Gmina nie powinna zwlekać ze ściganiem swoich dłużników

Ustalone w umowach z mieszkańcami terminy płatności z tytułu najmu, dzierżawy nieruchomości, użytkowania wieczystego, dostawy wody i/lub odprowadzania ścieków to nie luźna wskazówka dla zobowiązanego do świadczenia, ale data, której przekroczenie uprawnia gminę do naliczenia odsetek i podjęcia kroków w kierunku egzekucji należnych świadczeń. Niedopełnienie zobowiązania w ustalonym terminie uprawnia gminę-wierzyciela do wkroczenia na drogę sądową w celu odzyskania swojej należności. Zanim to jednak nastąpi, jednostka samorządu może wykorzystać inne środki, którymi zmobilizuje opieszałego dłużnika.

Powiększaniu się skali wierzytelności cywilnoprawnych może zapobiec wdrożenie sprawnej polityki windykacyjnej. Pomaga w tym odgórne ustalenie ścisłych procedur egzekucyjnych w urzędzie gminy, zawieranie umów dotyczących restrukturyzacji długów czy negocjacje i porozumienia z dłużnikami.

Wewnątrzurzędowa procedura windykacji należności cywilnoprawnych powinna być pewnego rodzaju elementarzem dla urzędników zajmujących się finansami w gminie i pozwalać im uniknąć błędów i opóźnień.

Procedura ma na celu określenie czynności windykacyjnych w urzędzie gminy (miasta) podejmowanych w stosunku do należności stanowiących dochód jednostki samorządu terytorialnego, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa. Powinna ona wskazywać czynności windykowania należności głównej oraz kosztów ubocznych, takich jak odsetki od nieterminowych wpłat, koszty upomnień czy koszty egzekucyjne.

Procedura powinna zostać wprowadzona zarządzeniem wójta, (burmistrza, prezydenta miasta) i wiązać pracowników odpowiedzialnych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków. Urzędnicy nie tylko powinni znać właściwy tryb postępowania, ale również przestrzegać zawartych w instrukcji postanowień.

Podstawą prawną do wydania specjalnej procedury przez szefa urzędu jest m.in. art. 33 ust. 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem kierownikiem urzędu gminy jest wójt. Jest on równocześnie pracodawcą względem osób zatrudnionych w urzędzie gminy. Wykonuje on uprawnienia zwierzchnika służbowego nie tylko w stosunku do osób zatrudnionych w urzędzie, ale również kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. W praktyce oznacza to, że szef gminy ma uprawnienia do nakładania w stosunku do podległych mu osób dodatkowych obowiązków, a więc także tych polegających na stosowaniu się do procedury windykacji należności. Takich kompetencji nie ma rada gminy (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 9 marca 2010 r., III SA/Wr 850/2009, LexPolonica nr 2248339).

Kolejnymi podstawami do wydania procedury są przepisy o kontroli zarządczej szefa urzędu gminy, a konkretnie art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz przepisy kodeksu cywilnego.

To, jaki kształt przybierze procedura windykacji, zależy od autora takiego dokumentu. Może zostać ona sporządzona w formie opisowej lub krótszej - tabelarycznej.

Przedmiotem dokumentu powinno być przedstawienie postępowania windykacyjnego w urzędzie gminy, które zmierza do wyegzekwowania niezapłaconych w terminie należności cywilnoprawnych, ewentualnie grzywien w drodze mandatu karnego oraz innych należności, do których nie stosuje się przepisów ordynacji podatkowej.

Jeżeli chodzi o obowiązki w procesie windykacji, to w tym miejscu powinny zostać wskazane konkretne komórki oraz stanowiska i zadania, które są z nimi związane. Przykładowo kierownik oddziału gospodarowania nieruchomościami będzie odpowiadał za prawidłowe i terminowe dokonywanie płatności na kontach najemców, a także terminowe przekazywanie dokumentów stwierdzających należności gminy. Z kolei zatrudniony w urzędzie radca prawny może być odpowiedzialny za terminowe i systematyczne kierowanie spraw na drogę sądową i sporządzanie wniosków do komorników w celu wszczęcia egzekucji. Równocześnie jeżeli w gminie działa jednostka organizacyjna straży gminnej, to jej komendant może być odpowiedzialny za przekazywanie do określonego dnia miesiąca odcinków bloczków mandatowych, które są niezbędne do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Osobom odpowiedzialnym za egzekucje poszczególnych wierzytelności samorządowych zadanie ułatwić mogą materiały dowodowe dotyczące dłużników przekazane im przez wydział finansowy.

W celu jak najszybszego ściągnięcia zaległych należności gmina powinna podejmować czynności windykacyjne zaraz po tym, jak staną się one wymagalne. Podstawą będzie tutaj skuteczny monitoring dłużników. Opiera się on obecnie na systemach informatycznych zawierających dane o naliczeniach oraz dokonywanych wpłatach oraz comiesięcznym raportowaniu wykonywanych operacji. Nie zmienia to faktu, że analizy zadłużenia dłużników powinno dokonywać się na bieżąco. Pomaga w tym drukowanie wykazu zaległości, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu.

Należności cywilnoprawne stają się zaległościami następnego dnia po upływie terminu płatności (z wyjątkiem przypadków, kiedy jest on dniem ustawowo wolnym od pracy, bo wtedy będzie nim najbliższy dzień powszedni).

W razie, gdy należność nie wpłynie do kasy lub na konto urzędu, pracownik prowadzący ewidencję wierzytelności zobowiązany jest do podjęcia odpowiednich czynności w terminie określonym w procedurze windykacji. Przede wszystkim kopia takiego wykazu zaległości powinna być niezwłocznie przekazywana do pracowników komórek organizacyjnych merytorycznie odpowiedzialnych za te należności. Oddział merytoryczny na podstawie otrzymanych informacji powinien następnie podjąć decyzję o przedłużeniu bądź wypowiedzeniu umowy z dłużnikiem lub podjąć inne działania.

Kolejnym etapem jest więc podejmowanie czynności w procesie windykacji. Po przeprowadzeniu analizy zaległości gmina powinna niezwłocznie wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Wezwanie sporządza pracownik prowadzący windykację danego rodzaju należności w dwóch egzemplarzach. Najlepiej, by robił to w terminie nie późniejszym niż jeden miesiąc od upływu terminu płatności. Oryginał wezwania musi powędrować do dłużnika, a jego kopia pozostać w aktach w wydziale finansowym urzędu gminy. Wezwania powinny być numerowane narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w prowadzonej dla danego rodzaju należności ewidencji wezwań. Taki numer powinien zostać umieszczony także na potwierdzeniu odbioru wezwania.

Pisemne wezwanie powinno być doręczane dłużnikom za zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez pocztę lub gońca zatrudnionego w urzędzie gminy. Termin zapłaty zaległości po jego wysłaniu powinien wynosić siedem dni od dnia doręczenia. W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru pracownik prowadzący windykację wysyła niezwłocznie ponowne wezwania. Zdarza się często, że pisma nie doręczono prawidłowo w wyniku błędu Poczty Polskiej. Dowodem tego może być chociażby brak odcinka zwrotnego. Otrzymane potwierdzenie odbioru trzeba dołączyć do kopii wezwania i przechowywać w aktach sprawy dłużnika w wydziale finansowym.

W praktyce często się zdarza, że dłużnik będzie kwestionował obowiązek zapłaty należności. Takie sytuacje powinna uwzględniać więc też gminna procedura windykacyjna. Pracownik prowadzący windykację powinien wówczas wyjaśnić sprawę i prowadzić z dłużnikiem dalszą korespondencję w celu ustalenia faktycznego stanu rozliczeń. W przypadku konieczności uzyskania szczegółowych informacji należy zwrócić się do komórki merytorycznej, która powinna udzielić stosownych informacji w terminie, np. siedmiu dni.

Korespondencja z dłużnikiem oraz ustalenia osobiste (bezpośrednie lub telefoniczne) powinny zostać zapisane w formie notatki służbowej. Przeprowadzając postępowanie wyjaśniające, należy jednak pamiętać, że korespondencja z dłużnikiem nie powinna przekraczać dwóch miesięcy od daty wysłania wezwania do zapłaty. Sama zaś windykacja powinna się odbywać jeszcze w tym samym roku kalendarzowym, w którym powstały zaległości. Takie rozwiązanie zapobiega powstaniu należności przeterminowanych.

Jeżeli dłużnik nie zakwestionował roszczenia lub podnoszone przez niego zarzuty są bezzasadne, to w przypadku otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru wezwania pracownik gminy może skierować sprawę na drogę postępowania sądowego. Przedtem musi jednak sporządzić zestawienie zaległości. Zestawienie o zaległościach wraz z dokumentacją z przeprowadzonej windykacji oraz kserokopie dokumentów potwierdzających zobowiązania, np. umowa, akt notarialny itp. przekazywane są do biura prawnego w celu skierowania ich na drogę postępowania sądowego. Kserokopie dokumentów przekazywanych na drogę postępowania sądowego powinny zawierać podpisy osób odpowiedzialnych za ich zgodność z oryginałem.

Egzekucję sądową wszczyna się co do zasady na wniosek gminy. Podstawą wszczęcia egzekucji przez komornika jest tytuł egzekucyjny, czyli dokument stwierdzający istnienie i zakres roszczenia (np. orzeczenie sądowe) zaopatrzony w tzw. klauzulę wykonalności, która oznacza, że tytuł uprawnia do egzekucji, np. roszczeń pieniężnych w drodze zajęcia i sprzedaży nieruchomości.

Powstawaniu zaległości z tytułu opłat związanych np. z najmem czy dzierżawą zapobiec może rzetelna weryfikacja klienta na etapie zawierania umowy przez gminę. Najlepiej gdy gmina zadba też o odpowiednie zabezpieczenie roszczeń wynikających z umów (np. w formie kaucji) oraz podejmie szybkie i zdecydowane działania windykacyjne w momencie powstania zadłużenia.

Dane o stanie majątkowym i dochodach dłużników pozyskiwane są przez oświadczenia o stanie majątkowym, zaświadczenia o uzyskiwanym wynagrodzeniu, decyzje emerytalno-rentowe, a w przypadku przedsiębiorców m.in. z rocznych zeznań podatkowych. Jeśli chodzi o szersze dane o samych dłużnikach, to są one uzyskiwane bezpośrednio od nich, a w przypadku przedsiębiorców również z jednostek gminy zajmujących się działalnością gospodarczą lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Informacje o zobowiązaniach dłużników można pozyskać z biura informacji gospodarczej, z którym gmina ma podpisaną odpowiednią umowę. Warto jednak pamiętać, że powstawaniu problemów z nieterminowymi płatnościami może zapobiec już wstępna weryfikacja klienta i jego możliwości finansowych na etapie zawierania umowy najmu, dzierżawy czy przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.

W przypadku, gdy w gminie została ustanowiona straż gminna, ważne jest, aby procedura windykacyjna obejmowała również kwestie wystawiania tytułów wykonawczych z racji niezapłaconych mandatów. Idąc przykładem rozwiązań przyjętych przez prezydenta miasta Płocka w 2009 r. (zarządzenie nr 2981/09) całą procedurę należy rozpocząć od sprawdzenia, czy zaległość z tytułu mandatu wpłynęła na rachunek bankowy urzędu. Następnie pracownik powinien sporządzić tytuł wykonawczy na piśmie, którego elementy określa art. 27 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Tytuły wykonawcze muszą być numerowane narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w prowadzonej do tego celu ewidencji tytułów wykonawczych. Tytuł wykonawczy wraz z ewidencją tytułów wykonawczych pracownik przekazuje następnie do referatu egzekucji administracyjnej lub wysyła za pośrednictwem Poczty Polskiej do właściwego Urzędu Skarbowego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Do tytułów wykonawczych pracownik dołącza ewidencję tytułów wykonawczych sporządzoną według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do rozporządzenia ministra finansów z 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2001 nr 137, poz.1541z późn. zm.).

W celu ustalenia postępu egzekucji należności objętych tytułem wykonawczym pracownik prowadzący windykację danego rodzaju należności może zostać zobowiązany do uzyskania raz w roku, tj. w terminie do dnia 31 stycznia za rok ubiegły pisemnej informacji z urzędu skarbowego o stopniu realizacji wystawionych przez niego tytułów. W przypadku dokonania przez zobowiązanego wpłaty na poczet należności objętej tytułem wykonawczym - pracownik prowadzący windykację powinien przesłać niezwłocznie informację o zmianie stanu należności do referatu egzekucji administracyjnej bądź do działu egzekucyjnego właściwego urzędu skarbowego.

W przypadku nieterminowego regulowania należności cywilnoprawnych lub opłat należą się gminie odsetki za zwłokę. Zgodnie z art. 481 kodeksu cywilnego, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, gmina może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniosła żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Od 15 grudnia 2008 r. wynoszą one 13 proc. w skali roku. Jednakże gdy wierzytelność gminy jest oprocentowana według stopy wyższej niż stopa ustawowa, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy. Odsetki za opóźnienie naliczać można od dnia następującego po dniu, w którym określona należność staje się wymagalna. Odsetki należą się gminie tylko wtedy, gdy wynika to z czynności prawnej, ustawy, orzeczenia sądu albo decyzji właściwego organu. Podstawową funkcją tych odsetek jest wynagrodzenie za korzystanie z kapitału, np. za korzystanie z kredytu. Ponadto można się ich domagać tylko wówczas, gdy wierzytelność główna przysługująca wobec dłużnika nie jest jeszcze wymagalna.

Dłużnicy gminy często spłacają zobowiązania jedyne w części. Wtedy gmina (o ile nie zawarła odrębnych postanowień w umowie) może zaliczać wpłaty w pierwszej kolejności na zaległe należności uboczne, np. odsetki, a dopiero pozostałą część wpłaty na należność główną. W przypadku, gdy dana osoba ma wobec gminy kilka należności cywilnoprawnych, wpłacone pieniądze powinny zostać zaliczone w pierwszej kolejności na dług najwcześniej wymagalny. Z kolei dłużnik posiada uprawnienie do wskazania, na który dług powinna zostać zaliczona wpłata i jeśli to uczyni, np. na dowodzie wpłaty, to taki sposób zaliczenia wiąże gminę.

Jednostki samorządu terytorialnego, zakłady komunalne i fundacje mogą powiadamiać biuro informacji gospodarczej o niespłacanym zadłużeniu mieszkańców czy kontrahentów. Od roku obowiązuje nowa ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, która rozszerzyła grupę podmiotów mogących współpracować z biurami informacji gospodarczej (BIG). Wcześniej zgłoszenia do rejestru dłużników mógł dokonać jedynie przedsiębiorca.

Warunkiem zgłoszenia dłużnika do rejestru jest to, aby wierzytelność przysługiwała w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub stosunkiem prawnym. Przekazanie informacji o dłużnikach w celu ich ujawnienia jest możliwe dopiero po wcześniejszym zawarciu umowy o udostępnianie informacji gospodarczych z BIG. Umowę taką trzeba sporządzić na piśmie pod rygorem nieważności. Kolejnym warunkiem jest poinformowanie dłużnika o takim zamiarze. Oznacza to, że przed przekazaniem informacji do biura informacji gospodarczej przez gminę musi upłynąć co najmniej miesiąc od wysłania listem poleconym na adres do doręczeń (doręczenia dłużnikowi do rąk własnych) wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do BIG. W wezwaniu musi znaleźć się firma i adres siedziby tego biura. Jeżeli dłużnik nie wskazał adresu do doręczeń, wystarczy wysłać pismo na adres zamieszkania.

Ustawa określa także warunki, jakie musi spełnić dłużnik, którego ujawnienie w BIG jest dopuszczalne. W przypadku konsumentów zobowiązanie musi powstać w związku z określonym stosunkiem prawnym, np. umową o dostarczanie mediów czy wywóz nieczystości. Łączna kwota wymagalnych zobowiązań dłużnika wobec wierzyciela musi wynosić co najmniej 200 zł. Dodatkowo muszą być one wymagalne od co najmniej 60 dni. Warunki te muszą być spełnione łącznie.

Gmina może przekazać do BIG takie dane jak: imię i nazwisko dłużnika, adres jego miejsca zamieszkania lub adres do doręczeń, numer PESEL lub inny numer potwierdzający tożsamość oraz serię i numer dowodu osobistego. Zbieraniu i udostępnianiu podlegają przy tym informacje o samym zobowiązaniu pieniężnym dłużnika. Chodzi więc o tytuł prawny długu, jego kwotę i walutę, kwotę zaległości, datę ich powstania czy informacje o postępowaniach. Dodatkowo znajdą się tam informacje o kwestionowaniu przez dłużnika zobowiązania, o wezwaniu do zapłaty, o ostrzeżeniu o zamiarze wysłania informacji do biura informacji gospodarczej czy o zbyciu wierzytelności.

Do otrzymywania informacji gospodarczych na tyle, na ile jest to ustawowo niezbędne, uprawnieni są m.in. komendant główny policji, naczelnicy urzędów skarbowych, dyrektorzy izb i urzędów kontroli skarbowej, sądy, prezes NIK, szef CBA, dyrektorzy izb celnych oraz komornicy.

● nazwę gminy,

● wskazanie imienia i nazwiska lub firmy dłużnika i jego adresu,

● treść podlegającego egzekucji obowiązku, podstawę prawną tego obowiązku oraz stwierdzenie, że obowiązek jest wymagalny, a w przypadku egzekucji należności pieniężnej - także określenie jej wysokości, terminu, od którego nalicza się odsetki z tytułu niezapłacenia należności w terminie, oraz rodzaju i stawki tych odsetek,

● wskazanie podstawy prawnej prowadzenia egzekucji administracyjnej,

● datę wystawienia tytułu, podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego podpisującego oraz odcisk pieczęci urzędowej gminy,

● pouczenie zobowiązanego o skutkach niezawiadomienia organu egzekucyjnego o zmianie miejsca pobytu,

● pouczenie zobowiązanego o przysługującym mu w terminie siedmiu dni prawie zgłoszenia do organu egzekucyjnego zarzutów w sprawie prowadzenia postępowania egzekucyjnego,

● klauzulę organu egzekucyjnego o skierowaniu tytułu do egzekucji administracyjnej,

wskazanie środków egzekucyjnych stosowanych w egzekucji należności pieniężnych.

● cel wprowadzenia procedury,

● przedmiot i zakres stosowania procedury,

● obowiązki w procesie windykacji z uwzględnieniem podziału na poszczególne komórki lub pracowników,

● postępowanie w przypadku wystąpienia zaległości,

● czynności w zakresie windykacji,

● enumeratywnie wymienione rodzaje należności, terminy ich płatności i poszczególnych czynności związanych ze ściąganiem długów.

● imię i nazwisko adresata lub nazwę firmy,

● należność główną,

● odsetki,

● termin płatności,

● numer rachunku bankowego, na który trzeba uiścić należność,

● informację o zagrożeniu skierowania sprawy na drogę sądową w razie nieuiszczenia należności w terminie.

@RY1@i02/2011/110/i02.2011.110.207.0004.001.jpg@RY2@

Terminy płatności należności cywilnoprawnych i czynności, które mają być podjęte

Katarzyna Sawicka

dgp@infor.pl

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Ustawa z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).