Na czym polega aukcja elektroniczna w zamówieniach publicznych

Aukcja elektroniczna jest instrumentem, który można zastosować w celu wyboru oferty najkorzystniejszej w postępowaniu przetargowym lub w trybie negocjacji z ogłoszeniem. Jest to dodatkowy etap postępowania, niejako dogrywka mająca miejsce po przeprowadzeniu pełnej oceny ofert pisemnych. W toku aukcji wykonawcy, widząc, które miejsce zajmuje ich oferta w rankingu, mogą proponować korzystniejsze warunki, zwiększając tym samym swoje szanse na uzyskanie zamówienia.

Do przeprowadzenia aukcji elektronicznej potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie, za pomocą którego wykonawcy będą mogli składać kolejne postąpienia. W praktyce udział w aukcji polega na tym, że wykonawcy połączeni bezpośrednio ze stroną internetową, na której takie oprogramowanie zostało zamieszczone, wprowadzają do systemu aukcyjnego nowe korzystniejsze warunki swoich ofert, a system automatycznie przelicza je na punktację i tworzy nowy ranking. Ranking ten jest po zakończeniu aukcji podstawą do dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej.

Stosowanie aukcji wyzwala konkurencję i powoduje, że oferty uzyskiwane w ten sposób są znacznie korzystniejsze dla zamawiającego niż analogiczne oferty uzyskiwane w tradycyjnych postępowaniach. Dotychczasowe doświadczenia wynikające ze stosowania aukcji elektronicznej w innych państwach Unii Europejskiej wskazują, że oferty będące rezultatem aukcji elektronicznej są tańsze o średnio 20-25 proc. w porównaniu do ofert uzyskiwanych w tradycyjnych postępowaniach. Z tego powodu stosowanie aukcji elektronicznych przekłada się na znaczne oszczędności w budżecie państwa i budżetach jednostek samorządu terytorialnego. Co szczególnie ważne, ocena ofert w toku aukcji następuje bez jakiejkolwiek ingerencji zamawiającego, co w znacznej mierze przyczynia się do ograniczenia praktyk korupcyjnych. Wszystkie czynności dokonywane w trakcie aukcji przez zamawiającego i wykonawców są na bieżąco rejestrowane i zapisywane, a po jej zakończeniu podawane do publicznej wiadomości. Zwiększa to przejrzystość, a urzędnikom prowadzącym postępowanie z aukcją elektroniczną pozwala uniknąć ewentualnych zarzutów lub podejrzeń o stronniczość.

Konieczność dysponowania podpisem elektronicznym nie stanowi już szczególnej bariery dla wykonawców. Upowszechnia się on w coraz większym stopniu i spora część wykonawców już nim dysponuje. Warto zresztą zwrócić uwagę, że obecnie większość przedsiębiorców i tak musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny. Na mocy przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnicy, którzy opłacają składki za więcej niż pięciu ubezpieczonych, obowiązani są przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w postaci elektronicznej - opatrzonej właśnie takim podpisem. Uzyskanie podpisu nie jest szczególnie kosztowne, zamyka się w kilkuset złotych.

Nie zmienia to oczywiście faktu, że istnieją przedsiębiorcy, którzy podpisu nie mają. Jednak stosowanie aukcji elektronicznej nie powinno ograniczać dostępu do zamówienia takim wykonawcom pomimo faktu, że postąpienia składane w toku aukcji elektronicznej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Posiadanie podpisu nie jest bowiem warunkiem udziału w postępowaniu, a jedynie warunkiem złożenia postąpienia w toku aukcji. Wykonawca, który nie posiada podpisu, może ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wówczas po prostu złoży on ofertę pisemną i nie będzie już poprawiał jej w toku aukcji. Mogę sobie wyobrazić taką sytuację, że jego oferta okaże się korzystniejsza od pozostałych, nawet jeżeli były one ulepszane w toku aukcji elektronicznej.

Departament Prawny Urzędu Zamówień Publicznych