Centralny Rejestr Umów

Od 1 lipca podmioty publiczne muszą wprowadzać informacje do Centralnego Rejestru Umów. W praktyce chodzi nie tylko o umowy podpisane w trybie zamówień publicznych, lecz także np. o cywilnoprawne, dotyczące przedmiotów zakupionych na portalach aukcyjnych, opłat za przedłużenie licencji na programy komputerowe.

Chociaż ustawodawca wprost nie przewidział sankcji za brak wpisów do Centralnego Rejestru Umów, to włodarze nie mogą czuć się całkowicie bezkarni. Jak wynika z analizy przepisów, kontrolę będą mogły prowadzić regionalne izby obrachunkowe. Dodatkowo możliwa jest odpowiedzialność polityczna.

W Centralnym Rejestrze Umów wartość umowy nie zawsze oznacza kwotę faktycznie wydaną. Co do zasady chodzi o kwotę netto określoną w danym kontrakcie. Gdy nie jest ona wskazana - trzeba podać łączną wysokość środków, które jednostka sektora finansów publicznych zamierza przeznaczyć na realizację danego projektu. Przy umowach na czas nieoznaczony uwzględnia się wydatki w pierwszych 48 miesiącach.

Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych zacznie działać 1 lipca 2026 r. Jednak odkładanie formalności na ostatnią chwilę może okazać się ryzykowne. Obowiązków organizacyjnych i technicznych jest bowiem wiele. Trzeba m.in. założyć odpowiednie konta pracownikom, przyznać im uprawnienia, a także przeszkolić ich i opracować odpowiednie procedury.

Ministerstwo Finansów zaleca jednostkom rządowym i tym, które im podlegają, składanie wniosków o założenie konta w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) do 22 kwietnia br. CRU rusza wprawdzie 1 lipca br., ale MF chce uniknąć problemów z przeciążeniem systemu.

Pytanie: Czy gminna biblioteka publiczna, domy kultury i inne samorządowe instytucje kultury muszą od 1 lipca br. wpisywać zawarte umowy do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych? Jeśli tak, to na kim spoczywa ten obowiązek?

Ministerstwo Finansów (MF) chce, aby w Centralnym Rejestrze Umów wskazywana była wartość umowy bez VAT. W uwagach część jednostek podnosi, że będzie to wymagało od urzędników dodatkowych wyliczeń, ponieważ w zawieranych dokumentach wpisywane są kwoty brutto. Wątpliwości dotyczą też tego, jak w niektórych przypadkach prawidłowo udostępnić informację o czasie obowiązywania umowy.

W uruchamianym od 1 lipca 2026 r. Centralnym Rejestrze Umów ustawodawca wymaga ujawnienia szczegółowych danych – od numeru i daty zawarcia kontraktu przez jego wartość i oznaczenie stron aż po źródła finansowania i adnotację o aktualnym statusie. Z publikacji będą zwolnione m.in. informacje niejawne, stanowiące tajemnicę przedsiębiorcy i dane osobowe.

Paragon lub faktura za kawę i ciasteczka kupione w sklepie stacjonarnym nie trafią do Centralnego Rejestru Umów, ale za przekąski zamówione poprzez stronę internetową lub e-maila – już tak. O publikacji zadecyduje bowiem pozytywna odpowiedź na dwa pytania: czy jest to zamówienie w rozumieniu przepisów prawa zamówień publicznych oraz czy została zachowana wymagana forma zawarcia kontraktu.