ZFŚS

Odpis na ZFŚS w jednostce, która rozpoczęła działalność w trakcie roku, ustala się proporcjonalnie do okresu faktycznego funkcjonowania i zatrudniania pracowników. Przy rozpoczęciu pracy od 1 marca 2026 r. fundusz należy naliczyć za 10 miesięcy, z późniejszą weryfikacją według rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia.

W jednostkach, w których działa komisja socjalna, zdarzają się sytuacje, gdy jej członek składa wniosek o świadczenie z ZFŚS. Powstaje wtedy pytanie, czy może brać udział w posiedzeniu komisji i opiniowaniu własnej sprawy oraz jak zapewnić bezstronność przy przyznawaniu świadczeń.

Prawidłowe uregulowanie trybu przyznawania świadczeń z ZFŚS ma kluczowe znaczenie dla zgodnego z przepisami gospodarowania środkami funduszu. Wiele nieprawidłowości wynika z nieprecyzyjnego określenia ról osób uczestniczących w analizie wniosków oraz sposobu przedstawiania opinii.

Długotrwałe zwolnienie lekarskie nie wyklucza prawa pracownika do korzystania ze świadczeń z ZFŚS, ponieważ w okresie choroby nadal pozostaje on osobą uprawnioną jako strona stosunku pracy. Co więcej, pogorszenie sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej spowodowane chorobą może przemawiać za przyznaniem mu pomocy socjalnej, o ile spełnione zostanie kryterium socjalne.

Pracodawca nie musi indywidualnie informować wszystkich osób uprawnionych o świadczeniach z ZFŚS. Powinien jednak zapewnić taki sposób przekazywania informacji, aby także emeryci, renciści i osoby nieobecne miały realny dostęp do pomocy socjalnej.

W wielu jednostkach obsługą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zajmują się kadry, księgowość lub komisja socjalna. Coraz częściej pojawiają się również pomysły wspólnej obsługi funduszu albo nawet łączenia środków kilku jednostek. W praktyce rodzi to wątpliwości, kto faktycznie odpowiada za gospodarowanie środkami ZFŚS i czy obowiązki te można przekazać innym osobom lub jednostkom.

Gdy jednostka kupiła już dekoracje, wydała środki na spotkania okolicznościowe czy drobne upominki, pojawia się wątpliwość, czy było to dopuszczalne. W takich sytuacjach kluczowe jest ustalenie celu wydatku, jego podstawy prawnej oraz właściwe udokumentowanie.

Samo pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym nie daje pracodawcy podstaw do przyznania świątecznego wsparcia wyłącznie jednemu z małżonków zatrudnionych w tej samej jednostce. O tym, komu i w jakiej wysokości przysługuje pomoc z funduszu, rozstrzygają kryteria socjalne oraz postanowienia obowiązującego regulaminu.

Łukasz Chruściel: Największe problemy pojawiają się dziś nie tyle przy samym stosowaniu przepisów o ZFŚS, ile przy ich interpretacji i ocenie przez organy kontrolne. Pracodawcy, którzy chcą działać zgodnie z prawem i orzecznictwem, wciąż się zderzają z bardzo restrykcyjnym podejściem organów.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie planuje zmian w przepisach dotyczących świadczeń urlopowych ani zasad przyznawania dopłat do wypoczynku z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Tak wynika z odpowiedzi na interpelację nr 12811, w której podniesiono postulat dostosowania obowiązujących regulacji do współczesnych realiów rynku pracy.

Pytanie: Nasza jednostka w planie finansowym na 2026 r. przyjęła wstępnie inną kwotę przeciętnego wynagrodzenia jako podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jak skorygować naliczone odpisy?

Podstawa naliczenia odpisu na ZFŚS w 2026 r. wynosi 7848,60 zł – wynika z obwieszczenia Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. To wzrost o 586,21 zł w porównaniu z 2025 roku. Oznacza to wyższe kwoty odpisów oraz konieczność korekty planów finansowych w jednostkach sektora finansów publicznych. Odpis podstawowy na ZFŚS dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi w 2026 r. 2943,23 zł.

Od 27 stycznia obowiązuje nowy model uzgadniania spraw socjalnych w firmach pozbawionych związków zawodowych. Skuteczność ustaleń zależy od udziału w nich więcej niż jednej osoby wybranej przez pracowników, a te zawarte z jednym reprezentantem nie wywołują skutków prawnych.

Od 27 stycznia 2026 r. zaczną obowiązywać zmienione przepisy kodeksu pracy oraz ustawy o ZFŚS, które porządkują sposób wyłaniania reprezentacji pracowników przy uzgodnieniach dotyczących funduszu oraz modyfikują zasady ustalania terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. A od 13 grudnia 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

Już za kilka dni wchodzą w życie przełomowe zmiany w prawie pracy. Nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. wprowadza jasne zasady dotyczące pieniędzy za niewykorzystany urlop oraz pozwala na załatwienie niemal wszystkich spraw kadrowych bez wychodzenia z domu lub użycia papieru.

Dodatkowe środki wypłacane pracownikom w związku z organizacją ferii dla ich potomstwa podlegają składkom jak inne należności ze stosunku pracy. Nie dotyczy to m.in. wsparcia sfinansowanego z ZFŚS, jeżeli jego przyznanie i wysokość zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego