ZFŚS

W wielu jednostkach obsługą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zajmują się kadry, księgowość lub komisja socjalna. Coraz częściej pojawiają się również pomysły wspólnej obsługi funduszu albo nawet łączenia środków kilku jednostek. W praktyce rodzi to wątpliwości, kto faktycznie odpowiada za gospodarowanie środkami ZFŚS i czy obowiązki te można przekazać innym osobom lub jednostkom.

Gdy jednostka kupiła już dekoracje, wydała środki na spotkania okolicznościowe czy drobne upominki, pojawia się wątpliwość, czy było to dopuszczalne. W takich sytuacjach kluczowe jest ustalenie celu wydatku, jego podstawy prawnej oraz właściwe udokumentowanie.

Samo pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym nie daje pracodawcy podstaw do przyznania świątecznego wsparcia wyłącznie jednemu z małżonków zatrudnionych w tej samej jednostce. O tym, komu i w jakiej wysokości przysługuje pomoc z funduszu, rozstrzygają kryteria socjalne oraz postanowienia obowiązującego regulaminu.

Łukasz Chruściel: Największe problemy pojawiają się dziś nie tyle przy samym stosowaniu przepisów o ZFŚS, ile przy ich interpretacji i ocenie przez organy kontrolne. Pracodawcy, którzy chcą działać zgodnie z prawem i orzecznictwem, wciąż się zderzają z bardzo restrykcyjnym podejściem organów.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie planuje zmian w przepisach dotyczących świadczeń urlopowych ani zasad przyznawania dopłat do wypoczynku z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Tak wynika z odpowiedzi na interpelację nr 12811, w której podniesiono postulat dostosowania obowiązujących regulacji do współczesnych realiów rynku pracy.

Pytanie: Nasza jednostka w planie finansowym na 2026 r. przyjęła wstępnie inną kwotę przeciętnego wynagrodzenia jako podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jak skorygować naliczone odpisy?

Podstawa naliczenia odpisu na ZFŚS w 2026 r. wynosi 7848,60 zł – wynika z obwieszczenia Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. To wzrost o 586,21 zł w porównaniu z 2025 roku. Oznacza to wyższe kwoty odpisów oraz konieczność korekty planów finansowych w jednostkach sektora finansów publicznych. Odpis podstawowy na ZFŚS dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi w 2026 r. 2943,23 zł.

Od 27 stycznia obowiązuje nowy model uzgadniania spraw socjalnych w firmach pozbawionych związków zawodowych. Skuteczność ustaleń zależy od udziału w nich więcej niż jednej osoby wybranej przez pracowników, a te zawarte z jednym reprezentantem nie wywołują skutków prawnych.

Od 27 stycznia 2026 r. zaczną obowiązywać zmienione przepisy kodeksu pracy oraz ustawy o ZFŚS, które porządkują sposób wyłaniania reprezentacji pracowników przy uzgodnieniach dotyczących funduszu oraz modyfikują zasady ustalania terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. A od 13 grudnia 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

Już za kilka dni wchodzą w życie przełomowe zmiany w prawie pracy. Nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. wprowadza jasne zasady dotyczące pieniędzy za niewykorzystany urlop oraz pozwala na załatwienie niemal wszystkich spraw kadrowych bez wychodzenia z domu lub użycia papieru.

Dodatkowe środki wypłacane pracownikom w związku z organizacją ferii dla ich potomstwa podlegają składkom jak inne należności ze stosunku pracy. Nie dotyczy to m.in. wsparcia sfinansowanego z ZFŚS, jeżeli jego przyznanie i wysokość zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego

Data ta jest kluczowa w rachunkowości, ponieważ wyznacza moment, na który jednostka ustala stany i wartości składników majątku oraz zobowiązań wykazywanych w sprawozdaniu finansowym. W praktyce oznacza to m.in. inwentaryzację wybranych składników majątku, ustalenie wartości zapasów i produkcji w toku, weryfikację zobowiązań oraz rozliczenie odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Końcówka roku obrotowego to czas porządkowania danych, a nie nadrabiania wszystkiego naraz. Poniższa checklista pozwala sprawdzić, czy kluczowe obszary zostały objęte kontrolą przed zamknięciem roku, bez wchodzenia w zbędne szczegóły operacyjne.

Koniec roku to nie tylko rozliczenie środków ZFŚS, ale także obowiązki związane z danymi osobowymi osób uprawnionych do świadczeń. Pracodawca musi sprawdzić, które informacje mogą być nadal przetwarzane, a które powinny zostać usunięte.

Końcówka roku to kluczowy moment dla prawidłowego rozliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych czynności, które należy zweryfikować najpóźniej do 31 grudnia, aby uniknąć błędów w rozliczeniach oraz zastrzeżeń podczas kontroli.

Prawidłowa korekta odpisu na ZFŚS na 31 grudnia zależy od sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych. Przepisy dopuszczają różne metody obliczeń, pod warunkiem ich konsekwentnego i udokumentowanego stosowania przez cały rok.

Istotne dla ustalenia obowiązku opłacania składek jest to, czy świadczenia przekazywane pracownikom są ich przychodem. Ważne są także zasady ich przyznawania oraz to, czy są pokrywane ze środków obrotowych pracodawcy, czy z ZFŚS

Czy po korekcie odpisu trzeba aktualizować preliminarz? Jak obliczyć odpis w jednostce, która zatrudnia młodocianych? Jakie dokumenty trzeba przygotować na koniec roku? Odpowiadamy na pytania dotyczące ZFŚS.