W zamówieniach publicznych wykonawca musi używać internetu

Tylko na darmowej platformie Urzędu Zamówień Publicznych przeprowadzono w ubiegłym roku 867 aukcji elektronicznych, co oznacza spory wzrost w stosunku do poprzednich lat. W rzeczywistości jednak procedurę tę wykorzystywano częściej, gdyż część zamawiających korzysta z komercyjnych lub też własnych serwisów. Rzadziej przeprowadzane są e-licytacje, ale i do nich zamawiający podchodzą z coraz większą śmiałością. Dlatego firmy chcące skutecznie rywalizować o zamówienia muszą nauczyć się korzystać z internetu. Tym bardziej że w najbliższych latach coraz więcej zleceń będzie udzielanych właśnie za pośrednictwem globalnej sieci, a jeśli spełnią się zamierzenia polskiego i unijnego prawodawcy, docelowo papier zniknie ze wszystkich przetargów (patrz ramka).

Licz się z dogrywką

Aukcja elektroniczna nie jest osobnym trybem, a jedynie częścią papierowego postępowania. To swego rodzaju dogrywka, podczas której firmy mogą zaproponować korzystniejsze oferty niż te złożone na piśmie. Można ją jednak przeprowadzić tylko wówczas, gdy ofert tych, i to ważnych, pojawiło się co najmniej trzy (art. 91a ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.; dalej: p.z.p.).

Aukcje można przeprowadzać tylko w trzech trybach: przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym i negocjacjach z ogłoszeniem. Informacja przewidująca taką dogrywkę musi zostać umieszczona już w ogłoszeniu o zamówieniu. Dlatego też jeśli wykonawca z jakichś względów nie zamierza brać udziału w e-aukcji (np. nie posiada bezpiecznego podpisu elektronicznego), to lepiej, by w ogóle nie składał oferty. Inaczej może się okazać, że stracił jedynie czas i pieniądze na jej przygotowanie, a ostateczna rywalizacja i tak odbędzie się za jego plecami.

Zaproszenie do wzięcia udziału w aukcji otrzymują wszyscy przedsiębiorcy, których oferty nie zostały odrzucone. Przekazuje się je w formie elektronicznej (najczęściej po prostu wysyłając na wskazane w ofertach adresy e-mail). Zaproszenia zawierają informacje o:

1) pozycji złożonych przez wykonawców papierowych ofert i otrzymanej punktacji;

2) minimalnych wartościach postąpień (czyli przebijaniu swych ofert podczas e-aukcji);

3) terminie otwarcia aukcji elektronicznej;

4) terminie i warunkach zamknięcia;

5) sposobie oceny ofert w toku aukcji elektronicznej.

Można stosować kryteria inne niż cena, o ile pozwalają one na automatyczną ocenę ofert. Sposób oceny ofert musi uwzględniać punktację przyznaną podczas papierowego etapu.

Walka na odległość

Termin otwarcia aukcji, jak już zostało to wskazane, wyznacza zamawiający. Nie może być on jednak krótszy niż dwa dni robocze liczone od przesłania zaproszenia (art. 91b ust. 3 p.z.p.). Sama aukcja toczy się na stronie internetowej poprzez specjalne formularze umożliwiające wpisywanie kolejnych postąpień.

Uwaga

W aukcji mogą wziąć udział jedynie wykonawcy posiadający bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. To nim musi być opatrzone każde postąpienie. Inaczej jest ono nieważne. W praktyce system po prostu go nie odnotuje.

Każdy z wykonawców na bieżąco może śledzić, jaką pozycję zajmuje i ile punktów zdobywa. Widzi też najkorzystniejszą z ofert. Do zakończenia aukcji nie wie jednak, kto ją złożył.

Oferta wiąże tak długo, aż zostanie przebita korzystniejszą. Moment zakończenia internetowej dogrywki wynika z ogłoszenia, przy czym niekoniecznie musi to nastąpić w określonym czasie. Ustawa nakazuje tu bowiem stosować odpowiednio reguły, jakimi rządzi się licytacja elektroniczna (patrz niżej) - a te pozwalają wyznaczyć moment zakończenia albo na sztywno, o określonej godzinie i minucie (art. 80 ust. 1 pkt 1 p.z.p.), albo też gdy w pewnym czasie (np. w trakcie pięciu minut) nie zostaną złożone kolejne postąpienia. Najczęściej zamawiający praktykują ten drugi sposób, gdyż daje on lepsze rezultaty.

Bezpośrednio po zakończeniu aukcji na wyznaczonej wcześniej stronie internetowej musi się pojawić informacja o tym, która firma ją zwyciężyła.

Tylko przy tych mniejszych

Z kolei licytacja elektroniczna to odrębny tryb udzielania niektórych zamówień. Chociaż jednak odbywa się w internecie, to poprzedza ją tradycyjna, papierowa kwalifikacja kandydatów, podczas której wykonawcy muszą składać pisemne wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załączeniem wszystkich niezbędnych dokumentów.

Poza koniecznością spełnienia warunków nie ma żadnych innych ograniczeń co do tego, kto może wziąć udział w licytacji. Nie trzeba nawet posiadać bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wystarczy sam dostęp do sieci. Login i hasło nadaje zamawiający podczas papierowej kwalifikacji kandydatów.

Zgodnie z art. 74 p.z.p. w e-licytacji wolno udzielać wszystkich zamówień, o ile jedynym kryterium oceny ofert jest cena, a wartość jest niższa od progów unijnych (130 tys., 200 tys., 400 tys. lub 5 mln euro, w zależności od rodzaju zamówienia i tego, kto go udziela).

W grę wchodzą dostawy, usługi, a nawet roboty budowlane. Chociaż przepisy nie stawiają tu barier, to nie wszystkie zlecenia powinny być udzielane w tym trybie. Nie przewiduje on bowiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wszystkie informacje muszą więc znaleźć się w ogłoszeniu. Dlatego najwięcej e-licytacji ogłasza się na dostawy o określonych standardach. Może to być zarówno zakup artykułów biurowych, jak i sprzętu komputerowego. Zdarzają się również e-licytacje na proste roboty budowlane (np. remonty) czy usługi (np. konserwatorskie).

Czasem (zwłaszcza przy pracach budowlanych) zamawiający stosują pewien trik pozwalający im wyjść poza samo ogłoszenie. W jego treści dość ogólnie opisują przedmiot zamówienia, odsyłając do swojej strony internetowej, gdzie znajdują się chociażby przedmiary i specyfikacja techniczna wykonania czy kosztorysy. Ogłoszenia o licytacjach, tak jak o wszystkich innych zamówieniach poniżej progów unijnych, można znaleźć w Biuletynie Zamówień Publicznych (wejście przez stronę Urzędu Zamówień Publicznych: uzp.gov.pl, zakładka BZP). Jeśli zamawiający korzysta z darmowej, udostępnianej przez UZP, platformy do e-licytacji, to również na niej publikowane są ogłoszenia (licytacje.uzp.gov.pl).

Zgodnie z art. 75 ust. 2 p.z.p. w ogłoszeniu muszą być podane wszystkie informacje niezbędne do wzięcia udziału w licytacji. Chodzi co najmniej o:

1) nazwę (firmę) i adres zamawiającego;

2) określenie trybu zamówienia;

3) określenie przedmiotu zamówienia;

4) wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych;

5) sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w szczególności określenie minimalnych wysokości postąpień;

6) informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania;

7) termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej;

8) termin otwarcia oraz termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej;

9) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia;

10) informacje o oświadczeniach lub dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków;

11) termin związania ofertą;

12) termin wykonania zamówienia;

13) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

14) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach;

15) adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna.

Kwalifikacja kandydatów

Jak już zostało to wspomniane, internetową licytację poprzedza tradycyjna weryfikacja kandydatów. Innymi słowy każdy zainteresowany musi na piśmie złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Termin na ich składanie określa zamawiający w ogłoszeniu, przy czym przepisy mówią, że nie może on być krótszy niż siedem dni (art. 76 ust. 1 p.z.p.).

Ponieważ wartość licytacji zawsze jest niższa od progów unijnych, nie każdy zamawiający musi żądać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków oraz to, że nie podlega się wykluczeniu. Niektórzy, zgodnie z regułą określoną w art. 26 ust. 2 p.z.p., poprzestają jedynie na domaganiu się oświadczenia o spełnieniu warunków. W przypadku bardziej restrykcyjnych zamawiających wykonawcy muszą jednak dostarczyć komplet wymaganych papierów (np. zaświadczenie o niekaralności członków zarządów za niektóre przestępstwa, zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami, informację z ZUS o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia socjalne i zdrowotne itd.).

Im taniej, tym lepiej

Przedsiębiorcy, którzy spełniają warunki i nie podlegają wykluczeniu są zapraszani do składania ofert. Zamawiający musi zadbać o to, by mogli przystąpić do licytacji. Przykładowo na platformie udostępnianej przez UZP dodaje zakwalifikowanych wcześniej wykonawców do konkretnej licytacji. Dzięki temu, gdy już ona wystartuje, będą mogli składać swoje oferty, zwane postąpieniami. Mówiąc wprost - chodzi o propozycje coraz niższych cen.

Licytacja zaczyna się w terminie wyznaczonym przez zamawiającego, nie krótszym niż pięć dni od dnia przekazania zaproszenia do wzięcia w niej udziału (art. 76 ust. p.z.p.). Polega na oferowaniu realizacji zamówienia za coraz niższe kwoty (zamawiający decyduje, o ile może nastąpić przebicie). Wykonawcy widzą na swoich monitorach, jakie miejsce zajmują. Znają też najkorzystniejszą z zaproponowanych cen, w związku z tym wiedzą, ile muszą zaproponować, aby ją przebić. Do zakończenia licytacji jej uczestnicy są utajnieni w tym sensie, że żadna z firm nie wie, kto konkretnie złożył jaką ofertę.

W przeciwieństwie do e-aukcji licytacja może mieć kilka etapów. Toczy się wówczas niejako na raty. Po zakończeniu każdego z etapów eliminowani są z niego przedsiębiorcy, którzy nie złożyli kolejnych postąpień. Kolejni przechodzą do następnej fazy.

Licytacja jednoetapowa kończy się tak jak aukcja - albo w określonym momencie, albo wówczas, gdy nie złożono kolejnych postąpień. Te same reguły obowiązują co do ogłoszenia zwycięzcy - zamawiający musi to zrobić bezpośrednio po zamknięciu licytacji elektronicznej, pod ustalonym w ogłoszeniu adresem internetowym.

Od 2009 r. Urząd Zamówień Publicznych udostępnia dwie darmowe platformy, na których toczą się e-aukcje (aukcje.uzp.gov.pl) i e-licytacje (licytacje.uzp.gov.pl). Zamawiający nie muszą jednak poprzestawać wyłącznie na nich. Część korzysta z komercyjnych serwisów, które za opłatą pozwalają na przeprowadzanie własnych postępowań. Niektóre (np. m.st. Warszawa) korzystają z własnych platform. Dlatego też przedstawione dane nie są kompletne, a w rzeczywistości dużo częściej korzysta się z narzędzi elektronicznych.

@RY1@i02/2013/064/i02.2013.064.21500040a.805.jpg@RY2@

Aukcje i licytacje prowadzone na platformie UZP

Nowocześniej będzie i w Polsce, i w Unii

Przepisy unijne dzisiaj pozwalają, ale nie zmuszają do udzielania e-zamówień. Rozpiętość jest tu duża. W Portugalii prawie wszystkie procedury toczą się w internecie, ale według szacunków dla całej UE wynika, że od 5 do 10 proc. zamówień jest zlecanych z wykorzystaniem nowych technologii. Ma się to jednak zmienić. Komisja Europejska pracuje nad zmianą prawa, do połowy 2014 r. mają zostać przygotowane konkretne zmiany w dyrektywach, które będą prowadzić do pełnej elektronizacji zamówień.

Okazuje się, że Polska jest w awangardzie zmian. Nie czekając na propozycje unijne, UZP przygotował plan informatyzacji zamówień publicznych, który pod koniec minionego roku został zaakceptowany przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji. Na jego podstawie ma zostać przygotowane otoczenie prawne i techniczne, które w następnych latach spowoduje całkowite przejście zamówień do internetu. Tworzony w tym celu system ma współdziałać z platformą ePUAP. Dzięki profilowi zaufanemu zarówno wykonawcy, jak i zamawiający będą się uwiarygodniać bez konieczności stosowania bezpiecznego e-podpisu. Ostatnim krokiem modernizacji ma być ustawowe zobowiązanie zamawiających do udzielania zamówień wyłącznie w formie elektronicznej.

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl