Standard 2010, czyli jak właściwie określić priorytet

Zgodnie z podsumowaniem Ministerstwa Finansów za 2011 rok w planach audytu jednostek sektora finansów publicznych (j.s.f.p.) przeważa działalność wspomagająca. Czy to jest prawidłowe w kontekście wymagań międzynarodowych standardów audytu wewnętrznego?

W ocenie działalności audytu wewnętrznego za ubiegły rok w j.s.f.p., w tym w jednostkach samorządu terytorialnego, rzeczywiście widoczna jest dysproporcja w liczbie zadań audytowych działalności podstawowej urzędu i działalności wspierającej. Mimo prowadzonych analiz ryzyka w planach audytu dominują zadania z zakresu działalności wspierającej.

Zgodnie z międzynarodowymi standardami, konkretnie standardem 2010 Planowanie, zarządzający audytem wewnętrznym musi opracować plany oparte na analizie ryzyka, określając priorytet działań audytu, zgodnie z celami organizacji. Ponadto, zgodnie ze wspomnianym standardem, w procesie planowania musi być uwzględniony udział wyższego kierownictwa.

Istotą tego standardu jest to, aby analiza ryzyka służyła wskazaniu takich obszarów audytu, które są związane z najważniejszymi działaniami danej organizacji i jednocześnie są narażone na ryzyko niezrealizowania celów organizacji w danym obszarze.

O ile można się zgodzić z tym, że w organizacjach sektora finansów publicznych działalność podlega wielu ograniczeniom czy regulacjom, to coraz częściej można spotkać się z deklaracjami kierowników urzędów sektora samorządowego o realizacji określonych celów w zakresie działalności podstawowej. Cele te mogą być różnorodne, od zwiększenia sprawności realizacji podstawowych zadań samorządu po realizację nadzwyczajnych inicjatyw istotnych dla danej społeczności w danym czasie. Działalność wspomagająca służy realizacji działalności podstawowej nie jest sama w sobie celem działania urzędu. Dlatego nie powinna stanowić głównego obszaru zainteresowania audytu wewnętrznego w myśl przytoczonego standardu.

Czy możemy to pokazać na praktycznym przykładzie?

Tak. Można to wytłumaczyć na podstawie projektów i inicjatyw związanych z przygotowaniami do Euro 2012. Realizacja takiego zadania najczęściej niosła za sobą wzrost korzyści społecznych oraz, co istotne, podniesienie akceptacji grup społecznych dla działalności danego urzędu czy też konkretnych włodarzy samorządowych. Podobnie działania związane z realizacją zadań podstawowych samorządów (np. oświaty, obsługi ludności), w tym ich skuteczniejszą realizacją, wydajnością stanowią właśnie obszary działalności podstawowej. Zazwyczaj na realizację działalności podstawowej przeznaczane są istotne środki finansowe oraz administracyjne.

Zatem podejście do planowania prac audytu wewnętrznego, którego wynikiem jest nadreprezentacja (relatywnie duża liczba zadań audytowych poświęconych działalności wspomagającej, choćby kwestiom zamówień publicznych, kosztem zadań audytowych działalności podstawowej) w planach audytu budzi wątpliwości pod kątem wskazówek omawianych międzynarodowych standardów.

W jaki sposób planować, aby wskazywać i wykonywać zadania audytowe o faktycznie najistotniejszym znaczeniu dla danej jednostki?

Standardy nie określają metodyk postępowania w tym zakresie. Korzystając jednak z dobrych praktyk i doświadczeń, w tym w sektorze komercyjnym, warto kierować się kilkoma głównymi zasadami.

Ważne jest faktyczne zrozumienie działalności danej jednostki, jej celów i związanych z nimi ryzyk.

Działalność jednostki to z jednej strony realizacja w zakresie obowiązujących przepisów, ale także realizacja projektów czy inicjatyw podjętych przez kierownictwo urzędu. Mając obraz, jakiego rodzaju działania, procesy i projekty realizuje dana jednostka, warto zastanowić się nad oczekiwanymi rezultatami i efektami tych działań.

Ważne jest zrozumienie jak istotne, w tym relatywnie do innych działań, są zidentyfikowanie działania, procesy, inicjatywy czy projekty dla organizacji. W sektorze komercyjnym taki wymiar często jest nazywany materialnością i jest analizowany głównie z uwagi na wymiar finansowy oraz strategiczny.

Co może być pomocne do ustalenia hierarchii ważności działania?

Przede wszystkim kryterium finansowe. W przypadku działań o charakterze kosztowym - a nie przychodowym - aby ustalić wagę poszczególnych zadań spośród wszystkich ważnych dla organizacji, trzeba poznać poziom kosztów przeznaczonych ich realizację. Przy tym konieczne jest uwzględnienie kosztów wewnętrznych, w tym tych związanych z wynagrodzeniami pracowników realizujących dane działania. Kolejnym kryterium do określenia priorytetów może być kryterium strategiczne. Im bardziej działanie jest istotne z punktu widzenia strategii czy też wizji kierownika urzędu, tym ważniejsza jego sprawna realizacja. Zgodnie z analizowanym standardem 2010 w procesie planowania musi być uwzględniony wkład wyższego kierownictwa. Konsultacje z kierownictwem w zakresie wagi danych działań, inicjatyw i projektów dla urzędu wychodzą zatem naprzeciw temu standardowi.

Wyniki analizy zakresu działania urzędu mogą być udokumentowane w postaci macierzy wskazującej cele, związane z nimi rezultaty, zasoby, odniesione do działań, procesów, projektów lub inicjatyw. Dokumentacja taka jest w pewnym sensie audytorską mapą działania organizacji.

Czy to wszystkie kryteria określające hierarchę wartości?

Nie. W następnej kolejności niezbędna jest analiza ryzyka. Pozwoli to wskazać, które z obszarów działania organizacji są w większym stopniu narażone na ryzyko.

Z jakiej metody można w tym wypadku skorzystać?

Sposobów jest wiele. Warto jednak zwrócić uwagę na dwa podstawowe podejścia. Pierwsze z nich polega na tym, że aby ocenić dane ryzyko, w tym porównać je z innymi, konieczne jest zrozumienie, jaki może mieć ono wpływ na daną jednostkę. Nie wchodząc w możliwe różnorodne podejścia do oceny ryzyka, warto zauważyć, że każde z nich w efekcie korzysta z informacji o oczekiwanej częstości wystąpienia zdarzeń związanych z danym ryzykiem oraz konkretnymi skutkami dla organizacji wystąpienia tych zdarzeń. W pewnym stopniu ta analiza wiąże się ze wskazaną wyżej wagą danego działania, procesu, projektu czy inicjatywy dla organizacji, jednak z praktyki wynika, że warto mimo stosowania takiego podejścia do oceny ryzyka zwrócić uwagę także na analizy określające istotność danego obszaru działalności. Często bowiem ocena ryzyka nie jest oparta na danych i modelach, ale wiedzy eksperckiej. Zmienność otoczenia, w tym przepisów, otoczenia makroekonomicznego, regionalnego i lokalnego ma bowiem istotny wpływ na trafność ocen eksperckich. Jednocześnie ocena wagi danego obszaru dla organizacji wynikająca z oceny pod kątem kryterium finansowego i strategicznego jest bardziej obiektywna.

Drugie podejście do analizy ryzyka opiera się na czynnikach ryzyka.

Na czym polega zastosowanie tego podejścia?

Co do zasady analizujemy, jak powszechnie uznane czynniki ryzyka zwiększają poziom narażenia danego obszaru na realizację celów, niską efektywność, niezgodność z przepisami lub zagrożenia bezpieczeństwa zasobów. Przy zastosowaniu tego podejścia z jednej strony osiągamy zgodność wobec standardu 2010 w zakresie wykorzystania w procesie planowania analizy ryzyka, z drugiej zaś strony możemy utracić z pola widzenia cele jednostki oraz rolę audytu wewnętrznego, którą jest dostarczanie wartości dodanej dla jednostki.

To wszystko potwierdza, że koncentracja audytu wewnętrznego na obszarach wspierających nie może się wpisywać w wyniki analizy ryzyka.

@RY1@i02/2012/192/i02.2012.192.08800100h.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

dr Agnieszka Bryl, dyrektor w Ernst & Young

Działalność wspomagająca służy realizacji działalności podstawowej, nie jest sama w sobie celem działania urzędu. Dlatego nie powinna stanowić głównego obszaru zainteresowania audytu wewnętrznego

Rozmawiała Agnieszka Pokojska