Centralny Rejestr Umów

Pytanie: Umowa została zawarta przed 1 lipca 2026 r. Czy aneks do niej podpisany po tej dacie i ewentualne kolejne trzeba wpisać do Centralnego Rejestru Umów? Jak prawidłowo wpisać aneks do umowy zawartej po tej dacie?

Kto w urzędzie zajmuje się wprowadzaniem danych do CRU? Zdaniem ekspertów w średnich i dużych miastach i gminach najlepszy może być model rozproszony, w którym pracownicy lub szefowie wydziałów samodzielnie wprowadzają informacje ze swoich obszarów do Centralnego Rejestru Umów. Model scentralizowany zaś sprawdza się raczej w małych urzędach. Jednak nie ma uniwersalnej reguły.

Nawet połowa jednostek zobowiązanych od 1 lipca do publikowania informacji o umowach do dziś nie założyła konta w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) – poinformowało DGP Ministerstwo Finansów. Miasta deklarują, że wywiązały się już z tego obowiązku. Część gmin nadal ma wątpliwości, co należy udostępniać w CRU.

Od 1 lipca podmioty publiczne muszą wprowadzać informacje do Centralnego Rejestru Umów. W praktyce chodzi nie tylko o umowy podpisane w trybie zamówień publicznych, lecz także np. o cywilnoprawne, dotyczące przedmiotów zakupionych na portalach aukcyjnych, opłat za przedłużenie licencji na programy komputerowe.

Chociaż ustawodawca wprost nie przewidział sankcji za brak wpisów do Centralnego Rejestru Umów, to włodarze nie mogą czuć się całkowicie bezkarni. Jak wynika z analizy przepisów, kontrolę będą mogły prowadzić regionalne izby obrachunkowe. Dodatkowo możliwa jest odpowiedzialność polityczna.

W Centralnym Rejestrze Umów wartość umowy nie zawsze oznacza kwotę faktycznie wydaną. Co do zasady chodzi o kwotę netto określoną w danym kontrakcie. Gdy nie jest ona wskazana - trzeba podać łączną wysokość środków, które jednostka sektora finansów publicznych zamierza przeznaczyć na realizację danego projektu. Przy umowach na czas nieoznaczony uwzględnia się wydatki w pierwszych 48 miesiącach.

Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych zacznie działać 1 lipca 2026 r. Jednak odkładanie formalności na ostatnią chwilę może okazać się ryzykowne. Obowiązków organizacyjnych i technicznych jest bowiem wiele. Trzeba m.in. założyć odpowiednie konta pracownikom, przyznać im uprawnienia, a także przeszkolić ich i opracować odpowiednie procedury.

Ministerstwo Finansów zaleca jednostkom rządowym i tym, które im podlegają, składanie wniosków o założenie konta w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) do 22 kwietnia br. CRU rusza wprawdzie 1 lipca br., ale MF chce uniknąć problemów z przeciążeniem systemu.

Pytanie: Czy gminna biblioteka publiczna, domy kultury i inne samorządowe instytucje kultury muszą od 1 lipca br. wpisywać zawarte umowy do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych? Jeśli tak, to na kim spoczywa ten obowiązek?