Zamówienia elektroniczne - szybsze, tańsze, przejrzyste

Zgodnie ze wstępnymi danymi na temat wartości rynku oraz trybów udzielania zamówień publicznych w 2013 r., jakie przedstawił Urząd Zamówień Publicznych, stopniowo rośnie popularność trybu licytacji elektronicznej, a maleje odsetek postępowań udzielonych w trybie zapytania o cenę. Procedura aukcji elektronicznej niestety nie jest jeszcze powszechnie wykorzystywana, mimo że - jak wskazują statystyki opublikowane przez Urząd Zamówień Publicznych - na udostępnianej bezpłatnie przez UZP platformie aukcyjnej w przeprowadzonych około 2 tys. aukcji uzyskano średnio około 30 proc. oszczędności pomiędzy cenami zaoferowanymi w ofertach papierowych a ostatecznie ustalonymi w wyniku przeprowadzenia aukcji elektronicznej cenami realizacji danego zamówienia publicznego.

Szczególnie efektywne jest korzystanie z aukcji elektronicznej przy zamówieniach na: usługi ochrony, zakup sprzętu komputerowego, usługi telefoniczne, zakup papieru biurowego, usługi sprzątania, zakup wody.

Dostępność i standardy

Zarówno tryb licytacji elektronicznej, jak i tryb zapytania o cenę mogą być stosowane w zależności od rodzaju zamawiającego, gdy wartość zamówienia nie przekracza równowartości 130 tys. euro lub 200 tys. euro. Istotną różnicą, de facto na niekorzyść trybu zapytania o cenę, jest konieczność wykazania, że przedmiotem zamówienia są objęte dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonym standardzie jakościowym.

Zgodnie z piśmiennictwem przez pojęcie "powszechnie dostępne" należy rozumieć produkty bądź usługi o charakterze masowym, bardzo popularnym, seryjnym, powtarzalnym, pospolitym, łatwo dostępnym zarówno na rynku lokalnym, jak i ogólnopolskim. Przez ustalone standardy jakościowe należy natomiast rozumieć rzeczy bądź usługi znormalizowane, spełniające przeciętne wymagania stawiane dla danego asortymentu (grupy towarowej). Warunek powszechnej dostępności i ustalonych standardów jakościowych wyklucza możliwość zastosowania trybu zapytania o cenę przy zamawianiu dostaw bądź usług nietypowych, realizowanych przez niewielką liczbę podmiotów, nieznormalizowanych, trudno porównywalnych z uwagi na posiadane różnorodne cechy jakościowe.

Licytacja elektroniczna

Decydując się na wybór trybu zapytania o cenę, zamawiający musi jednoznacznie wykazać, że spełnione zostały wyżej wskazane przesłanki. Nie ma takiej konieczności w przypadku licytacji elektronicznej, gdyż jedynym ograniczeniem w stosowaniu tego trybu jest określona przez ustawodawcę górna granica wartości zamówienia. W konsekwencji decydując się na tryb zapytania o cenę, zamawiający ponosi znaczne ryzyko formalno-prawne związane z wyborem niekonkurencyjnego trybu udzielenia zamówienia publicznego. Wskazać bowiem należy, że w ramach kontroli doraźnej (określonej w art. 165-168 ustawy - Prawo zamówień publicznych) prezes Urzędu Zamówień Publicznych coraz częściej kwestionuje wybór trybu zapytania o cenę.

Niestety w praktyce zamawiający, mając możliwość dokonania wyboru spośród dwóch wyżej wskazanych trybów, praktycznie zawsze decydują się na udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę, pomimo że tryb ten jest zdecydowanie mniej konkurencyjny niż licytacja elektroniczna. Tymczasem uwzględniając obowiązujące w ustawie - Prawo zamówień publicznych zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zamawiający powinni dążyć do ograniczenia liczby zamówień udzielanych w trybie zapytania o cenę na korzyść licytacji elektronicznej lub przetargu nieograniczonego jako trybów zapewniających równy dostęp do zamówienia oraz konkurencję wśród podmiotów zainteresowanych uzyskaniem danego zamówienia publicznego.

Tryb zapytania o cenę bezsprzecznie nie jest w pełni konkurencyjnym trybem udzielenia zamówienia publicznego, ponieważ to zamawiający arbitralnie decyduje, których wykonawców zaprosić do udziału w postępowaniu. Również brak obowiązku publikacji ogłoszenia o prowadzonym w trybie zapytania o cenę postępowaniu o zamówienie publiczne zmniejsza jego transparentność oraz dostępność do danego zamówienia zainteresowanym jego realizacją wykonawcom, zwłaszcza tym, którzy uprzednio nie współpracowali z zamawiającym.Tryb licytacji elektronicznej jest natomiast trybem otwartym na konkurencję, co do zasady nie przyczynia się do ograniczenia konkurencji, zwłaszcza że jego przeprowadzenie dzięki bezpłatnie udostępnionej przez Urząd Zamówień Publicznych platformie aukcyjnej może być sprawne i bezkosztowe.

Korzyści z licytacji

Zastosowanie trybu licytacji elektronicznej zamiast trybu zapytania o cenę niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawców ubiegających się o uzyskanie zamówienia publicznego. W katalogu korzyści przede wszystkim należy wskazać:

● zniesienie ryzyk formalno-prawnych związanych z niezgodnym z ustawą p.z.p. wyborem trybu udzielenia zamówienia publicznego,

● przyspieszenie procedur - wybór najkorzystniejszej oferty dokonuje się automatycznie podczas trwania licytacji,

● brak specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co skraca czas na opracowanie dokumentów związanych z wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

● usprawnienie przepływu informacji,

● transparentność wyboru wykonawcy,

● powszechna dostępność wykonawców do zamówienia,

● zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędów związanych z przygotowaniem oferty składanej np. w trybie zapytania o cenę.

Zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych aukcja elektroniczna nie stanowi trybu udzielenia zamówienia publicznego. Jest za to procedurą, którą zamawiający może po dokonaniu oceny złożonych ofert wykorzystać do obniżenia ceny realizacji zamówienia.

Zgodnie z art. 1 ust. 7 dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi aukcja elektroniczna oznacza powtarzalny proces obejmujący zastosowanie urządzenia elektronicznego do przedstawiania nowych, obniżonych cen lub nowych wartości dotyczących niektórych elementów ofert, realizowanych po przeprowadzeniu wstępnej pełnej oceny ofert i umożliwiający ich kwalifikacje za pomocą metod automatycznej oceny.

Doświadczenia krajów Unii Europejskiej, w których od kilku lat aukcja elektroniczna jest powszechnie wykorzystywana, wskazują na jednoznacznie pozytywną ocenę tej procedury dla wydatkowania środków publicznych.

Zasady aukcji

Ze względu na specyfikę zamówień publicznych aukcja elektroniczna będzie miała formę aukcji odwróconej. W tym typie aukcji poszczególne oferty (tj. ceny za realizację zamówienia) są coraz niższe. Warto zauważyć, iż zgodnie z zasadami obowiązującymi w Unii Europejskiej kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty nie musi być zawsze najniższa cena. Możliwe jest uwzględnianie innych (wyrażanych liczbowo) kryteriów nadających się do automatycznego porównywania (np. okres gwarancji, termin dostawy, okres płatności itp.).

Z procedury aukcji elektronicznej można korzystać, gdy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych wymagają, aby informację o zamiarze przeprowadzenia aukcji elektronicznej zamawiający podał już w treści ogłoszenia o przetargu.

Ponadto dla ważności aukcji muszą zostać złożone co najmniej trzy oferty niepodlegające odrzuceniu. Jeżeli wskazany wymóg nie zostanie spełniony, postępowanie o zamówienie publiczne jest ważne, nie dochodzi jedynie do przeprowadzenia aukcji elektronicznej - decydujące znaczenie mają wówczas warunki realizacji zamówienia podane w ofercie tradycyjnie złożonej w formie papierowej.

Z aukcji elektronicznej można korzystać bez względu na wartość zamówienia, a ograniczenie przedmiotowe dotyczy jedynie zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej.

Marek Okniński