Ogłoszenia prasowe - ważne w procedurze przetargowej

Bez względu na wartość udzielanego zamówienia, przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych umożliwiają publikację ogłoszenia o przetargu w prasie codziennej. Publikacja ogłoszenia w prasie może stanowić istotny argument odnośnie transparentnego, aktywnego i w pełni jawnego przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego. Jest to szczególnie istotne przy udzielaniu zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Zarówno sektor administracji publicznej jak i jednostki samorządu terytorialnego zamieszczają wiele ogłoszeń prasowych. Dotyczą one szeregu ważnych działań podejmowanych przez daną jednostkę administracji. Dużą grupę ogłoszeń stanowią informacje nt. sprzedaży terenów inwestycyjnych.

Sprzedaż nieruchomości

W przypadku przetargów na zbycie nieruchomości przepisy określają nie tylko terminy w jakich ogłoszenie prasowe musi zostać opublikowane, ale również jego zasięg terytorialny.

W przypadku przetargu na sprzedaż nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10 tys. euro, ogłoszenie o przetargu zamieszcza się w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość. W przypadku przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 100 tys. euro, ogłoszenie o przetargu zamieszcza się co najmniej na 2 miesiące przed wyznaczonym terminem przetargu, w prasie codziennej ogólnokrajowej.

Natomiast jeśli chodzi o nieruchomości, których cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10 mln euro, ogłoszenie zamieszcza się co najmniej dwukrotnie. Pierwsze ogłoszenie o przetargu zamieszcza się co najmniej na dwa miesiące przed wyznaczonym terminem przetargu, a drugie zamieszcza się co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.

W ogłoszeniu o sprzedaży terenów inwestycyjnych, publikowanym w prasie codziennej, zamieszcza się w szczególności poniższe informacje:

● oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej oraz katastru nieruchomości;

● powierzchnię nieruchomości;

● informację o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste;

● cenę wywoławczą;

● termin i miejsce przetargu;

● wysokość wadium;

● informację o miejscu wywieszenia i publikacji ogłoszenia o przetargu;

● dane teleadresowe, pod którymi można uzyskać szczegółowe informacje dotyczące przetargu.

Inne ogłoszenia

Kolejną liczną grupę ogłoszeń publikowanych w prasie stanowią ogłoszenia dotyczące: różnych przedmiotowo przetargów, konkursów na wolne miejsca pracy, ogłoszeń komorniczych, informacji o bieżących działaniach promocyjnych prowadzonych w danej jednostce.

Ze względu na wymogi dotyczące jawności i zapewnienia konkurencji (poprzez wykazanie aktywnego poszukiwania potencjalnych uczestników lub wykonawców) statystycznie istotną grupę ogłoszeń stanowią publikacje dotyczące tak konkursów jak i przetargów, których realizacja współfinansowana jest ze środków UE.

Wysokość wydatkowanych kwot rodzi pytanie w jaki sposób należy udzielać zamówień publicznych, których przedmiot dotyczy publikacji ogłoszeń prasowych.

W sytuacji gdy wartość środków przeznaczonych na publikację ogłoszeń w ciągu roku budżetowego przekracza łącznie równowartość 14 tys. euro zamawiający winien udzielić zamówienia na publikację ogłoszeń zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Nie należy jednak szacować wartości zamówień na publikację ogłoszeń wspólnie z zamówieniami na druk. Wskazać należy, że usługi druku sklasyfikowane są we Wspólnym Słowniku Zamówień (tzw. CPV) kodem: 79810000-5. Natomiast usługi publikacji (w których mieści się również zamówienie na publikację ogłoszeń prasowych) mają kod CPV: 79970000-4.

Za niesłuszne należy uznać również stanowisko prezentowane przez część zamawiających, którzy uważają, iż każda publikacja stanowi odrębne zamówienie. Swoje racje motywują między innymi faktem, że każde publikowane ogłoszenie zawiera inną treść i dotyczy odmiennych zagadnień. Tymczasem to nie treść ogłoszenia jest przedmiotem zamówienia lecz jego publikacja.

Jaki tryb wybrać

Procedurę zamówienia publicznego, którego przedmiot dotyczy publikacji ogłoszeń prasowych, co do zasady najkorzystniej jest przeprowadzić w jednym z trybów podstawowych tj. w przetargu nieograniczonym lub w trybie przetargu ograniczonego. Wskazane tryby umożliwiają transparentne i sprawne przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy.

Przedmiot zamówienia

Przygotowując zamówienie publiczne na publikację ogłoszeń prasowych należy precyzyjnie określić przedmiot zamówienia. Szczególnie istotnym jest określenie przez zamawiającego wymogów dotyczących:

● Stron na jakich zamieszczane będą ogłoszenia (strony redakcyjne, miejskie, ogłoszeniowe, ogólnopolskie), szacowanej liczby ogłoszeń oraz ich łącznej powierzchni. Ponieważ wydawcy różnicują ceny publikacji w zależności od strony (np. ostatnia strona jest droższa) warto zamieścić w SIWZ zastrzeżenie, iż cena za zamieszczanie ogłoszenia musi być stała bez względu na stronę publikacji.

● Maksymalnego okresu wyprzedzenia z jakim będzie składane zamówienie na opublikowanie kolejnego ogłoszenia (najczęściej za optymalne wyprzedzenie uznaje się termin trzech dni kalendarzowych).

● Zasad ustalania płatności za zamieszczone ogłoszenia. W zdecydowanej większości tytułów prasowych jako podstawowa jednostka wyceny ogłoszenia stosowany jest moduł. Niestety wielkość tych modułów jest różna. W celu osiągnięcia porównywalności złożonych ofert proponuję postawienie wymogu aby ceny przedstawione w ofercie dotyczyły 1 cm² powierzchni ogłoszenia. Ponadto cena powinna być stała w okresie trwania umowy, zwłaszcza jeżeli nie jest on dłuższy niż 12 miesięcy.

Warunki udziału w przetargu

Oprócz ogólnych wymogów określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych należy postawić warunki dotyczące np.:

● wymogu aby nakład tytułu proponowanego przez oferenta jako miejsce do zamieszczania ogłoszeń musiał być potwierdzany wynikami kontroli prowadzonej przez Związek Kontroli Dystrybucji Prasy;

● zapewnienia możliwości zamieszczania ogłoszeń w gazecie codziennej (wydania od poniedziałku do piątku).

● wielkości nakładu tytułu prasowego po odjęciu zwrotów;

● wymogu aby prasa w której będą zamieszczane ogłoszenia była kolportowana poprzez sprzedaż detaliczną.

Szczególnie istotnym jest prawidłowe określenie nakładu jaki musi mieć oferowany tytuł.

Z reguły duże nakłady (przekraczające 60 tys. egz. po odjęciu zwrotów) mają dzienniki ogólnopolskie, zaś tytuły o zasięgu regionalnym mają nakłady czasami znacznie poniżej przedstawionej wielkości.

Kryteria oceny ofert

Ustalenie prawidłowych kryteriów oceny ofert w tak specyficznym postępowaniu jak publikacja ogłoszeń prasowych nie jest sprawą prostą. Dodatkową trudność może sprawić art. 91 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym kryteria oceny złożonych ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

W związku z powyższym część zamawiających jako jedyne kryterium przyjmuje cenę za zamieszczenie ogłoszenia. Nie jest to jednak kryterium optymalne, gdyż nie uwzględnia faktycznego czytelnictwa danego ogłoszenia.

Alternatywą dla ceny jako jedynego kryterium może być wprowadzenie dodatkowo kryterium odnoszącego się do kosztu dotarcia ogłoszenia do potencjalnego czytelnika. Ocenianie ofert pod tym względem pozwala na wybranie oferty optymalnej cenowo.

Proponowane kryterium pokazuje ile w rzeczywistości kosztuje dotarcie do określonej liczby czytelników. Cena jako jedyne kryterium oceny ofert nie odzwierciedli istoty jaką jest liczba osób, które przeczytają opublikowane ogłoszenie. Liczba czytelników jest istotna ponieważ podstawowym celem zamieszczenia ogłoszenia jest dotarcie do jak największej grupy osób za możliwie najniższą kwotę.

Oferta nominalnie najtańsza nie oznacza, że cena za dotarcie do szerokiej grupy czytelników jest najniższa.

Kryterium kosztu dotarcia (np. do 1000 czytelników) można obliczyć wg poniższego wzoru:

gdzie:

K_D - ilość punktów przyznanych danej ofercie za koszt dotarcia ogłoszenia do 1000 czytelników,

C_x - cena brutto publikacji ogłoszenia podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

N_x - średnia wielkość nakładu gazety zaoferowanej jako miejsce publikacji zamawianych ogłoszeń, podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

K_dmin - najniższy koszt dotarcia, zaoferowany w przedmiotowym postępowaniu, obliczony na podstawie wzoru: {(C_x : N_x) x 1000}.

Waga tak wyliczalnego kryterium może być wyższa od wagi tradycyjnie obliczanego kryterium cenowego.

Powyższe zasady obliczania kosztu publikacji ogłoszenia prasowego można zastosować również w przypadku umów, których wartość nie przekracza równowartości 14 tys. euro. Korzystając z wyżej przedstawionego wzoru zamawiający może wykazać, że oferta nominalnie droższa jest jednak korzystniejsza z punktu widzenia celu publikacji ogłoszenia - liczy się bowiem koszt dotarcia do potencjalnego czytelnika, a nie tylko cena publikacji ogłoszenia.

W konsekwencji takie kryterium nie narusza również przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie racjonalnego wydatkowania środków publicznych.

Marek Okniński