Jak długo przechowywać dokumentację dotyczącą PPKZdaniem PFR i UODO okres ten powinien wynosić 10 lub 50 lat, bo chodzi o dokumenty dotyczące wynagrodzenia. Argument ten jednak nie przekonuje. Zwłaszcza trudno zaliczyć do sfery związanej z płacami deklaracje o rezygnacji z PPK - pisze radca prawny Paulina Zawadzka-Filipczyk, prawnik w kancelarii Raczkowski.Paulina Zawadzka-Filipczyk•16 stycznia 2020
Premiery prawne 2019 r.: Jak eksperci oceniają regulacje ważne z punktu widzenia pracodawców i pracownikówPo dwóch latach spadku produkcja prawa w Polsce znowu przyspieszyła. Tylko w trzech kwartałach 2019 r. uchwalono w Polsce 17,4 tys. stron maszynopisu nowych przepisów. To o 5,9 proc. więcej niż w roku poprzednim – wynika z obliczeń firmy audytorsko-doradczej Grant Thornton. Czwarty kwartał przyniósł nowe regulacje, w związku z czym trend wzrostowy został też utrzymany w całym roku. Liczba nowych przepisów to jedno, ale co z ich jakością? Wspólnie z ekspertami przygotowaliśmy więc ocenę tych regulacji z punktu widzenia pracodawców i pracowników. Choć wiele z nich otrzymało pozytywną notę pod kątem idei, to jednak zostały skrytykowane za wykonanie. Przepisy często były przygotowywane na kolanie, co w konsekwencji wymagało szybkiego wprowadzenia ich nowelizacji.Patrycja Otto•02 stycznia 2020
MRPiPS o dokumentacji pracowniczej. Najważniejsze stanowiska z 2019 rokuW 2019 r. problematyka dokumentacji pracowniczej budziła najwięcej wątpliwości i doczekała się aż kilkudziesięciu urzędowych stanowisk (w większości wydanych na prośbę DGP), w tym zwłaszcza Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Resort wyjaśnia w nich zawiłości wynikające z przepisów kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Dzisiaj przedstawiamy najważniejsze z nich, dokonując niejako podsumowania minionego roku.specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•02 stycznia 2020
Dopełnione zmiany w dokumentacji pracowniczejPracodawcom zostały trzy tygodnie na zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, których zatrudnienie ustało przed 1 stycznia 2019 r. Tak wynika z przepisów przejściowych rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2369). Łukasz Guza•12 grudnia 2019
Przejście zakładu pracy może wymusić zmianę postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczejTę, która dotyczy przejętych pracowników, można prowadzić w innej formie niż tę, która odnosi się do osób dotychczas zatrudnionych u pracodawcy przejmującego. Jednak dokumenty danego rodzaju dotyczące jednej osoby nie mogą mieć jednej postaci do dnia transferu, a innej po tej dacie.specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•28 listopada 2019
Dokumentacja płacowa jednak rozproszona. I aż trzy miejsca na jej przechowywanieZdaniem resortu pracy listy płac należy przechowywać odrębnie, dokumentację dotyczącą potrąceń z pensji w części B lub C akt osobowych, zaś oświadczenia podatkowo-ubezpieczeniowe w ogóle poza dokumentacją pracowniczą.specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•26 lipca 2019
Dokumentacja pracownicza: Konsekwencje przepisów przejściowych bywają kuriozalneTrzeba założyć dwie teczki osobowe, gdy mamy ciągłość zatrudnienia, a paradoksalnie jedną, gdy jest choć dzień przerwy. Na takie skutki przepisów wskazuje resort pracy. Dla pracodawców będą one trudne do zaakceptowania i realizacji.specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•11 lipca 2019
Resort cyfryzacji neguje praktykę archiwizowania elektronicznej dokumentacji pracowniczejDokumenty stworzone w Excelu poza systemem teleinformatycznym i następnie dołączone do niego nie stanowią dokumentacji elektronicznej. Z kolei pliki XML z metadanymi mają być tworzone w tzw. locie – a więc dopiero, gdy eksportujemy dokumenty z systemu teleinformatycznego.specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•05 lipca 2019
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia bhp oraz karta szkolenia wstępnego bez pieczątki pracodawcyZaświadczenie o ukończeniu szkolenia bhp oraz karta szkolenia wstępnego nie będą musiały być opatrzone pieczęcią pracodawcy. Tak wynika z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 29 maja 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. poz. 1099). Jutro wejdzie ono w życie. Taka sama zmiana dotyczy też dokumentu potwierdzającego wypadek przy pracy, sporządzanego na potrzeby GUS (karta Z-KW). 29 czerwca 2019 r. wejdzie bowiem w życie rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 4 czerwca 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz.U. poz. 1106).Łukasz Guza•27 czerwca 2019
Resort pracy wyjaśnia, które obszary dokumentacji pracowniczej mogą mieć mieszaną postaćTę dotyczącą czasu pracy MRPiPS dzieli na dodatkowe części i pozwala prowadzić w różnej formie. Jednak już dokumentacje dotyczące urlopów wypoczynkowych, list płac czy bhp muszą być jednolitespecjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•26 kwietnia 2019
W firmach nie ma boomu na elektroniczne aktaWymogi techniczne, konieczność ciągłej digitalizacji i niedostosowane przepisy zniechęcają pracodawców do cyfryzacji dokumentacji pracowniczej. Łukasz Guza•25 kwietnia 2019
Resort pracy wyjaśnia kolejne zawiłości dokumentacji pracowniczejDodatkowe dokumentacje pracownicze muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, a nie np. z podziałem na miesiące. Z kolei wniosek urlopowy złożony e-mailem nie zawsze musi być opatrzony podpisem elektronicznym. A w karcie ewidencji czasu pracy nie trzeba uwzględniać przerw na karmienie dziecka piersią.specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•31 marca 2019
Prawo pozwala na mieszany system prowadzenia dokumentacji pracowniczejZgodnie ze znowelizowanym art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Na tle tego artykułu powstała wątpliwość, czy pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w systemie mieszanym obejmującym zarówno postać papierową, jak i elektroniczną, czy też dopuszczalne jest prowadzenie całości dokumentacji wyłącznie w jednej wybranej formie – albo elektronicznej, albo papierowej. Łukasz Kuczkowski•28 lutego 2019
Zmiany w dokumentacji pracowniczej: Przedsiębiorco, kup termometr i higrometrOd 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą wiedzieć, w jakiej temperaturze przechowują dokumentację pracowniczą. Trzeba znać też poziom wilgotności w szafach. Do najmniejszych przedsiębiorców odniesiono normy stosowane wobec profesjonalnych archiwów. Patryk Słowik•15 lutego 2019
Stanowisko MRPiPS dotyczące dokumentacji pracowniczejListy obecności zawsze trzeba przechowywać trzy lata. To, co związane z wypadkiem w pracy – dziesięć lat. Ale już harmonogramy – trzy lata albo dziesięć w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Ten ostatni wniosek może zaskakiwać – tak jednak wynika z najnowszych wyjaśnień ministerstwa.14 lutego 2019
Skrócenie przechowywania akt jest możliwe po wypełnieniu nowych formularzyPłatnicy składek muszą przekazać do ZUS wiele dodatkowych danych dotyczących przebiegu ubezpieczenia pracowników. Mają obowiązek to zrobić na nowo wprowadzonych wzorach dokumentów.Jan Witkowski•01 lutego 2019
Przepisy o nowej dokumentacji pracowniczej budzą coraz więcej wątpliwościMinisterstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 7 grudnia 2018 r. w sprawie nowych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej („Wpadka z »lub« w dokumentacji”, DGP nr 12/2019) wyjaśniło, że z uwagi na okoliczność, że przepis przejściowy (art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357) odwołuje się do chwili „nawiązania stosunku pracy przed dniem wejścia w życie ustawy” i jednocześnie nie określa wprost, jak należy postąpić przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika, każdy przypadek należy rozpatrywać odrębnie. Agata Paul•31 stycznia 2019
Ministerstwo opublikowało kwestionariusze osobowe. Będą one jednak wymagać zmianTe i inne pomocnicze wzory dokumentów w sprawach pracowniczych zostały zamieszczone na stronie internetowej MRPiPS jako pomoc dla pracodawców. Od 1 stycznia nie są już bowiem częścią rozporządzenia.17 stycznia 2019
10 lat czy 50? Resort pracy tłumaczy, kto i jak długo musi przechowywać dokumentację pracownicząDokumenty jednego zatrudnionego, pochodzące z różnych okresów, mogą być przechowywane częściowo przez 50, a częściowo przez 10 lat. Z kolei informację o tym, jak długo będzie to trwać, trzeba przekazać jedynie w przypadku tego drugiego okresu.17 stycznia 2019
Wpadka z "lub" w dokumentacji pracowniczej. Nie wiadomo jak przechowywać część dokumentówNie wiadomo, czy firmy mogą przechowywać niektóre akta pracownicze w formie papierowej, a inne – w wersji elektronicznej. Resort pracy i PIP przygotowują wspólne stanowisko.Łukasz Guza•17 stycznia 2019
