Zamówienia w sieci za dwa lata

Od kwietnia 2014 r., kiedy to weszła w życie nowa dyrektywa 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych, wiadomo było, że polskie przetargi muszą przejść do sieci. Teraz Urząd Zamówień Publicznych ujawnił, jak będzie to wyglądać w praktyce.

- Korzystamy z możliwości, jaką daje nam dyrektywa, i odraczamy obowiązek pełnego korzystania z narzędzi elektronicznych do 2018 r. - oznajmiła Izabela Jakubowska, p.o. prezesa UZP podczas prezentacji założeń "e-Zamówienia - elektroniczne zamówienia publiczne".

- Wówczas już jednak internet służyć będzie nie tylko do wymiany informacji, ale do przeprowadzania całego postępowania o zamówienie publiczne, od przesłania ogłoszenia i dokumentacji zamawiającego do złożenia oferty przez wykonawcę - zaznaczyła.

Datą graniczną, kiedy wszystkie zamówienia muszą się znaleźć w sieci, jest 18 października 2018 r. Do tego czasu ma już działać platforma e-Zamówienia. Przedsięwzięcie nie ma precedensu w historii polskich zamówień. Jego szacunkowa wartość to ponad 78 mln zł. W lipcu ma zostać rozpisany przetarg na zaprojektowanie i budowę systemu. Jego uruchomienie przewidziano w kwietniu 2018 r.

Jest jednak pewien problem. Otóż projekt ma być sfinansowany z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. We wstępnej fazie został dobrze oceniony, przeszedł już preselekcję i znalazł się na krótkiej liście przedsięwzięć, które mają największe szanse na zdobycie dofinansowania. W maju ma być złożony ostateczny wniosek. Tyle że warunkiem sine qua non jest przygotowanie otoczenia prawnego. Zgodnie z wymogami przepisy, na których ma opierać się projekt, powinny być co najmniej przyjęte przez Radę Ministrów. A te do maja na pewno nie będą. Projekt nowej ustawy - Prawo zamówień publicznych nie trafił jeszcze do konsultacji międzyresortowych i szanse na jej uchwalenie w tej kadencji Sejmu są bardzo małe.

- W naszej ocenie system który budujemy, opiera się na regulacjach wynikających z dyrektywy, dlatego polskie przepisy są wtórne - przekonywał podczas prezentacji Arkadiusz Koperski, kierownik projektu e-Zamówienia.

Nie wiadomo jednak, czy argumenty te przekonają osoby decydujące o przyznaniu środków. Jeśli nie, to realizacja harmonogramu może być zagrożona.

Bez wyboru

Zgodnie z projektem korzystanie z platformy ma być obowiązkowe dla administracji centralnej i samorządowej. UZP podkreśla jednak, że to jedynie propozycja i ostateczne decyzje podejmie rząd, do którego w najbliższych dniach projekt ma wpłynąć.

Jednak już nawet propozycja wzbudza kontrowersję wśród niektórych obserwatorów.

- Coraz więcej instytucji publicznych wdraża własne rozwiązania informatyczne. We Francji, na której ma się opierać polski system, istnieje duża różnorodność narzędzi i każdy ma możliwość wyboru. Tymczasem koncepcja UZP zmierza ku narzuceniu jednego rozwiązania, które ma obsłużyć wszystkie zamówienia. Czy to rozsądne - dopytywała podczas prezentacji założeń projektu Elżbieta Gnatowska, ekspert Instytutu Allerhanda.

Tomasz Zalewski, radca prawny kierujący Zespołem Zamówień Publicznych w kancelarii Wierzbowski Eversheds, jest mniej sceptyczny.

- Moim zdaniem, biorąc pod uwagę wczesny etap rozwoju e-zamówień w Polsce, budowa centralnej platformy przez UZP jest uzasadniona, tym bardziej że ułatwia zachowanie spójnego podejścia do przepisów prawa, które nie zawsze są łatwe do opisania w algorytmach takiej platformy. Warto jedynie zadbać, aby była otwarta na współpracę z systemami zarządzania stosowanymi przez zamawiających i wykonawców - ocenia.

Za pośrednictwem internetu będą udzielane prawie wszystkie zamówienia. Odstępstwa przewidziano tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. gdy konieczne będzie dostarczenie fizycznego modelu).

Łatwiej i oszczędniej

Zgodnie z założeniami każdy z zamawiających utworzy na platformie e-Zamówień tzw. profil nabywcy. To na nim będzie umieszczał wszystkie informacje, począwszy od publikacji ogłoszenia (chociaż profil ma zapewniać wsparcie już na etapie przygotowania postępowania). Co ciekawe, ogłoszenia o zamówieniach nie będą tak jak teraz publikowane w różnych miejscach w zależności od wartości. Bez względu na to, czy ich wartość będzie wynosić więcej, czy mniej niż tzw. progi unijne, zostaną umieszczone na platformie.

- System zapewni wsparcie na każdym etapie postępowania aż do wyboru oferty. Jednym z kluczowych elementów będzie zaufanie, choćby to, aby nikt nie miał dostępu do ofert przed terminem ich otwarcia - tłumaczy Arkadiusz Koperski, kierownik projektu e-Zamówienia.

- Dzięki jednolitemu europejskiemu dokumentowi zamówienia, który na etapie przetargu zastąpi dokumenty formalne, zmniejszą się koszty przedsiębiorcy związane ze złożeniem oferty. Dodatkowo system ma sam ściągać dokumenty z rejestrów, do których będzie mieć dostęp. Z kolei wprowadzenie interaktywnych formularzy powinno wyeliminować wiele błędów popełnianych dzisiaj w ofertach, co być może przełoży się na mniejszą liczbę odwołań - wyjaśnia.

System ma też uprościć życie zamawiającym. Ujednolicone zostaną wzory ogłoszeń powyżej i poniżej progów unijnych; formularze podpowiedzą, jeśli jakaś rubryka nie zostanie wypełniona; tam, gdzie jakieś dane będą się powtarzać, zadziała autouzupełnienie. Urzędnikom odejdzie też obowiązek przesyłania sprawozdań rocznych.

Z drugiej jednak strony boją się oni, że system będzie pozwalał na ich permanentną inwigilację ze strony UZP. Wojciech Michalski, naczelnik Wydziału Analiz UZP starał się podczas prezentacji rozwiać te obawy.

- Nie będziemy mieć dostępu do profilu nabywców i danych umieszczonych w nim przez zamawiającego. Jedynie wybrane informacje jawne trafią do repozytorium i dopiero stąd będą pobierane przez UZP w celach sprawozdawczych - zapewniał.

Poza ułatwieniami, większą otwartością i przejrzystością, dodatkowym argumentem przemawiającym za elektronizacją zamówień jest oszczędność. Dane z państw, w których zamówienia są już udzielane w internecie, pokazują, że można dzięki nim zaoszczędzić od 5 do 20 proc. kosztów. Chodzi przy tym nie tylko o to, że wykonawcy składają korzystniejsze oferty, ale także o wydatki związane z prowadzeniem postępowania czy przygotowaniem ofert. Przykładowo we Francji szacuje się, że na każdym pobraniu dokumentacji w formie pliku (a nie wydruku) oszczędza się 5 euro.

Pozostaje jednak jeszcze jedna niewiadoma: czy uda się pokonać barierę mentalną?

- Zarówno wykonawcy, jak i zamawiający dzisiaj nie są gotowi do przejścia na całkowicie elektroniczną komunikację, co wynika jednak przede wszystkim z braku doświadczeń praktycznych - uważa Tomasz Zalewski.

- Jestem przekonany, że wykonawcy bardzo szybko polubią elektroniczne zamówienia, gdy zorientują się, że eliminują one wiele prostych błędów, często skutkujących odrzuceniem oferty lub zwiększających koszty udziału w postępowaniu - dodaje jednak.

Przypuszcza natomiast, że stanowisko zamawiających będzie uzależnione przede wszystkim od funkcjonalności zaoferowanych im narzędzi.

- Myślę, że jeśli będą one wspomagały ich działania, np. w zakresie tworzenia automatycznie lub półautomatycznie rankingu ofert, także i oni szybko nabiorą do nich zaufania - przewiduje Tomasz Zalewski.

Dzięki zamówieniom w internecie można oszczędzić od 5 do 20 proc. kosztów

@RY1@i02/2015/073/i02.2015.073.18300040b.803.jpg@RY2@

Elektronizacja ma przynieść oszczędności

Sławomir Wikariak

 slawomir.wikariak@infor.pl