ZFŚS

Po przekazaniu pierwszej raty odpisu na ZFŚS wiele jednostek dopiero widzi rzeczywiste potrzeby socjalne pracowników. W praktyce często okazuje się, że trzeba zwiększyć środki na zapomogi, dopłaty do wypoczynku albo świadczenia dla dzieci, a ograniczyć inne wydatki zaplanowane na początku roku. Powstaje wtedy pytanie, czy można zmienić preliminarz funduszu.

Pracownicy często pytają, czy można otrzymać kolejną pożyczkę mieszkaniową z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jeszcze przed całkowitą spłatą poprzedniej oraz jakie znaczenie ma brak aktualnego oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Wyjaśniamy, kiedy pracodawca może wstrzymać rozpatrzenie wniosku i dlaczego zasady te warto precyzyjnie uregulować w regulaminie ZFŚS.

Odpis na ZFŚS w jednostce, która rozpoczęła działalność w trakcie roku, ustala się proporcjonalnie do okresu faktycznego funkcjonowania i zatrudniania pracowników. Przy rozpoczęciu pracy od 1 marca 2026 r. fundusz należy naliczyć za 10 miesięcy, z późniejszą weryfikacją według rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia.

W jednostkach, w których działa komisja socjalna, zdarzają się sytuacje, gdy jej członek składa wniosek o świadczenie z ZFŚS. Powstaje wtedy pytanie, czy może brać udział w posiedzeniu komisji i opiniowaniu własnej sprawy oraz jak zapewnić bezstronność przy przyznawaniu świadczeń.

Prawidłowe uregulowanie trybu przyznawania świadczeń z ZFŚS ma kluczowe znaczenie dla zgodnego z przepisami gospodarowania środkami funduszu. Wiele nieprawidłowości wynika z nieprecyzyjnego określenia ról osób uczestniczących w analizie wniosków oraz sposobu przedstawiania opinii.

Długotrwałe zwolnienie lekarskie nie wyklucza prawa pracownika do korzystania ze świadczeń z ZFŚS, ponieważ w okresie choroby nadal pozostaje on osobą uprawnioną jako strona stosunku pracy. Co więcej, pogorszenie sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej spowodowane chorobą może przemawiać za przyznaniem mu pomocy socjalnej, o ile spełnione zostanie kryterium socjalne.

Pracodawca nie musi indywidualnie informować wszystkich osób uprawnionych o świadczeniach z ZFŚS. Powinien jednak zapewnić taki sposób przekazywania informacji, aby także emeryci, renciści i osoby nieobecne miały realny dostęp do pomocy socjalnej.

W wielu jednostkach obsługą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zajmują się kadry, księgowość lub komisja socjalna. Coraz częściej pojawiają się również pomysły wspólnej obsługi funduszu albo nawet łączenia środków kilku jednostek. W praktyce rodzi to wątpliwości, kto faktycznie odpowiada za gospodarowanie środkami ZFŚS i czy obowiązki te można przekazać innym osobom lub jednostkom.

Gdy jednostka kupiła już dekoracje, wydała środki na spotkania okolicznościowe czy drobne upominki, pojawia się wątpliwość, czy było to dopuszczalne. W takich sytuacjach kluczowe jest ustalenie celu wydatku, jego podstawy prawnej oraz właściwe udokumentowanie.

Samo pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym nie daje pracodawcy podstaw do przyznania świątecznego wsparcia wyłącznie jednemu z małżonków zatrudnionych w tej samej jednostce. O tym, komu i w jakiej wysokości przysługuje pomoc z funduszu, rozstrzygają kryteria socjalne oraz postanowienia obowiązującego regulaminu.

Łukasz Chruściel: Największe problemy pojawiają się dziś nie tyle przy samym stosowaniu przepisów o ZFŚS, ile przy ich interpretacji i ocenie przez organy kontrolne. Pracodawcy, którzy chcą działać zgodnie z prawem i orzecznictwem, wciąż się zderzają z bardzo restrykcyjnym podejściem organów.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie planuje zmian w przepisach dotyczących świadczeń urlopowych ani zasad przyznawania dopłat do wypoczynku z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Tak wynika z odpowiedzi na interpelację nr 12811, w której podniesiono postulat dostosowania obowiązujących regulacji do współczesnych realiów rynku pracy.

Pytanie: Nasza jednostka w planie finansowym na 2026 r. przyjęła wstępnie inną kwotę przeciętnego wynagrodzenia jako podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jak skorygować naliczone odpisy?