Dialog techniczny nie tak popularny, jak zakładano i jak tego wymaga praktyka

@RY1@i02/2014/116/i02.2014.116.21500070a.802.jpg@RY2@

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia publicznego mają obecnie możliwość przeprowadzenia dialogu technicznego. Ze wstępnych konsultacji rynkowych w skali kraju wynika, że przy zamówieniach o wartości poniżej progów UE od początku bieżącego roku kalendarzowego do końca kwietnia skorzystało z tej instytucji zaledwie 0,09 proc. zamawiających roboty budowlane (przeprowadzono 13 dialogów technicznych), 0,24 proc. zamawiających dostawy (odpowiednio 47) oraz 0,19 proc. zamawiających usługi (33).

Platforma komunikacji

Brak jest po stronie zamawiających zainteresowania tym środkiem prawnym, ale wprowadzenie tej instytucji było bardzo potrzebne. Zamawiający zawsze mieli duże opory przed kontaktem z potencjalnymi wykonawcami, zanim zostanie wszczęte postępowanie o udzielenie zamówienia. Instytucja dialogu technicznego mimo wszystko może im pomóc je przezwyciężyć.

Łącznie w tym roku w Polsce przeprowadzono 93 dialogi techniczne (0,18 proc. postępowań). Dla porównania w drugim półroczu ubiegłego roku w skali kraju przeprowadzono 36 konsultacji w zakresie robót budowlanych, 69 w zakresie dostaw i 63 w zakresie usług.

Dialog techniczny został wprowadzony do ustawy - Prawo zamówień publicznych na początku 2012 r., choć mógł być wcześniej stosowany na podstawie dyrektywy 2004/17/WE (dyrektywa sektorowa). Jest to platforma komunikacji pomiędzy zamawiającym a doradcami, którymi mogą być i najczęściej są podmioty zainteresowane otrzymaniem w przyszłości zamówienia publicznego. Umożliwia zamawiającemu określenie czynników determinujących techniczną jakość czy ekonomiczną wartość zamówienia publicznego, zdefiniowanie najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych, promocję innowacji, wspieranie rozwiązań proekologicznych, nowoczesnych, wreszcie określenie optymalnych kryteriów oceny ofert.

Odformalizowanie i elastyczność

Zamawiający ma trzy podstawowe obowiązki: ogłosić na swojej stronie internetowej zamiar skorzystania z dialogu technicznego, udokumentować jego przebieg (wystarczy opisać w formie elektronicznej np. najważniejsze punkty spotkania z doradcami, ponieważ nie są to działania po rozpoczęciu postępowania o udzielenie zamówienia i nie jest wymagana forma pisemna) oraz określić w ogłoszeniu zamówienia, jaki wpływ miały konsultacje rynkowe na określenie przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia i umowę.

Zamawiający nie ma obowiązku przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia, gdy przeprowadził dialog techniczny. Może być on prowadzony nawet w sytuacji, gdy budżet projektu nie jest formalnie zatwierdzony. Zamawiający nie ma obowiązku dopuszczenia wszystkich podmiotów, które chcą wziąć udział w dialogu, a podmioty te nie mają środków prawnych, żeby domagać się uwzględnienia ich opinii. Ustawa milczy na temat poniesienia kosztów dialogu technicznego. Dla rozwiania wątpliwości zamawiający powinien w ogłoszeniu o dialogu określić, że doradcom nie przysługuje wynagrodzenie.

W żadnym przypadku nie ma obowiązku przeprowadzania dialogu technicznego. W praktyce specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest przygotowywana we własnym zakresie przez pracowników zamawiającego lub po przeprowadzeniu na zasadach ogólnych (w zależności od wartości zamówienia) odpłatnych ekspertyz. Warto przeprowadzić dialog techniczny i dopiero jeśli wyniki nie są satysfakcjonujące dla zamawiającego, ponieważ nie uzyskał informacji, których oczekiwał, może on zlecić wykonanie odpłatnej analizy.

Dialog pozostawia dużą swobodę zamawiającemu. Warto jednak, żeby dodatkowo rzeczowo określił on w ogłoszeniu o dialogu, w jaki sposób, w jakiej formie, w jakich terminach będą zbierane opinie oraz na jakich zasadach będą odbywały się spotkania z konsultantami. Powinien również poinformować, gdzie będą udostępniane i czy będą w ogóle praktykowane indywidualne odpowiedzi.

Uniwersalna formuła

Obecnie zamawiający najczęściej dokonują np. oceny potrzeb w zakresie sprzętu informatycznego wyłącznie w oparciu o własne ograniczone zasoby. Wiemy jednak, że możliwość kontaktu z zamawiającym nierzadko mogłaby mobilizować potencjalnego wykonawcę do bezpłatnego doradztwa w ramach dialogu technicznego.

Inną metodą jest zamówienie od razu płatnych usług przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia od strony merytorycznej, bez przeprowadzania dialogu. Przy zakupie np. urządzeń o znacznym stopniu skomplikowania w globalnym rozliczeniu wiedza zamawiającego pozyskana w czasie konsultacji rynkowych pozwoliłaby dokonać oszczędności czy uniknąć nieefektywnego kryterium oceny ofert wyłącznie ze względu na cenę. Tymczasem zaledwie 4 proc. wszystkich zamówień ma inne kryterium oceny ofert niż wyłącznie cena.

Beata Świątkowska

radca prawny w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy

Podstawa prawna

Art. 31a-31c, art. 96 ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).