Zakres zmian ilościowych w zawartej umowie

Zawarcie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i/lub w umowie w sprawie zamówienia publicznego zapisów przewidujących możliwość dokonywania zmian ilościowych należy uznać za uzasadnione, w przypadku zamówień, w których zamawiający na etapie wszczęcia postępowania nie jest w stanie z góry jednoznacznie określić ilości zadań/dostaw/usług, których potrzeba wykonania zaistnieje w okresie realizacji umowy. Określenie pojęcia

Pojęcie "zmiany ilościowe" nie jest pojęciem określonym w przepisach ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.). W konsekwencji zmian ilościowych nie należy utożsamiać z zamówieniami uzupełniającymi lub dodatkowymi, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 5-7 Ustawy Pzp.

W praktyce pojęcie "zmian ilościowych" obejmuje najczęściej następujące przejawy działalności zamawiającego. Pierwsza z nich polega na przewidzeniu w ramach opisu przedmiotu zamówienia zmian polegających na zwiększeniu lub zmniejszeniu ilości pewnego elementu zamówienia "kosztem" zmiany ilości innego elementu, w odniesieniu do ilości określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), a następnie w umowie.

Drugie rozwiązanie zakłada możliwość dokonywania zmiany (zmniejszenia) ilości zamawianych prac/dostaw/usług w stosunku do przewidywanej wcześniej (na etapie przygotowania postępowania w SIWZ, a następnie w umowie) maksymalnej ich ilości. W takim jednak przypadku na zamawiającym ciąży obowiązek określenia obok maksymalnego zakresu zamówienia również minimalnego zakresu zamówienia, tj. wskazania minimalnej ilości lub wartości zamówienia, która na pewno zostanie zlecona wykonawcy w ramach realizacji zamówienia. Te informacje mają istotny wpływ na sporządzenie oferty przez wykonawcę i należyte skalkulowanie przez niego kosztów realizacji zamówienia m.in. poprzez zagwarantowanie odpowiedniego minimum zamówienia, które zostanie mu udzielone (art. 29 ust. 1 ustawy).

Podkreślić również należy, że możliwość dokonywania zmian ilościowych zamawianych zadań/dostaw/usług w zakresie poszczególnych pozycji przedmiotu zamówienia, dotyczy co do zasady jedynie zadań/dostaw/usług szczegółowo wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia, a także jest ograniczona wysokością kwoty określonej w umowie (warunek nie przekroczenia kwoty określonej w wybranej ofercie). Należy bowiem zaznaczyć, że zgodnie z treścią art. 40 ust. 3 ustawy umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SIWZ.

Cechą wspólną tych rozwiązań jest okoliczność, że dopuszczalność dokonywania wymienionych zmian ilościowych zachodzi wyłącznie w przypadku, gdy zamawiający wcześniej przewidział taką możliwość w treści SIWZ lub/i postanowieniach umowy, jak również szczegółowo określił zakres oraz warunki dokonywania tychże zmian.

Podobna sytuacja zachodzi w przypadku, gdy specyfikacja istotnych warunków zamówienia oraz postanowienia umowy wstępnie nie zakładały w ramach opisu przedmiotu zamówienia realizacji i rozliczenia zamówienia w oparciu o wskazane rozwiązania, niemniej jednak potrzeba dokonania zmian ilościowych powstała dopiero po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego w wyniku zaistnienia określonych okoliczności faktycznych i/lub prawnych. W tym przypadku dopuszczalność zmiany (aneksowania) umowy celem uregulowania takich zmian należy rozpatrywać w świetle art. 144 ust. 1 ustawy. Przepis ten zakazuje istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. W świetle tego należy stwierdzić, że zmiany ilościowe, stanowiące istotną zmianę postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, będzie można więc uznać za dopuszczalne wyłącznie w sytuacji, gdy zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w treści ogłoszenia o zamówieniu lub SIWZ, a jednocześnie określił warunki takiej zmiany (tj. wskazał okoliczności, których zaistnienie będzie umożliwiało dokonanie odpowiednich zmian).

Justyna Majecka-Żelazny

radca prawny