Wniosek do komisji musi być uzasadniony

Komisja Nazw Miejscowości i Obiektów Fizjograficznych (KNMiOF) opracowała specjalny dokument - Informacja o zasadach zmiany nazw miejscowości. W dokumencie tym zwrócono szczególnie uwagę na nazwy o historycznym rodowodzie. Często te nazwy są zaliczane przez ekspertów językoznawstwa jako pierwsze słowa zapisane w języku polskim. Takie nazwy nie mogą być zmieniane. Komisja przy opiniowaniu wniosków bierze pod uwagę opinię m.in.: kartografów, geodetów, wojsko i służby statystyczne. Negatywne opinie są wyrażane w przypadku starania się o likwidację nazw starych, jeszcze ze średniowiecznym rodowodem.

Nazwy miejscowości nie mogą być zmieniane pod wpływem doraźnych trendów.

Nie jest usprawiedliwieniem dla urzędów i władz samorządowych powielanie błędnych form, nawet jeżeli błędne nazwy miejscowości były lub są jeszcze używane w aktach urzędowych. Administracja samorządowa zdaniem KNMiOF musi używać nazw zgodnie z zasadami języka polskiego i zasadami polskiej ortografii.

Komisja zwróciła uwagę jednostkom samorządu terytorialnego, by nazwa sołectwa i wieś były rozróżniane, ponieważ są to w dwie odrębne nazwy, nie tożsame. I tak sołectwo to jednostka pomocnicza gminy i jest to pojęcie czysto administracyjne. Natomiast wieś, kolonia albo przysiółek są pojęciami geograficznymi. W określonych sytuacjach ich nazwy nie są tożsame. Sołectwo może obejmować kilka miejscowości o różnych nazwach. Natomiast duża wieś może być podzielona na kilka sołectw.

Gminy nie powinny dążyć do zmiany lub likwidacji nazwy części wsi. Utrzymanie dotychczasowej nazwy np. kolonii innej niż wsi, nie jest sprzeczne z zasadą meldowania się ludności w głównej wsi.

Komisja postanowiła w dokumencie - Informacje o zasadach zmiany nazw miejscowości - że nie będzie wykreślać z oficjalnego wykazu urzędowego nazw wsi, przysiółków, kolonii, osad i części wsi oraz członów nazw dwuczłonowych (np. Wólka Kamienna), jeżeli takie nazwy są udokumentowane historycznie, kartograficznie i były wcześniej wielokrotnie używane przez ankieterów statystycznych lub są zapisane na kartach historii.

Będą natomiast pozytywnie opiniowane wnioski z propozycją zmian, jeżeli dotyczą charakteru miejscowości, ze wsi na część wsi - np. podział wsi na wieś właściwą i kolonię albo z przysiółka na część wsi.

Uwzględniane będą takie propozycje zmiany kolejności członów Nowy, Stary, Mała, Wielka. Szczególnie będą akceptowane zmiany uwzględniające poprawność językową (w pisowni i ortografii).

Obok KNMiOF standaryzacją nazw na terenie kraju zajmuje się Główny Geodeta Kraju. Działa także Komisja Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczpospolitej Polski (www.gugk.gov.pl/komisja/).