmie wynajmu długoterminowego (CFM). Szacuje się, że dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca zyskuje nawet do 30 proc. oszczędności w łącznych kosztach finansowania oraz utrzymania floty aut służbowych, w porównaniu z innymi formami finansowania - czyli zakupu za gotówkę czy leasingu finansowego, gdzie obsługa serwisowa i administracyjna samochodów służbowych pozostaje wciąż we własnym zakresie firmy.

Dzięki współpracy z wyspecjalizowanym dostawcą parku samochodowego przedsiębiorca może liczyć na korzystniejsze ceny od tych, które uzyskałby przy samodzielnym kupnie. Podobnie jest przy zakupie paliwa, opon czy usługach serwisowych, z dostawcami których firma wynajmu długoterminowego ma zawarte umowy o współpracy na atrakcyjnych warunkach. A wszystko to w ramach stałej miesięcznej opłaty, której wysokość jest uzależniona od wielkości i rodzaju floty.

@RY1@i02/2016/187/i02.2016.187.13000010a.801.jpg@RY2@

Wynajem długoterminowy i leasing z serwisem

Patrycja Otto

 patrycja.otto@infor.pl