Za nieterminowe rozliczenie zaliczki urząd naliczy odsetki

Prawie wszystkim beneficjentom regionalnych programów operacyjnych są wypłacane zaliczki na realizację projektu. Wypłata odbywa się w transzach i jest realizowana na podstawie poprawnych wniosków o płatność. Wypłata drugiej i kolejnej transzy jest uzależniona od zatwierdzenia przez instytucję zarządzająca programem wniosku o płatność rozliczającego poprzednią transzę.

W każdym regionie rozliczenia mogą wyglądać inaczej. Np. w województwie podkarpackim wysokość zaliczek nie może przekroczyć 60 proc. kwoty dofinansowania. Wypłata kolejnej transzy następuje po rozliczeniu co najmniej 80 proc. łącznej wartości przekazanych wcześniej transz. Natomiast w województwie zachodniopomorskim wysokość jednej transzy nie może być większa niż 35 proc. wysokości dofinansowania, a w przypadku gdy wartość dofinansowania jest niższa niż 200 tys. zł, pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki może stanowić nawet 70 proc. całego dofinansowania. Przekazanie drugiej i kolejnych transz jest każdorazowo uzależnione od rozliczenia 70 proc. łącznej wartości wcześniej otrzymanych transz.

Rozliczenie przebiega płynnie, jeśli wniosek o płatność jest wypełniony bezbłędnie. Problem w tym, że we wnioskach o płatność oraz dokumentach im towarzyszących przedstawianych przez beneficjentów pojawia się wiele błędów. Ponieważ zasady wypłaty zaliczek są w poszczególnych województwach różne, inne problemy z rozliczaniem mają beneficjenci korzystający z dofinansowania w ramach poszczególnych programów operacyjnych.

Prześledzimy błędy, które najczęściej popełniają realizatorzy projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego. W tym regionie obowiązuje zasada, że w formie zaliczki można przekazać beneficjentowi (samorządowi lub przedsiębiorcy) kwotę odpowiadającą wartości wydatków kwalifikowalnych zaplanowanych na okres najbliższych trzech miesięcy. Nie może być ona większa niż kwota wskazana w harmonogramie składania wniosków o płatność. Wypłata drugiej i kolejnej transzy odbywa się po rozliczeniu co najmniej 70 proc. wcześniej otrzymanych środków.

Bardzo ważne jest właściwe udokumentowanie wydatków kwalifikowalnych, czyli tych, które zostały poniesione w ramach projektu i mogą być sfinansowane ze środków zaliczki. Z tym właśnie beneficjenci regionalnego śląskiego programu operacyjnego mają największy problem. Większość tych kłopotów wynika jednak ze zwykłej niestaranności. Wniosek o płatność składany jest wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kserokopiami faktur oraz dokumentami potwierdzającymi faktyczne poniesienie wydatku, np. potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kserokopiami wyciągów bankowych. Większość błędów wynika z niestarannego opracowywania dokumentów. Np. protokoły odbioru robót nie zawierają wszystkich niezbędnych informacji.

Weryfikujący wnioski o płatność mają często zastrzeżenia do jakości kopii załączanych dokumentów - niejednokrotnie są one nieczytelne. Zamazana, niewyraźna kserokopia nie może być uznana za dokument wystarczający do udokumentowania wydatków. Częstym błędem jest również brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem dołączonych do wniosku dokumentów.

Błędy pojawiają się także w opisach faktur. Przykładowy wzór opisu, który jest wymagany od beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego znajduje się na stronie http://rpo.slaskie.pl w zakładce: Wniosek o płatność. W celu sprawnej weryfikacji wniosku zalecane jest, aby na kserokopii każdego dowodu zapłaty np. wyciągu bankowego, odpowiednio zaznaczyć (np. podkreślić flamastrem) pozycje, które dotyczą załączonych dokumentów księgowych.

Sporo błędów pojawia się w części finansowej wniosku zawierającej zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Częstym błędem jest wpisywanie kwoty VAT w przypadku, gdy podatek ten jest niekwalifikowalny. W takiej sytuacji w kolumnie VAT należy wpisać wartość 0.

Niewłaściwe przygotowanie przez beneficjenta dokumentów wydłuża procedurę zatwierdzania wniosku o płatność. Tym samym opóźnia przekazanie kolejnych transz dofinansowania. Dlatego wypełniając wniosek o płatność warto dochować należytej staranności i starannie opisywać dowody poniesienia wydatków. Zawsze należy się też posługiwać najnowszą instrukcją wypełnienia wniosku o płatność. Można ją bez problemu znaleźć na stronach internetowych danego programu operacyjnego.

Warto dotrzymywać terminów. Przedsiębiorca lub inny podmiot realizujący projekt w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego ma obowiązek złożenia wniosku rozliczającego zaliczkę w terminie trzech miesięcy od dnia wypłaty środków. Przy czym za datę jego złożenia uznaje się w tym województwie dzień jego wpłynięcia w wersji papierowej do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Za niespełnienie tego warunku realizatorzy projektów są karani finansowo.

W przypadku nieterminowego rozliczenia zaliczki, Urząd Marszałkowski nalicza odsetki jak dla zaległości podatkowych. Kieruje się przy tym następującymi zasadami:

wjeżeli wniosek rozliczający zaliczkę został złożony w terminie na niepełną kwotę, a beneficjent nie dokonał zwrotu kwoty niewykorzystanej - instytucja naliczy odsetki od kwoty nierozliczonej od dnia przekazania środków do dnia ich zwrotu lub dokonania rozliczenia pełnej kwoty;

wjeżeli wniosek rozliczający zaliczkę został złożony po terminie, ale na pełną kwotę - urząd naliczy odsetki od pełnej kwoty zaliczki od dnia przekazania do dnia złożenia wniosku rozliczającego zaliczkę;

wjeżeli wniosek rozliczający zaliczkę został złożony po terminie, ale nie rozliczał pełnej kwoty przekazanej zaliczki - instytucja naliczy odsetki od pełnej kwoty przekazanej zaliczki od dnia jej przekazania do dnia złożenia wniosku rozliczającego zaliczkę oraz od kwoty nierozliczonej od dnia złożenia wniosku rozliczającego część przekazanych środków do dnia dokonania zwrotu części nierozliczonej;

wjeżeli beneficjent złoży wniosek w terminie na wymaganą kwotę, ale w wyniku jego weryfikacji zmniejszeniu ulegnie kwota wykazanych wydatków kwalifikowalnych - instytucja wezwie beneficjenta do dokonania zwrotu kwoty należności nierozliczonej we wniosku w terminie 14 dni od daty pisma w tej sprawie. Naliczy przy tym odsetki jak dla zaległości podatkowych od kwoty należności wskazanej w piśmie od daty wypłaty zaliczki do dnia dokonania zwrotu.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

@RY1@i02/2011/218/i02.2011.218.13000040n.802.jpg@RY2@

Artur Żochowski, właściciel firmy Artek, beneficjenta Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego

Przedsiębiorca z prawie każdej branży może znaleźć dla siebie jakiś program z funduszy europejskich. Moja firma skorzystała z dotacji w ramach Działania 1.5 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. W ramach tego działania zakupiłem nową maszynę zaawansowaną technologicznie, na którą bez dofinansowania pewnie nie byłoby szans. Ponieważ był to zakup wewnątrzwspólnotowy (niemiecki producent maszyny), przy rozliczeniu zaliczki pojawił się pewien problem. Dla firmy, która ma duże obroty eksportowe i dysponuje walutą na rachunku, był to duży kłopot, jak udowodnić, skąd się znalazła waluta na zapłacenie zaliczki i po jakim kursie ją rozliczyć. Nikt nie był stanie zrozumieć, że zapłaciłem zaliczkę za maszynę po prostu z konta euro mojej firmy, na które wpływają bieżące należności od kontrahentów. Moje dokumenty księgowe, a dokładnie kurs przeliczenia waluty mojego banku był inny niż kurs NBP, według którego Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych ma obowiązek rozliczać projekty. Urząd potrzebował kursu kupna tej waluty do rozliczenia zaliczki, a my mieliśmy tylko kurs, według którego rozliczyliśmy fakturę zaliczkową w momencie wypłaty środków. Chcąc uniknąć takich problemów, warto - jeśli płacimy jakieś należności z konta firmy - wydzielić specjalne konto wyłącznie do obsługi płatności związanych z projektem. Jeżeli kupuje się coś z zagranicy, najlepiej też od razu wszystkie dokumenty przetłumaczyć z pomocą tłumacza przysięgłego.

Generalnie również ważne jest, aby nazewnictwo środków, które chcemy kupić było zgodne z nazewnictwem, które pojawi się już na dokumentach zakupu. Czyli jeśli piszemy we wniosku, że kupujemy maszynę xyz1256, to pilnujemy, aby na fakturach była dokładnie taka sama nazwa.

Kolejnym aspektem, na który trzeba zwrócić uwagę, jest opisywanie faktur specjalnymi formułkami, które dobitnie wyjaśniają, że kupiliśmy środek trwały przy wsparciu ze środków dofinansowania unijnego.

Ogólnie cały proces gromadzenia dokumentacji, odpowiedniego opisywania, wyjaśniania niezgodności może zająć sporo czasu. Jednak satysfakcja z pozyskania dofinansowania rekompensuje wszelkie niedogodności.