Przed rozpoczęciem dialogu technicznego warto określić jego zasady

Napisaliśmy wczoraj, że nowa instytucja, jaką jest dialog techniczny, cieszy się od samego początku zadziwiająco dużą popularnością. Na co powinien zwrócić uwagę zamawiający, który chce z niej skorzystać?

Ustawa, podobnie jak regulacje unijne, zostawia zamawiającym dużą swobodę w kreowaniu procedury prowadzenia dialogu technicznego. To stwarza zarówno możliwości, jak i zagrożenia. W mojej ocenie kluczowym punktem jest rozważenie przez zamawiających przed ogłoszeniem dialogu celu, jaki chcą osiągnąć, wszczynając to nieobligatoryjne postępowanie, oraz odpowiedzenie sobie na praktyczne pytania: co i w jakim zakresie chcą zweryfikować na rynku, jakie informacje, dane chcą otrzymać, jak będą komunikować się z uczestnikami, jak powinien być definiowany sposób oceny spełniania warunków udziału w dialogu, co z prawami autorskimi do wypracowanych w jego trakcie nowatorskich rozwiązań, jak zapewnią ochronę informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstw itd.

A gdy już sobie odpowiedzą na te pytania, to jak powinni przeprowadzić sam dialog?

Na pewno punktem wyjścia jest publikacja informacji o wszczęciu procedury dialogu. Zamawiający nie jest ograniczony w środkach publikacji, co oznacza, iż może publikować informacje o wszczęciu dialogu technicznego w prasie i innych dostępnych mediach. Ustawodawca pozostawił też do uznania zamawiających treść ogłoszeń informujących o wszczęciu procedury, wskazując jedynie jako obligatoryjny element ogłoszenia - przedmiot dialogu technicznego. Następny krok to składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu technicznym przez podmioty spełniające warunki udziału. Ustawa nie reguluje tej kwestii, ale można przyjąć, że ustandaryzowany wzór wniosku powinien znajdować się na stronie internetowej zamawiającego, szczególnie jeżeli mają się w nim znaleźć określone oświadczenia uczestników w zakresie udostępnienia informacji czy dysponowania prawami autorskimi. W odpowiedzi na otrzymane wnioski zamawiający powinien wystosować do podmiotów, z którymi chce prowadzić dialog, zaproszenie do udziału w nim.

Niektórzy zamawiający przygotowują specjalne regulaminy dialogu. W pani ocenie jest to potrzebne?

Jak najbardziej, chociaż przepisy tego nie wymagają. Szczegółowe określenie zasad, w szczególności sposobu komunikacji, metod dokumentowania postępowania, przyczyn zakończenia czy przerwania prowadzenia dialogu, praw autorskich itd., wydaje się niezbędne zarówno od strony praktycznej, jak i ze względu na konieczność przestrzegania zasad jawności, transparentności oraz uczciwej konkurencji. Kluczowe jest określenie sposobu komunikowania się i utrwalania spotkań z uczestnikami dialogu technicznego. Każda dyskusja na temat proponowanych rozwiązań powinna być w mojej ocenie protokołowana. Konsultacje mogą odbywać się jako zebrania wszystkich uczestników, gdzie wypracowane rozwiązania będą rezultatem współpracy wielu podmiotów, jak też mogą być to rozmowy indywidualne, z każdym z zainteresowanych podmiotów osobno.

@RY1@i02/2013/060/i02.2013.060.18300120a.802.jpg@RY2@

Edyta Snakowska-Estorninho radca prawny prowadzący kancelarię w Warszawie i dyrektor ds. prawnych w międzynarodowej firmie

Rozmawiał Sławomir Wikariak