dokumentacja pracownicza

Zmiany, jakie weszły w życie od 2019 roku, poza skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, pozwalają na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w formie elektronicznej.

Jeszcze przez kilka dni Polska będzie jednym z niechlubnych rekordzistów jeśli chodzi o czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Według jeszcze obowiązujących – do końca 2018 roku - przepisów firmy muszą, pod groźbą kary finansowej, trzymać tego rodzaju akta aż przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku, ta sytuacja diametralnie się zmieni. Nastąpi koniec piętrzących się przez lata papierowych teczek.Od 1 stycznia 2019 roku zmiany w dokumentacji pracowniczej. Koniec ZUS-owskiego absurdu?

1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Pozwala ona pracodawcom na zmianę postaci prowadzenia akt pracowniczych z papierowej na elektroniczną i odwrotnie.

Przejście na akta osobowe w wersji elektronicznej nie nastąpi z początkiem roku. Nawet jeśli rozporządzenie zostanie podpisane na czas, to firmy informatyczne nie zdążą ze zmianą systemów.

Firmy nie będą musiały przechowywać kopii harmonogramów czasu pracy z potwierdzeniem odbioru przez pracownika.

Od 2019 roku skrócony zostanie okres, przez jaki pracodawcy muszą przechowywać dokumentację kadrowo-płacową - z 50 do 10 lat.

problem: Pracodawcy będą musieli założyć – poza aktami osobowymi pracowników – odrębną dokumentację dotyczącą czasu pracy. Przy czym trafi do niej część dokumentów z dotychczasowej części B akt osobowych, ale także takie, które obecnie nie są w nich przechowywane. A to nie koniec utrudnień dla pracodawców, jakie czekają na nich już od 1 stycznia. Otóż ewidencja czasu pracy będzie musiała zawierać dużo więcej danych niż dotychczas. Ponadto wydłuży się – i to wielokrotnie – czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy.

Wprowadzenie dodatkowej, czwartej części akt osobowych i doprecyzowanie dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy – to tylko przykładowe zmiany, jakie czekają działy kadrowe firm.

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy przekaże pracownikowi dodatkowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych.

Firmy chcą przygotować się do ewentualnej digitalizacji dokumentacji pracowniczej. Ale wciąż nie wiedzą, jak dokładnie będzie ona przebiegać i jakie dokumenty obejmie.

Gminy chcą mieć możliwość bezpłatnego przekazania do archiwów państwowych dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych zakładach pracy. Władze lokalne, które przejęły porzucone dokumenty, oczekują rozwiązania problemu.

Nowe przepisy o RODO, które wchodzą w życie 25 maja, wprowadzą wiele zmian w obszarze ochrony danych osobowych, które będą miały m.in. istotny wpływ na pracę działów HR, szczególnie w zakresie pozyskiwania, wykorzystywania i ochrony danych osobowych kandydatów.

Czy przyjęcie po raz kolejny na etat tej samej osoby będzie równoznaczne z obowiązkiem skompletowania dla niej od nowa teczki personalnej? To po 1 stycznia 2019 r. może być konieczność. Zdecyduje termin ponownego zatrudnienia oraz... interpretacje.

W połowie lutego w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Za jej sprawą 1 stycznia 2019 r. z kodeksu pracy wypadnie kilka archaizmów.

Numer rachunku bankowego podany na USB. Taka ma być rzeczywistość w relacjach kadrowych już od 1 stycznia 2019 r. Żadne certyfikowane parafy nie będą potrzebne – twierdzą eksperci. Rewolucja szykuje się za sprawą ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa zmieniająca).

Sąd oddalił skierowany przeciwko mnie pozew o odszkodowanie za nielegalne rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym. Uznał mianowicie, że powództwo zostało wniesione po terminie. Były pracownik tłumaczył, że przekroczenie czasu na złożenie odwołania było podyktowane złym stanem jego zdrowia. Po otrzymaniu dyscyplinarki zemdlał, a w szpitalu, gdzie przebywał przez 28 dni (czyli m.in. w okresie, w którym należało wystąpić z odwołaniem), rozpoznano u niego zapalenie płuc. Na poparcie swojego stanowiska przedłożył dokumentację lekarską. Sąd rejonowy na podstawie owej dokumentacji stwierdził, że omdlenie było skutkiem zapalenia płuc i nie miało żadnego związku z moim oświadczeniem o zakończeniu z nim współpracy w trybie pilnym. Według tego sądu były podwładny w żaden sposób nie wykazał, że owa choroba i hospitalizacja wykluczały wniesienie przez niego pozwu we właściwym terminie. Były pracownik złożył apelację, w której zarzucił sądowi, że ustawił się w roli biegłego lekarza pulmonologa, do czego nie był uprawniony. Czy jego pogląd jest zasadny?

Dopiero od 2019 roku skrócony zostanie okres, przez jaki pracodawcy muszą przechowywać dokumentację kadrowo-płacową - z 50 do 10 lat.