Samorządowe instytucje kultury nie wiedzą, kto zatwierdza sprawozdanie

Instytucje kultury, szczególnie na poziomie jednostek samorządu terytorialnego, mają dylemat związany z tym, że nie ma pewności co do tego, kto powinien zatwierdzać ich sprawozdanie finansowe. Jedni twierdzą, że powinien to być organ stanowiący organizatora (rada lub sejmik), a inni, że organ wykonawczy organizatora (zarząd, wójt, burmistrz, prezydent). Spróbujmy to rozstrzygnąć.

Jedno jest pewne, w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) ustalono, że organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. Istotne jest przy tym, że każdej instytucji kultury zgodnie z art. 13 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) jest nadawany przez organizatora statut. Natomiast ani z treści ustawy o działalności kulturalnej, ani z ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 642 z późn. zm.) czy też z ustawy z 21 listopada 1996 r. o muzeach (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 987) nie wynika wprost, kto sprawozdanie finansowe powinien zatwierdzić. Kłopot jest ponadto w tym, że instytucja kultury nie jest własnością organizatora, zwłaszcza gdy stanowi instytucję kultury realizującą zadania np. gminy i powiatu. Instytucja kultury ma osobowość prawną i samodzielnie gospodaruje posiadanym mieniem.

Skupmy się na zatwierdzeniu sprawozdania w samorządowej instytucji kultury zorganizowanej przez gminę. W pozostałych samorządach zasada będzie ta sama, tylko źródło przepisów będzie zawarte w aktach ustrojowych dotyczących powiatów lub samorządu województwa.

Kto nadzoruje

W statutach najczęściej pomijana jest kwestia zatwierdzenia sprawozdań finansowych, za to w każdym znajdziemy informację o tym, kto ją nadzoruje. [wzór 1]

Nie każda jednostka jest jednak nadzorowana jedynie przez organ wykonawczy samorządu, ponieważ nadzór nad muzeami przypisano również ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (art. 8 ustawy o muzeach). Zakłada się, co prawda, że chodzi o nadzór merytoryczny, ale wprost to z tej ustawy nie wynika. Jeśli nadzór sprawuje określony organ podmiotu tworzącego instytucję kultury, to logicznie on powinien zatwierdzać sprawozdanie finansowe składające się m.in. z bilansu i rachunku zysków i strat. W przypadku bibliotek publicznych wiemy, że w statucie ma być określony podmiot sprawujący nadzór merytoryczny (art. 11 ustawy o bibliotekach).

Zgodnie z art. 43 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.; dalej: ustawa o samorządzie gminnym) mieniem komunalnym jest własność i inne prawa majątkowe należące do gminy i mienie innych gminnych osób prawnych, w tym przedsiębiorstw. Mienie komunalne stanowi szersze pojęcie od własności. Jeśli dojdzie do likwidacji instytucji kultury, jej mienie przejmuje organizator. W instytucji kultury organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe powinien być ten organ, któremu przypisano w statucie nadzór nad finansami tej jednostki. Zatem w większości przypadków powinien to być organ wykonawczy.

Dodatkowym argumentem niech będzie art. 60 ustawy o samorządzie gminnym, w którym ustalono, że za prawidłową gospodarkę finansową gminy odpowiada wójt, który jakby nie było działa w imieniu organizatora, czyli gminy. Co więcej przecież to organ wykonawczy (np. wójt) odpowiada ponadto za wykonanie budżetu, w którym przewiduje się przyznanie dotacji podmiotowej i celowych dla instytucji kultury (co roku instytucja kultury powinna otrzymać trzy dotacje, jedną podmiotową i dwie celowe, w tym na zakup środków trwałych).

Obowiązek

Przepisem determinującym obowiązek zatwierdzania tych sprawozdań jest art. 53 ustawy o rachunkowości, z którego wynika wprost, że sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Co nie przeszkadza, aby zostało dokonane pod koniec marca. Trzeba jeszcze pamiętać, że te instytucje kultury, które spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

wśrednioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

wsuma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,

wprzychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro,

będą zobowiązane poddać sprawozdanie badaniu przez biegłego rewidenta.

Nie można pominąć ustaleń art. 80 ustawy o rachunkowości, z którego wynika jednak, że nie każda instytucja kultury będzie zobowiązana do takiego badania sprawozdania, ponieważ jedynie instytucje prowadzące oprócz działalności kulturalnej działalność gospodarczą i spełniające co najmniej dwa powyższe warunki będą objęte obowiązkiem badania sprawozdania. Działalność kulturalna polega na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury (art. 1 ustawy o działalności kulturalnej), przy czym trzeba pamiętać, że nie stanowi ona działalności gospodarczej w rozumieniu odrębnych przepisów.

Rozwiązanie

Na podstawie art. 52 ustawy o rachunkowości dyrektor instytucji kultury jest zobowiązany do przedstawienia sprawozdania finansowego właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Zatem aby uchronić się od dylematów związanych z zatwierdzeniem sprawozdań finansowych, warto umieścić w statucie instytucji kultury organ zatwierdzający, ponieważ wtedy nie będzie budziło żadnych wątpliwości, kto ma zatwierdzić sprawozdanie finansowe, które zgodnie z art. 27 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) ma również trafić do urzędu skarbowego wraz z ewentualną opinią i raportem biegłego rewidenta w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia.

Dobrym rozwiązaniem będzie aktualizacja statutu instytucji kultury poprzez wprowadzenie dodatkowego paragrafu. [wzór 2]

W praktyce okazuje się, że urzędy skarbowe czasem przyjmują sprawozdania finansowe bez ich zatwierdzenia. Generalnie jednak, jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone, to nie powinno zostać przyjęte przez urząd skarbowy. To z kolei wiąże się z problemami związanymi z brakiem formalnej możliwości przeksięgowania wyniku finansowego.

WZÓR 1

Fragment statutu

§... Bezpośredni nadzór nad działalnością...................sprawuje Wójt Gminy..................

WZÓR 2

Nowy zapis

§... Sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ wykonawczy organizatora.

@RY1@i02/2014/057/i02.2014.057.00800010a.802.jpg@RY2@

Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Piotr Wieczorek

specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 406).