Współpraca audytorów szansą na lepsze działanie gmin

Międzynarodowe standardy wymagają zapewnienia odpowiedniej jakości w trakcie realizacji zadań audytowych. Jak więc sam audytor wewnętrzny powinien podchodzić do tego zagadnienia?

Wyniki pracy audytora, czyli m.in. sprawozdania z przeprowadzenia zadania audytowego, powinny spełniać zarówno wymagania Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, jak i cele postawione przed konkretnym zadaniem. Zachowanie równowagi pomiędzy celami a oczekiwaniami weryfikowanego obszaru jest jednym z najtrudniejszych zadań, z jakimi musi zmierzyć się audytor wewnętrzny. Należy również pamiętać, aby nie utożsamiać zapewnienia jakości, co jest działaniem prewencyjnym z kontrolą jakości, jako działaniem detekcyjnym.

Jakie czynniki wpływają na jakość prowadzenia zadania audytowego?

Przede wszystkim zrozumienie oczekiwań wszystkich potencjalnie zainteresowanych efektem zadania, w tym kierownictwa audytowanych jednostek. Właśnie ono powinno być szczególnie zainteresowane uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów zarządzania i kontroli w jednostce. Poznanie oczekiwań już na samym początku realizacji prac buduje atmosferę otwartej współpracy. Bardzo ważne dla prowadzenia zadania są procedury prowadzenia audytu. Powinny one zawierać takie zagadnienia jak opracowanie programu zadania audytowego, zasady komunikacji, dokumentowania prowadzonych prac oraz raportowania wyników. Procedury takie mogą zostać uzupełnione o mapę procesu, która w sposób syntetyczny przedstawi podział odpowiedzialności za realizację poszczególnych etapów, uczestników zadania i miejsca ich interakcji, dokumenty występujące w procesie realizacji zadania, kluczowe miejsca decyzyjne oraz wyniki.

O czym należy pamiętać przy prawidłowym przygotowaniu planu zadania?

Zgodnie ze standardem 2240 musi być on tak skonstruowany, aby pozwalał na osiągnięcie założonych celów. Powinien składać się między innymi z opisu zakresu wykonywanych prac, testów, terminu zakończenia prac, wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za ich przeprowadzenie oraz wyznaczenia osoby sprawdzającej. Program zawiera również wskazanie kluczowych kroków w procesie prowadzenia zadania audytowego wraz z przypisaniem dat i odpowiedzialności za ich realizację. Należy pamiętać, że program nie jest dokumentem stałym. Po przeprowadzeniu analizy ryzyka dla audytowanego obszaru oraz po jego wstępnym rozeznaniu program powinien zostać przeanalizowany zarówno przez audytora odpowiedzialnego za realizację zadania, jak i osobę kierującą jednostką i w miarę potrzeby zaktualizowany.

Zapewnienie jakości zadania wymaga również odpowiedniej wiedzy. Jak do tego odnoszą się standardy?

Standard 1210 mówi o biegłości audytorów wewnętrznych rozumianej jako posiadanie wiedzy, umiejętności i innych kompetencji potrzebnych do wykonywania ich indywidualnych obowiązków. O ile audytor powinien zdobyć odpowiednią wiedzę przed rozpoczęciem zadania i pogłębiać ją w trakcie jego realizacji, o tyle z punktu widzenia samej realizacji zadania wydaje się, że jedną z kluczowych umiejętności jest efektywne komunikowanie się. Dotyczy to komunikacji zarówno w zespole odpowiedzialnym za prowadzenie zadania, jak i z osobami odpowiedzialnymi za realizację audytowanego procesu. Standard 2300 wskazuje, że audytorzy wewnętrzni muszą zbierać, analizować, oceniać i dokumentować informacje wystarczające do osiągnięcia celów zadania. Z kolei standard 2310 precyzuje, że informacje te muszą być wystarczające, wiarygodne i przydatne do osiągnięcia jego celów. Proces zbierania informacji odbywa się najczęściej właśnie w trakcie rozmów z kierownikami jednostek. Jest to jeden z kluczowych elementów zadania, dlatego należy pamiętać o etapach przygotowania oraz udokumentowania wywiadów. Podczas przygotowania audytor powinien przede wszystkim zrozumieć i określić cel wywiadu, zidentyfikować kluczowe kwestie, nadać im odpowiednie priorytety oraz sformułować pytania. Dokumentowanie powinno uwzględniać nie tylko opis dyskutowanych kwestii, lecz także pozyskanej dokumentacji.

Czy podsumowując, można powiedzieć, że jakość jest istotnym zagadnieniem dla audytu wewnętrznego, co zostało podkreślone nie tylko w standardach?

Tak, wymaga jej również kodeks etyki, który zobowiązuje audytorów wewnętrznych do ciągłego doskonalenia. Wydaje się, że umiejscowienie takiego zapisu w kodeksie etyki jest znaczące, bo to właśnie od audytora wewnętrznego i jego podejścia do prawości, obiektywizmu, poufności i kompetencji w głównej mierze zależy jakość realizacji zadań. Oczywiście nie należy pomniejszać wagi funkcjonowania odpowiednich procedur i narzędzi audytowych, jednak klucz do zapewnienia odpowiedniej jakości to człowiek oraz to, w jaki sposób podchodzi do każdego, nawet najdrobniejszego działania w ramach swojej pracy.

Jak to jednak przełożyć na jednostki sektora finansów publicznych, w których często audytem zajmuje się jedna osoba?

Istnieje kilka możliwości, ale u podstaw wszystkich leży zapewnienie spójności zarówno w zakresie prowadzenia zadania, jak i wiedzy oraz umiejętności tych osób. Z jednej strony są więc istotne spójne wytyczne do prowadzenia prac audytowych, w tym wspólne wzory dokumentów, które powstają w trakcie przygotowania, realizacji i podsumowania zadania audytowego. Chodzi o takie dokumenty jak: programy zadania, mapy ryzyk, notatki z prowadzonych prac czy w końcu samo sprawozdanie z realizacji zadania. Z drugiej strony ważne, szczególnie dla audytorów funkcjonujących jako jednoosobowa komórka audytu, wydaje się wprowadzenie spójnego systemu szkoleń, który będzie fundamentem do budowania jednolitych standardów pracy. Istotnym elementem każdego zadania audytowego, który realizowany jest na każdym jego etapie, jest sprawowanie odpowiedniego nadzoru (Standard 2340) przez kierującego audytem w organizacji lub przez wyznaczoną do tego osobę. Problem nadzoru rzeczywiście pojawia się w tych jednostkach sektora finansów publicznych, w których audytor wewnętrzny działa jednoosobowo. W takim przypadku należałoby rozważyć stworzenie sieci zapewnienia jakości dzięki współdziałaniu audytorów z poszczególnych jednostek. Wymaga to właśnie jednolitych standardów działania oraz, przynajmniej w niektórych przypadkach, koordynacji prowadzonych działań. Jednak może przyczynić się do istotnej poprawy jakości prowadzonych zadań. Inną koncepcją zapewnienia jakości jest stworzenie centrów jakości odpowiedzialnych za zapewnienie jakości realizowanych prac w większej liczbie jednostek. Istotnym elementem, który może przyczynić się do zwiększenia jakości realizacji zadań audytowych, są również zewnętrzne oceny działalności funkcji audytu.

@RY1@i02/2012/221/i02.2012.221.08800080e.802.jpg@RY2@

Wojciech Górski

Michał Michałowski, starszy konsultant w Ernst & Young

Rozmawiała Agnieszka Pokojska